Зрабіце больш: паспрабуйце гэтыя 10 простых парад, каб палепшыць спіс спраў

Наколькі эфектыўны ваш спіс спраў? Ці дапамагае гэта вам спланаваць свой дзень? Ці падштурхоўвае гэта вас расставіць прыярытэты ў правільных задачах? Ці гэта бясконцы спіс рэчаў, якія вы адчуваеце сябе вінаватымі за тое, што яшчэ не зрабілі, і цяпер вы не збіраецеся рабіць ніводнага з іх? Добры спіс спраў павінен служыць вам. Вы не павінны быць у яе літасці. 

Спісы лепшых спраў кожны дзень накіроўваюць вас у правільным кірунку і дапамагаюць засяродзіцца на самых важных задачах. Пры правільных стратэгіях спіс спраў таксама можа дапамагчы вам дасягнуць большых мэтаў. Вось што вам трэба ведаць, каб ваш спіс спраў працаваў на вас.

(Фота: Уладзімір Грышчанка на Unsplash)

1. Выберыце патрэбнае прыкладанне (або паперу)

Першы крок у стварэнні лепшага спісу спраў - гэта вырашыць, дзе яго захоўваць. Важна, каб вам падабалася праграма або нататнік, які вы выкарыстоўваеце для спісу спраў, інакш вы можаце не прытрымлівацца гэтага.

Звярніце ўвагу, як я сказаў «нататнік?» Нягледзячы на ​​​​тое, што змясціць спіс спраў у дадатак, ёсць шмат пераваг (і я пералічу іх праз хвіліну), у паперы няма нічога дрэннага! Калі папера вам падыдзе, выдатна. Акрамя таго, простая табліца або дакумент апрацоўкі тэкстаў таксама добра. Выкарыстоўвайце інструмент, які падыходзіць менавіта вам.

Аднак лічбавыя спісы спраў маюць некалькі пераваг перад папяровымі, і добра ведаць, што яны сабой уяўляюць, нават калі ў канчатковым выніку вы выкарыстоўваеце паперу. Некаторыя перавагі:

• Іх лёгка рэдагаваць, што азначае, што вы можаце хутка абнаўляць інфармацыю,

• У іх ёсць убудаваныя напамінкі,

• Іх вельмі цяжка страціць, таму што сам спіс звычайна захоўваецца ў воблаку,

• Вы можаце сартаваць свае задачы па прыярытэтнасці, даце выканання або ў алфавітным парадку і

• Вы можаце прызначаць задачы іншым людзям і атрымліваць апавяшчэнні, калі яны іх завершаць.

Калі вы знаходзяцца на рынку праграмы для спісу спраў, якое з іх лепшае? Апрабаваўшы дзесяткі з іх, я схільны рэкамендаваць Todoist, Asana, і рэчы часцей за іншых. Але ёсць шмат іншых варыянтаў. OmniFocus добры для людзей, якія дадаюць шмат дэталяў да сваіх задач. Trello размаўляе з візуальнымі людзьмі. Microsoft To Do добра працуе з Office і Windows 10. Google Tasks выдатна падыходзіць для інтэграцыі з Google Workspace. Habitica можа прыцягнуць вашу ўвагу, калі вам падабаецца гейміфікацыя. І гэтак далей.

2. Складзіце больш за адзін спіс

У вас не павінен быць толькі адзін спіс спраў. У вас павінна быць некалькі спісаў, якія ахопліваюць асноўныя катэгорыі вашага жыцця, такія як працоўныя задачы, асабістыя справы і хатнія справы. Наяўнасць больш чым аднаго спісу дапаможа вам засяродзіцца. Калі вы на працы, вы не хочаце адцягвацца на асабісты спіс. Калі вы знаходзіцеся дома, вы не хочаце быць абцяжаранымі думкамі пра свае працоўныя абавязкі.

Не стрымайся. Складайце спісы для ўсяго, што вы думаеце! Карысныя застануцца. Вы можаце адмовіцца ад таго, што ў канчатковым выніку не будзе вам карысным. 

Некаторыя іншыя ідэі:

• крамы,

• Калі-небудзь (дзе вы запісваеце няважныя задачы, якія вы можаце зрабіць калі-небудзь),

• Выхадныя (для таго, што вы хочаце зрабіць у выходныя, але не хочаце адцягвацца на працягу тыдня), і

• Хатнія справы для дзяцей.

Памятайце, што вы можаце дадаць новыя спісы або перайменаваць іх у любы час.

3. Запішыце свае задачы як Soon як вы думаеце пра іх

Калі ў галаве з'явіцца новае заданне, запішыце яго як мага хутчэй. Дадаванне задач, калі вы думаеце пра іх, перашкаджае вам спыняцца на іх. Пасля таго, як гэта запісана, вам больш не трэба яго ўспамінаць, так што вы можаце ачысціць гэтую думку са свайго мозгу.

Калі ў вашай праграме спраў ёсць спалучэнне клавіш для дадання новай задачы, вывучыце яе. Калі ваша праграма мае ярлык мабільнага тэлефона, наладзьце яго.

Для тых, хто карыстаецца паперай, трымайце каля сябе трохі скрап-паперы, пакуль вы працуеце, каб хутка запісваць адцягваючыя думкі, а затым скапіруйце іх у афіцыйныя спісы спраў, калі гэта зручна.

Даданне тэрмінаў выканання да задач у вашым Asana спіс спраў дапаможа вам расставіць прыярытэты.

4. Прызначце тэрміны

Кожны раз, калі задача мае тэрмін выканання, дадайце яго. Бачыць, калі выкананы задачы, дапамагае вам расставіць прыярытэты.

Не кожнае заданне патрабуе дакладнага і хуткага тэрміну выканання, але часам гэта дапамагае дадаць яго ў любым выпадку па дзвюх прычынах.

Па-першае, большасць спраў apps дазволіць вам убачыць, што павінна быць сёння, заўтра і пазней на тыдні, незалежна ад таго, у якім спісе яны знаходзяцца. Такім чынам, вы можаце ўбачыць усё, што трэба сёння, і зразумець, як пройдзе дзень. Вы таксама можаце ўзяць хвілінку, каб перанесці некаторыя задачы, калі вы адчуваеце сябе перагружанымі, калі проста глядзіце на ўсё, што трэба зрабіць на працягу наступнага тыдня.

Па-другое, прызначаючы тэрміны выканання для сваіх задач, вы эфектыўна плануеце свой тыдзень, што з'яўляецца выдатнай стратэгіяй кіравання часам.

5. Штодня пераглядайце спісы спраў

Пачніце кожны дзень з агляду спісу задач і ацэнкі, наколькі гэта разумна. Затым перагледзьце яго.

Калі ў вас запланавана занадта шмат задач на дзень, і вы ведаеце, што не справіцеся з усімі, вы настройваеце сябе на няўдачу.

6. Абмяжуйцеся да 3–5 заданняў штодня

Які ваш штодзённы ліміт задач? Гэта залежыць ад таго, якія задачы вы запісваеце і наколькі цяжка іх выканаць. 

Большасці людзей я рэкамендую пачаць з абмежавання XNUMX-XNUMX задач у дзень. Гэта можа прагучаць не так шмат, але калі вы засяродзьцеся на запісе трох самых важных рэчаў, якія вам трэба зрабіць сёння, вы можаце выявіць, што гэта ўжо вельмі шмат, каб прайсці.

Чаму б не напісаць больш? Калі вы запішаце занадта шмат задач і не дасягнеце іх усіх, то вы павінны адкласці іх на іншы дзень. Гэта азначае перавызначэнне прыярытэтаў і змяненне спісу, што з'яўляецца непатрэбнай працай, якая выклікае стрэс і можа адчуваць сябе паражэннем.

Маючы невялікую колькасць задач, вы з большай верагоднасцю іх выканаеце. Чым больш вы скончыце ўсе свае задачы, тым лепш вы будзеце адчуваць свае спісы спраў у цэлым. Гэта пазітыўнае пачуццё можа падсілкоўваць вас наперад.

Вашы тры-пяць задач павінны быць важнымі для вас рэчамі павінен рабіць. І не больш за дзве з іх павінны быць звычайнымі справамі, напрыклад, штодзённым прыёмам лекаў. Засяродзьцеся на сваім намер за дзень. Вось што трэба запісаць.

З часам адсочвайце, колькі задач вы адзначаеце кожны дзень (найлепшыя справы apps адсочвайце гэта для вас), і вы атрымаеце ўяўленне аб патрэбнай колькасці задач для вас, калі гэта не тры-пяць.

Todoist адсочвае, колькі задач вы выконваеце кожны дзень і тыдзень, і стварае дыяграму, якая паказвае ваш прагрэс.

7. Пастаўце задачы ў спіс спраў, а не мэты

Тое, што вы пішаце ў спісе спраў, мае значэнне. Пастаўце ў спісы задачы, а не мэты і мэты. Для гэтага трэба ведаць розніцу паміж імі.

Мэты - гэта вялікія дасягненні або жаданыя вынікі. Іх звычайна цяжка вызначыць колькасна. Прыкладам можа служыць «стаць свабодна валодаць хіндзі». Унясенне гэтага ў спіс спраў будзе не вельмі эфектыўным.

Мэты - гэта маркеры на шляху да дасягнення мэты. Значна лягчэй зблытаць іх з задачамі, таму што мэты больш канкрэтныя і паддаюцца колькаснай вымярэнні. Прыкладам мэты з'яўляецца «магчы весці размову на хіндзі пра мае любімыя фільмы на працягу трох хвілін».

Дык якія задачы? Задачы - гэта дзеянні, якія вы робіце для дасягнення мэты. Разбіце мэту, і ў вас ёсць свае задачы. Вельмі часта гэта адзінкавыя падзеі (хоць яны могуць паўтарацца). Заданне можа быць «вывучыць тры новыя дзеясловы на хіндзі» або «вывучаць хіндзі на працягу 30 хвілін».

Задачы — а не мэты і задачы — гэта тое, што ўваходзіць у штодзённы спіс спраў.

8. Трымайце мэты і задачы асобна

У ідэальным свеце многія задачы, якія вы выконваеце кожны дзень, будуць накіраваны на дасягненне большай мэты. Вы павінны ведаць, якія вашы мэты, але вам не трэба запісваць іх у свой штодзённы спіс спраў.

Замест гэтага напішыце свае мэты і задачы ў іншым месцы. Гэта яшчэ можа быць in ваша праграма для спісу спраў або нататнік, але не ў спісе, які вы праглядаеце кожны дзень. Іншыя месцы, дзе вы можаце запісваць мэты, - гэта ваш дзённік або прыкладанне для нататак.

Час ад часу звяртайцеся да сваіх мэтаў. Праверце іх і перагледзьце іх. Толькі не дазваляйце ім адцягваць вас ад канкрэтных спраў, якія вам трэба зрабіць сёння.

9. Часта глядзіце на спіс спраў

Агляданы спіс - гэта спіс, які выкарыстоўваецца. Эфектыўны спіс спраў дапаможа вам па ўсім ваш дзень, а значыць, вам трэба часта праглядаць яго. Глядзіце на гэта кожную раніцу, каб псіхічна падрыхтавацца да наступнага дня. Паглядзіце на гэта пасля абеду, каб вы ведалі, на чым яшчэ вам трэба засяродзіцца да канца дня. Перагледзьце яго ў канцы дня, каб перанесці задачы, якія вы прапусцілі.

Вазьміце за звычку праглядаць усё, што вы запланавалі на бліжэйшы тыдзень, каб лепш планаваць свой час і ўносіць карэктывы.

На працягу дня, калі вы пачынаеце адчуваць сябе разгубленымі ў тым, што робіце, ці вам трэба адпачыць ад гэтага, паглядзіце ў спісе спраў, каб знайсці нешта невялікае і лёгкае (менш патрабавальнае заданне, якое не патрабуе высокай канцэнтрацыі), што вы робіце. тым часам можна заняцца.

Чым больш вы будзеце глядзець на свой спіс, тым больш вы будзеце яму давяраць. Чым больш вы яму давяраеце, тым менш вам трэба памятаць, якія задачы вы павінны выконваць. Чым менш вы павінны памятаць, тым больш вы вызваляеце свой розум, каб засяродзіцца на задачы.

10. Зрабіце свой спіс спраў даступным для сканавання

Калі вы часта праглядаеце спіс спраў, вы хутка зразумееце, наколькі карысна адразу ўбачыць тое, што вам трэба.

Каб напісаць свае задачы, выкарыстоўвайце жорсткую мову або стэналізацыю. Многія apps мець рэйтынг прыярытэтаў, зоркі, тэгі і іншыя дэталі, якія вы можаце дадаць да важных задач, каб яны вылучаліся. Калі гэта дапамагае, пазначце свае задачы колерам. Прымяняйце значкі, якія даюць вам больш інфармацыі аб задачы, напрыклад, ці патрабуе яна тэлефоннага званка або звязана з аховай здароўя. Незалежна ад таго, як хутка вы глядзіце на свой спіс спраў, вы павінны быць у стане атрымаць шмат інфармацыі аб тым, што трэба зрабіць.

Праверце гэтыя скрынкі

Выдатны спіс спраў ляжыць у аснове асабістай прадукцыйнасці. Гэта такая радасць знайсці прыкладанне і працэс для кіравання задачамі, якія працуюць на вас. Адзначаючы пункты ў спісе, вы адчуваеце сябе выкананым і з'яўляецца ключавым элементам арганізацыі. Надзейная сістэма спраў робіць жыццё прасцей і менш напружаным.