Смяна на Microsoft Word с Google Docs? 8 лесни съвета, които да ви помогнат да започнете

Microsoft Word може да е най-известният текстообработващ процесор, но базираните в облак документи на Google стабилно засенчват почтения софтуер на Редмънд сред потребителите на интернет, които съзнават бюджета. Не само, че е безплатен, но Google Документи предлага безпроблемни опции за споделяне и е достъпен на всеки компютър или мобилно устройство с уеб връзка.

Успехът на Google накара Microsoft да предложи интернет-базирани версии на своя пакет Office, както и съкратена, безплатна версия на Microsoft Word за мрежата. И докато Google Документи вече не предлага неограничено хранилище безплатно, 15 GB са много документи. Ако сте заменили Word с Google Документи, прочетете нататък за няколко скрити трика.

Открийте шаблони

Не знаете откъде да започнете? Разгледайте включените шаблони. Достъп до тях от главна страница с документи като задържите курсора на мишката върху иконата плюс в долния десен ъгъл и щракнете върху Изберете шаблон икона, която се появява. Или щракнете Файл > Нов > От шаблон вътре в съществуващ документ.

Шаблоните са категоризирани по предназначение и включват форматирани мостри за проектни предложения, бюлетини, няколко правни документа, писма с предложения за работа, автобиографии, училищни доклади и др. Други могат да бъдат предоставени чрез инсталиране на специфични добавки.

Отключете офлайн редактиране

Единственото усложнение с облачните услуги е достъпът, когато нямате интернет връзка, но Google Документи поддържа офлайн редактиране. Отидете на Файл > Направи достъпен офлайн, а най-новата версия на документа ще може да се разглежда и редактира, когато не сте свързани. Когато връзката бъде възстановена, всички промени ще бъдат автоматично синхронизирани. Върнете се към Файл > Направи достъпен офлайн да го деактивирате по всяко време.

Преглед на хронологията на версиите

Всички обичаме да следим промените в един документ, особено ако той се използва от множество хора. Трябва да можете да се върнете назад във времето, ако някой е изтрил нещо случайно или просто сте променили решението си. Тук идва историята на версиите на Google.

Във вашия документ щракнете върху Последната редакция беше преди X дни/часа връзка нагоре отгоре, отворете Файл > История на версиите > Вижте историята на версиите, или използвайте пряк път Ctrl+Alt+ Shift + Н за да видите списък с регистрирани промени по дата и час. Ако са направени множество промени в един и същи ден или за кратък период от време, тези версии се групират като подзаписи под един запис.

За по-голяма яснота на версиите могат да бъдат дадени конкретни имена. Щракнете върху превключвателя в горния десен ъгъл, за да покажете версиите на документа, който сте именували.

Създайте Съдържание

Съдържание с номера на страници

За дълги документи, които биха имали полза от някаква организация, отидете на Вмъкване > Съдържание и изберете един от двата формата (с номер на страница или със сини връзки).

Документи ще потърсят текст, оформен като заглавие, и ще го организират в горната част на страницата с връзки, които ви позволяват да преминете към този раздел. Как стилизирате като заглавие? Маркирайте текста си, щракнете в полето Стилове и изберете Заглавие 1, Заглавие 2, Заглавие 3 и т.н. (Или отидете на Формат > Стилове на абзаци.)

Ако създадете заглавия, след като пуснете полето TOC във вашия документ, щракнете върху кръглата икона за актуализиране до вашето TOC, за да влязат в сила промените. Можете също да видите TOC на страничния панел.

Google от Документи

Google Документи улеснява извършването на изследвания от един прозорец. Ако трябва да намерите файл на Google Диск или информация от мрежата, щракнете върху изследвайте бутон (този, който изглежда като кутия с диамант вътре) в долния десен ъгъл на документа.

Това ще отвори нов панел с лента за търсене, където търсите в мрежата или съществуващите си документи. Последният е обозначен с Cloud Search за бизнес акаунти на Workplace и Drive за лични акаунти. В Workplace задръжте курсора на мишката върху записа и щракнете върху иконата плюс, за да добавите връзка към документа или да вмъкнете изображение. За да добавите цитат от уеб търсене към документа си, задръжте курсора на мишката върху него и щракнете върху иконата на кавички.

Споделете връзка

За да споделите документ, щракнете върху синьото Сподели бутон горе вдясно и въведете имейл адресите на всички получатели. За да изпратите директна връзка към документа, щракнете Копирай връзка за да вземете връзката за споделяне, но само тези, добавени към списъка за споделяне, ще могат да я отворят.

Променете разрешенията, като щракнете Споделяне > Промяна на всеки с връзката, което позволява на всеки с URL адреса да види документа, дори ако не сте въвели специално неговия имейл адрес. След това посочете дали тези хора са зрители, коментиращи или редактори. За да го заключите по-късно, променете го на Ограничен.

След като всички решения са взети, щракнете Копирай връзка от тази страница, за да вземете връзката за споделяне.

Добавяне на нови шрифтове

Google Docs поддържа над 30 шрифта в падащата лента с инструменти за шрифтове, но има още, които се крият на очи. Щракнете върху менюто за шрифтове и изберете Още шрифтове на върха. Това ще отвори меню с други шрифтове, които трябва да бъдат добавени към Документи, преди да могат да бъдат използвани.

Щракнете върху Покажи: Всички шрифтове менюто и изберете Дисплей за да прегледате шрифтовете. Щракнете върху шрифт, за да го добавите към списъка с активни шрифтове под Моите шрифтове. Щракнете OK за да запазите новите шрифтове във вашия активен списък.

Вмъкване на специални символи

Има няколко начина за въвеждане на специални знаци в Google Документи. Отвори Вмъкване > Специални знаци за база данни, пълна с обекти, които можете да вмъквате, включително символи, емоджи, пунктуационни знаци, знаци и акценти, които не са лесно направени със стандартна клавиатура. Знаете от какво се нуждаете, но не знаете как се казва? Начертайте го и Google Docs ще ви даде резултатите.

По-лесен начин да направите това може да бъде чрез менюто Substitutions, където можете да въведете едно нещо, а Google Docs ще покаже нещо друго. Отидете на Инструменти > Предпочитания > Замествания и можете да добавите знаци в колоната Replace, които ще бъдат заменени от знака в колоната „С“, например когато пишете (c), за да създадете символ ©.

Единственият недостатък е, че екранът Substitutions не ви позволява директно да изберете специален символ, но поне можете да добавите такъв към документа и да го копирате. Например, ако искате лесно да създадете Ĉ, можете да създадете заместване, при което изписването на “c^” се превръща в символа, от който се нуждаете.