Свършете повече: Опитайте тези 10 прости съвета за по-добри списъци със задачи

Колко ефективен е вашият списък със задачи? Помага ли ви да планирате деня си? Подтиква ли ви да приоритизирате правилните задачи? Или това е безкраен списък с неща, които се чувствате виновни, че все още не сте направили и сега няма да направите нито едно от тях? Един добър списък със задачи трябва да ви служи. Не трябва да бъдете в неговата милост. 

Най-добрите списъци със задачи ви насочват в правилната посока всеки ден и ви помагат да се съсредоточите върху най-важните задачи. С правилните стратегии списъкът със задачи може да ви помогне да постигнете и по-големи цели. Ето какво трябва да знаете, за да може вашият списък със задачи да работи за вас.

(Снимка: Владимир Хрищенко на Unsplash)

1. Изберете правилното приложение (или хартия)

Първата стъпка в съставянето на по-добър списък със задачи е да решите къде да го съхранявате. Важно е да харесвате приложението или бележника, който използвате за вашия списък със задачи, в противен случай може да не се придържате към него.

Забележете как казах „бележник?“ Въпреки че има много предимства от поставянето на вашия списък със задачи в приложение (и ще ги изброя след малко), няма нищо лошо в хартията! Ако хартията работи за вас, чудесно. По същия начин, обикновена електронна таблица или документ за текстообработка също е добре. Използвайте инструмента, който е подходящ за вас.

Цифровите списъци със задачи обаче имат няколко предимства пред хартията и е добре поне да знаете какви са те, дори ако в крайна сметка използвате хартия. Някои предимства са:

• Те са лесни за редактиране, което означава, че можете бързо да актуализирате информация,

• Те имат вградени напомняния,

• Много е трудно да ги загубите, защото самият списък обикновено се запазва в облака,

• Можете да сортирате задачите си по приоритет, крайна дата или по азбучен ред и

• Можете да възлагате задачи на други хора и да получавате известия, когато ги завършат.

Ако ти сте на пазара за приложение за списък със задачи, кое е най-доброто? След като тествах десетки от тях, склонен съм да препоръчам Todoist, Asana, и нещата по-често от други. Но има много други опции. OmniFocus е добър за хора, които добавят много детайли към задачите си. Trello говори с визуално управлявани хора. Microsoft To Do работи добре с Office и Windows 10. Google Tasks е страхотно за интеграцията с Google Workspace. Habitica може да привлече вниманието ви, ако харесвате геймификацията. И така нататък.

2. Направете повече от един списък

Не трябва да имате само един списък със задачи. Трябва да имате няколко списъка, които обхващат основните категории от живота ви, като работни задачи, лични задачи и домакински задължения. Наличието на повече от един списък ви помага да се съсредоточите. Когато сте на работа, не искате да се разсейвате от личния си списък. Когато сте вкъщи, не искате да се натоварвате да мислите за служебните си задължения.

Не се сдържайте. Направете списъци за всичко, за което се сетите! Полезните ще останат. Можете да изхвърлите всички, които в крайна сметка не са ви полезни. 

Някои други идеи са:

• Пазаруване,

• Някой ден (където записвате маловажни задачи, които може да свършите някой ден),

• Уикенд (за всичко, което искате да правите през уикенда, но не искате да се разсейвате през седмицата) и

• Домашни задължения за деца.

Не забравяйте, че можете да добавяте нови списъци или да ги преименувате по всяко време.

3. Запишете задачите си като Soon като мислиш за тях

Когато в главата ви изникне нова задача, запишете я възможно най-бързо. Добавянето на задачи, когато мислите за тях, ви пречи да се спирате на тях. След като бъде записано, вече не е нужно да го помните, за да можете да изчистите мисълта от мозъка си.

Ако вашето приложение за задачи има клавишна комбинация за добавяне на нова задача, научете я. Ако приложението ви има пряк път за мобилен телефон, настройте го.

За тези, които използват хартия, дръжте малко скрап хартия близо до вас, докато работите, за да записвате бързо разсейващи мисли и след това да ги копирате в официалните си списъци със задачи, когато е удобно.

Добавяне на крайни дати към задачите във вашия Asana списъкът със задачи ви помага да приоритизирате.

4. Задайте крайни дати

Всеки път, когато дадена задача има краен срок, добавете я. Виждането на кога трябва да се изпълняват задачи ви помага да приоритизирате.

Не всяка задача се нуждае от твърд и бърз краен срок, но понякога помага да добавите такава по две причини.

Първо, повечето задачи apps нека да видите какво трябва днес, утре и по-късно през седмицата, независимо в кой списък са. По този начин можете да видите всичко дължимо днес и да получите представа как ще протече денят. Може също да отделите малко време, за да пренасрочите някои задачи, ако се чувствате претоварени, просто гледайки всичко, което трябва да се случи през следващата седмица.

Второ, като задавате крайни дати на задачите си, вие ефективно планирате седмицата си, което е отлична стратегия за управление на времето.

5. Преразглеждайте списъците си със задачи ежедневно

Започнете всеки ден, като хвърляте око върху списъка си със задачи и преценявате дали е разумно. След това го ревизирайте.

Ако имате твърде много задачи насрочени за деня и знаете, че няма да стигнете до всички, вие се подготвяте за провал.

6. Ограничете се до 3–5 задачи дневно

Какъв е вашият лимит за дневни задачи? Зависи какви задачи записвате и колко трудни са за изпълнение. 

За повечето хора препоръчвам да започнете, като се ограничите до три до пет задачи на ден. Може да не звучи много, но ако се съсредоточите върху записването на трите най-важни неща, които трябва да направите днес, може да откриете, че това вече е много за преминаване.

Защо не напишете повече? Ако запишете твърде много задачи и не стигнете до всички, тогава трябва да ги отложите за друг ден. Това означава преразпределяне на приоритетите и промяна на вашия списък, което е ненужна работа, която причинява стрес и може да се почувствате самоунищожена.

Като имате малък брой задачи, е по-вероятно да ги завършите. Колкото повече завършите всичките си задачи, толкова по-добре ще се чувствате за списъците си със задачи като цяло. Това положително чувство може да ви подхранва напред.

Вашите три до пет задачи трябва да са важни неща за вас трябва да направи. И не повече от две от тях трябва да са рутинни задачи, като ежедневен прием на лекарства. Съсредоточете се върху вашето намерение за деня. Това трябва да запишете.

С течение на времето проследявайте колко задачи отметвате всеки ден (най-добрата задача apps проследете го вместо вас) и ще получите представа за точния брой задачи за вас, в случай че не са три до пет.

Todoist проследява колко задачи изпълнявате всеки ден и седмица и създава диаграма, показваща напредъка ви.

7. Поставете задачи в списъка си със задачи, а не цели

Това, което пишеш в списъка си със задачи, има значение. Поставете задачи в списъците си, а не цели и цели. За да направите това, трябва да знаете разликата между тях.

Целите са мащабни постижения или желани резултати. Те обикновено са трудни за количествено определяне. Пример е „да владеете свободно хинди“. Поставянето на това в списъка ви със задачи няма да е много ефективно.

Целите са маркери по пътя към постигане на целта. Много по-лесно е да ги объркате със задачи, защото целите са по-конкретни и количествено измерими. Пример за цел е „да мога да водя разговор на хинди за любимите си филми за три минути“.

И така, какви са задачите? Задачите са действията, които предприемате, за да постигнете цел. Разбийте целта и имате своите задачи. Много често те са единични събития (въпреки че могат да се повтарят). Задачата може да бъде „научете три нови хинди глагола“ или „учете хинди за 30 минути“.

Задачите – а не цели или задачи – са това, което принадлежат към ежедневния списък със задачи.

8. Поддържайте цели и задачи отделно

В един перфектен свят много от задачите, които вършите всеки ден, ще бъдат в преследване на по-голяма цел. Трябва да знаете какви са вашите цели, но не е нужно да ги записвате в ежедневния си списък със задачи.

Вместо това напишете целите и задачите си някъде другаде. Все още може да бъде in вашето приложение за списък със задачи или бележник, но не в списъка, който разглеждате всеки ден. Други места, където можете да записвате цели, са вашият дневник или приложение за водене на бележки.

Позовавайте се на целите си от време на време. Проверете ги и ги преразгледайте. Просто не им позволявайте да ви разсейват от конкретните неща, които трябва да направите днес.

9. Гледайте често списъка си със задачи

Прегледаният списък е използван списък. Ефективен списък със задачи ви насочва през вашия ден, което означава, че трябва да го гледате често. Гледайте го всяка сутрин, за да се подготвите психически за предстоящия ден. Разгледайте го след обяд, за да знаете върху какво още трябва да се съсредоточите до края на деня. Преразгледайте го в края на деня, за да пренасрочите задачите, които сте пропуснали.

Създайте си навик предварително да преглеждате всичко, което сте планирали за следващата седмица, за да можете по-добре да планирате времето си и да правите корекции.

През деня, ако започнете да се чувствате изгубени в това, което правите или имате нужда от почивка от него, погледнете списъка си със задачи за нещо малко и лесно (по-малко взискателна задача, която не изисква висок фокус), което може да се справи междувременно.

Колкото повече разглеждате списъка си, толкова повече ще му се доверите. Колкото повече му се доверявате, толкова по-малко трябва да помните какви задачи трябва да изпълнявате. Колкото по-малко трябва да помните, толкова повече освобождавате ума си, за да се съсредоточите върху текущата задача.

10. Направете списъка си със задачи за сканиране

Ако преглеждате често списъка си със задачи, бързо ще разберете колко е полезно да видите от един поглед това, от което се нуждаете.

Използвайте строг език или стенография, за да пишете задачите си. много apps имат приоритетни оценки, звезди, етикети и други подробности, които можете да добавите към важни задачи, за да ги откроите. Оцветете задачите си, ако това помага. Прилагайте икони, които ви дават повече информация за задачата, като например дали изисква телефонно обаждане или е свързана със здравеопазване. Без значение колко бързо разглеждате списъка си със задачи, трябва да можете да пожънете много информация за това, което трябва да свършите.

Поставете отметка в тези кутии

Страхотният списък със задачи е в основата на личната продуктивност. Толкова е радост да намерите приложение и процес за управление на задачи, които работят за вас. Отметката на елементите в списъка ви дава усещане за постижение и е ключов елемент от организирането. Надеждната система за задачи прави живота едновременно по-лесен и по-малко стресиращ.