Los procesos comerciales generalmente se desencadenan por un evento, como la presentación de un informe de gastos. Este evento desencadenante inicia un conjunto de procesos predefinidos o pasos de flujo de trabajo. El flujo de trabajo concluye cuando se da el paso final, como cuando se reembolsa al empleado los gastos presentados.

Cuando automatiza un flujo de trabajo, crea un propietario para cada paso del proceso. Los pasos típicos incluyen el inicio de una transacción, la entrada de datos relacionados y la aprobación o el rechazo. Cada uno está vinculado a uno o más individuos que se espera que realicen una acción como parte del paso.