Въпроси и отговори: Четирима бизнес лидери в пилотните си планове за 4-дневна работна седмица

Тъй като интересът към четиридневна работна седмица нараства, най-голямата пилотна схема от този вид стартира в Обединеното кралство по-рано този месец. Около 3,300 служители в 70 малки предприятия – от технологични фирми до компании за финансови услуги и дори магазин за риба и чипс – участват в шестмесечното изпитание, координирано от организацията с нестопанска цел 4-дневна седмица в световен мащаб и мозъчен тръст Автономия.

Идеята е работниците във всяка компания да получават пълна заплата, докато работят с 20% по-малко часове и поддържат същото ниво на производителност – наречена политика „100-80-100“.

Идеята за четиридневна работна седмица отдавна изпревари реалността за по-кратка седмица, въпреки че през последните години имаше много опити, като например в японското подразделение на Microsoft, както и в компании като Unilever, Kickstarter и Basecamp. Поддръжниците цитират подобрено благосъстояние и креативност на работниците, по-малко болнични дни и намалено текучество на персонала. Недоброжелателите казват, че прилагането може да бъде скъпо и сложно и твърдят, че уплътняването на работната седмица оказва натиск върху служителите да управляват натоварването си.

В момента само около 6% от фирмите са започнали четиридневна седмица, според анализаторската компания Gartner. И според Indeed по-малко от 1% от обявите за работа споменават четиридневна седмица.  

„Computerworld“ разговаря с лидери на три организации за техните цели за четиридневна работна седмица, когато започнат своя шестмесечен пробен период, както и как ще управляват промяната и потенциалните предизвикателства, пред които могат да се изправят.

По-долу са леко редактирани преписи на телефонни и имейл интервюта.

Шон Рътланд, главен изпълнителен директор и съосновател на Hutch Games

Защо Hutch изпробва четиридневна седмица? Какви ползи очаквате за бизнеса и за служителите? „Четиридневната работна седмица беше естествен избор за нас. Винаги сме били прогресивни в нашия подход; например имаме хибридно работно пространство от 10 години. Всъщност бяхме много срамежливи за това в първите дни и го криехме от инвеститорите. Чувствам се доста неудобно сега, че запазихме това в такава тайна, особено от това как се развиха нещата след пандемията.

Хач игри

„Уверени сме, че нашето изпитание ще покаже, че производителността и креативността ще се увеличат, тъй като екипът е по-отпочинал и по-способен да пренасочи тази енергия към работата си. Ако нашият персонал може да живее по-пълноценен и по-добър живот, знаем, че това ще доведе до по-добри игри. Тук също е необходима важна промяна на мисленето, при която сме много по-фокусирани върху резултатите, отколкото да сме обсебени от инвестициите във времето.

„Има редица други предимства, които ще проследим през пробния период; повишената устойчивост наред с по-доброто разпределение на задълженията за грижа за мъжете и жените са само няколко, които трябва да се споменат. Резултатите ще бъдат наистина важни за нас в начина, по който оформяме Hutch напред. Ние не навлизаме в това с тесен фокус, колкото повече разбираме за въздействието, толкова повече можем да подобрим като цяло.“

Как ще бъде структурирана вашата четиридневна седмица? Как ще гарантирате, че можете да отговорите на очакванията на клиента/клиента, когато приемате по-кратка работна седмица? „Нашият глобален екип ще работи от понеделник до четвъртък, като петък е избран за почивен ден. Целият ни екип ще следва политиката 100-80-100, което означава, че всеки ще бъде настроен да изпълнява 100% от работата, в 80% от времето, без никаква загуба на заплащане.

„Публикуваме наши собствени игри и определяме нашите срокове, така че нямаме клиенти в традиционния смисъл на думата. Въпреки това, дори да го направим, смятаме, че четиридневната седмица може да работи във всеки бизнес, ръководен от B2B взаимоотношения, с правилния подход. 

„Нашите играчи естествено са много важни за нас, така че ще разполагаме със системи, за да ги подкрепяме в почивния ден. Това включва поддръжка от общността на трети страни, бъдещо планиране и като цяло преструктуриране на нашите комуникации, за да поддържаме високо ниво на обслужване.“

Какви притеснения имате shiftкъм четиридневна седмица? Какви потенциални препятствия предвиждаш ли „Нашата основна грижа е щастието на нашия отбор. Приемането на новината беше положително, но имаше опасения. Някои хора се притесняваха, че това може радикално да промени културата ни и да направи Hutch по-малко приятелско работно място, което се ръководи от мислене на постижения. Офисът е наистина важно място за хората да създават приятели и да изграждат взаимоотношения, което може да не могат да направят извън офиса. Имаше и опасения, че ще се затруднят да достигнат същия резултат от петдневна седмица и ще трябва да използват свободно време, за да наваксат.

„За нас е изключително важно да вземем предвид тази обратна връзка и да намерим начини да я разрешим. Имаше огромно количество работа, за да се намерят решения и да се гарантира, че екипът разполага с необходимите ресурси за лесен преход. Вътрешно се шегувахме, че ще ни трябва шестдневна работна седмица, за да планираме четиридневна, но трябва да сме сигурни, че го правим правилно.

„Ще научим много по пътя и грешките непременно ще се случат. Честно казано, това е, на което се надяваме, да направим собствените си грешни стъпки сега и да намерим решения, които работят за Hutch. Искаме другите компании да се учат от нас и да използват това знание, за да бъдат по-фокусирани върху резултатите.“

Какви са вашите критерии за успех? Какво би ви убедило да продължите дългосрочно четиридневна седмица и какво може да ви възпира? „Успехът има много различни доказателства за нас. Ние ще измерваме данни на месечна база, обхващайки нивата на щастие, продажбите, общата продукция и дори сметките за електричество на отбора. За нас също е важно да видим подобрено набиране и задържане на персонал, тъй като индустрията на игрите е интензивно конкурентно пространство. Данните, събрани вътрешно и с подкрепата на 4 Day Week Global, ще бъдат обширни.

„В крайна сметка ще проследим серия от ключови бизнес показатели. По-печеливши ли сме, правим ли по-добри игри и доволни ли са нашите клиенти след прехода? Това са всички основни показатели, които ще ни помогнат да разберем дали четиридневната седмица е за нас.

„Ако видим, че културата ни страда и производството ни намалява, това ще бъде причина за безпокойство. Няма да позволим на нашия персонал да бъде нещастен, дори ако това означава, че сме по-продуктивни, например. Една полза не може да бъде за сметка на друга, за да работи това.

„Ако открием, че правим по-добри игри, повишаваме доходността, като същевременно помагаме на нашите служители да живеят живота си пълноценно, тогава това ще бъде очевидна победа. В крайна сметка всичко опира до баланс и резултатите от други опити показаха обещаващи резултати, така че ние сме уверени.“

Франсис Гай, главен изпълнителен директор на Шотландския международен алианс за развитие

Защо Международният алианс за развитие изпробване четиридневна седмица за персонала? Какви ползи очаквате за организацията и за служителите? „Както много организации в „третия сектор“ имаме голямо текучество на персонал. Това беше особено вярно през последната година. Ето защо ние активно търсим начини за подобряване на задържането на персонала. Няма много възможности за увеличаване на заплатите, но има начини да се подобрят условията на заетост, като благосъстоянието на персонала стане приоритет. Всички работим гъвкаво, но това само по себе си не е гаранция за ефективност или непременно начин за предотвратяване на дългите часове.

Франсис Гай

„Интересувахме се от ангажимента на SNP [Шотландска национална партия] на тяхната партийна конференция през септември 2021 г. да изпробваме четиридневна седмица в Шотландия и бяхме мотивирани да кандидатстваме за присъединяване към 4-дневния глобален пилот, тъй като той предлага подкрепа, наставничество и структуриран проучване и обучение по време на процеса.  

„По такъв структуриран начин се надяваме да можем да анализираме дали това е работещо решение, което носи реални ползи по отношение на производителността и благосъстоянието на персонала. Накратко, надяваме се на по-щастлив, по-здрав персонал, подобни, ако не и по-добри услуги, предоставяни на нашите членове, и нови начини на работа, както и по-добро задържане на персонала.“

Как ще бъде структурирана една четиридневна седмица? Как ще гарантирате, че можете да отговорите на очакванията на клиента/клиента, когато приемате по-кратка работна седмица? „Разглеждаме петък като неработен ден за повечето служители, с възможност един или двама служители да вземат понеделник вместо това, за да осигурят непрекъснатост на обслужването. Някои от нашите членове вече работят с намалено работно време в петък, така че не очакваме проблеми, стига комуникацията да е добра и някой да отговаря на запитвания. Също така сме поставили ясни работни цели, които трябва да бъдат изпълнени и спрямо които ще се измерват резултатите на персонала.“

Какви притеснения имате shiftкъм четиридневна седмица? Какви потенциални препятствия очаквате? „Персоналът работи повече от договорените часове, така че има реални предизвикателства в търсенето на работа с 20% по-ефективно, за да се освободят часове. Трябва да започнем добре, в противен случай се страхувам, че по-дългите часове ще се върнат доста бързо. Също така трябва да бъдем гъвкави, така че персоналът да е на разположение да работи, когато е необходимо във времена на по-голяма активност, но да има дисциплината да компенсира в други моменти. Ще има нужда от постоянно измерване и оценка, което може да не е по вкуса на всеки.“

Какви са вашите критерии за успех? Какво би ви убедило да продължите с четиридневна седмица, след като изтече пробният период, и какво може да ви възпре да правите това в дългосрочен план? „Успехът е, че целият персонал управлява времето си [и] да отдели част от допълнителното свободно време, което след това използва продуктивно, докато организацията предоставя на членовете и членовете признават подобрените услуги. 

„Ако някои служители работят по-дълго, за да компенсират други, това ще сигнализира, че не работи добре. Ако мнозинството от служителите се чувстват стресирани, опитвайки се да вместят работата си в по-кратък период от време, това също би било знак за провал. Голямото увеличение на отпадналите задачи и отрицателната обратна връзка от членовете също биха гарантирали, че пилотът няма да бъде продължен.“

Анна Миркевич, оперативен директор на Eurowagens

 Защо Eurowagens изпробва четиридневна седмица? Какви ползи очаквате за бизнеса и за служителите? „Първоначално чух за четиридневната седмица, когато слушах подкаст с един от служителите, които участваха в четиридневната седмица в Исландия. Той казваше толкова много допълващи се неща за това как това повишава представянето на служителите и дава на служителите по-добър баланс между професионалния и личния живот.

Анна Миркевич

„Аз съм работеща майка, така че мога да видя колко много стрес има работата пет дни в седмицата, управлението на семейството и ежедневния живот, и мога да видя колко много това повлия на нашите служители. След като се върнах от вкъщи, работейки по време на пандемията, видях отново на какъв стрес са подложени нашите служители, така че беше добра възможност да им дам нещо обратно.

„В края на краищата, въпреки че аз и съпругът ми сме собственици на бизнеса, нямаше да сме тук без нашите служители. Те са тези, които създават компанията, помагат на компанията да работи и тласкат компанията напред, така че е справедливо да върнете нещо обратно.

„Четиридневната седмица ми показа, че начинът, по който работим, не е най-ефективният. Можем да бъдем по-ефективни с начина, по който работим, което само ще доведе до още по-продуктивна компания и служителите да имат повече време назад.  

„Това е само началото, но искрено се надявам, че това ще проработи в дългосрочен план.“

Как ще бъде структурирана една четиридневна седмица? Как ще гарантирате, че можете да отговорите на очакванията на клиента/клиента, когато приемате по-кратка работна седмица? “Компанията трябва да работи пет дни в седмицата, затова въведохме ротационна система. Нашият оперативен персонал — склад, персонал за обслужване на клиенти — трябва да присъства в понеделник и вторник: те ще се редуват, когато имат почивен ден в сряда, четвъртък и петък. Останалата част от компанията първоначално ще редува дни през цялата седмица, за да види кое работи най-добре и е подходящо. Но компанията ще продължи да работи пет дни в седмицата.

Какви притеснения имате shiftкъм четиридневна седмица? Какви потенциални препятствия очаквате? “Трябва да планираме малко по-добре и да правим повече планове за извънредни ситуации, защото е наистина трудно да се предвиди какво ще се случи в определен ден. Особено в компания с нашия размер, когато имате 15 служители и сте надолу с трима или четирима души, наистина можете да усетите разликата.

„Миналата седмица [когато Eurowagens започна изпитанието] ми показа, че трябва да сме малко по-подготвени по отношение на планирането и по отношение на това, което искаме да постигнем.

„Не мисля, че е сериозен проблем. Ако планирате внимателно и ако мислите напред, това може да се изглади много лесно и много бързо. Трябва да променим склонността си да „мислим добре, ще оставя това до края на деня и тогава еди-кой си ще помогне с това утре“, защото може да не е така, тъй като индивидът може да е изключен в този конкретен ден. Но е достатъчно просто да планираме предварително и да мислим кога определени хора са вътре. Всичко, което трябва да направим, е да се приспособим към новия начин на работа; Не предвиждам това да е голям проблем.

„С голяма корпорация няма да имате такъв проблем, защото винаги има някой друг, който потенциално може да помогне. С по-малките организации виждам това като предизвикателство, но не би трябвало да е трудно предизвикателство за преодоляване.“