Най-добрите услуги за архивиране в облак за бизнес

През изминалата година се наблюдават бързи промени за ИТ специалистите, отговарящи за архивирането на данни. Вместо да има пълен контрол върху локалните ресурси за съхранение, архивирането се превърна в отдалечена операция както с конзолите за управление, така и с целевите ресурси за съхранение в облака. Това означава, че новата степен на защита на данните е станала от решаващо значение за поддържането на ежедневния бизнес. Дори компаниите, които все още изискват локални, локални архиви, трябваше да променят стратегията си, тъй като по-голямата част от работната сила – и техните данни – до голяма степен са напуснали сградата. Архивирането в облак някога беше основно за малки предприятия, които се нуждаеха от напълно управлявана услуга; сега това е важно съображение за фирми от всякакъв размер.

Според Spiceworks' Тенденции за съхранение на данни през 2020 г. и след това проучване, което разглежда отблизо състоянието на данните и съхранението в бизнеса, приемането на съхранение в облак ще нарасне рязко, като 39% от компаниите вече използват облачна инфраструктура за съхранение и допълнителни 20% се очаква да въведат до 2022 г.

Можете да се доверите на нашите отзиви

От 1982 г. PCMag тества и оценява хиляди продукти, за да ви помогне да вземете по-добри решения за покупка. (Прочетете нашата редакционна мисия.)

(Бележка на редактора: компанията майка на PCMag притежава Spiceworks Ziff Davis.)

Голяма част от това вероятно се дължи на новите работни норми, които налагат не само отдалечени офиси и разпределени екипи, но и хибридни възможности за работа за много служители. Защитата на данните в този сценарий изисква ефективни и надеждни услуги за архивиране в облак. Въпреки това, проучването на Spiceworks показа, че много мениджъри все още имат проблеми с доверието на своите данни в облака, тъй като сигурността все още е голям блокатор за приемането на облака. По-малко от една трета от компаниите (31%) са толкова удобни да съхраняват данни в облака, колкото и да ги съхраняват на място, което естествено е проблем за решенията за отдалечена работа. Това означава, че първоначалната ви инвестиция за архивиране в облак вероятно ще се повиши, когато обмислите допълнителни мерки за сигурност, като скенери за злонамерен софтуер на трети страни, защита от откуп и виртуални частни мрежи (VPN).

Резервните сливания могат да объркат работата

Имаше доста консолидация в пространството за архивиране в облака. Mozy Pro беше придобит от Carbonite през 2018 г. и преустановен. Самият Carbonite се сля с OpenText през 2019 г. и преработи своите предложения в абонаменти за дома и бизнеса. CloudBerry Lab вече се продава като MSP360. Дори победителят в избора на редактори, Arcserve, промени своите възможности по-рано тази година, когато погълна StorageCraft, придобиване, което позволи на компанията да обнови много от своите предложения от бизнес класа.

Има и нови доставчици, които се фокусират основно върху решения „всичко в едно“, насочени към малки и средни предприятия (SMB), които искат да покрият възможно най-много защита на данните с една покупка. Другият ни победител в избора на редактори, Acronis, се придвижи в тази посока, тъй като сега съчетава своите отлични функции за архивиране със сигурност на крайната точка и възможности за управление на устройства.

Освен това, сценариите за отдалечена работа гарантират, че конкуренцията в пространството за архивиране в облак остава пламенна. Много такива компании насочват своите маркетингови кампании директно към конкретни конкуренти. Например услугата Business Backup на Backblaze сравнява своите характеристики и цени с CrashPlan Small Business и Carbonite. Този вид екстремен маркетинг означава, че можете да се доверите на информацията за доставчици дори по-малко, отколкото на други видове услуги. Само задълбочена оценка на платформата ще ви уведоми дали е подходяща за вас и това е най-добре да се направи в рамките на 30 дни, а не 14-те, които много доставчици предлагат.

Сигурността на облачните данни и трансфери е от решаващо значение за отдалечената работа, но не е единственото съображение. Това е потвърдено чрез проучване наскоро проведено от фирма за пазарни проучвания, Statista. Това показва, че освен сигурността, производителността на архивиране, възстановяването на ниво файл и техническата поддръжка са жизненоважни съображения за повечето купувачи на ИТ.

Най-важните функции за архивиране и съхранение в облак за бизнеса

Какво точно е облачно архивиране?

Услугите за архивиране в облак предоставят на клиентите достъп до споделена, софтуерно дефинирана инфраструктура за съхранение. Това по същество означава съхранение, което се управлява като виртуален ресурс. Използването на виртуална, софтуерно дефинирана архитектура позволява на доставчиците да създават голям пул за съхранение и след това да го разпределят между своите клиенти. След това те не само могат да управляват целия ресурс до ниво байт, но също така могат да използват архитектури с множество наематели, за да се уверят, че акаунтите са напълно отделни, така че данните на един клиент да не се „сблъскват” с други.

Да предположим, че вашият доставчик на архивиране ви позволява да изберете цел за съхранение на трета страна. В този случай ще откриете, че повечето такива доставчици на съхранение също продават инфраструктура като услуга (IaaS), като Amazon Web Services (AWS). Въпреки това, докато можете да създавате сървъри в тези облаци и да ги използвате като резервни цели, повечето имат специални услуги за съхранение, които изглеждат като мрежови устройства за потребителите и софтуера. Това е страхотно от гледна точка на гъвкавостта. Не забравяйте да вземете предвид цената на тези услуги в общите си очаквания за резервно ценообразуване.

Инструментите за управление, които доставчикът на облачно архивиране предоставя, обикновено се основават на размера и търсенето на клиента, променящите се условия на честотната лента, изискванията за сигурност и в някои случаи дори променливи изисквания за запазване на данни. Последното означава, че доставчикът на облака автоматично ще изпусне версии на файл или папка, които са по-стари от времето, зададено от вашия ИТ администратор, като всяка версия, по-стара от шест месеца, например.

Доставчиците на облачно архивиране могат също да позволят на клиентите да съхраняват често използвани данни на места с бърз достъп. Това може да бъде всичко - от център за данни, притежаван от доставчика, по-близо до офиса на клиента до локален ресурс за съхранение на сайта на клиента, който може да действа като посредник за архивиране. Подобно на мрежово прикачено устройство за съхранение (NAS), такъв ресурс може да съхранява най-популярните файлове и да ги обслужва в много по-бърза локална мрежа, отколкото в интернет.

Всяко такова ниво на съхранение има различна цена и инструментите за архивиране, предоставени от доставчика на облачно хранилище, могат да автоматизират как вашите данни се движат между тези нива въз основа на правилата, контролирани от вашия ИТ персонал. Това е подобно на старите йерархични стратегии за съхранение, но е много по-лесно и се случва изцяло като управлявана услуга. Всичко, което трябва да направите, е да преминете през процес на първоначална настройка и ще можете да получите данните на вашата организация от всяко устройство с възможност за интернет. Няма нужда от специални физически или виртуални сървъри, скъпи лентови устройства със собствен (и често загадъчен) надежден софтуер за архивиране или складово пространство извън площадката, където съхранявате касети с основни ленти.

Следвайте правилото 3-2-1

За малки и средни предприятия (SMBs), облакът позволява на ИТ администраторите да извършват множество архивни копия по-ефективно, отколкото с тромави лентови устройства. Поддържането на множество копия на критични фирмени данни е безпроблемно, особено ако е по-лесно и струва по-малко. Все пак трябва да следвате най-добрите практики и едно от най-популярните е правилото 3-2-1.

Правилото 3-2-1 гласи, че трябва да имате три копия на вашите данни по всяко време, че да ги съхранявате поне на архивирани две различни видове съхранение и това най-малко един копие на тези данни се съхранява извън сайта. В миналото тези по-горе тромави ленти и твърди дискове правеха това трудно или в най-добрия случай досадно. Услугите за архивиране на бизнес облака го правят много по-лесно, тъй като предоставят отделна цел извън площадката на много по-ниска цена, отколкото например наемането на складово пространство за съхранение на многобройни рафтове със стари ленти. По-напредналите играчи дори ви позволяват да избирате между различни места на центрове за данни или множество центрове за данни, което означава, че можете да приложите архитектура 3-2-1, като използвате само един доставчик.

Въпреки това, не всички предложения са създадени равни. Има шеметен набор от устройства, които трябва да бъдат архивирани. Настолните компютри, сървърите, мобилните устройства и NAS кутиите трябва да бъдат защитени. Поддръжката е разнообразна и нито един модел за изчисляване на разходите не насочва всеки бизнес към правилната цена. Отдалечената работа направи това още по-сложно, ако вашата компания позволява на работниците да използват лични устройства или домашни NAS и външни твърди дискове. Всяка стратегия за архивиране е уникална.

Освен различните нива на производителност на трансфер, някои доставчици, като Backblaze Backup for Business и IDrive Team, предлагат повече физически възможности, като изпращане на абонати на външен твърд диск, който съдържа всички данни от най-новото им архивиране. След това можете да съхранявате тези данни на безопасно място или просто да ги използвате, за да ги възстановите от много по-бързо локално устройство.

Акаунт за вашите операционни системи

Както споменахме, ключово съображение за всеки бизнес в наши дни е колко и какви устройства поддържа доставчикът на архивиране. В края на краищата, отличната услуга за архивиране в облак няма особена полза, ако не може да защити всичките ви данни, независимо къде живеят, а това означава да гледате отвъд стандартните настолни компютри и сървъри. Едно стабилно решение трябва да обхваща както компютрите Apple macOS, така и Microsoft Windows 10. Все пак той също трябва да може да работи с Linux и Microsoft Windows Server, за да защити вашите бек офис активи.

След това има онова постоянно нарастващо и постоянно променящо се блато за мобилност. Защитата на данни, съхранявани на мобилни устройства, бързо се превръща в задължителна за ефективен план за архивиране и това вероятно ще продължи дори след като работниците започнат да се връщат в офиса. Вашият доставчик трябва да може да работи както с устройства с Apple iOS, така и с Google Android, особено ако използвате тези платформи за повече от обикновени потребители. Отличен пример би бил бизнес, който използва телефони или таблети като решение за точка на продажба (POS).

Виртуалната инфраструктура е друга важна цел за безопасността на архивирането и данните. В много случаи това ще попадне в две категории, дори на ниво SMB, където компаниите имат виртуални сървъри, разположени както на място, така и в публична облачна услуга. Усложнението тук е, че докато всичко е виртуална инфраструктура, облачните спрямо локалните виртуализирани слоеве често се нуждаят от инструменти за междинен софтуер, за да разговарят помежду си. Това може да означава и различни резервни клиенти. Ще трябва да се уверите, че вашият доставчик на облачно архивиране може да поддържа тези изисквания. Citrix Hypervisor, Microsoft Hyper-V и VMWare VSphere обикновено са най-често използваните платформи за локална виртуализация. В същото време Amazon Web Services, Google Cloud Platform и Microsoft Azure са най-често срещаните облачни ресурси. Тестването на вашата услуга за архивиране във всички услуги, които вашата компания използва, трябва да бъде съществена част от вашия процес на оценка.

Конфигурирайте внимателно

Едно от основните оплаквания относно архивирането apps старото е, че са били тромави и трудни за използване. Въпреки че много от нашите доставчици на услуги за архивиране на бизнес облак са работили усилено, за да променят това, много решения все още срещат трудности. Ключът тук е двоен: Първо, услугата трябва да предпазва потребителите (има предвид вашата популация от общи работници) от всяка форма на сложност. Клиентите за архивиране трябва да бъдат възможно най-лесни за използване и разгръщането им на клиентски устройства е най-добре, ако това е автоматизиран, контролиран от ИТ процес. Второ, сложността не трябва да бъде запазена само за вашия ИТ персонал. Трябва също да има стабилни инструменти за обучение и техническа подкрепа за правилното обучение на тези служители. Възможно е да имате твърде много възможности за избор, така че не забравяйте да оцените конкуренцията apps внимателно и претеглете тяхната сложност спрямо нуждите на вашата организация.

Повечето решения предлагат както офлайн, така и облачни цели за обем. Това може да е важно, ако вашата компания използва софтуерни инструменти, хоствани в облак, или се предоставя като управлявани облачни услуги. Например, можете да стартирате имейл сървър на Microsoft Exchange на място и този сървър ще трябва да бъде архивиран. Но можете също да използвате хоствана имейл услуга, като Intermedia Hosted Exchange, където доставчикът на услуги трябва да извършва собствени вътрешни архиви. Но дори и да е така, вашият ИТ персонал може все пак да иска да архивира имейл данните, които се хостват в облака на този доставчик, така че да имате директен контрол. Това е особено важно, ако вашият бизнес е обект на определени регулаторни условия, като тези, наложени от HIPAA или SOX.

Търсите пълен набор от инструменти за ежедневно управление за таблото за управление на вашия доставчик на резервно копие. Не само за имейл, но и за този дълъг списък от инструменти за облачна производителност, които толкова много компании използват сега. С това говорим за пакетни решения като Google Workspace, Microsoft 365 или Zoho Docs; но говорим и за специализирани инструменти, които сега също са преминали към модел на облачни услуги. Това може да покрие всичко от имейл маркетинга до бюрото ви за обслужване на клиенти. Ако използвате тези или други облачни ресурси, съхраняващи важни данни, трябва да тествате как вашият доставчик на архивиране се интегрира с тези услуги.

Архивиране и възстановяване

Тестването на процеса на архивиране и възстановяване също трябва да включва компонент за производителност. Доставчиците на архивиране използват различни подходи и функции, за да повлияят на този процес. Популярният метод се нарича инкрементален процес на архивиране. Популярно е, защото след първото архивиране, което е дълъг процес, тъй като за първи път архивира цялото ви натоварване в облака, всички последващи архивни копия съхраняват само промени във файлове и папки, а не пълно копие. Това намалява изискванията за честотна лента, което предпазва вашата мрежа от задавяне. Това може да не е критично за домашния работник, но е практически от съществено значение в централен офис, особено ако използвате непрекъснато или почти непрекъснато архивиране.

Други контроли може да включват ограничаване на честотната лента, при което софтуерът за архивиране може да намали или да зададе размера на честотната лента, която ще използва. Това също ще запази нуждите от честотна лента ниски, но ще повлияе пряко на производителността. Можете също да помислите за стартиране на архивиране през тяхната собствена виртуална LAN (VLAN) или използване на някаква форма на качество на услугата (QoS). Това ще управлява честотната лента, която използва операцията за архивиране, така че да знаете, че тези архиви се случват.

Независимо от метода, ИТ специалистите често описват архивирането в облака като пълнене на плувен басейн с хартиена чаша. Въпреки че наличната честотна лента бързо наваксва огромните изисквания, създадени от огромни набори от данни, първоначалното архивиране обикновено е най-лошото, а последващите инкрементални архиви са много по-лесни и по-бързи. Някои доставчици улесняват този първоначален процес на засяване, като първо го архивират на външен твърд диск на сайта на клиента, което ще бъде много по-бързо, тъй като е в локална мрежа. След това клиентът изпраща тази първоначална моментна снимка до доставчика на резервно копие, който след това я разгръща в своята локална мрежа. След това архивирането започва да се извършва през интернет и веднага се увеличава.

Възстановяването на производителността също е от решаващо значение. В случай на бедствие клиентите обикновено се нуждаят от данните си обратно бързо. Това означава да тествате ефективността на възстановяването не само по време на първоначалната ви оценка, но и редовно. Ако изтеглянето на липсващи данни от облака отнема дни, това може да се превърне директно в загубено време и пари.

Някои доставчици ви позволяват да хеджирате залозите си в това отношение. Ако се притеснявате, че интернет може да не е достатъчно бърз или може би дори да не е наличен след бедствие. Тези доставчици ще ви доставят външен твърд диск с най-актуалното архивиране по график, като например веднъж на тримесечие или повече. След това ИТ персоналът може да запази това устройство безопасно и след това да го използва, ако архивирането в облак не е възможно.

Сигурност и отчитане

Само защото дадено приложение може да прехвърли вашите данни в облака, не означава, че го прави безопасно. Шифроването е стандартна практика в индустрията и дори не трябва да обмисляте продукт, който не го приема на сериозно. Шифроването на Secure Socket Layer (SSL) е типичният избор за всички трансфери на данни, независимо дали изпращате или получавате данни. Това драстично намалява риска хакер да прихване и открадне информацията. Това само по себе си обаче не е достатъчно. Веднъж на местоназначението и считани за „в покой“, данните трябва да бъдат криптирани с помощта на най-мощната налична форма. В повечето случаи това ще бъде някаква форма на Advanced Encryption Standard (AES).

Освен това вероятно ще трябва да гарантирате съответствие с корпоративната политика, което се превръща в предизвикателна задача за масовите ИТ отдели. Сега е по-важно от всякога да има бърз преглед на съвместимите системи за администратор на архивиране. Ransomware е нарастваща заплаха за сигурността, засягаща всичко - от малкия бизнес до градските услуги. Тези заплахи, заедно с отдалечени работници и недоволни служители, могат да изтрият данните в момент. Жизненоважно е да гарантирате, че можете да установите отчетност и да се уверите, че тя се прилага и редовно се тества. Добре проектираното табло може да помогне за тази разлика.

Отчитането на състоянието на процеса на архивиране и съхраняваните данни е друго задължително. Понякога готовите отчети може да не отговарят напълно на вашите очаквания или нужди, така че доставчик, който ви позволява да проектирате персонализирани отчети, е добър избор. Въпреки че не е абсолютна необходимост, това може да бъде ключово за обвързването на приложение за архивиране в по-гигантско хранилище за данни и също така е жизненоважно, ако вашата компания трябва да проследява каквито и да е показатели за съответствие. Отново, тестването на функционалността за отчитане на вашия доставчик на облачно архивиране трябва да бъде част от вашия първоначален процес на оценка.

Балансиране на вашите избори за архивиране

Отнема доста домашна работа, за да изберете най-добрата услуга за архивиране в облак на вашата организация. Това изисква от вас да балансирате надеждността на продукта, колко лесно е конфигуриран, както и неговата цена, сигурност и използваемост. По-малките екипи и стартиращи компании имат различни изисквания от предприятията и сега виждаме повече избор от всякога и за двата лагера.

Преминаването към дистанционна и хибридна работа със сигурност усложнява нещата, още повече, че компаниите осъзнават, че тези мерки ще станат постоянни за много работници. Това прави архивирането по-сложно, не само за запазване на важни документи и файлове, но и за осигуряването им по време на транспортиране и в покой и в по-изчерпателен набор от целеви устройства.

С доставчиците на хранилища, които предлагат архивиране и различни функции за споделяне на файлове, включването на вашия ресурс от доставчик в сътрудничество между сайтове е друго съображение, което ще се нуждае от тестване. Това става популярна нова функция, която доставчиците използват, за да се разграничат, но възможностите могат да варират значително. Освен това ще трябва да видите как тези функции работят с всички други инструменти за сътрудничество, които може да използвате.

Докато победителите в нашия избор на редактори представляват най-добрата обща стойност за най-широкия кръг от бизнес клиенти, когато пазарувате своето решение, от съществено значение е да вземете предвид нуждите и рисковия профил на вашата конкретна организация. В крайна сметка най-добрата услуга за архивиране в облак ще бъде тази, която най-точно отговаря на вашите нужди и единственият начин да гарантирате това е да я тествате директно спрямо тези изисквания. И не само веднъж, а по редовен график, който трябва да се случва няколко пъти в годината.

Имате въпроси относно това как да подходите за архивиране в облак? Присъедини се към [имейл защитен] дискусионна група в LinkedIn и можете да попитате доставчици, други професионалисти като вас и редакторите на PCMag.