Бизнес процесите обикновено се задействат от събитие, като подаването на отчет за разходите. Това задействащо събитие инициира набор от предварително дефинирани процеси или стъпки на работния поток. Работният процес завършва, когато се предприеме последната стъпка, например когато на служителя се възстановят подадените разходи.

Когато автоматизирате работен поток, създавате собственик за всяка стъпка от процеса. Типичните стъпки включват иницииране на транзакция, въвеждане на свързани данни и одобрение или отхвърляне. Всеки е обвързан с един или повече лица, за които се очаква да извършат действие като част от стъпката.