Замяніць Microsoft Word на Google Docs? 8 простых парад, якія дапамогуць вам пачаць

Microsoft Word можа быць самым вядомым тэкставым працэсарам, але воблачныя дакументы Google няўхільна зацямняюць шаноўнае праграмнае забеспячэнне Рэдманда сярод беражлівых карыстальнікаў Інтэрнэту. Гэта не толькі бясплатна, але і Google Docs прапануе бесперапынныя варыянты абмену і даступны на любым кампутары або мабільнай прыладзе з падключэннем да Інтэрнэту.

Поспех Google заахвоціў Microsoft прапанаваць інтэрнэт-версіі свайго пакета Office, а таксама паменшаную бясплатную версію Microsoft Word для Інтэрнэту. І хоць Google Docs больш не прапануе неабмежаванае сховішча бясплатна, 15 ГБ - гэта шмат дакументаў. Калі вы памянялі Word на Google Docs, прачытайце некалькі схаваных прыёмаў.

Адкрыйце для сябе шаблоны

Не ведаеце, з чаго пачаць? Праверце ўключаныя шаблоны. Доступ да іх з галоўная старонка дакументаў навядзіце курсор на значок плюса ў правым ніжнім куце і пстрыкнуўшы Выберыце шаблон значок, які з'явіцца. Або націсніце Файл > Новы > З шаблону ўнутры існуючага дакумента.

Шаблоны класіфікаваны па прызначэнні і ўключаюць у сябе фарматаваныя ўзоры праектных прапаноў, інфармацыйных бюлетэняў, некалькіх юрыдычных дакументаў, лістоў з прапановамі працы, рэзюмэ, школьных справаздач і многае іншае. Іншыя можна зрабіць даступнымі, усталяваўшы пэўныя дапаўненні.

Разблакіроўка аўтаномнага рэдагавання

Адзіная складанасць з воблачнымі сэрвісамі - гэта доступ, калі ў вас няма падключэння да Інтэрнэту, але Google Docs падтрымлівае рэдагаванне ў аўтаномным рэжыме. Перайсці да Файл > Зрабіць даступным у аўтаномным рэжыме, і апошняя версія дакумента будзе даступная для прагляду і рэдагавання, калі вы не падключаны. Калі злучэнне будзе адноўлена, усе змены будуць аўтаматычна сінхранізаваны. Вярнуцца да Файл > Зрабіць даступным у аўтаномным рэжыме каб адключыць яго ў любы час.

Прагляд гісторыі версій

Мы ўсе любім адсочваць змены ў дакуменце, асабліва калі ён выкарыстоўваецца некалькімі людзьмі. Вы павінны мець магчымасць вярнуцца ў мінулае, калі хтосьці выдаліў нешта выпадкова або вы проста перадумалі. Тут узнікае гісторыя версій Google.

У вашым Дакуменце націсніце кнопку Апошняе рэдагаванне было X дзён/гадзін таму спасылка ўверх, адкрыйце Файл > Гісторыя версій > Глядзіце гісторыю версій, або выкарыстоўвайце ярлык Ctrl + Alt + Shift + Н каб убачыць спіс зарэгістраваных змен па даце і часу. Калі некалькі змяненняў былі ўнесены ў адзін і той жа дзень або за кароткі прамежак часу, гэтыя версіі групуюцца як падзапісы пад адным запісам.

Для нагляднасці версіям можна даць канкрэтныя назвы. Пстрыкніце перамыкач у правым верхнім куце, каб паказаць версіі дакумента, які вы назвалі.

Стварыце змест

Змест з нумарамі старонак

Каб атрымаць аб'ёмныя дакументы, якія б выгадныя для нейкай арганізацыі, перайдзіце ў Устаўка > Змест і абярыце адзін з двух фарматаў (з нумарам старонкі або з блакітнымі спасылкамі).

Дакументы будуць шукаць тэкст, аформлены як загаловак, і арганізуюць яго ўверсе старонкі са спасылкамі, якія дазваляюць пераходзіць да гэтага раздзела. Як вы афармляеце стыль у якасці загалоўка? Вылучыце тэкст, пстрыкніце ў полі «Стылі» і абярыце Загаловак 1, Загаловак 2, Загаловак 3 і гэтак далей. (Або перайсці да Фармат > Стылі абзацаў.)

Калі вы ствараеце загалоўкі пасля таго, як апусціце поле Асноўнага артыкула ў свой дакумент, націсніце круглы значок Абнаўленне побач з вашым Апісаннем, каб змены ўступілі ў сілу. Вы таксама можаце прагледзець TOC на бакавой панэлі.

Google з дакументаў

Google Docs дазваляе лёгка праводзіць даследаванні з аднаго акна. Калі вам трэба знайсці файл Google Drive або інфармацыю ў Інтэрнэце, націсніце кнопку даследаваць кнопка (тая, якая выглядае як скрынка з ромбам усярэдзіне) у правым ніжнім куце дакумента.

Гэта адкрые новую панэль з радком пошуку, дзе вы шукаеце ў Інтэрнэце або ў існуючых дакументах. Апошні пазначаны Cloud Search для бізнес-акаўнтаў Workplace і Drive для асабістых уліковых запісаў. На працоўным месцы навядзіце курсор на запіс і націсніце значок плюса, каб дадаць спасылку на дакумент або ўставіць малюнак. Каб дадаць цытату з вэб-пошуку ў дакумент, навядзіце курсор на яго і націсніце значок двукосся.

Падзяліцеся спасылкай

Каб абагуліць дакумент, націсніце сіні доля кнопку ў правым верхнім куце і ўвядзіце адрасы электроннай пошты ўсіх атрымальнікаў. Каб адправіць прамую спасылку на дакумент, націсніце капіяваць спасылку каб атрымаць спасылку для абмену, але толькі тыя, хто дададзены ў спіс Share, змогуць адкрыць яе.

Змяніць дазволы, націснуўшы Падзяліцца > Змяніць для ўсіх, хто мае спасылку, што дазваляе любому, хто мае URL-адрас, бачыць дакумент, нават калі вы спецыяльна не ўвялі яго адрас электроннай пошты. Затым укажыце, ці з'яўляюцца гэтыя людзі гледачы, каментатары або рэдактары. Каб заблакіраваць яго пазней, змяніце яго на абмежаваны.

Пасля таго, як усе рашэнні прыняты, націсніце капіяваць спасылку з гэтай старонкі, каб атрымаць спасылку для абмену.

Дадаць новыя шрыфты

Дакументы Google падтрымліваюць больш за 30 шрыфтоў на выпадальнай панэлі інструментаў шрыфтоў, але навідавоку схавана больш. Пстрыкніце ў меню шрыфтоў і абярыце Больш шрыфтоў уверсе. Гэта адкрые меню іншых шрыфтоў, якія неабходна дадаць у Дакументы, перш чым іх можна будзе выкарыстоўваць.

націсніце Паказаць: усе шрыфты Меню і абярыце дысплей для папярэдняга прагляду шрыфтоў. Націсніце на шрыфт, каб дадаць яго ў спіс актыўных шрыфтоў Мае шрыфты, націсніце OK каб захаваць новыя шрыфты ў вашым актыўным спісе.

Уставіць спецыяльныя сімвалы

Ёсць некалькі спосабаў увесці спецыяльныя сімвалы ў Google Docs. Адкрыць Уставіць > Спецыяльныя сімвалы для базы дадзеных, поўнай аб'ектаў, якія вы можаце ўставіць, уключаючы сімвалы, смайлікі, знакі прыпынку, сімвалы і знакі націску, якія не так проста зрабіць з дапамогай стандартнай клавіятуры. Ведаеце, што вам трэба, але не ведаеце, як гэта называецца? Намалюйце яго, і Google Docs дасць вам вынікі.

Больш просты спосаб зрабіць гэта праз меню «Замены», дзе вы можаце ўвесці адну рэч, а Google Docs будзе адлюстроўваць нешта іншае. Перайсці да Інструменты > Параметры > Замены і вы можаце дадаць сімвалы ў слупок "Замяніць", які будзе заменены сімвалам у слупку "З", напрыклад, калі вы пішаце (c), каб стварыць сімвал ©.

Адзіным недахопам з'яўляецца тое, што экран "Замены" не дазваляе наўпрост выбіраць спецыяльны сімвал, але, па меншай меры, вы можаце дадаць яго ў дакумент і скапіяваць яго. Напрыклад, калі вы хочаце лёгка стварыць Ĉ, вы можаце стварыць замену, дзе напісанне «c^» ператвараецца ў патрэбны вам сімвал.