تضيف Google ميزات إدارة المشاريع إلى المستندات وهي رائعة جدًا

إذا اضطررت في أي وقت مضى إلى العمل في مشروع ما، فأنت تعرف مدى أهمية إدارة المهام المرتبطة به. لكن بعض الأشخاص لا يحتاجون إلى أداة كاملة لإدارة المشروع. من المؤكد أن لوحات كانبان رائعة، والبعض يقسم بمخططات جانت، ولكن في بعض الحالات، تكون هذه الأدوات أكثر من اللازم.

إذا كان الأمر كذلك، فإن لدى Google ميزة جديدة في محرّر المستندات والتي من المؤكد أنها سترضيك. تم تقديم هذه الميزة الجديدة بعد وقت قصير من قيام Google بإلقاء الضوء على ميزة People Chips (والتي تسمح لك باستدعاء مستخدمين آخرين بسهولة من داخل مستند Google). Soon بعد هذا الإصدار، بدأت Google في تحسينه بحيث لم يتضمن القدرة على وضع علامة على المستخدمين فحسب، بل أيضًا ربط الملفات وإضافة التواريخ وغير ذلك الكثير.

ومؤخرًا، رفعت Google هذه الميزة إلى مستويات أعلى من خلال إضافة القدرة على تتبع حالة المشروع. باستخدام هذه الإضافة، يمكنك إضافة مشاريع وتحديد حالتها وربط الملفات وإضافة ملاحظات. ولكن هناك المزيد. يمكنك إضافة كل من خريطة طريق المنتج ومتتبع المراجعة، حتى تتمكن من متابعة مكان المشروع وتتبع حالة المراجعات لمختلف المهام.

اجمع بين هاتين الميزتين وستحصل على أداة قوية لإدارة المشروع (وإن كانت أساسية) يمكن دمجها بسهولة في مستند Google.

اسمح لي أن أوضح لك كيفية استخدام هذه الميزة الجديدة، والتي تعمل على الإصدارين المجاني والمدفوع من Google Workspaces. 

كيفية إضافة خريطة طريق المنتج إلى مستند Google

أول شيء ستفعله هو إضافة خريطة طريق للمنتج إلى مستند Google. تتيح لك هذه الميزة متابعة حالة مشاريعك المختلفة.

لإضافة خريطة طريق المنتج (يمكنك إضافة ما تريد)، افتح مستند Google Docs. ضع المؤشر في المكان الذي تريد إضافة خريطة الطريق إليه واكتب الحرف @، والذي سيكشف عن قائمة منسدلة حيث يمكنك تحديد أي خيار من الخيارات (الشكل 1).

حدد خريطة طريق المنتج، وستتم إضافة الكائن إلى مستندك (الشكل 2).

يمكنك بعد ذلك كتابة اسم مشاريعك وإضافة الملفات والملاحظات ذات الصلة. يمكنك أيضًا تغيير حالة كل مشروع أثناء تطوره من خلال النقر على القائمة المنسدلة للحالة لكل مشروع (الشكل 3).

بشكل افتراضي، هناك ثلاث حالات محددة مسبقًا. إذا كنت بحاجة إلى إضافة المزيد، فانقر فوق حالة في أحد مشاريعك ثم انقر فوق خيارات إضافة/تحرير. في النافذة المنبثقة الناتجة (الشكل 4)، انقر فوق خيار جديد لإضافة حالة جديدة أو يمكنك تحرير إحدى الحالات المحددة مسبقًا.

يمكنك أيضًا إضافة أداة تعقب المراجعة إلى مستندك، مما يجعل من السهل تتبع المراجعات لمهام المشروع. يتضمن هذا الخيار فقط حقول المراجع والحالة والملاحظات (الشكل 5).

يمكنك إضافة حالات جديدة إلى كائن Review Tracker بنفس الطريقة التي استخدمتها في خريطة طريق المشروع.

وعندما تنفد الصفوف، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الصف السفلي وحدد إدراج صف أدناه (الشكل 6).

لن تغير هذه الميزات الجديدة عالمك، ولكنها بالتأكيد ستمكنك من متابعة كيفية سير المشروع دون استخدام أداة إدارة المشروع الكاملة، وكل ذلك من خلال محرر مستندات Google.