โดยทั่วไปกระบวนการทางธุรกิจจะถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ เช่น การยื่นรายงานค่าใช้จ่าย เหตุการณ์ทริกเกอร์นี้เริ่มต้นชุดของกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะสรุปเมื่อมีการดำเนินการขั้นตอนสุดท้าย เช่น เมื่อพนักงานได้รับการชำระเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ส่ง

เมื่อคุณทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ คุณจะต้องสร้างเจ้าของสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ขั้นตอนทั่วไป ได้แก่ การเริ่มต้นธุรกรรม การป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และการอนุมัติหรือการปฏิเสธ แต่ละคนถูกผูกมัดกับบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปที่คาดว่าจะดำเนินการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอน