Hvordan Ukrainas MacPaw gjorde virksomheten klar for krig

Vira Tkachenko, CTO i Ukraina programvareutvikler MacPaw, snakket eksternt med Apple-administratorer på Jamfs JNUC-arrangement. Et virkelighetseksempel på en kvinne i en lederstilling innen teknologi, hun forklarte hvordan selskapet hennes planla for forretningskontinuitet under krigen i Ukraina.

Det er en utmerket leksjon i krisehåndtering og planlegging for enhver bedriftsleder. Her er noen av innsiktene som ble delt under økten hennes.

Gjør det komplekse enkelt

Planlegging er kritisk, forklarte Tkachenko. MacPaw leste de samme rapportene de fleste av oss også så før krigen og begynte å planlegge før Russlands invasjon av Ukraina i februar. Disse planleggingsmøtene genererte komplekse utfordringer, hvor løsningene måtte være så enkle å utføre som mulig.

JNUC

"Når nødsituasjonen skjer, blir folk veldig emosjonelle," sa Tkachenko. "Folk synes det er vanskelig å håndtere komplekse oppgaver."

Med det i tankene forsøkte selskapet å lage kriseresponser som var enkle å gjennomføre. 

Prosessen med planlegging er også nyttig for toppledelsen, sa hun. I hennes eget tilfelle, selv om det å vurdere krisen var følelsesmessig utfordrende, hjalp møtet og diskusjonen av potensielle svar henne til å bygge sterkere motstandskraft for å lede den responsen når krigen begynte.

Leksjonen er enkel: Hvis du planlegger en reaksjon på en krise som er altfor komplisert, har du en høy risiko for å mislykkes. I krigstid kan konsekvensene av en slik feil være alvorlige for kunder, ansatte og selskapet selv.

Vær realistisk

Tkachenko virket rolig da hun forklarte noen av tingene MacPaws kriseplanleggere måtte vurdere. Selskapet med 500 personer er basert i Kiev, Ukraina, og dets apps er installert på rundt en femtedel av verdens Mac-er. De fleste ansatte bruker Mac-er administrert av Jamf, og jeg snakket med noen av dem før konflikten brøt ut. Tkachenko fortalte meg selv hvor imponert hun har vært over ytelsen til Apple Silicon Macs.

Lagene visste at konsekvensene av manglende planlegging utgjorde stor risiko. I planleggingen fokuserte de på sikkerheten og stabiliteten til tjenestene og den fysiske sikkerheten til teammedlemmer.

Noen av risikoene de forventet inkluderer:

• Tap av internett- og kommunikasjonsinfrastruktur.
• Okkupasjon av kontorer av inntrengere, noe som gjør tilgang umulig og data usikker.
• Cyberangrep mot selskapet og dets tjenester.
• En økning i frekvensen av phishing-angrep mot ansatte.
• Angrep på sosiale medier.
• Uautorisert tilgang (for eksempel ved å bruke enheter som er tatt eller tapt).
• Forstyrrelser i maskinvareforsyningskjeden, inkludert avbrudd i utstyrsforsyningen og levering av logistikk, inkludert strøm og transport.
• Potensiell forstyrrelse på grunn av sanksjoner og selskapsstatus i krigssonen.

Mange av disse risikoene ble håndtert ved å flytte infrastruktur til skyen, men selskapet la også en rekke responsplaner på plass. 

Forvente det uventede

Det som også er interessant med hvordan MacPaw forberedte seg på krisen, er i hvilken grad selskapet forsøkte å utforme en fleksibel kriserespons. (Det er også bemerkelsesverdig at selskapet allerede hadde Jamf som MDM-leverandør og de fleste ansatte var vant til fjernarbeid under pandemien.)

I de første ukene av krigen hadde selskapet tildelt et nødteam med eksperter som hadde i oppgave å holde produktene og tjenestene stabile. Disse teamene måtte være svært kunnskapsrike om produktet/tjenesten de passet på, og måtte lokalisere seg til en tryggere sone, enten i Ukraina eller i utlandet. Enhver bevegelse ble planlagt før krigen, og personalet tok i bruk en sikker, kryptert alternativ kommunikasjonskanal.

Andre trinn inkluderte lagring av MacBook-er for å møte fremtidige behov, og engrosflytting av kontorinfrastruktur til skyen – dette inkluderte et trekk for å ta i bruk virtuelle Mac mini-er fra Mac Stadium for bruk til å bygge og kompilere applikasjoner og ta i bruk skybasert VPN Pritunl.

Selskapet eksperimenterte også med satellitt-internetttilgang, men syntes det var dyrt og vanskelig å sette opp, og så lave tilkoblingshastigheter og problemer med ventetid. Dette ble virkelig bedre når Starlink kom inn i Ukraina når krigen begynte.

Til tross for all planlegging, advarte Tkachenko: "Du kan ikke forstå nødsituasjonen før den skjer." Selskapet baserte planene sine på en forståelse av krig basert på historiske konflikter, "Men i virkeligheten er det helt annerledes," sa hun.

"Vi hadde mange tilfeller vi ikke hadde forutsett, så du kan egentlig ikke planlegge for alt."

Populær nå

De beste speilrefleks- og speilløse kameraene for nybegynnere

Da krisen rammet

Tkachenko ble vekket av luftangrepssirener over Kiev klokken 5 den dagen krigen begynte. Selskapet startet sin beredskapsplan da teammedlemmer forsøkte å evakuere. Behovet for å beskytte teamene sine motiverte MacPaw til å bygge en app som andre selskaper kanskje vil bruke kalt Together-appen; Det er tilgjengelig på GitHub.

Applikasjonen var designet som et innsjekkingssystem for ansatte og var laget for å spørre dem hvor de var, om de var trygge og om de var i stand til å jobbe. Det siste punktet er kritisk.

Når en krise rammer det er urimelig å forvente at de ansatte skal jobbe, da de vil slite med store følelsesmessige utfordringer når de bekymrer seg for sin egen sikkerhet og sine venner og kjære. Samtidig vil de ønske å vite at selskapet de jobber for støtter dem.

Appen flagger også tilfeller der ansatte med tilgang til kritiske tjenester eller data er i fare, og gir selskapet en sjanse til å tilbakekalle slik tilgang, et viktig grep for å beskytte kunder og tjenester.

Selskapet innrømmet å stå overfor en rekke uventede utfordringer. For eksempel kan klargjøring av datamaskiner i en krigssone være litt enklere med Jamf, men den logistiske oppgaven med å anskaffe og distribuere maskinvare blir eksponentielt vanskeligere. Det gjelder også for ansatte utenfor landet, ettersom det dukker opp utfordringer med å gjøre kjøp eksternt.

Og minst én Mac forsvant fra en okkupert sone.

Man blir vant til krig

I det jeg ser på som en tragisk innrømmelse, fortalte Tkachenko oss at du blir "vant" til krig. Selskapet forblir i Kiev og 70 % av de ansatte forblir i Ukraina. Noen av dets ansatte tjener i de væpnede styrkene i en eller annen kapasitet.

Hvilken lærdom har selskapet lært? Den største take awayen ser ut til å være behovet for ikke å forsømme planleggingen. Dette er ikke bare fordi en plan kan settes i gang i krise, men også fordi prosessen med å lage disse tegningene kan gjøre lederskap mer motstandsdyktig når krisen inntreffer.

Det andre er å snakke med selskaper som har lignende erfaringer.

En tredje er å være forberedt på å gå off-script, fordi uventede ting virkelig kommer til å skje.

"Endringer er raske," sa hun. «Du må være i stand til å ta raske beslutninger og raskt tilpasse deg omstendighetene. Nødteam må være robuste og i stand til å håndtere stort press.»

MacPaw fungerer fortsatt. Produktene og tjenestene har holdt seg sikre til tross for konflikten. Det har den til og med klart publisere store programvareoppdateringer og bygge nye produkter. Utviklere over hele Ukraina har forblitt knyttet til den bredere verden av teknologiindustrien.

"Det er mulig å operere under krig," sa Tkachenko til JNUC-publikummet. "Håper å se deg neste år."

Følg meg videre Twitter, eller bli med meg i AppleHolic's bar og grill og Apple-diskusjoner grupper på MeWe.