Πρότυπη κριτική του Google Workspace Business

Το Google Workspace, παλαιότερα γνωστό ως GSuite, παραμένει μία από τις κορυφαίες επιλογές φιλοξενίας email business class. Λαμβάνετε έως 300 χρήστες, βαριά 2 TB αποθηκευτικού χώρου στο cloud ανά χρήστη, 150 βιντεοσυσκέψεις συμμετεχόντων με ηχογραφήσεις μέσω του Google Meet και τη σουίτα εργαλείων Google που κάνουν την πλατφόρμα τόσο δημοφιλή, όπως Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, και φυσικά το Gmail. Ο χώρος εργασίας δεν είναι καλύτερος από το Microsoft 365 Business Premium, αλλά είναι μια πρώτης τάξεως εναλλακτική που εντάσσεται σε αυτήν την πλατφόρμα καθώς και με το Intermedia Hosted Exchange για να κερδίσει τον χαρακτηρισμό του Editors' Choice.

Τιμολόγηση και προγράμματα Google Workspace

Το Google Workspace ξεκινά από 12 $ ανά χρήστη ανά μήνα για την έκδοση Business Standard που δοκιμάσαμε. Εκτός από τις δυνατότητες που αναφέρθηκαν παραπάνω, το πακέτο περιλαμβάνει φιλοξενία βιντεοσύσκεψης με έως και 150 συμμετέχοντες και ειδικά εργαλεία διαχείρισης και ασφάλειας για διαχειριστές πληροφορικής. Μια δωρεάν δοκιμή 14 ημερών είναι διαθέσιμη στον ιστότοπο της Google.

Εάν αυτό είναι πολύ πλούσιο για το αίμα σας, υπάρχει ένα πρόγραμμα Business Starter που κοστίζει μόνο 6 $ ανά χρήστη το μήνα. Αυτό περιλαμβάνει επίσης πρόσβαση στη σουίτα παραγωγικότητας του Workplace, αν και με ορισμένες διαφορές χαρακτηριστικών, όπως ανώτατο όριο 100 συμμετεχόντων σε βιντεοσυσκέψεις και χωρίς δυνατότητα ακύρωσης θορύβου. Επίσης, η αποθήκευση αρχείων μειώνεται στα 30 GB ανά χρήστη.

Μπορείτε να εμπιστευτείτε τις κριτικές μας

Από το 1982, το PCMag έχει δοκιμάσει και αξιολογήσει χιλιάδες προϊόντα για να σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις αγοράς. (Διαβάστε την εκδοτική μας αποστολή.)

Συνολικά, το Google Workspace έχει καλή αξία, αλλά μόνο επειδή περιλαμβάνει μία από τις κορυφαίες διαδικτυακές σουίτες παραγωγικότητας. Αν το συγκρίνετε με τον ανταγωνιστή μας με το χαμηλότερο κόστος, το IceWarp Cloud, η προσφορά της Google φαίνεται σίγουρα ακριβή—η χαμηλότερη βαθμίδα του IceWarp ξεκινά από μόλις 2.50 $ ανά χρήστη το μήνα και ακόμη και το πακέτο μεσαίας κατηγορίας το ανεβάζει μόνο στα 3.90 $. Και πάλι, η σουίτα παραγωγικότητας του IceWarp υστερεί πολύ σε σχέση με τις δυνατότητες του Workspace και του επόμενου πλησιέστερου ανταγωνιστή παραγωγικότητας, του Microsoft 365.

Ξεκινώντας

Κατά τη διαδικασία εγγραφής, θα πρέπει να δώσετε ένα όνομα τομέα. Έχω ανάμεικτα συναισθήματα σχετικά με το ότι αυτό είναι ένα τόσο εμφανές και εμφανές στοιχείο, καθώς η δημιουργία ενός τομέα τείνει να είναι κάπως επώδυνη την πρώτη φορά που το κάνετε. Ωστόσο, η Google παρέχει αρκετές οδηγίες ώστε οι έμπειροι επαγγελματίες πληροφορικής δεν θα πρέπει να δυσκολεύονται πολύ να τις χειριστούν. Αφού προσθέσετε τις κατάλληλες πληροφορίες και επαληθεύσετε τον τομέα σας, πηγαίνετε στους αγώνες.

Δυστυχώς, δεν μπόρεσα να δοκιμάσω το κομμάτι διαχείρισης λογαριασμού λόγω των περιορισμών στον δοκιμαστικό μου λογαριασμό, αλλά αυτό γίνεται μέσω της ίδιας εφαρμογής όπου ρυθμίσατε έναν τομέα (που ονομάζεται Google Domains). Στη συνέχεια, τα δικαιώματα μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να αντικατοπτρίζουν εάν προσθέτετε έναν τυπικό χρήστη ή έναν διαχειριστή. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε συγκεκριμένους ρόλους σε περίπτωση που δεν θέλετε να δώσετε σε κάθε διαχειριστή τα κλειδιά του βασιλείου.

Μεγάλο μέρος της μαγείας της Google έγκειται στο πόσο λίγα πραγματικά χρειάζεστε για να διαμορφώσετε, αλλά εξακολουθείτε να έχετε τα ίδια είδη επιλογών που κάνετε αλλού. Οι πολιτικές, οι καραντίνες και οι πολιτικές διατήρησης είναι όλα δίκαιο παιχνίδι, αν και δεν μπόρεσα να τα δοκιμάσω πολύ λόγω των περιορισμών του λογαριασμού μου.

Ενώ το Workspace επεκτείνεται σε ένα μεγάλο σύνολο εργαλείων, το πιο δημοφιλές είναι πιθανώς το Gmail. Το λατρεύετε ή το μισείτε, η διεπαφή είναι διαισθητική και μοντέρνα, με σχεδόν όλα όσα θέλετε να δείτε στην οθόνη. Τα Hangout, οι συσκέψεις και το email σας είναι εύκολα προσβάσιμα μαζί με τα υπόλοιπα της Google Apps μενού. Η Google έχει δώσει προσοχή στις λεπτομέρειες μιας τυπικής ροής εργασίας και κατανοεί ότι πολλοί από εμάς ζούμε στο email μας. Εξαιτίας αυτού, τα πιο δημοφιλή στοιχεία όπως το Google Chat, το Tasks και το Google Meet είναι γρήγορα προσβάσιμα από την ίδια οθόνη.

Όταν χρειάζεται να ανοίξετε ένα συνημμένο έγγραφο, κάνετε κλικ για να το αποθηκεύσετε στο Google Drive και να ξεκινήσετε να το εργάζεστε. Εάν χρειάζεται, μπορείτε να μοιραστείτε αυτό το έγγραφο με άλλους και να εργαστείτε ταυτόχρονα. Συνδυάστε το με το Google Meet και το Jamboard για whiteboard, και έχετε ένα εξαιρετικό σύνολο εργαλείων για απομακρυσμένη εργασία, με τη δυνατότητα να μοιράζεστε γρήγορα ιδέες και ταυτόχρονα να αποκτάτε έλξη στα έγγραφά σας. Για όσους θέλουν να ανέβουν επίπεδο συνεργασίας, το Google Chat σάς επιτρέπει να δημιουργείτε εικονικά δωμάτια που σας επιτρέπουν να κάνετε συνομιλίες με νήματα με κοινόχρηστα αρχεία και εργασίες, παρόμοια με το Microsoft Teams.

Η Google διαθέτει επίσης μερικές μοναδικές λειτουργίες αλληλογραφίας. Μία από τις πιο ενοχλητικές πτυχές του email είναι το άτομο που δεν μπορεί ποτέ να το θυμηθεί reply. Το Gmail έχει τη δυνατότητα να «ωθήσει» κάποιον για ένα ανέγγιχτο μήνυμα ως υπενθύμιση για να τον επαναφέρει στο σωστό δρόμο. Αυτό φαίνεται ότι θα ήταν μια αποτελεσματική στρατηγική για όσους βλέπουν τα πράγματα μόνο στην κορυφή των εισερχομένων τους.

Το ημερολόγιο έχει επίσης υποστεί σημαντική αναβάθμιση. Όπως και στο Microsoft 365 Business Premium, οι καταχωρίσεις ημερολογίου μπορεί να είναι δημόσιες ή ιδιωτικές, επομένως μόνο το σωστό επίπεδο πληροφοριών είναι διαθέσιμο στους συναδέλφους σας. Μου άρεσε ιδιαίτερα το αυτόματο μήνυμα που μπορείτε να ορίσετε απευθείας από το ημερολόγιο όταν επισημαίνετε ότι είστε εκτός γραφείου. Υπάρχει επίσης μια επιλογή με ένα κλικ για την προσθήκη βιντεοδιάσκεψης Google Meet σε μια σύσκεψη. Φυσικά, όπως συμβαίνει σχεδόν με όλα τα άλλα ημερολόγια apps, μπορείτε να ορίσετε υπενθυμίσεις σε μια συγκεκριμένη ώρα ή επαναλαμβανόμενες υπενθυμίσεις εάν είστε επιρρεπείς σε αναβολή ειδοποιήσεων όπως είμαι εγώ.

Ίσως ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά είναι η συνιστώσα χρονοθυρίδων ραντεβού. Μερικές φορές εσείς και η ομάδα σας έχετε ένα φορτωμένο πρόγραμμα και είναι δύσκολο να βρείτε μια στιγμή που όλοι μπορούν να συναντηθούν. Μπορείτε να δώσετε στο Ημερολόγιο Google μια διάρκεια σύσκεψης και ένα σύνολο συμμετεχόντων και θα προσπαθήσει να επιλέξει την καλύτερη ώρα για εσάς. Αυτό λειτουργεί μόνο, φυσικά, εάν όλοι κρατούν τα ημερολόγιά τους ενημερωμένα.

Ασφάλεια και ενσωμάτωση του Google Workspace

Τα κέντρα δεδομένων της Google είναι μερικά από τα καλύτερα στον κόσμο. Εκτός από τη γεωγραφική τους κατανομή, έχουν ολοκληρώσει όλους τους σχετικούς ελέγχους SOC και πληρούν όλα τα απαραίτητα πρότυπα για να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα σας είναι ασφαλή. Αν και αυτό δεν σημαίνει ότι ένας εισβολέας δεν μπορούσε να κλέψει τον κωδικό πρόσβασής σας και να διαβάσει το email σας, σημαίνει ότι κανείς δεν πρόκειται να σπάσει την πόρτα του κέντρου δεδομένων της Google για να μπορεί να κλέψει τους σκληρούς δίσκους του διακομιστή σας.

Από την πλευρά του λογισμικού, η Google υποστηρίζει διάφορες μορφές ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων και ο ιστότοπος δηλώνει ότι τα δεδομένα "κρυπτογραφούνται όταν αποθηκεύονται σε δίσκο, αποθηκεύονται σε εφεδρικά μέσα ή ταξιδεύουν μεταξύ κέντρων δεδομένων". Νέο στην υπηρεσία είναι η δυνατότητα αποστολής ασφαλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάτι που προσθέτει επιπλέον νομιμότητα στην αυξανόμενη παρουσία της Google στις επιχειρήσεις. Για όσους δεν βρίσκονται στην πλατφόρμα της Google, θα λάβετε έναν υπερσύνδεσμο που θα σας ζητήσει να επικυρώσετε με έναν κωδικό πρόσβασης για να δείτε τα περιεχόμενα του email. Αυτό μοιάζει πολύ με τη δυνατότητα ασφαλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft 365.

Όσον αφορά την ενοποίηση, το Google Workspace, όπως και το αντίστοιχο της Microsoft, είναι καλά ενσωματωμένο με μια μεγάλη ποικιλία προϊόντων και υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων όλων των δημοφιλών, όπως το Slack και το Salesforce. Είναι σχεδόν πιο περίεργο να βρείτε μια υπηρεσία που δεν είναι ενσωματωμένη στο Google παρά μια που είναι. 

Όλα όσα χρειάζεστε για τη φιλοξενία email

Το Google Workspace έχει όλα όσα χρειάζεστε για ένα παραγωγικό περιβάλλον γραφείου, τόσο εντός του χώρου όσο και για υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως. Επιπλέον, δεδομένου ότι υπάρχουν τόσοι πολλοί άνθρωποι που έχουν ήδη συνηθίσει να χρησιμοποιούν το Gmail για την προσωπική τους αλληλογραφία, δεν είναι και πολύ εύκολο να μεταβείτε στην επαγγελματική έκδοση. Με τα πρόσθετα εργαλεία τηλεδιάσκεψης, επεξεργασίας εγγράφων και συνεργασίας που περιλαμβάνονται, το Workspace είναι ισχυρός ανταγωνιστής του Microsoft 365 Business Premium με λίγο περισσότερο από το μισό κόστος.

Το μόνο πραγματικό μειονέκτημα είναι η έλλειψη 100% συμβατότητας με έγγραφα του Microsoft Office. Αυτό ισχύει πραγματικά κυρίως για το Excel και για ορισμένες λειτουργίες που επικεντρώνονται στα δεδομένα, αλλά όσο πρέπει να βγάλετε το λογισμικό της Microsoft για κάτι, το Google Workspace δεν θα αντικαταστήσει ποτέ πλήρως αυτήν τη σουίτα, αν και ο διαδικτυακός γίγαντας εργάζεται συνεχώς για να βελτιώσει αυτήν τη διαδικασία. Για αυτόν τον λόγο, το Google Workspace βρίσκεται στη δεύτερη θέση του Microsoft 365 Business Premium, αλλά συμμετέχει ως νικητής του βραβείου Editors' Choice για κυνηγούς ευκαιριών.