Najbolji dobavljači poslovnog prostora za skladištenje i dijeljenje datoteka

Skladištenje u oblaku je mnogo više od običnog mjesta za skladištenje podataka vaše kompanije. Naravno, to je još jedno slovo diska gdje korisnici mogu dijeliti datoteke, ali sa upravljanom uslugom u oblaku iza sebe, ove platforme nude nekoliko drugih mogućnosti koje lokalna pohrana ne može. Govorimo o stvarima kao što su elastični kapacitet, inline uređivanje s višekorisničkim verzijama i bolja sigurnost. Većina njih također nudi integraciju aplikacija s ostatkom vašeg portfelja usluga u oblaku, posebno s drugim dobavljačima pohrane i sigurnosnih kopija poslovanja.

Ako vaši zaposlenici i dalje rade od kuće zbog pandemije, a posebno ako bi to moglo postati trajno, resurs za pohranu u oblaku je temeljna komponenta pri izgradnji hibridnog radnog prostora za online suradnju. Takođe pomaže ako prelazite na potpuno okruženje desktop-kao-usluga (DaaS). Jedan od njih će vam trebati ne samo za pohranjivanje i organiziranje vaših podataka, već i za rukovanje osnovnom saradnjom, posebno zaštitom podataka i detaljnim dozvolama. Integracija znači čak i ako se primarni posao obavlja u drugoj aplikaciji, kao što je Salesforce ili Slack, sve te pogodnosti i dalje vrijede.

Možete vjerovati našim recenzijama

Od 1982. PCMag je testirao i ocijenio hiljade proizvoda kako bi vam pomogao da donesete bolje odluke o kupovini. (Pročitajte našu uređivačku misiju.)

Nažalost, ta ista širina mogućnosti također može predstavljati poteškoće. Veliki broj funkcija koje dobavljači nude da bi se nadmetali i razlikovali može otežati usmjeravanje na ono što vam je potrebno. Međutim, postoje neka ključna razmatranja koja su svima potrebna. Na primjer, svako poslovno rješenje za pohranu u oblaku mora biti dostupno, sljedljivo i sigurno. To znači pristup bilo gdje putem oblaka, evidenciju ko je čemu i kada pristupao i uslugu koja štiti podatke kontrolom pristupa, sigurnosnom kopijom i enkripcijom.

Na IT nivou, administratori moraju znati u kojem oblaku se nalaze njihovi podaci i gdje se ti centri podataka nalaze. Ovo može biti zastrašujuće ne samo zato što neki dobavljači nerado dijele ove informacije, već i zato što se mnoga rješenja oslanjaju na preprodavače s dodanom vrijednošću (VAR) kako bi proizveli svoje resurse za pohranu u oblaku. To stvara pozadinu u kojoj može biti teško odrediti gdje se bitovi pohranjuju. U nastavku ćemo detaljnije raspravljati o svim ovim pitanjima.

Šta radi dijeljenje datoteka poslovnog ranga?

Pozitivna strana ove sve veće liste karakteristika je da pametne organizacije mogu pronaći nove i kreativne načine da koriste svoju infrastrukturu za skladištenje. Skladištenje u oblaku znači da možete podesiti uslugu tako da djeluje kao lagani sistem za upravljanje dokumentima ili čak kao menadžer toka posla koji kontrolira kako vaši podaci teku kroz lanac korisnika. Ili se možete fokusirati na kolaboraciju i funkcije dijeljenja datoteka tako da zaposleni mogu uređivati ​​iste datoteke u timskom prostoru, a istovremeno štite svoj rad pomoću verzija.

Ova vrsta prilagodljivosti je sada važnija nego ikad. Prema nedavnom istraživanju od strane GlobalWorkPlaceAnalytics.com, najmanje 50 posto američke radne snage je sada podešen za rad na daljinu. Zaposlenici koji se udaljavaju od modela rada centralne kancelarije mogu drastično promijeniti način na koji se posao obavlja. Pohranjivanje i preuzimanje podataka vaše kompanije treba se prilagoditi i nijedan drugi način pohrane ne može podnijeti te promjene tako lako kao usluga u oblaku.

Problem je u tome što efektivno prilagođavanje zahteva planiranje, posebno kada se to prilagođavanje odnosi na važne tokove posla. Samo zato što dobavljač skladišta ima dugu listu funkcija ne znači da ćete ih sve automatski iskoristiti. Znati koje funkcije će najbolje funkcionirati iu kakvoj kombinaciji je planiranje koje možete raditi samo vi, vaše IT osoblje i vaši prvi poslovni menadžeri.

U početku se fokusirajte na planiranje samo na ključne tokove posla i počnite s malim. Obratite pažnju na osnovne sposobnosti, posebno na pouzdanu pristupačnost, efikasne sigurnosne kopije, sigurno skladištenje i upravljanje korisnicima i grupama. Jednom kada znate kako želite da sve to funkcionira dok su vaši radnici tako široko raspoređeni, tada se možete proširiti na automatizirani radni tok, suradnju i integracije aplikacija trećih strana. Ponekad osnovne integracije aplikacija treba razmotriti ranije, na primjer, ako se vaše poslovanje standardiziralo na određenoj platformi za produktivnost. (tj. Google prodavnice će izabrati Google Drive, dok će Microsoft 365 odeće verovatno izabrati OneDrive).

Jednostavna "priključivost" na vaše drugo Apps

Ako nemate očigledan cilj integracije kao što je Google Workspace, dobra vijest je da je oblak olakšao različitim dobavljačima da razgovaraju jedni s drugima putem otvorenih standarda. Ovih dana možete miješati i uskladiti rješenja za pohranu u oblaku s dugom listom trenutnih sistema za produktivnost i upravljanje dokumentima. Ako morate ići toliko daleko da napravite neko prilagođeno kodiranje, onda većina dobavljača nudi REST API-je tako da možete trgovati podacima i pozivati ​​funkcije između različitih servisa aplikacija. Ako je sve što vam treba bolja automatizacija, onda usluge poput IFTTT-a ili Zapier-a mogu svakome dozvoliti da izgradi automatizaciju coss-aplikacija s prilično niskom krivuljom učenja.

Kompanije u oblaku također vide vrijednost interoperabilnosti, iako se prvenstveno trude da je riješe u visokovrijednim kategorijama kupaca i vertikalama. Prodavci poput Microsofta i Salesforcea, na primjer, imaju ogromne partnerske ekosisteme sa velikim katalozima ciljanih ponuda usluga. Partner preuzima osnovne proizvode kompanije, kao što je Microsoft 365, i gradi integracije i funkcije toka posla koristeći taj proizvod i jednu ili više usluga u oblaku trećih strana. Ta rješenja su napravljena da privuku određene vrste poslovanja ili vertikale.

Tako bi, na primjer, Vendor X mogao izgraditi end-to-end rješenje za upravljanje zakupom za kompanije za upravljanje nekretninama u velikim gradovima. To rješenje može koristiti bazu podataka popisa nekretnina povezanih sa Salesforce CRM-om. Taj link bi odgovarao nekretninama potencijalnim iznajmljivačima. Odatle može automatski uskladiti tip iznajmljivača i tip imovine sa pravim predloškom zakupa pohranjenom u drugoj bazi podataka ili sistemu za upravljanje ugovorima ili dokumentima. Ti ugovori o zakupu se popunjavaju pomoću PDF dokumenata koji se mogu uređivati ​​i koji se ubacuju u radni tok odobrenja bilo natrag u Salesforce framework ili neko drugo produktivno okruženje, kao što je Google Workspace ili Microsoft 365.

Naravno, što više usluga trećih strana koristi ovakvo rješenje, to je viša cijena po korisniku po mjesecu. Ali činjenica da možete spojiti tako prilagođeno rješenje koristeći samo plug-in arhitekturu usluge u oblaku je atraktivna jer vam omogućava prilično lako zamjenu dobavljača usluga.

Dakle, ako želite da koristite uslugu pohrane u oblaku na vrlo specifičan način, svakako izvršite planiranje potrebno da biste shvatili koje vrste prilagođenih podešavanja i tokova rada će vam trebati. Ali kada to bude gotovo, nemojte pretpostavljati da ćete sve to morati sami izgraditi. Umjesto toga, prvo provjerite tržišta aplikacija za integraciju i dodanu vrijednost koja su dostupna od vaših ključnih dobavljača aplikacija, kao i ona koja nudi usluga pohrane. Neko je možda već napravio savršeno rešenje od kraja do kraja za vas, a to je jeftinije i lakše nego da koristite svoje.

Pohrana i dijeljenje

Jedan od razloga za trend u novim funkcijama koje dodaju vrijednost je taj što je kapacitet pohrane uglavnom sporno pitanje u oblaku. Mnogi kupci počinju se fokusirati uglavnom na kapacitet skladišta dobavljača i koliko će dobiti za koliko dolara. To je svakako nešto što treba uzeti u obzir, ali sveukupno gledano, prostor za skladištenje je sada pristupačniji nego ikad s cijenama koje polako opadaju. Što se tiče kapaciteta, većina provajdera pohrane u oblaku nudi izdašnu količinu prostora za pohranu i to na različitim nivoima. Više terabajta (TB) je uobičajeno i više nije velika razlika između usluga, posebno sada kada je dodavanje kapaciteta za skladištenje jednostavno i jeftino.

Ako vam je odjednom potrebno dodatnih 100 GB prostora za brzi projekat, većina dobavljača pohrane u oblaku čini dodavanje tog kapaciteta jednostavnim klikom na gumbe sa opcijama. To ne samo da će vam dati novi prostor, već će i automatski povećati vašu pretplatu u skladu s tim. Još bolje, kada je projekat završen i više vam ne treba tih 100 GB, možete ponovo smanjiti i kapacitet i cijenu jednako lako. Ova vrsta elastičnog kapaciteta je laka za dobavljača skladištenja u oblaku i gotovo nemoguća za lokalni resurs.

Naravno, sva ta sloboda opet može zakomplikovati stvari, pogotovo u većoj kompaniji. Ako kapacitet skladištenja i stope pretplate skaču zbog toga što različiti menadžeri odjela stalno mijenjaju svoje zahtjeve, to može napraviti haos s dugoročnim budžetom. Obavezno postavite kontrole oko toga ko može prilagoditi kapacitet (vaš IT odjel bi trebao biti ključan ovdje), kako treba prijaviti nove kapacitete, koji su minimalni zahtjevi za sigurnost i dozvole, koje politike sigurnosnog kopiranja treba primijeniti i koliko često to može dešavaju u određenom vremenskom odseku (kvartalno, godišnje, itd.).

Pogledajte te detalje

Sve ovo daje vrlo ružičastu sliku kada je u pitanju dizajniranje vaše vlastite prilagođene i visoko distribuirane usluge skladištenja. I dok je to istina, još uvijek postoji nekoliko đavola koji vrebaju u detaljima. Velika stvar je saznati gdje se tačno nalaze vaši podaci. Neki provajderi imaju vlastite podatkovne centre, dok drugi predaju svoju pohranu na drugi oblak treće strane, često Amazon Web Services (AWS) ili sličan igrač za infrastrukturu kao uslugu (IaaS).

To je važna stvar koju treba uzeti u obzir: Potpisujete li ugovor o nivou usluge (SLA) sa provajderom u oblaku koji je direktno odgovoran za infrastrukturu ili je provajder odgovoran drugoj strani? Ako se radi o trećoj strani, obavezno istražite tu firmu i provjerite njenu evidenciju. Zatim pogledajte nivoe usluga koje nudi. Iako svi glavni igrači imaju određeni nivo garancije radnog vremena, vrijedi napomenuti da je lokacija važan faktor.

Koliko data centara ima treća strana? Koliko je lokalnih, a koliko potencijalno na potpuno drugom lokalitetu? Ako ste američka kompanija, nema smisla kupovati resurse za skladištenje koji imaju servere smještene samo u Europi. Konačno, da li se vaši podaci distribuiraju među njima radi bolje pouzdanosti? Trebali biste biti u mogućnosti ne samo da lako odredite te odgovore od ciljanog dobavljača, već i odredite gdje želite da se vaši podaci pohranjuju tako da možete optimizirati svoju pohranu za brzinu pristupa i redundantnost.

Način na koji će vaši zaposlenici pristupiti svojim datotekama nije samo kritičan, već se može uvelike razlikovati među dobavljačima. Funkcionalnost dijeljenja podataka trebala bi uključivati ​​klijenta za sinhronizaciju ili neku drugu vrstu softvera zasnovanog na desktopu koji se nalazi na svakom PC-u ili klijentu i osigurava da se podaci u oblaku sinkroniziraju s lokalnim replikama. Ali neki dobavljači mogu imati i druge tačke pristupa. Na primjer, sve kompanije za pohranu u oblaku će ponuditi web klijenta, ali neke bi ga mogle učiniti i primarnim klijentom. Možda to radi za vas, a možda i ne, ali to je nešto što trebate testirati prije nego što počnete.

Problem su i mobilni uređaji. Mnogi od ovih novoraspoređenih zaposlenika pokušavaju koristiti lične uređaje za posao i mnogi od tih uređaja su mobilni. Da li vaš dobavljač skladišta ima mobilne klijente? Ako je tako, morate saznati koje su platforme podržane, a zatim testirati kako ti klijenti rade. Sinhronizacija, na primjer, mora funkcionirati drugačije za mobilni uređaj u odnosu na desktop jer su CPU i resursi za skladištenje toliko različiti. Sigurnost i korisnički pristup će također funkcionirati drugačije, posebno ako korisničke vjerodajnice uključuju tipove uređaja.

Još jedna stvar koju treba zapamtiti je da svojim podacima nećete uvijek pristupati direktno preko dobavljača skladišta. Na primjer, Microsoft OneDrive for Business može se sinhronizirati s Microsoft Teams-om, njegovom platformom za razmjenu timskih poruka, kao i web lokacijama tima koje su dio njegove popularne SharePoint Online platforme za saradnju. Tako bi vaši korisnici mogli raditi svoj posao na datotekama u njima apps a zatim ih vidite automatski spremljene u pridruženu uslugu skladištenja u oblaku, u ovom slučaju, OneDrive.

Poređenja radi, Box (for Business) nudi potpuno funkcionalan web klijent sa podrškom za prevlačenje i ispuštanje. Zajednički podaci mogu se pohraniti u foldere koje su kreirali pojedinci ili u timske mape koje kreiraju i kontroliraju voditelji tima ili administratori, ali sve se to dešava u prozoru pretraživača. Ostvarivanje toga unutar druge aplikacije zahtijevat će više posla osim ako Box unaprijed ne izgradi integraciju umjesto vas.

Za većinu bilo kojeg stvarnog tijeka posla, trebat će vam neka verzija timskih mapa, pa kako to funkcionira ne samo u sučelju dobavljača skladišta, već i bilo koje povezane treće strane apps potrebno je pažljivo razmotriti prije kupovine. Rad s korisnicima ovdje kako bi se utvrdilo šta im se najviše sviđa i kako danas obavljaju posao može uvelike pomoći u olakšavanju vaše odluke o kupovini.

Kako funkcionišu korisničke i grupne fascikle je ono što ćete morati da odredite, a ne samo da li rešenje podržava tu funkciju. Koje su funkcije podržane, kako se kontroliraju i koje treće strane apps oni mogu uticati su sve važne tačke. Nekoliko rješenja ide iznad i dalje od uobičajenog i uključuje čvrstu integraciju sa popularnim platformama trećih strana, kao što je prethodno spomenuti Microsoft 365. Na primjer, čak i Microsoftov rival, Google, izgradio je konektor za Google Drive Enterprise kako bi uključio glatku funkcionalnost suradnje za Korisnici Microsoft 365.

Potražite duboku i slojevitu sigurnost

Možda najvažniji đavo za skladištenje s kojim ćete se morati boriti je sigurnost. Očuvanje sigurnosti podataka danas je veći izazov nego što je ikada bio. Funkcije koje su se nekada smatrale naprednim sada su jednostavno osnovne mogućnosti. Upravljanje identitetom na nivou preduzeća, na primjer, je nešto što bi svaki dobavljač skladišta trebao ponuditi. To znači ne samo uparivanje akreditiva pojedinačnog korisnika sa datotekama i fasciklama kojima je dozvoljen pristup, već i dodavanje funkcija višefaktorske autentifikacije i jedinstvene prijave (SSO).

Kao što je gore spomenuto, sigurno skladištenje znači zaštitu podataka od više od znatiželjnih očiju. Redundantni slojevi skladištenja znače da biste trebali biti u mogućnosti mapirati koji centri podataka sadrže ne samo primarnu kopiju vaših podataka, već i prvi rezervni sloj. Dakle, ako imate 500 GB podataka sa Vendorom X, onda biste trebali moći da smestite datoteke kojima vaši zaposleni najviše pristupaju u data centrima blizu mesta gde rade. Tada bi Vendor X trebao omogućiti da sinhronizirate te datoteke s kopijom koja se nalazi u drugom centru podataka, onim kojim još uvijek upravlja taj dobavljač, tako da ako vaša primarna instanca propadne, druga kopija podataka može biti odmah dostupna.

Dobavljač X bi također trebao raditi redovne sigurnosne kopije i lokacija i trgovine da podataka na drugoj lokaciji. Konačno, trebali biste biti u mogućnosti da dobijete integraciju sa dobavljačem sigurnosne kopije u oblaku treće strane kako biste mogli automatski izvršiti još jednu sigurnosnu kopiju sami i pohraniti je na servere potpuno drugog dobavljača ili čak na svoj lokalni server ili mrežni spojen uređaj za pohranu podataka (NAS).

To može zvučati kao pretjerano, ali ljepota upravljane usluge u oblaku je u tome što je ovakvu višeslojnu arhitekturu relativno lako izgraditi sa stanovišta korisnika i prilično automatsku kada se uspostavi. Sve dok ga s vremena na vrijeme testirate, možete biti sigurni da će vaši podaci ostati sigurni i dostupni, bez obzira na to što se dogodi.

Šifriranje je još jedna osnovna sigurnosna karakteristika. Svi naši testirani dobavljači podržavali su ovo u različitom stepenu, ali ako naiđete na neki koji ne nastavlja samo tražiti. Enkripcija je neophodna i potrebna vam je i dok se podaci kreću između vaših korisnika i oblaka, kao i kada stignu do tih servera u oblaku i prestanu da se kreću. Dakle, i "u tranzitu" i "u mirovanju". Testiranje ovih mogućnosti znači razumijevanje šema šifriranja koje se koriste kao i njihovog utjecaja na performanse preuzimanja podataka.

Srećom, dobavljači usluga pohrane u oblaku naporno rade kako bi osigurali sigurnost kako bi vaši dijelovi bili sigurni, tako i takmičili se jedni s drugima. Toliko da većina IT profesionalaca vjeruje u sigurnost oblaka isto toliko ili više nego u ono što je dostupno lokalno (64 posto prema istraživanju iz 2015. Cloud Security Alliance). Logika je prilično jednostavna. Većina IT profesionalaca jednostavno nema budžet za istraživanje, implementaciju i upravljanje naprednim sigurnosnim mogućnostima koje dobavljači usluga u oblaku mogu pružiti jer je to ključ njihovog primarnog poslovanja.

Važne karakteristike usklađenosti sa propisima

Osim jednostavnog čuvanja podataka o klijentima bezbednim, još jedan faktor koji je značajno ojačao sigurnost u oblaku je potreba za usklađenošću sa važnim regulatornim standardima, kao što su Zakon o prenosivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA) i ISO 27001. Livedrive for Business je ovde donekle jedinstven jer je fokusiran na evropske kupce pa je izgrađen na osnovu Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR), zbog čega se njegovi serveri nalaze u EU i UK.

U slučaju da se pitate, neke od najboljih karakteristika koje su IT kupci tražili u rješenju za pohranu u oblaku poslovne klase ispitala je kompanija za istraživanje tržišta statista i objavljeno u nastavku.

Ali karakteristike navedene u toj grafiki prvenstveno se odnose na svakodnevne operativne potrebe IT-a. Regulatorne zahtjeve općenito određuje vaše pravno osoblje, zbog čega oni nisu predstavljeni gore. Međutim, oni nisu ništa manje važni i moraćete da ih uključite u svoje planiranje. Provajderi pohrane u oblaku obično imaju nekoliko ugrađenih funkcija posebno za rješavanje problema usklađenosti.

Popularno za nekoliko propisa, pa čak i za najstrože sigurnosne politike, jeste da svaki fajl i folder imaju revizijski trag. Ovo će pokazati kada je prvi put pohranjeno na sistemu, kako i kada je izmijenjeno, ko mu je pristupilo i koje vrste operacija su izvršene, poput kopiranja, brisanja ili premeštanja. Ovo je najvažnije za strogo regulirane ili sigurnosno svjesne vertikale. Gubitak kritičnih datoteka zbog grešaka ili nedoličnog ponašanja često može koštati stotine hiljada ili čak milione dolara odštete ili izgubljenog kapitala.

Zadržavanje datoteka je još jedan uobičajeni zakonski zahtjev. Morate kontrolisati koliko dugo podaci žive na sistemu, kako su im dostupni i kada se mogu izbrisati ili isključitihived. I vaš dobavljač skladišta trebao bi učiniti ove funkcije lakim za korištenje. U strogo reguliranim industrijama, posedovanje pravih informacija pri ruci često može značiti razliku između usklađenosti ili neusklađenosti sa saveznim propisima ili propisima specifičnim za industriju.

Sve ovo znači da prije nego što kupite bilo koju uslugu u oblaku, morate sjesti sa svojim IT osobljem i stručnjakom za usklađenost kako biste shvatili gdje su podaci i apps koje je potrebno locirati i koje karakteristike trebaju podržavati da bi donijeli propise o usklađenosti važnim za vaše poslovanje.

Jedan korak po korak

Odabir proizvoda za pohranu u oblaku za vašu organizaciju može izgledati kao zastrašujući zadatak kada prvo razmotrite sve uključene varijable. Ne samo da različite kompanije imaju različite zahtjeve za skladištenje i dijeljenje datoteka u oblaku, već zahtijevaju solidnu sigurnost za sigurnosne kopije i dijeljenje datoteka. Uspostavljanje ravnoteže između upotrebljivosti, sigurnosti i prilagođavanja na kraju mora biti vođeno poslovnim zahtjevima. Ali razumevanje tačno šta su ti zahtevi je ozbiljan zadatak koji će zahtevati pravi rad; to nije nešto što želite da riješite naglom odlukom.

Dok neki od dobavljača koje smo pregledali olakšavaju migraciju vaših podataka isključen o svojoj službi, nisu svi tako promišljeni. Nakon što ste se prijavili i premjestili svoje podatke na određenu uslugu, općenito nije trivijalno premjestiti ih na drugu, tako da je dobra ideja da temeljito uradite svoj domaći zadatak prije nego što se posvetite bilo kojem pružatelju usluga.

Planiranje je ključ. Stoga sjedite s poslovnim vođama, IT menadžerima, pa čak i predstavnikom dobavljača usluga u oblaku ako možete. To će potrajati malo vremena i truda, ali ako se potrudite da odredite karakteristike koje su neophodne za trenutne i buduće potrebe vaše organizacije, mnogo će lakše pronaći pravo rješenje.

Imate li pitanja o tome kako pristupiti pohrani u oblaku za svoje malo preduzeće? Pridružite se [email zaštićen] diskusionu grupu na LinkedIn-u i možete pitati prodavce, PCMag urednike i profesionalce poput vas.