Hoàn thành nhiều việc hơn: Hãy thử 10 mẹo đơn giản sau để có danh sách việc cần làm tốt hơn

Danh sách việc cần làm của bạn hiệu quả đến mức nào? Nó có giúp bạn lập kế hoạch trong ngày của mình không? Nó có thúc đẩy bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ phù hợp không? Hay đó là một danh sách không bao giờ kết thúc về những điều bạn cảm thấy tội lỗi vì chưa làm được và bây giờ bạn sẽ không thực hiện bất kỳ điều nào trong số đó? Một danh sách việc cần làm tốt sẽ phục vụ bạn. Bạn không nên thương xót nó. 

Danh sách việc cần làm tốt nhất giúp bạn đi đúng hướng mỗi ngày và giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Với các chiến lược phù hợp, danh sách việc cần làm cũng có thể giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn hơn. Dưới đây là những điều bạn cần biết để danh sách việc cần làm phù hợp với bạn.

Máy tính xách tay mở đến trang có nội dung


(Ảnh: Volodymyr Hryshchenko trên Unsplash)

1. Chọn đúng ứng dụng (hoặc giấy)

Bước đầu tiên trong việc lập danh sách việc cần làm tốt hơn là quyết định nơi lưu giữ. Điều quan trọng là bạn yêu thích ứng dụng hoặc sổ ghi chép mà bạn sử dụng cho danh sách việc cần làm của mình, nếu không, bạn có thể không gắn bó với nó.

Lưu ý cách tôi nói "sổ ghi chép?" Mặc dù có nhiều lợi ích khi đưa danh sách việc cần làm của bạn vào một ứng dụng (và tôi sẽ liệt kê chúng trong giây lát), nhưng không có gì sai với giấy tờ! Nếu giấy làm việc cho bạn, tuyệt vời. Tương tự như vậy, một bảng tính hoặc tài liệu xử lý văn bản đơn giản cũng tốt. Sử dụng công cụ phù hợp với bạn.

Tuy nhiên, danh sách việc cần làm kỹ thuật số có một số lợi thế hơn so với giấy và ít nhất bạn nên biết chúng là gì, ngay cả khi bạn kết thúc sử dụng giấy. Một số lợi thế là:

  • Chúng dễ dàng chỉnh sửa, có nghĩa là bạn có thể cập nhật thông tin nhanh chóng,

  • Họ có lời nhắc tích hợp,

  • Rất khó để mất chúng vì bản thân danh sách thường được lưu trên đám mây,

  • Bạn có thể sắp xếp công việc của mình theo mức độ ưu tiên, ngày hoàn thành hoặc theo thứ tự bảng chữ cái và

  • Bạn có thể giao nhiệm vụ cho người khác và nhận thông báo khi họ hoàn thành.

Nếu bạn đang trên thị trường ứng dụng danh sách việc cần làm, ứng dụng nào là tốt nhất? Sau khi đã thử nghiệm hàng chục người trong số họ, tôi có xu hướng khuyên bạn nên Todoist, Asanavà Những thứ thường xuyên hơn những thứ khác. Nhưng có nhiều lựa chọn khác. OmniFocus phù hợp với những người thêm nhiều chi tiết vào nhiệm vụ của họ. Trello nói chuyện với những người định hướng thị giác. Microsoft To Do hoạt động tốt với Office và Windows 10. Google Tasks là một lựa chọn tuyệt vời để tích hợp Google Workspace. Habitica có thể thu hút sự chú ý của bạn nếu bạn thích trò chơi hóa. Và như thế.

2. Tạo nhiều hơn một danh sách

Bạn không nên chỉ có một danh sách việc cần làm. Bạn nên có một vài danh sách bao gồm các hạng mục chính trong cuộc sống của bạn, chẳng hạn như Nhiệm vụ công việc, Việc cần làm cá nhân và Công việc gia đình. Có nhiều hơn một danh sách giúp bạn tập trung. Khi làm việc, bạn không muốn bị phân tâm bởi danh sách cá nhân của mình. Khi ở nhà, bạn không muốn bị đè nặng suy nghĩ về trách nhiệm công việc.

Đừng kìm lại. Lập danh sách cho mọi thứ bạn nghĩ đến! Những cái hữu ích sẽ dính xung quanh. Bạn có thể loại bỏ bất kỳ thứ gì không hữu ích cho bạn. 

Một số ý tưởng khác là:

  • Mua sắm,

  • Một ngày nào đó (nơi bạn viết ra những công việc không quan trọng mà bạn có thể làm vào một ngày nào đó),

  • Cuối tuần (cho bất cứ điều gì bạn muốn làm vào cuối tuần nhưng không muốn bị phân tâm trong tuần), và

  • Việc nhà cho trẻ em.

Hãy nhớ rằng, bạn có thể thêm danh sách mới hoặc đổi tên chúng bất kỳ lúc nào.

3. Viết ra các nhiệm vụ của bạn dưới dạng Soon như bạn nghĩ về họ

Khi một nhiệm vụ mới nảy ra trong đầu bạn, hãy viết nó ra giấy càng nhanh càng tốt. Việc thêm các nhiệm vụ khi bạn nghĩ đến chúng sẽ ngăn bạn bắt tay vào thực hiện chúng. Sau khi nó được viết ra, bạn không cần phải nhớ nó nữa, vì vậy bạn có thể loại bỏ suy nghĩ khỏi bộ não của mình.

Nếu ứng dụng việc cần làm của bạn có phím tắt để thêm nhiệm vụ mới, hãy tìm hiểu nó. Nếu ứng dụng của bạn có phím tắt trên điện thoại di động, hãy thiết lập nó.

Đối với những người sử dụng giấy, hãy để một chút giấy nháp gần bạn trong khi bạn làm việc để ghi nhanh những suy nghĩ mất tập trung và sau đó sao chép chúng vào danh sách việc cần làm chính thức của bạn khi thuận tiện.

Asana để làm danh sách với ngày đến hạn


Thêm ngày đến hạn vào các công việc trong Asana danh sách việc cần làm giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên.

4. Ấn định Ngày đến hạn

Bất kỳ lúc nào một nhiệm vụ có ngày đến hạn, hãy thêm nó vào. Biết khi nào các nhiệm vụ đến hạn sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Không phải mọi nhiệm vụ đều cần một ngày hoàn thành khó và nhanh chóng, nhưng đôi khi việc thêm một nhiệm vụ dù sao cũng có ích vì hai lý do.

Đầu tiên, việc cần làm nhất apps cho phép bạn xem những gì đến hạn vào hôm nay, ngày mai và sau đó trong tuần, bất kể chúng nằm trong danh sách nào. Bằng cách này, bạn có thể xem mọi thứ đến hạn hôm nay và hiểu được ngày sẽ diễn ra như thế nào. Bạn cũng có thể dành một chút thời gian để lên lịch lại một số công việc nếu bạn cảm thấy choáng ngợp khi chỉ xem xét mọi thứ sẽ hoàn thành trong tuần tới.

Thứ hai, bằng cách ấn định ngày đến hạn cho các nhiệm vụ của mình, bạn đang lên kế hoạch hiệu quả cho tuần của mình, đây là một chiến lược quản lý thời gian tuyệt vời.

5. Sửa đổi danh sách việc cần làm của bạn hàng ngày

Bắt đầu mỗi ngày bằng cách xem qua danh sách nhiệm vụ của bạn và đánh giá xem nó có hợp lý không. Sau đó, sửa lại nó.

Nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ được lên lịch trong ngày và bạn biết rằng mình sẽ không hoàn thành hết chúng, bạn đang tự chuẩn bị cho sự thất bại.

6. Giới hạn bản thân ở 3-5 nhiệm vụ hàng ngày

Giới hạn nhiệm vụ hàng ngày của bạn là gì? Nó phụ thuộc vào loại nhiệm vụ bạn viết ra và mức độ khó hoàn thành của chúng. 

Đối với hầu hết mọi người, tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng cách giới hạn bản thân trong XNUMX-XNUMX nhiệm vụ mỗi ngày. Nghe có vẻ không nhiều, nhưng nếu bạn tập trung viết ra ba điều quan trọng nhất bạn cần làm hôm nay, bạn có thể thấy rằng đó là rất nhiều điều cần phải vượt qua.

Tại sao không viết ra nhiều hơn? Nếu bạn viết ra quá nhiều nhiệm vụ và không hoàn thành hết, thì bạn phải hoãn lại sang ngày khác. Điều đó có nghĩa là sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và thay đổi danh sách của bạn, đây là công việc không cần thiết gây căng thẳng và có thể cảm thấy tự đánh bại bản thân.

Bằng cách có một số lượng nhỏ nhiệm vụ, bạn có nhiều khả năng hoàn thành chúng hơn. Bạn càng hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình, bạn càng cảm thấy tốt hơn về tổng thể danh sách việc cần làm của mình. Cảm giác tích cực đó có thể thúc đẩy bạn tiến về phía trước.

Ba đến năm nhiệm vụ của bạn phải là những việc quan trọng mà bạn phải làm. Và không quá hai trong số đó phải là những công việc thường ngày, chẳng hạn như uống thuốc hàng ngày. Tập trung vào của bạn ý định trong ngày. Đó là những gì bạn nên viết ra.

Theo thời gian, hãy theo dõi số lượng công việc bạn đã hoàn thành mỗi ngày (việc cần làm tốt nhất apps theo dõi nó cho bạn) và bạn sẽ cảm nhận được số lượng nhiệm vụ phù hợp với mình, trong trường hợp nó không phải là ba đến năm.

Todoist theo dõi nhiệm vụ


Todoist theo dõi số lượng nhiệm vụ bạn hoàn thành mỗi ngày và trong tuần, đồng thời tạo biểu đồ hiển thị tiến trình của bạn.

7. Đặt Nhiệm vụ vào Danh sách Việc Cần làm của Bạn, Không phải Mục tiêu

Những gì bạn viết trong danh sách việc cần làm của mình rất quan trọng. Đặt nhiệm vụ vào danh sách của bạn, thay vì mục tiêu và mục tiêu. Để làm được điều đó, bạn cần biết sự khác biệt giữa chúng.

Mục tiêu là những thành tựu có tầm ảnh hưởng lớn hoặc kết quả mong muốn. Chúng thường khó định lượng. Một ví dụ là "trở nên thông thạo tiếng Hindi." Đưa điều đó vào danh sách việc cần làm của bạn sẽ không hiệu quả lắm.

Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi

Mục tiêu là điểm đánh dấu trên con đường đạt được mục tiêu. Sẽ dễ nhầm lẫn những điều này với các nhiệm vụ hơn vì các mục tiêu cụ thể hơn và có thể định lượng được. Một ví dụ về mục tiêu là "có thể tổ chức một cuộc trò chuyện bằng tiếng Hindi về những bộ phim yêu thích của tôi trong ba phút."

Vậy các nhiệm vụ là gì? Nhiệm vụ là những hành động bạn thực hiện để đạt được mục tiêu. Chia nhỏ một mục tiêu và bạn có nhiệm vụ của mình. Rất thường chúng là những sự kiện đơn lẻ (mặc dù chúng có thể lặp lại). Một nhiệm vụ có thể là “học ba động từ tiếng Hindi mới” hoặc “học tiếng Hindi trong 30 phút”.

Nhiệm vụ — không phải mục tiêu hay mục tiêu — là những gì thuộc về danh sách việc cần làm hàng ngày.

8. Giữ Mục tiêu và Mục tiêu riêng biệt

Trong một thế giới hoàn hảo, nhiều nhiệm vụ bạn hoàn thành mỗi ngày sẽ nhằm theo đuổi một mục tiêu lớn hơn. Bạn nên biết mục tiêu của mình là gì, nhưng bạn không cần ghi chúng vào danh sách việc cần làm hàng ngày.

Thay vào đó, hãy viết mục tiêu và mục tiêu của bạn ở một nơi khác. Nó vẫn có thể in ứng dụng hoặc sổ ghi chép việc cần làm của bạn, nhưng không có trong danh sách mà bạn xem hàng ngày. Những nơi khác bạn có thể viết ra mục tiêu là nhật ký hoặc ứng dụng ghi chú.

Tham khảo mục tiêu của bạn theo thời gian. Kiểm tra chúng và sửa đổi chúng. Chỉ cần không để họ làm bạn phân tâm khỏi những việc cụ thể bạn cần làm hôm nay.

9. Thường xuyên xem danh sách việc cần làm của bạn

Danh sách đã xem là danh sách đã qua sử dụng. Một danh sách việc cần làm hiệu quả hướng dẫn bạn khắp ngày của bạn, có nghĩa là bạn cần phải xem xét nó thường xuyên. Hãy xem nó vào mỗi buổi sáng để chuẩn bị tinh thần cho ngày mới. Hãy xem nó sau bữa trưa để bạn biết mình cần tập trung vào điều gì khác trong ngày. Hãy sửa lại nó vào cuối ngày để lên lịch lại những công việc bạn đã bỏ lỡ.

Tạo thói quen xem trước mọi thứ bạn đã lên kế hoạch cho tuần tới để có thể lập kế hoạch thời gian và điều chỉnh tốt hơn.

Trong ngày, nếu bạn bắt đầu cảm thấy mất hứng thú với công việc đang làm hoặc cần tạm dừng công việc đó, hãy xem danh sách việc cần làm của bạn để biết một việc nhỏ và dễ dàng (một nhiệm vụ ít đòi hỏi không đòi hỏi sự tập trung cao) mà bạn có thể giải quyết trong thời gian chờ đợi.

Bạn càng nhìn vào danh sách của mình, bạn sẽ càng tin tưởng vào nó. Bạn càng tin tưởng nó, bạn càng ít phải nhớ những nhiệm vụ bạn phải làm. Bạn càng phải nhớ ít, bạn càng giải phóng tâm trí của mình để tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

10. Làm cho danh sách việc cần làm của bạn có thể quét được

Nếu bạn thường xuyên xem danh sách việc cần làm của mình, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng việc xem nhanh những thứ bạn cần là hữu ích như thế nào.

Sử dụng ngôn ngữ chặt chẽ hoặc tốc ký để viết nhiệm vụ của bạn. Nhiều apps có xếp hạng ưu tiên, dấu sao, thẻ và các chi tiết khác mà bạn có thể thêm vào các nhiệm vụ quan trọng để làm cho chúng nổi bật. Mã màu cho nhiệm vụ của bạn nếu điều đó hữu ích. Áp dụng các biểu tượng cung cấp cho bạn thêm thông tin về nhiệm vụ, chẳng hạn như nhiệm vụ có yêu cầu gọi điện thoại hay liên quan đến chăm sóc sức khỏe hay không. Bất kể bạn xem nhanh danh sách việc cần làm của mình như thế nào, bạn sẽ có thể thu thập được nhiều thông tin về những việc cần phải hoàn thành.

Kiểm tra các hộp đó

Một danh sách việc cần làm tuyệt vời là trọng tâm của năng suất cá nhân. Thật là một niềm vui khi tìm thấy một ứng dụng và quy trình quản lý tác vụ phù hợp với bạn. Đánh dấu các mục trong danh sách của bạn mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và là yếu tố quan trọng để sắp xếp công việc. Một hệ thống việc cần làm đáng tin cậy giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn và ít căng thẳng hơn.

Thích những gì bạn đang đọc?

Đăng ký Mẹo và thủ thuật bản tin để có lời khuyên từ chuyên gia để tận dụng tối đa công nghệ của bạn.

Bản tin này có thể chứa quảng cáo, giao dịch hoặc liên kết liên kết. Đăng ký nhận bản tin cho thấy bạn đồng ý với Điều khoản sử dụngChính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng. Bạn có thể hủy đăng ký nhận bản tin bất cứ lúc nào.



nguồn