Získejte více práce: Vyzkoušejte těchto 10 jednoduchých tipů pro lepší seznamy úkolů

Jak efektivní je váš seznam úkolů? Pomáhá vám naplánovat si den? Nutí vás to upřednostňovat ty správné úkoly? Nebo je to nekonečný seznam věcí, za které se cítíte provinile, že jste to ještě neudělali a teď už žádnou z nich neuděláte? Měl by vám posloužit dobrý seznam úkolů. Neměli byste být vydáni na milost a nemilost. 

Nejlepší seznamy úkolů vás každý den nasměrují správným směrem a pomohou vám soustředit se na úkoly, které jsou nejdůležitější. Se správnými strategiemi vám seznam úkolů může pomoci dosáhnout i větších cílů. Zde je to, co potřebujete vědět, aby váš seznam úkolů fungoval pro vás.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko on Unsplash)

1. Vyberte správnou aplikaci (nebo papír)

Prvním krokem k vytvoření lepšího seznamu úkolů je rozhodnutí, kam ho uložit. Je důležité, abyste milovali aplikaci nebo poznámkový blok, který používáte pro svůj seznam úkolů, jinak byste u toho nemuseli zůstat.

Všimněte si, jak jsem řekl "notebook?" Přestože vkládání seznamu úkolů do aplikace má mnoho výhod (a za chvíli je vypíšu), na papíru není nic špatného! Pokud vám papír funguje, skvělé. Stejně tak je v pořádku jednoduchá tabulka nebo textový dokument. Použijte nástroj, který je pro vás ten pravý.

Digitální seznamy úkolů mají oproti papíru několik výhod a je dobré alespoň vědět, co to je, i když papír nakonec použijete. Některé výhody jsou:

• Snadno se upravují, což znamená, že můžete rychle aktualizovat informace,

• Mají vestavěné připomenutí,

• Je velmi těžké je ztratit, protože samotný seznam je obvykle uložen v cloudu,

• Úkoly můžete seřadit podle priority, termínu dokončení nebo abecedně a

• Úkoly můžete přiřadit jiným lidem a dostanete upozornění, když je dokončí.

jestli ty jsou na trhu s aplikací pro seznam úkolů, která je nejlepší? Když jsem jich otestoval desítky, spíše doporučuji Todoist, Asana, a Věci častěji než ostatní. Ale existuje mnoho dalších možností. OmniFocus je vhodný pro lidi, kteří ke svým úkolům přidávají spoustu detailů. Trello mluví k vizuálně řízeným lidem. Microsoft To Do funguje dobře s Office a Windows 10. Google Tasks je skvělá pro integraci Google Workspace. Habitica může přitáhnout vaši pozornost, pokud máte rádi gamifikaci. A tak dále.

2. Vytvořte více než jeden seznam

Neměli byste mít jen jeden seznam úkolů. Měli byste mít několik seznamů, které pokrývají hlavní kategorie vašeho života, jako jsou pracovní úkoly, osobní úkoly a domácí práce. Mít více než jeden seznam vám pomůže soustředit se. Když jste v práci, nechcete být rozptylováni svým osobním seznamem. Když jste doma, nechcete se zatěžovat myšlenkami na své pracovní povinnosti.

Nezdržuj se. Udělejte si seznamy všeho, co vás napadne! Ty užitečné zůstanou. Můžete zrušit všechny, které pro vás nakonec nebudou užitečné. 

Některé další nápady jsou:

• Nakupování,

• Jednoho dne (tam, kde si zapisujete nedůležité úkoly, které byste jednoho dne mohli udělat),

• Víkend (na cokoli, co chcete dělat o víkendu, ale nechcete se tím během týdne rozptylovat) a

• Práce pro děti.

Pamatujte, že můžete kdykoli přidat nové seznamy nebo je přejmenovat.

3. Zapište si své úkoly jako Soon jak si o nich myslíte

Když se vám v hlavě objeví nový úkol, zapište si ho co nejrychleji. Přidávat úkoly, když na ně myslíte, vám brání v tom se zabývat. Jakmile je to zapsáno, už si to nemusíte pamatovat, takže myšlenku můžete ze svého mozku vyčistit.

Pokud má vaše aplikace pro úkoly klávesovou zkratku pro přidání nového úkolu, naučte se ji. Pokud má vaše aplikace zkratku pro mobilní telefon, nastavte ji.

Pro ty, kteří používají papír, mějte při práci kousek papírového odpadu, abyste si rychle zapsali rušivé myšlenky a poté je zkopírujte do svých oficiálních seznamů úkolů, když je to vhodné.

Přidání termínů dokončení k úkolům ve vašem Asana seznam úkolů vám pomůže určit priority.

4. Přiřaďte termíny splatnosti

Kdykoli má úkol termín dokončení, přidejte jej. Když uvidíte, kdy jsou úkoly splatné, pomůže vám to určit priority.

Ne každý úkol potřebuje pevný a rychlý termín dokončení, ale někdy pomůže jeden přidat, a to ze dvou důvodů.

Za prvé, většina úkolů apps vám umožní vidět, co je splatné dnes, zítra a později v týdnu, bez ohledu na to, ve kterém seznamu jsou. Tímto způsobem můžete vidět vše, co je dnes splatné, a získat představu o tom, jak bude den probíhat. Můžete si také najít chvíli na přeplánování některých úkolů, pokud se cítíte ohromeni tím, že se díváte na vše, co má být příští týden.

Za druhé, přiřazením termínů plnění úkolům efektivně plánujete svůj týden, což je vynikající strategie řízení času.

5. Denně revidujte své seznamy úkolů

Začněte každý den tím, že si prohlédnete svůj seznam úkolů a zhodnotíte, zda je to rozumné. Poté jej upravte.

Pokud máte na den naplánovaných příliš mnoho úkolů a víte, že je všechny nestihnete, připravujete se na neúspěch.

6. Omezte se na 3–5 úkolů denně

Jaký je váš denní limit úkolů? Záleží na tom, jaké úkoly si zapisujete a jak je obtížné je splnit. 

Většině lidí doporučuji začít tím, že se omezíte na tři až pět úkolů denně. Nemusí to znít jako mnoho, ale pokud se zaměříte na sepsání tří nejdůležitějších věcí, které dnes musíte udělat, možná zjistíte, že je toho již hodně, co je potřeba zvládnout.

Proč nenapsat víc? Pokud si zapisujete příliš mnoho úkolů a nestihnete je všechny, musíte je odložit na jiný den. To znamená změnit priority a změnit svůj seznam, což je zbytečná práce, která způsobuje stres a může mít pocit, že se člověk porazí.

Tím, že máte malý počet úkolů, je pravděpodobnější, že je dokončíte. Čím více dokončíte všechny své úkoly, tím lépe budete mít ze svých seznamů úkolů celkově lepší pocit. Tento pozitivní pocit vás může pohánět kupředu.

Vaše tři až pět úkolů by mělo být pro vás důležité musí dělat. A ne více než dva z nich by měly být rutinní úkoly, jako je každodenní užívání léků. Soustřeďte se na své záměr pro ten den. To byste si měli zapsat.

V průběhu času sledujte, kolik úkolů si každý den odškrtnete (nejlepší úkol apps sledovat to za vás) a získáte představu o správném počtu úkolů pro vás, pokud to není tři až pět.

Todoist sleduje, kolik úkolů dokončujete každý den a týden, a vytváří graf zobrazující váš pokrok.

7. Zařaďte do seznamu úkolů úkoly, nikoli cíle

Záleží na tom, co si napíšete do svého seznamu úkolů. Na své seznamy si dávejte úkoly, nikoli cíle a cíle. Chcete-li to provést, musíte znát rozdíl mezi nimi.

Cíle jsou velkolepé úspěchy nebo požadované výsledky. Obvykle je obtížné je kvantifikovat. Příkladem je „umět plynně hindštinu“. Zařadit to na svůj seznam úkolů by nebylo příliš efektivní.

Cíle jsou ukazatele na cestě k dosažení cíle. Je mnohem snazší je zaměnit s úkoly, protože cíle jsou konkrétnější a kvantifikovatelnější. Příkladem cíle je „umět tři minuty konverzovat v hindštině o mých oblíbených filmech“.

Co jsou tedy úkoly? Úkoly jsou akce, které podnikáte k dosažení cíle. Rozbijte cíl a máte své úkoly. Velmi často jsou to jednotlivé události (i když se mohou opakovat). Úkolem může být „naučte se tři nová hindská slovesa“ nebo „studujte hindštinu po dobu 30 minut“.

Úkoly – nikoli cíle nebo záměry – jsou to, co patří na denní seznam úkolů.

8. Udržujte cíle a záměry oddělené

V dokonalém světě bude mnoho úkolů, které každý den uděláte, ve snaze dosáhnout většího cíle. Měli byste vědět, jaké jsou vaše cíle, ale nemusíte je psát na svůj denní seznam úkolů.

Místo toho si své cíle a záměry napište někde jinde. To by ještě mohlo být in v aplikaci nebo poznámkovém bloku se seznamem úkolů, ale ne v seznamu, na který se díváte každý den. Další místa, kam si můžete zapsat cíle, jsou deník nebo aplikace na psaní poznámek.

Čas od času se podívejte na své cíle. Zkontrolujte je a upravte je. Jen je nenechte odvádět vaši pozornost od konkrétních věcí, které dnes musíte udělat.

9. Často se dívejte na svůj seznam úkolů

Prohlížený seznam je použitý seznam. Efektivní seznam úkolů vás povede po celou dobu svůj den, což znamená, že se na něj musíte často dívat. Podívejte se na to každé ráno, abyste se psychicky připravili na nadcházející den. Podívejte se na to po obědě, abyste věděli, na co dalšího se musíte po zbytek dne soustředit. Na konci dne jej upravte, abyste mohli přeplánovat úkoly, které jste zmeškali.

Zvykněte si prohlédnout si vše, co máte na nadcházející týden v plánu, předem, abyste si mohli lépe naplánovat čas a provést úpravy.

Pokud se během dne začnete cítit ztraceni v tom, co děláte, nebo si od toho potřebujete odpočinout, podívejte se ve svém seznamu úkolů na něco malého a snadného (méně náročný úkol, který nevyžaduje velké soustředění), co může mezitím zvládnout.

Čím více se budete na svůj seznam dívat, tím více mu budete věřit. Čím více tomu důvěřujete, tím méně si musíte pamatovat, jaké úkoly musíte udělat. Čím méně si toho musíte pamatovat, tím více uvolníte svou mysl, abyste se soustředili na úkol, který právě máte.

10. Udělejte svůj seznam úkolů skenovatelným

Pokud se často díváte na svůj seznam úkolů, rychle si uvědomíte, jak užitečné je vidět, co potřebujete, na první pohled.

K psaní úkolů používejte těsný jazyk nebo zkratku. Mnoho apps mít prioritní hodnocení, hvězdičky, značky a další podrobnosti, které můžete přidat k důležitým úkolům, aby vynikly. Pokud to pomůže, označte své úkoly barevně. Použijte ikony, které vám poskytnou další informace o úkolu, například zda vyžaduje telefonní hovor nebo se týká zdravotní péče. Bez ohledu na to, jak rychle se podíváte na svůj seznam úkolů, měli byste být schopni sklidit spoustu informací o tom, co je třeba udělat.

Zaškrtněte tato políčka

Skvělý seznam úkolů je základem osobní produktivity. Je to taková radost najít aplikaci a proces pro správu úkolů, který vám vyhovuje. Zaškrtnutí položek na vašem seznamu vám dává pocit úspěchu a je klíčovým prvkem organizace. Spolehlivý systém úkolů usnadňuje život a snižuje jeho stres.