Най-добрите доставчици на облачно съхранение и споделяне на файлове в облак

Облачното съхранение е много повече от просто място за изхвърляне на данните на вашата компания. Разбира се, това е друга буква на устройството, където потребителите могат да споделят файлове, но с управлявана облачна услуга зад тях, тези платформи предлагат няколко други възможности, които локалното хранилище не може. Говорим за неща като еластичен капацитет, вградено редактиране с многопотребителски версии и по-добра сигурност. Повечето от тях предлагат и интеграция на приложения с останалата част от портфолиото ви от облачни услуги, особено с други доставчици на съхранение и архивиране на бизнес.

Ако вашите служители все още работят от вкъщи поради пандемията и особено ако това може да стане постоянно, ресурсът за съхранение в облак е основен компонент при изграждането на хибридно работно пространство за онлайн сътрудничество. Също така помага, ако преминавате към пълноценна среда за настолни компютри като услуга (DaaS). Един от тях ще ви е необходим не само за съхраняване и организиране на вашите данни, но и за работа с основно сътрудничество, особено защита на данните и подробни разрешения. Интеграцията означава, че дори ако основната работа се извършва в друго приложение, като Salesforce или Slack, всички тези предимства все още се прилагат.

Можете да се доверите на нашите отзиви

От 1982 г. PCMag тества и оценява хиляди продукти, за да ви помогне да вземете по-добри решения за покупка. (Прочетете нашата редакционна мисия.)

За съжаление, същата широчина от възможности също може да създаде трудности. Огромният брой функции, които доставчиците предлагат, за да се конкурират и да се разграничат, може да затрудни насочването към това, от което се нуждаете. Има обаче някои ключови съображения, от които всеки се нуждае. Например, всяко бизнес решение за съхранение в облак трябва да бъде достъпно, проследимо и сигурно. Това означава достъп навсякъде чрез облака, дневник за това кой до какво и кога е осъществявал достъп и услуга, която защитава данните с контрол на достъпа, архивиране и криптиране.

На ИТ ниво администраторите трябва да знаят кой облак съхранява техните данни и къде се намират тези центрове за данни. Това може да бъде обезсърчително не само защото някои доставчици не са склонни да споделят тази информация, но и защото много решения разчитат на търговци с добавена стойност (VARs), за да произвеждат своите ресурси за съхранение в облак. Това създава блато в задния край, където може да бъде трудно да се определи къде се съхраняват битовете. Ще обсъдим всички тези въпроси по-подробно по-долу.

Какво прави споделянето на файлове от бизнес клас?

Положителната страна на този непрекъснато нарастващ списък с функции е, че интелигентните организации могат да намерят нови и креативни начини да използват своята инфраструктура за съхранение. Съхранението в облак означава, че можете да настроите услуга, така че да действа като лека система за управление на документи или дори мениджър на работни потоци, който контролира как вашите данни преминават през верига от потребители. Или можете да се съсредоточите върху функциите за сътрудничество и споделяне на файлове, така че служителите да могат да редактират едни и същи файлове в екипно пространство, като същевременно защитават работата си с версии.

Този вид персонализиране е по-важно сега от всякога. Според скорошно проучване на GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Най-малко 50 процента от работната сила в САЩ вече е настроен за дистанционна работа. Служителите, които се отдалечават от модела на работа в централен офис, могат драстично да променят начина, по който се извършва работата. Съхраняването и извличането на данните на вашата компания трябва да се адаптира и никой друг метод за съхранение не може да се справи с тези промени толкова лесно, колкото облачната услуга.

Лошото е, че ефективното персонализиране изисква планиране, особено когато това персонализиране е около важни работни процеси. Само защото доставчикът на хранилище има дълъг списък с функции, не означава, че автоматично ще се възползвате от всички тях. Познаването кои функции ще работят най-добре и в каква комбинация е планирането, което можете да правите само вие, вашият ИТ персонал и вашите бизнес мениджъри на първа линия.

Първоначално фокусирайте усилията си за планиране само върху ключови работни процеси и започнете с малко. Обърнете внимание на основните способности, особено надеждна достъпност, ефективно архивиране, сигурно съхранение и управление на потребители и групи. След като разберете как искате всичко това да работи, докато вашите работници са толкова широко разпределени, тогава можете да разширите в автоматизиран работен процес, сътрудничество и интеграции на приложения на трети страни. Понякога интеграцията на основни приложения трябва да се обмисли по-рано, например, ако вашият бизнес е стандартизиран на конкретна платформа за производителност. (т.е. магазините на Google ще изберат Google Drive, докато екипите на Microsoft 365 вероятно ще изберат OneDrive).

Лесно „включване“ във вашия друг Apps

Ако нямате очевидна цел за интеграция като Google Workspace, добрата новина е, че облакът улесни различните доставчици да разговарят помежду си чрез отворени стандарти. Тези дни можете да смесвате и съчетавате решения за съхранение в облак с дълъг списък от текущи системи за производителност и управление на документи. Ако трябва да стигнете толкова далеч, за да направите персонализирано кодиране, тогава повечето доставчици предлагат REST API, така че можете както да търгувате с данни, така и да извиквате функции между различни услуги за приложения. Ако всичко, от което се нуждаете, е по-добра автоматизация, тогава услуги като IFTTT или Zapier могат да позволят на всеки да изгради автоматизация на coss-приложения с доста ниска крива на обучение.

Облачните компании също виждат стойността на оперативната съвместимост, въпреки че основно се опитват да се справят с нея в категории и вертикали на клиенти с висока стойност. Доставчици като Microsoft и Salesforce, например, имат огромни партньорски екосистеми с големи каталози с целеви предложения за услуги. Партньорът взема основните продукти на компанията, като Microsoft 365, и изгражда интеграции и функции на работния процес, използвайки този продукт и една или повече облачни услуги на трети страни. Тези решения са създадени, за да привлекат специфични видове бизнес или вертикали.

Така, например, Vendor X може да изгради цялостно решение за управление на лизинг за компании за управление на имоти в големи градове. Това решение може да използва база данни от списъци с имоти, свързани с Salesforce CRM. Тази връзка ще съпостави имотите с потенциални наематели. Оттам той може автоматично да съпостави тип наемател и тип имот с правилния шаблон за лизинг, съхранен в друга база данни или система за управление на договори или документи. Тези договори за наем се попълват с помощта на редактируеми PDF документи, които се пускат в работен процес за одобрение или обратно в рамката на Salesforce, или в друга среда за производителност, като Google Workspace или Microsoft 365.

Разбира се, колкото повече услуги на трети страни използва едно подобно решение, толкова по-висока е цената на потребител на месец. Но фактът, че можете да съберете такова персонализирано решение, като използвате само архитектура на облачна услуга с плъгин, е привлекателен, тъй като ви позволява да разменяте доставчици на услуги доста лесно.

Така че, ако искате да използвате услуга за съхранение в облак по много специфичен начин, със сигурност направете необходимото планиране, за да разберете точно какви видове персонализирани настройки и работни потоци ще ви трябват. Но след като това е направено, не предполагайте, че ще трябва да изградите всичко това сами. Вместо това първо проверете пазарите на приложения за интеграция и добавяне на стойност, налични от вашите ключови доставчици на приложения, както и тези, предлагани от услугата за съхранение. Някой може би вече е изградил идеалното решение от край до край за вас и това е по-евтино и по-лесно, отколкото да развиете свое собствено.

Съхранение и споделяне

Една от причините зад тенденцията в новите функции с добавена стойност е, че капацитетът за съхранение до голяма степен е спорен проблем в облака. Много купувачи започват да се фокусират главно върху капацитета за съхранение на доставчика и колко ще получат за колко долара. Това със сигурност все още е нещо, което трябва да се обмисли, но като цяло пространството за съхранение вече е по-достъпно от всякога, като цените се движат бавно надолу. По отношение на капацитета, повечето доставчици на облачно хранилище предлагат щедро количество съхранение и на различни нива. Няколко терабайта (TB) са нещо обичайно и вече не са голяма разлика между услугите, особено сега, когато добавянето на капацитет за съхранение е лесно и евтино.

Ако внезапно имате нужда от допълнителни 100 GB пространство за бърз проект, повечето доставчици на облачно хранилище правят добавянето на този капацитет просто като щракнете върху някои бутони за опции. Това не само ще ви даде новото пространство, но и автоматично ще увеличи съответно таксата ви за абонамент. Още по-добре, след като проектът е готов и вече нямате нужда от тези 100 GB, можете също толкова лесно да намалите капацитета и цената отново. Този вид еластичен капацитет е лесен за доставчик на облачно хранилище и почти невъзможен за локален ресурс.

Разбира се, цялата тази свобода отново може да усложни нещата, особено в по-голяма компания. Ако капацитетът за съхранение и нивата на абонамент скочат, защото различни мениджъри на отдели непрекъснато променят изискванията си, това може да доведе до хаос с дългосрочния бюджет. Не забравяйте да настроите контроли за това кой може да регулира капацитета (вашият ИТ отдел трябва да е ключов тук), как трябва да се отчитат нови капацитети, какви са минималните изисквания за сигурност и разрешения, кои политики за архивиране трябва да се прилагат и колко често това може се случват в даден отрязък от време (на тримесечие, годишно и т.н.).

Гледайте тези подробности

Всичко това рисува много розова картина, когато става въпрос за проектиране на ваша собствена персонализирана и силно разпространена услуга за съхранение. И макар това да е вярно, все още има няколко дявола, които се крият в детайлите. Голямо е да разберете къде точно са вашите данни. Някои доставчици имат свои собствени центрове за данни, докато други възлагат съхранението си на друг облак на трета страна, често Amazon Web Services (AWS) или подобен плейър за инфраструктура като услуга (IaaS).

Това е важен момент, който трябва да вземете предвид: Подписвате ли споразумение за ниво на услуга (SLA) с доставчик на облак, който е пряко отговорен за инфраструктурата, или доставчикът е задължен на друга страна? Ако това е трета страна, не забравяйте да разследвате тази фирма и да прегледате нейния опит. След това погледнете нивата на услугата, която предлага. Въпреки че всички основни играчи имат известно ниво на гаранция за работоспособност, струва си да се отбележи, че местоположението е важен фактор.

Колко центъра за данни има третата страна? Колко са местни и колко са потенциално в напълно различен локал? Ако сте американска компания, няма смисъл да купувате ресурс за съхранение, който има сървъри, разположени само в Европа. И накрая, разпределят ли се вашите данни между тях за по-добра надеждност? Трябва да можете не само да определяте тези отговори лесно от целевия доставчик, но и да посочите къде искате да съхранявате данните си, за да можете да оптимизирате своето хранилище за скорост на достъп и излишък.

Начинът, по който вашите служители ще имат достъп до файловете си, е не само от решаващо значение, но също така може да варира значително при различните доставчици. Функционалността за споделяне на данни трябва да включва клиент за синхронизиране или някакъв друг вид настолен софтуер, който се намира на всеки компютър или клиент и гарантира, че данните в облака се синхронизират с локални реплики. Но някои доставчици могат да имат други точки за достъп. Например, всички компании за съхранение в облак ще предлагат уеб клиент, но някои може да го направят и основен клиент. Може би това работи за вас, а може би не, но това е нещо, което трябва да тествате, преди да се ангажирате.

Мобилните устройства също са проблем. Много от тези новоразпределени служители се опитват да използват лични устройства за работа и много от тези устройства са мобилни. Вашият доставчик на хранилище има ли мобилни клиенти? Ако е така, трябва да разберете кои платформи се поддържат и след това да тествате как работят тези клиенти. Синхронизирането, например, трябва да функционира различно за мобилни устройства спрямо настолни компютри, тъй като процесорът и ресурсите за съхранение на устройството са толкова различни. Сигурността и потребителският достъп също ще работят по различен начин, особено ако потребителските идентификационни данни включват типове устройства.

Друго нещо, което трябва да запомните, е, че няма винаги да осъществявате достъп до данните си директно чрез доставчика на хранилище. Например, Microsoft OneDrive for Business може да се синхронизира с Microsoft Teams, неговата платформа за екипни съобщения, както и екипните сайтове, които са част от популярната платформа за сътрудничество на SharePoint Online. Така че вашите потребители може да вършат работата си върху файловете в тях apps и след това да ги видите автоматично записани в свързана услуга за съхранение в облак, в този случай OneDrive.

За сравнение, Box (for Business) предлага напълно функционален уеб клиент с поддръжка за плъзгане и пускане. Споделените данни могат да се съхраняват в папки, създадени от отделни лица или в папки на екипи, създадени и контролирани от ръководители на екипи или администратори, но всичко това се случва в прозореца на браузъра. Осъществяването му в друго приложение ще отнеме повече работа, освен ако Box не изгради предварително интеграцията вместо вас.

За почти всеки реален работен процес ще ви е необходима някаква версия на екипни папки, така че как това работи не само в интерфейса на доставчика на хранилище, но и на всяка свързана трета страна apps трябва да се обмисли внимателно преди покупка. Работата с потребителите тук, за да се определи какво им харесва най-много и как вършат работата днес, може да направи дълъг път за улесняване на решението ви за покупка.

Как работят потребителските и груповите папки е това, което трябва да определите, а не само дали решението поддържа тази функция. Какви функции се поддържат, как се контролират и коя трета страна apps те могат да повлияят са всички важни точки. Няколко решения надхвърлят изискванията и включват тясна интеграция с популярни платформи на трети страни, като например гореспоменатия Microsoft 365. Например, дори конкурентът на Microsoft, Google, е изградил конектор на Google Drive Enterprise, за да включи гладка функционалност за сътрудничество за Потребители на Microsoft 365.

Потърсете дълбока и многопластова сигурност

Може би най-важният дявол за съхранение, с който ще трябва да се борите, е сигурността. Поддържането на безопасността на данните днес е по-голямо предизвикателство от всякога. Функциите, които някога се смятаха за разширени, сега са просто базови възможности. Управлението на идентичност от корпоративен клас, например, е нещо, което всеки доставчик на съхранение трябва да предлага. Това означава не само съпоставяне на идентификационните данни на отделен потребител с какви файлове и папки имат достъп, но също така добавяне на функции за многофакторно удостоверяване и еднократно влизане (SSO).

Както бе споменато по-горе, сигурното съхранение означава защита на данните от повече от любопитни очи. Излишните слоеве за съхранение означават, че трябва да можете да картографирате кои центрове за данни съдържат не само основното копие на вашите данни, но и първото резервно ниво. Така че, ако имате 500 GB данни с Vendor X, тогава трябва да можете да съхранявате файловете, до които вашите служители имат най-голям достъп в центрове за данни, близо до мястото, където работят. Тогава Vendor X трябва също да ви позволи да синхронизирате тези файлове с копие, намиращо се в друг център за данни, който все още се управлява от този доставчик, така че ако основният ви екземпляр изпадне, друго копие на данни може да бъде незабавно достъпно.

Доставчикът X също трябва да извършва редовно архивиране както на сайтовете, така и на магазина че данни на друго място. И накрая, трябва да можете да получите интеграция с доставчик на облачно архивиране на трета страна, така че да можете автоматично да извършвате още едно архивиране самостоятелно и да го съхранявате на сървъри от напълно различен доставчик или дори на собствен локален сървър или свързан към мрежа устройство за съхранение (NAS).

Това може да звучи като излишно, но красотата на управляваната облачна услуга е, че този вид многостепенна архитектура е сравнително лесна за изграждане от гледна точка на клиента и е доста автоматична, след като бъде създадена. Докато го тествате от време на време, можете да сте сигурни, че каквото и да се случи, вашите данни ще останат безопасни и достъпни.

Шифроването е друга основна функция за сигурност. Всички наши тествани доставчици поддържат това в различна степен, но ако срещнете такъв, който не просто продължава да търси. Шифроването е задължително и ви е необходимо както докато данните се движат между вашите потребители и облака, така и когато стигнат до тези облачни сървъри и спрат да се движат. И така, както „в транзит“, така и „в покой“. Тестването на тези възможности означава разбиране на използваните схеми за криптиране, както и тяхното въздействие върху производителността на извличане на данни.

За щастие, доставчиците на облачно съхранение работят усилено, за да осигурят сигурността, както за да пазят вашите битове в безопасност, така и да се конкурират помежду си. Дотолкова, че повечето ИТ специалисти се доверяват на сигурността в облака толкова или повече от това, което е налично на място (64 процента според проучване от 2015 г. Cloud Alliance Security). Логиката е доста проста. Повечето ИТ специалисти просто нямат бюджет за проучване, внедряване и управление на разширените възможности за сигурност, които доставчиците на облачни услуги могат да осигурят, защото това е от ключово значение за основния им бизнес.

Важни функции за съответствие с нормативните изисквания

Освен простото запазване на безопасността на клиентските данни, друг фактор, който значително засилва сигурността в облака, е необходимостта от спазване на важни регулаторни стандарти, като Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA) и ISO 27001. Livedrive for Business е донякъде уникален тук, защото е фокусиран върху европейски клиенти, така че е изграден около Общия регламент за защита на данните (GDPR), поради което сървърите му се намират в ЕС и Обединеното кралство.

В случай, че се чудите, някои от най-добрите функции, които купувачите на ИТ търсеха в решение за съхранение в облак от бизнес клас, бяха проучени от фирма за пазарни проучвания Statista и докладвано по-долу.

Но функциите, изброени в тази графика, основно се отнасят до ежедневните оперативни нужди от страна на ИТ. Нормативните изисквания обикновено се определят от вашия правен персонал, поради което те не са представени по-горе. Те обаче са не по-малко важни и ще трябва да ги вземете предвид в планирането си. Доставчиците на облачно съхранение обикновено имат няколко вградени функции, специално за справяне с проблемите със съответствието.

Популярен за няколко регулации и дори най-строгите политики за сигурност е, че всеки файл и папка има одитна пътека. Това ще покаже кога за първи път е бил съхранен в системата, как и кога е бил променен, кой е осъществил достъп до него и какви видове операции са били извършени, като копиране, изтриване или преместване. Това е от първостепенно значение за по-строго регулираните или загрижени за сигурността вертикали. Загубата на критични за мисия файлове поради грешки или неправомерно поведение често може да струва стотици хиляди или дори милиони долари като репарации или загубен капитал.

Запазването на файлове е друго често срещано законово изискване. Трябва да контролирате колко дълго живеят данните в системата, как са достъпни и кога могат да бъдат изтрити или изтритиhiveд. И вашият доставчик на хранилище трябва да направи тези функции лесни за използване. В силно регулирани индустрии наличието на правилната информация под ръка често може да означава разликата между спазването или неспазването на федералните или специфични за индустрията разпоредби.

Всичко това означава, че преди да закупите облачна услуга, трябва да седнете с вашия ИТ персонал и вашия експерт по съответствие, за да разберете точно къде са данните и apps трябва да бъдат локализирани и какви функции трябва да поддържат, за да приемат важните за вашия бизнес разпоредби за съответствие.

Стъпка по стъпка

Изборът на продукт за съхранение в облак за вашата организация може да изглежда като обезсърчаваща задача, когато първо вземете предвид всички включени променливи. Различните фирми не само имат различни изисквания за съхранение в облак и споделяне на файлове, но и изискват солидна сигурност за архивиране и споделяне на файлове. Постигането на баланс между използваемост, сигурност и персонализиране в крайна сметка трябва да се ръководи от бизнес изискванията. Но разбирането какви точно са тези изисквания е сериозна задача, която ще изисква реална работа; това не е нещо, което искате да решите с незабавно решение.

Докато някои от доставчиците, които прегледахме, улесняват мигрирането на вашите данни от на службата си, не всички са толкова замислени. След като се регистрирате и преместите данните си в конкретна услуга, обикновено не е тривиално да ги преместите в друга, така че е добра идея да си направите домашната старателно, преди да се ангажирате с който и да е доставчик.

Планирането е ключът. Така че седнете с бизнес лидери, ИТ мениджъри и дори представител на доставчика на облачни услуги, ако можете. Това ще отнеме известно време и усилия, но да си направим труда да очертаем необходимите функции за настоящите и бъдещите нужди на вашата организация ще направи намирането на правилното решение много по-лесно.

Имате въпроси относно това как да подходите към облачното съхранение за вашия малък бизнес? Присъедини се към [имейл защитен] дискусионна група в LinkedIn и можете да попитате доставчици, редактори на PCMag и професионалисти като вас.