Google přidává do Dokumentů funkce projektového řízení a jsou docela fajn

Pokud jste někdy museli pracovat na projektu, víte, jak důležitá může být správa souvisejících úkolů. Někteří lidé však nepotřebují plnohodnotný nástroj pro řízení projektů. Jistě, desky Kanban jsou skvělé a někteří přísahají na Ganttovy diagramy, ale v určitých případech je těchto nástrojů prostě příliš.

Pokud to zní jako vy, Google má v Dokumentech novou funkci, která určitě potěší. Tato nová funkce byla představena krátce poté, co Google představil funkci People Chips (která vám umožňuje snadno volat ostatní uživatele z dokumentu Google). Soon po tomto vydání jej Google začal přeplňovat tak, aby zahrnoval nejen možnost označovat uživatele, ale také propojovat soubory, přidávat data a mnoho dalšího.

Nedávno Google tuto funkci posunul na ještě vyšší úroveň přidáním možnosti sledovat stav projektu. S tímto přidáním můžete přidávat projekty, vybírat jejich stav, přidružovat soubory a přidávat poznámky. Ale je toho víc. Můžete přidat jak Product Roadmap, tak i Review Tracker, takže můžete mít přehled o tom, kde se projekt nachází, a sledovat stav recenzí pro různé úkoly.

Zkombinujte tyto dvě funkce a získáte docela solidní (i když základní) nástroj pro správu projektů, který lze snadno vložit do dokumentu Google.

Dovolte mi, abych vám ukázal, jak používat tuto novou funkci, která funguje na bezplatné i placené verzi Google Workspaces. 

Jak přidat plán produktu do dokumentu Google

První věc, kterou uděláte, je přidat plán produktu do dokumentu Google. Tato funkce vám umožňuje sledovat stav vašich různých projektů.

Chcete-li přidat plán produktu (můžete jich přidat, kolik chcete), otevřete dokument Google Docs. Umístěte kurzor na místo, kam chcete přidat plán cesty, a zadejte znak @, který zobrazí rozbalovací nabídku, kde můžete vybrat kteroukoli z možností (Obrázek 1).

Vyberte plán produktu a objekt bude přidán do vašeho dokumentu (Obrázek 2).

Poté můžete zadat název svých projektů a přidat související soubory a poznámky. Můžete také změnit stav každého projektu tak, jak se vyvíjí, kliknutím na rozevírací nabídku stavu pro každý projekt (Obrázek 3).

Ve výchozím nastavení jsou k dispozici tři předdefinované stavy. Pokud potřebujete přidat další, klikněte na stav v jednom z vašich projektů a poté klikněte na Přidat/Upravit možnosti. Ve výsledném vyskakovacím okně (Obrázek 4), klikněte na možnost Nová a přidejte nový stav nebo můžete upravit jeden z předdefinovaných stavů.

Do dokumentu můžete také přidat Sledování recenzí, což usnadňuje sledování recenzí pro projektové úkoly. Tato možnost zahrnuje pouze pole pro Recenzent, Stav a Poznámky (Obrázek 5).

Do objektu Review Tracker můžete přidat nové stavy stejným způsobem, jako jste to udělali pro plán projektu.

A když vám dojdou řádky, klikněte pravým tlačítkem na spodní řádek a vyberte Vložit řádek níže (Obrázek 6).

Tyto nové funkce nezmění váš svět, ale určitě vám umožní mít přehled o tom, jak projekt probíhá, aniž byste použili plnohodnotný nástroj pro správu projektů, a to vše z pohodlí Dokumentů Google.