Nejlepší obchodní cloudové úložiště a poskytovatelé sdílení souborů

Cloudové úložiště je mnohem víc než jen místo pro ukládání dat vaší společnosti. Jistě, je to další písmeno jednotky, kde mohou uživatelé sdílet soubory, ale se spravovanou cloudovou službou za nimi tyto platformy nabízejí několik dalších funkcí, které místní úložiště nedokáže. Hovoříme o věcech, jako je elastická kapacita, inline editace s verzováním pro více uživatelů a lepší zabezpečení. Většina z nich také nabízí integraci aplikací se zbytkem vašeho portfolia cloudových služeb, zejména s jinými poskytovateli úložiště a podnikového zálohování.

Pokud vaši zaměstnanci kvůli pandemii stále pracují z domova, a zejména pokud by to mohlo být trvalé, je zdroj cloudového úložiště základním prvkem při budování hybridního pracovního prostoru pro online spolupráci. Pomáhá také, pokud přecházíte na plnohodnotné prostředí desktop-as-a-service (DaaS). Jeden z nich budete potřebovat nejen k ukládání a organizaci vašich dat, ale také k zajištění základní spolupráce, zejména ochrany dat a podrobných oprávnění. Integrace znamená, že i když se primární práce provádí v jiné aplikaci, jako je Salesforce nebo Slack, všechny tyto výhody stále platí.

Našim recenzím můžete důvěřovat

Od roku 1982 PCMag otestoval a ohodnotil tisíce produktů, které vám pomohou lépe se rozhodovat při nákupu. (Přečtěte si naši redakční misi.)

Bohužel, stejná šíře schopností může také představovat potíže. Naprostý počet funkcí, které prodejci nabízejí, aby si mohli konkurovat a odlišit se, může ztížit zaměření na to, co potřebujete. Existuje však několik klíčových aspektů, které potřebuje každý. Například jakékoli podnikové řešení cloudového úložiště musí být dostupné, sledovatelné a bezpečné. To znamená přístup odkudkoli prostřednictvím cloudu, protokol, kdo a kdy přistupoval k čemu, a službu, která chrání data pomocí řízení přístupu, zálohování a šifrování.

Na úrovni IT správci potřebují vědět, který cloud uchovává jejich data a kde se tato datová centra nacházejí. To může být skličující nejen proto, že někteří prodejci se zdráhají sdílet tyto informace, ale také proto, že mnoho řešení spoléhá na prodejce s přidanou hodnotou (VAR) při výrobě svých zdrojů cloudového úložiště. To vytváří bahno na pozadí, kde může být obtížné určit, kde jsou bity uloženy. Všechny tyto problémy probereme podrobněji níže.

Co dělá sdílení souborů na podnikové úrovni?

Pozitivní stránkou tohoto stále se rozrůstajícího seznamu funkcí je, že chytré organizace mohou najít nové a kreativní způsoby využití své infrastruktury úložiště. Cloudové úložiště znamená, že můžete službu vyladit tak, aby fungovala jako odlehčený systém správy dokumentů nebo dokonce jako správce pracovních toků, který řídí, jak vaše data procházejí řetězcem uživatelů. Nebo se můžete zaměřit na funkce pro spolupráci a sdílení souborů, aby zaměstnanci mohli upravovat stejné soubory v týmovém prostoru a zároveň chránit svou práci pomocí verzování.

Tento druh přizpůsobitelnosti je nyní důležitější než kdy jindy. Podle nedávného průzkumu společnosti GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Alespoň 50 procent americké pracovní síly je nyní nastaven pro práci na dálku. Zaměstnanci opouštějící model práce v centrální kanceláři mohou drasticky změnit způsob práce. Ukládání a načítání dat vaší společnosti se musí přizpůsobit a žádný jiný způsob ukládání tyto změny nezvládne tak snadno jako cloudová služba.

Problém je v tom, že efektivní přizpůsobení vyžaduje plánování, zvláště když se toto přizpůsobení týká důležitých pracovních postupů. To, že má dodavatel úložiště dlouhý seznam funkcí, neznamená, že je automaticky všechny využijete. Vědět, které funkce budou fungovat nejlépe a v jaké kombinaci, je plánování, které můžete udělat pouze vy, vaši IT pracovníci a vaši obchodní manažeři v první linii.

Nejprve zaměřte své plánování pouze na klíčové pracovní postupy a začněte v malém. Věnujte pozornost základním schopnostem, zejména spolehlivé dostupnosti, efektivnímu zálohování, zabezpečenému úložišti a správě uživatelů a skupin. Jakmile budete vědět, jak chcete, aby to všechno fungovalo, když jsou vaši pracovníci tak široce distribuovaní, můžete se rozšířit na automatizované pracovní postupy, spolupráci a integrace aplikací třetích stran. Někdy je třeba zvážit integraci základních aplikací dříve, například pokud se vaše firma standardizovala na konkrétní platformě produktivity. (tj. obchody Google zvolí Disk Google, zatímco oblečení pro Microsoft 365 pravděpodobně zvolí OneDrive).

Snadná „zapojitelnost“ do druhého Apps

Pokud nemáte zřejmý integrační cíl, jako je Google Workspace, dobrou zprávou je, že cloud usnadnil různým dodavatelům vzájemnou komunikaci prostřednictvím otevřených standardů. V dnešní době můžete kombinovat řešení cloudového úložiště s dlouhým seznamem aktuálních systémů pro produktivitu a správu dokumentů. Pokud musíte zajít tak daleko, že uděláte nějaké vlastní kódování, pak většina prodejců nabízí REST API, takže můžete jak obchodovat s daty, tak vyvolávat funkce mezi různými aplikačními službami. Pokud vše, co potřebujete, je lepší automatizace, pak služby jako IFTTT nebo Zapier mohou umožnit komukoli vytvořit automatizaci coss-app s poměrně nízkou křivkou učení.

Cloudové společnosti vidí hodnotu interoperability také, i když se ji primárně snaží řešit v kategoriích a vertikálách zákazníků s vysokou hodnotou. Prodejci jako Microsoft a Salesforce mají například obrovské partnerské ekosystémy s velkými katalogy nabídek cílených služeb. Partner převezme základní produkty společnosti, jako je Microsoft 365, a vytvoří integrace a funkce pracovního postupu pomocí tohoto produktu a jedné nebo více cloudových služeb třetích stran. Tato řešení jsou navržena tak, aby přilákala konkrétní druhy podniků nebo odvětví.

Například Vendor X může vytvořit komplexní řešení správy pronájmů pro společnosti zabývající se správou nemovitostí ve velkých městech. Toto řešení může používat databázi výpisů nemovitostí propojenou s Salesforce CRM. Tento odkaz by přiřadil nemovitosti k potenciálním nájemcům. Odtud by mohl automaticky přiřadit typ nájemce a typ nemovitosti ke správné šabloně pronájmu uložené v jiné databázi nebo ve smlouvě nebo systému správy dokumentů. Tyto nájemní smlouvy se vyplňují pomocí upravitelných dokumentů PDF, které jsou zařazeny do pracovního postupu schvalování buď zpět v rámci Salesforce nebo v jiném produktivním prostředí, jako je Google Workspace nebo Microsoft 365.

Samozřejmě, čím více služeb třetích stran takové řešení využívá, tím vyšší je cena za uživatele za měsíc. Ale skutečnost, že můžete takové přizpůsobené řešení sestavit pomocí pouhé plug-in architektury cloudových služeb, je atraktivní, protože vám umožňuje velmi snadno vyměnit dodavatele služeb.

Pokud tedy chcete využívat službu cloudového úložiště velmi konkrétním způsobem, určitě proveďte potřebné plánování, abyste přesně pochopili, jaké druhy vlastních vylepšení a pracovních postupů budete potřebovat. Ale jakmile to uděláte, nepředpokládejte, že to všechno budete muset postavit sami. Místo toho se nejprve podívejte na tržiště aplikací s integrací a aplikací s přidanou hodnotou, která jsou k dispozici od vašich klíčových poskytovatelů aplikací a také ty, které nabízí služba úložiště. Někdo už pro vás možná vytvořil dokonalé komplexní řešení, a to je levnější a jednodušší než vytvořit vlastní.

Ukládání a sdílení

Jedním z důvodů trendu nových funkcí s přidanou hodnotou je to, že kapacita úložiště je v cloudu z velké části diskutabilní problém. Mnoho kupujících se začíná soustředit hlavně na skladovací kapacitu prodejce a na to, kolik za kolik dolarů dostanou. To je určitě ještě něco, co je třeba zvážit, ale celkově je úložný prostor nyní dostupnější než kdy jindy a ceny pomalu klesají. Pokud jde o kapacitu, většina poskytovatelů cloudových úložišť nabízí velkorysé množství úložiště a na různých úrovních. Více terabajtů (TB) je samozřejmostí a již nepředstavuje velký rozdíl mezi službami, zvláště nyní, kdy je přidání úložné kapacity snadné a levné.

Pokud náhle potřebujete dalších 100 GB prostoru pro rychlý projekt, většina dodavatelů cloudových úložišť přidává tuto kapacitu jednoduchou záležitostí kliknutím na některá tlačítka možností. To vám nejen poskytne nový prostor, ale také automaticky odpovídajícím způsobem zvýší váš poplatek za předplatné. Ještě lepší je, že jakmile je projekt hotový a vy již nebudete potřebovat těch 100 GB, můžete stejně snadno snížit kapacitu i cenu. Tento druh elastické kapacity je snadný pro dodavatele cloudového úložiště a téměř nemožný pro místní zdroj.

Samozřejmě, že všechna tato svoboda může opět zkomplikovat věci, zvláště ve větší společnosti. Pokud kapacita úložiště a sazby předplatného poskakují, protože různí manažeři oddělení neustále mění své požadavky, může to způsobit zkázu s dlouhodobým rozpočtem. Ujistěte se, že máte nastaveny kontroly, kdo smí upravovat kapacitu (zde by mělo být klíčové vaše IT oddělení), jak by měly být nové kapacity hlášeny, jaké jsou minimální požadavky na zabezpečení a oprávnění, jaké zásady zálohování je třeba použít a jak často to lze proběhnou v daném časovém úseku (čtvrtletně, ročně atd.).

Sledujte tyto podrobnosti

To vše vytváří velmi růžový obraz, pokud jde o navrhování vaší vlastní přizpůsobené a vysoce distribuované úložné služby. A i když je to pravda, v detailech se stále skrývá několik ďáblů. Velkým úkolem je zjistit, kde přesně jsou vaše data. Někteří poskytovatelé mají svá vlastní datová centra, zatímco jiní outsourcují svá úložiště jinému cloudu třetí strany, často Amazon Web Services (AWS) nebo podobnému přehrávači Infrastructure-as-a-Service (IaaS).

To je důležitý bod, který je třeba zvážit: Podepisujete smlouvu o úrovni služeb (SLA) s poskytovatelem cloudu, který je přímo odpovědný za infrastrukturu, nebo je poskytovatel zavázán jiné straně? Pokud se jedná o třetí stranu, ujistěte se, že tuto firmu prošetříte a prověříte její dosavadní výsledky. Poté se podívejte na úrovně služeb, které nabízí. Zatímco všichni hlavní hráči mají určitou úroveň záruky dostupnosti, stojí za zmínku, že umístění je důležitým faktorem.

Kolik datových center má třetí strana? Kolik je místních a kolik je potenciálně v úplně jiném prostředí? Pokud jste americká společnost, nedává smysl kupovat úložiště, které má servery umístěné pouze v Evropě. A konečně, jsou vaše data distribuována mezi nimi pro lepší spolehlivost? Měli byste být schopni nejen snadno určit tyto odpovědi od cílového dodavatele, ale také určit, kam chcete svá data uložit, abyste mohli optimalizovat své úložiště pro rychlost přístupu a redundanci.

Způsob, jakým budou vaši zaměstnanci přistupovat ke svým souborům, je nejen kritický, může se také značně lišit mezi jednotlivými prodejci. Funkce sdílení dat by měla zahrnovat synchronizačního klienta nebo jiný druh softwaru pro stolní počítače, který je umístěn na každém počítači nebo klientovi a zajišťuje synchronizaci dat v cloudu s místními replikami. Někteří prodejci však mohou mít jiné přístupové body. Například všechny společnosti cloudových úložišť nabídnou webového klienta, ale některé z nich mohou udělat i primárního klienta. Možná to pro vás funguje a možná ne, ale je to něco, co musíte otestovat, než se zavázat.

Problémem jsou také mobilní zařízení. Mnoho z těchto nově distribuovaných zaměstnanců se snaží používat osobní zařízení pro práci a mnoho z těchto zařízení je mobilních. Má váš dodavatel úložiště mobilní klienty? Pokud ano, musíte zjistit, které platformy jsou podporovány, a poté otestovat, jak tito klienti fungují. Například synchronizace musí fungovat jinak pro mobilní zařízení než pro stolní počítače, protože CPU zařízení a zdroje úložiště jsou tak odlišné. Zabezpečení a uživatelský přístup budou také fungovat odlišně, zejména pokud přihlašovací údaje uživatele zahrnují typy zařízení.

Další věc, kterou je třeba si zapamatovat, je, že ne vždy budete ke svým datům přistupovat přímo prostřednictvím dodavatele úložiště. Microsoft OneDrive pro firmy se například může synchronizovat s Microsoft Teams, jeho týmovou platformou pro zasílání zpráv, a také týmovými weby, které jsou součástí oblíbené platformy pro spolupráci SharePoint Online. Vaši uživatelé tedy mohou pracovat na souborech v nich apps a poté je uvidíte automaticky uložené v přidružené službě cloudového úložiště, v tomto případě na OneDrive.

Pro srovnání, Box (for Business) nabízí plně funkčního webového klienta s podporou drag-and-drop. Sdílená data mohou být uložena ve složkách vytvořených jednotlivci nebo v týmových složkách vytvořených a řízených vedoucími týmu nebo správci, ale vše se děje v okně prohlížeče. Uskutečnění toho v jiné aplikaci bude vyžadovat více práce, pokud za vás Box integraci nepředstaví.

Pro většinu skutečných pracovních postupů budete potřebovat nějakou verzi týmových složek, takže jak to funguje nejen v rozhraní dodavatele úložiště, ale také u jakékoli přidružené třetí strany apps je třeba před nákupem pečlivě zvážit. Spolupráce s uživateli zde, abyste zjistili, co se jim nejvíce líbí a jak dnes pracují, může výrazně usnadnit vaše rozhodování o nákupu.

Budete muset zjistit, jak fungují uživatelské a skupinové složky, nejen to, zda řešení tuto funkci podporuje. Jaké funkce jsou podporovány, jak se ovládají a která třetí strana apps mohou ovlivnit všechny důležité body. Některá řešení jdou nad rámec povinností a zahrnují úzkou integraci s oblíbenými platformami třetích stran, jako je výše zmíněný Microsoft 365. Například dokonce i konkurent Microsoftu, Google, vytvořil konektor Google Drive Enterprise, který umožňuje bezproblémovou spolupráci pro Uživatelé Microsoft 365.

Hledejte hluboké a vrstvené zabezpečení

Snad nejdůležitějším ďáblem úložiště, se kterým se budete muset potýkat, je bezpečnost. Udržování dat v bezpečí je dnes větší výzvou než kdy předtím. Funkce, které byly dříve považovány za pokročilé, jsou nyní jednoduše základními schopnostmi. Například správa identit na podnikové úrovni je něco, co by měl nabízet každý dodavatel úložiště. To znamená nejen porovnání přihlašovacích údajů jednotlivých uživatelů s tím, k jakým souborům a složkám má povolen přístup, ale také přidání vícefaktorové autentizace a funkce jednotného přihlášení (SSO).

Jak již bylo zmíněno výše, bezpečné úložiště znamená ochranu dat před více než zvědavýma očima. Redundantní vrstvy úložiště znamenají, že byste měli být schopni zmapovat, která datová centra obsahují nejen primární kopii vašich dat, ale také první vrstvu zálohování. Pokud tedy máte 500 GB dat s dodavatelem X, měli byste být schopni umístit soubory, ke kterým mají vaši zaměstnanci nejvíce přístup, v datových centrech blízko místa, kde pracují. Dodavatel X by vám také měl umožnit synchronizovat tyto soubory s kopií umístěnou v jiném datovém centru, které stále provozuje daný prodejce, takže pokud by vaše primární instance selhala, další kopie dat může být okamžitě k dispozici.

Prodejce X by měl také pravidelně zálohovat weby a úložiště že data na jiném místě. Konečně byste měli být schopni získat integraci s poskytovatelem cloudového zálohování třetí strany, abyste mohli automaticky provádět další zálohování sami a ukládat je na servery od zcela jiného dodavatele nebo dokonce na svůj vlastní místní server nebo připojený k síti. úložiště (NAS).

To může znít jako přehnané, ale krása spravované cloudové služby spočívá v tom, že tento druh vrstvené architektury lze z hlediska zákazníka relativně snadno sestavit a po vytvoření je poměrně automatický. Dokud to budete jednou za čas testovat, můžete si být jisti, že ať se stane cokoliv, vaše data zůstanou v bezpečí a přístupná.

Šifrování je další základní bezpečnostní funkcí. Všichni naši testovaní prodejci to v různé míře podporovali, ale měli byste se setkat s takovým, který jen tak nehledá. Šifrování je nutností a potřebujete ho, když se data přesouvají mezi vašimi uživateli a cloudem, a také když se dostanou na tyto cloudové servery a přestanou se pohybovat. Tedy jak „v tranzitu“, tak „v klidu“. Testování těchto schopností znamená pochopení používaných šifrovacích schémat a také jejich dopadu na výkon načítání dat.

Naštěstí poskytovatelé cloudových úložišť usilovně pracují na posílení zabezpečení, aby udrželi vaše bity v bezpečí a zároveň si navzájem konkurovali. Natolik, že většina IT profesionálů důvěřuje cloudovému zabezpečení stejně nebo více než tomu, co je dostupné na místě (64 procent podle průzkumu z roku 2015 Cloud Security Alliance). Logika je poměrně jednoduchá. Většina IT profesionálů jednoduše nemá rozpočet na výzkum, nasazení a správu pokročilých bezpečnostních funkcí, které mohou poskytnout dodavatelé cloudových služeb, protože je to klíčové pro jejich primární podnikání.

Důležité funkce shody s předpisy

Kromě jednoduchého udržování zákaznických dat v bezpečí je dalším faktorem, který významně posílil zabezpečení cloudu, potřeba dodržovat důležité regulační standardy, jako je zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA) a ISO 27001. Livedrive for Business je zde poněkud zvláštní, protože je se zaměřuje na evropské zákazníky, takže je postaven na obecném nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), a proto jsou jeho servery umístěny v EU a Spojeném království.

V případě, že vás to zajímá, některé z hlavních funkcí, které kupující IT hledali v řešení cloudového úložiště podnikové třídy, byly zkoumány společností pro průzkum trhu. Statista a uvedeno níže.

Ale funkce uvedené v této grafice primárně řeší každodenní provozní potřeby ze strany IT. Regulační požadavky obecně určují vaši právníci, a proto zde nejsou uvedeny výše. Nejsou však o nic méně důležité a budete je muset zahrnout do svého plánování. Poskytovatelé cloudových úložišť mají obvykle několik integrovaných funkcí speciálně pro řešení problémů s dodržováním předpisů.

Populární pro několik předpisů a dokonce i nejpřísnějších bezpečnostních zásad je, že každý soubor a složka má auditní stopu. Zobrazí se, kdy byl poprvé uložen do systému, jak a kdy byl upraven, kdo k němu měl přístup a jaké druhy operací byly provedeny, jako je kopírování, mazání nebo přesun. To je prvořadé pro silněji regulované nebo bezpečnostně orientované vertikály. Ztráta kritických souborů v důsledku chyb nebo nesprávného chování může často stát stovky tisíc nebo dokonce miliony dolarů na reparacích nebo ztrátě kapitálu.

Uchovávání souborů je dalším běžným právním požadavkem. Musíte mít pod kontrolou, jak dlouho data v systému žijí, jak jsou přístupná a kdy mohou být smazána nebo obloukemhived. A váš poskytovatel úložiště by měl tyto funkce zjednodušit. V silně regulovaných odvětvích může mít po ruce ty správné informace často rozdíl mezi tím, zda jste v souladu s federálními nebo průmyslově specifickými předpisy, či nikoli.

To vše znamená, že než si zakoupíte jakoukoli cloudovou službu, musíte si sednout se svými IT pracovníky a odborníkem na dodržování předpisů, abyste přesně porozuměli tomu, kde jsou data a apps musí být lokalizovány a jaké funkce potřebují podporovat, aby vyhověly předpisům o shodě důležitých pro vaše podnikání.

Krok za krokem

Výběr produktu cloudového úložiště pro vaši organizaci se může zdát jako skličující úkol, když nejprve zvážíte všechny související proměnné. Nejen, že různé podniky mají různé požadavky na cloudová úložiště a sdílení souborů, ale také vyžadují solidní zabezpečení pro zálohování a sdílení souborů. Nalezení rovnováhy mezi použitelností, zabezpečením a přizpůsobením musí být nakonec řízeno obchodními požadavky. Ale pochopit, co přesně tyto požadavky jsou, je vážný úkol, který bude vyžadovat skutečnou práci; není to něco, co byste chtěli řešit okamžitým rozhodnutím.

Někteří dodavatelé, které jsme zkontrolovali, usnadňují migraci vašich dat off jejich služby, ne všichni jsou tak přemýšliví. Jakmile se zaregistrujete a přesunete svá data do konkrétní služby, není obecně triviální přesunout je k jiné službě, takže je dobré si před uzavřením smlouvy s kterýmkoli poskytovatelem důkladně udělat domácí úkol.

Plánování je klíčem. Posaďte se tedy s obchodními zástupci, IT manažery a dokonce i se zástupcem poskytovatele cloudu, pokud můžete. Zabere to určitý čas a úsilí, ale pokud se pustíte do potíží s mapováním funkcí nezbytných pro současné a budoucí potřeby vaší organizace, bude nalezení správného řešení mnohem snazší.

Máte nějaké otázky, jak přistupovat ke cloudovému úložišti pro vaši malou firmu? Připojte se k [chráněno e-mailem] diskusní skupině na LinkedIn a můžete se ptát prodejců, editorů PCMag a profesionálů, jako jste vy.