Výměna aplikace Microsoft Word za Dokumenty Google? 8 jednoduchých tipů, které vám pomohou začít

Microsoft Word může být nejznámějším textovým procesorem, ale cloudové Docs společnosti Google neustále zastiňují úctyhodný software Redmond mezi uživateli internetu, kteří dbají na rozpočet. Nejen, že je zdarma, ale Dokumenty Google nabízejí bezproblémové možnosti sdílení a jsou přístupné z jakéhokoli počítače nebo mobilního zařízení s připojením k webu.

Úspěch společnosti Google přiměl Microsoft nabídnout internetové verze svého balíku Office a také omezenou bezplatnou verzi aplikace Microsoft Word pro web. A přestože Dokumenty Google již nenabízí neomezené úložiště zdarma, 15 GB je v Dokumentech hodně. Pokud jste Word vyměnili za Dokumenty Google, přečtěte si pár skrytých triků.

Objevte šablony

Nevíte, kde začít? Podívejte se na přiložené šablony. Přístup k nim z hlavní stránka Dokumenty umístěním ukazatele myši nad ikonu plus vpravo dole a kliknutím na Zvolte šablonu ikona, která se objeví. Nebo klikněte Soubor > Nový > Ze šablony uvnitř existujícího doc.

Šablony jsou rozděleny do kategorií podle účelu a zahrnují formátované vzorky pro návrhy projektů, informační bulletiny, několik právních dokumentů, dopisy s nabídkami práce, životopisy, školní zprávy a další. Ostatní lze zpřístupnit instalací konkrétních doplňků.

Odemkněte úpravy offline

Jedinou komplikací u cloudových služeb je přístup, když nemáte připojení k internetu, ale Dokumenty Google podporují úpravy offline. Jít do Soubor > Zpřístupnit offlinea nejnovější verzi dokumentu bude možné zobrazit a upravit, i když nebudete připojeni. Po obnovení připojení se všechny změny automaticky synchronizují. Jít zpět k Soubor > Zpřístupnit offline jej kdykoli zakázat.

Zobrazit historii verzí

Všichni rádi sledujeme změny v dokumentu, zvláště pokud jej používá více lidí. Pokud někdo něco omylem smazal nebo jste si to prostě rozmysleli, musíte se umět vrátit v čase. Zde přichází na řadu historie verzí Google.

Ve svém dokumentu klikněte na Poslední úprava byla provedena před X dny/hodinami odkaz nahoru, otevřít Soubor > Historie verzí > Zobrazit historii verzínebo použijte zkratku Ctrl+Alt+ Shift + H zobrazíte seznam zaznamenaných změn podle data a času. Pokud bylo ve stejný den nebo v krátkém čase provedeno více změn, jsou tyto verze seskupeny jako podpoložky pod jednou položkou.

Pro přehlednost mohou mít verze konkrétní názvy. Kliknutím na přepínač v pravém horním rohu zobrazíte verze dokumentu, které jste pojmenovali.

Vytvořte obsah

Obsah s čísly stránek

Pro zdlouhavé dokumenty, které by prospěly nějaké organizaci, přejděte na Vložit > Obsah a vyberte jeden ze dvou formátů (s číslem stránky nebo s modrými odkazy).

Dokumenty vyhledá text ve stylu nadpisu a uspořádá jej v horní části stránky s odkazy, které vám umožní přejít na danou sekci. Jak se stylizujete jako nadpis? Zvýrazněte svůj text, klikněte do pole Styly a vyberte Nadpis 1, Nadpis 2, Nadpis 3 a tak dále. (Nebo přejděte na Formát > Styly odstavců.)

Pokud vytvoříte nadpisy po přetažení pole TOC do dokumentu, klikněte na kruhovou ikonu Aktualizovat vedle obsahu, aby se změny projevily. Můžete také zobrazit obsah na bočním panelu.

Google z Dokumentů

Dokumenty Google usnadňují výzkum z jednoho okna. Pokud potřebujete najít soubor nebo informace z Disku Google z webu, klikněte na Prozkoumat tlačítko (to, které vypadá jako krabice s kosočtvercem uvnitř) v pravém dolním rohu dokumentu.

Otevře se nový panel s vyhledávací lištou, kde můžete prohledávat web nebo své stávající dokumenty. Poslední jmenovaný je označen jako Cloud Search na firemních účtech na Workplace a Drive na osobních účtech. Na Workplace umístěte ukazatel myši na položku a klikněte na ikonu plus, chcete-li přidat odkaz na dokument nebo vložit obrázek. Chcete-li do dokumentu přidat citaci z webového vyhledávání, najeďte na ni a klikněte na ikonu uvozovky.

Sdílejte odkaz

Chcete-li sdílet dokument, klikněte na modrou Share vpravo nahoře a zadejte e-mailové adresy všech příjemců. Chcete-li odeslat přímý odkaz na dokument, klikněte Kopírovat odkaz chytit odkaz ke sdílení, ale otevřít jej budou moci pouze uživatelé přidaní do seznamu Sdílení.

Změňte oprávnění kliknutím Sdílet > Změnit na kohokoli s odkazem, což umožňuje každému s adresou URL vidět dokument, i když jste konkrétně nezadali jeho e-mailovou adresu. Poté určete, zda jsou tito lidé diváci, komentátoři nebo editoři. Chcete-li jej později uzamknout, změňte jej na Omezený.

Jakmile jsou všechna rozhodnutí učiněna, klikněte Kopírovat odkaz z této stránky, abyste získali odkaz ke sdílení.

Přidat nová písma

Dokumenty Google podporují více než 30 písem v rozevíracím panelu nástrojů písem, ale na očích se jich skrývá více. Klikněte do nabídky písem a vyberte Více písem Nahoře. Tím se otevře nabídka dalších písem, která je třeba přidat do Dokumentů, než je lze použít.

Klepněte na tlačítko Zobrazit: Všechna písma Menu a zvolte Display pro náhled fontů. Kliknutím na písmo jej přidáte do seznamu aktivních písem pod Moje písma, klikněte OK pro uložení nových písem do vašeho aktivního seznamu.

Vložit speciální znaky

Existuje několik způsobů, jak zadat speciální znaky do Dokumentů Google. Otevřeno Vložit > Speciální znaky pro databázi plnou objektů, které můžete vložit, včetně symbolů, emotikonů, interpunkce, znaků a diakritických znamének, které nelze snadno vytvořit pomocí standardní klávesnice. Víte, co potřebujete, ale nevíte, jak se to jmenuje? Nakreslete to a Dokumenty Google vám poskytnou výsledky.

Jednodušší způsob, jak to udělat, může být přes nabídku Náhrady, kde můžete zadat jednu věc a Dokumenty Google zobrazí něco jiného. Jít do Nástroje > Předvolby > Náhrady a do sloupce Nahradit můžete přidat znaky, které budou nahrazeny znakem ve sloupci „S“, jako když napíšete (c) pro vytvoření symbolu ©.

Jedinou nevýhodou je, že obrazovka Náhrady vám neumožňuje přímo vybrat speciální znak, ale alespoň jej můžete přidat do dokumentu a zkopírovat. Například, pokud chcete snadno vytvořit Ĉ, můžete vytvořit substituci, kde se psaní „c^“ změní na znak, který potřebujete.