Os processos de negócios normalmente são acionados por um evento, como o preenchimento de um relatório de despesas. Esse evento acionador inicia um conjunto de processos predefinidos ou etapas de fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho termina quando a etapa final é executada, como quando o funcionário é reembolsado pelas despesas enviadas.

Ao automatizar um fluxo de trabalho, você cria um proprietário para cada etapa do processo. As etapas típicas incluem o início de uma transação, a entrada de dados relacionados e a aprovação ou rejeição. Cada um está vinculado a um ou mais indivíduos que deverão executar uma ação como parte da etapa.