Få mere gjort: Prøv disse 10 enkle tips til bedre opgavelister

Hvor effektiv er din to-do-liste? Hjælper det dig med at planlægge din dag? Tvinger det dig til at prioritere de rigtige opgaver? Eller er det en uendelig liste over ting, du føler dig skyldig over ikke at have gjort endnu, og nu vil du ikke gøre nogen af ​​dem? En god huskeliste bør tjene dig. Du skal ikke være prisgivet dens nåde. 

De bedste to-do-lister sætter dig i den rigtige retning hver dag og hjælper dig med at fokusere på de opgaver, der er vigtigst. Med de rigtige strategier kan en huskeliste også hjælpe dig med at nå større mål. Her er hvad du skal vide for at få din huskeliste til at fungere for dig.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko på Unsplash)

1. Vælg den rigtige app (eller papir)

Det første skridt i at lave en bedre huskeliste er at beslutte, hvor den skal opbevares. Det er vigtigt, at du elsker den app eller notesbog, du bruger til din huskeliste, ellers bliver du måske ikke ved med den.

Læg mærke til, hvordan jeg sagde "notesbog?" Selvom der er mange fordele ved at sætte din huskeliste ind i en app (og jeg vil liste dem op om et øjeblik), er der ikke noget galt med papir! Hvis papir virker for dig, fantastisk. Ligeledes er et simpelt regneark eller tekstbehandlingsdokument også fint. Brug det værktøj, der passer til dig.

Digitale to-do-lister har dog flere fordele i forhold til papir, og det er godt i det mindste at vide, hvad de er, selvom du ender med at bruge papir. Nogle fordele er:

• De er nemme at redigere, hvilket betyder, at du hurtigt kan opdatere oplysninger,

• De har indbyggede påmindelser,

• Det er meget svært at miste dem, fordi selve listen normalt er gemt i skyen,

• Du kan sortere dine opgaver efter prioritet, forfaldsdato eller alfabetisk, og

• Du kan tildele opgaver til andre personer og få besked, når de fuldfører dem.

Hvis du er på markedet for en to-do liste-app, hvilken er bedst? Efter at have testet dusinvis af dem, plejer jeg at anbefale Todoist, Asana, og ting oftere end andre. Men der er mange andre muligheder. OmniFocus er godt for folk, der tilføjer mange detaljer til deres opgaver. Trello taler til visuelt drevne mennesker. Microsoft To Do fungerer godt med Office og Windows 10. Google Tasks er fantastisk til sin Google Workspace-integration. Habitica kan tiltrække din opmærksomhed, hvis du kan lide gamification. Og så videre.

2. Lav mere end én liste

Du skal ikke kun have én huskeliste. Du bør have et par lister, der dækker de vigtigste kategorier i dit liv, såsom arbejdsopgaver, personlige gøremål og husholdningsopgaver. At have mere end én liste hjælper dig med at fokusere. Når du er på arbejde, ønsker du ikke at blive distraheret af din personlige liste. Når du er hjemme, ønsker du ikke at blive belastet af at tænke på dit arbejdsansvar.

Hold dig ikke tilbage. Lav lister over alt, hvad du tænker på! De nyttige vil blive ved. Du kan skrotte alt, der ender med ikke at være nyttigt for dig. 

Nogle andre ideer er:

• Shopping,

• En dag (hvor du skriver uvigtige opgaver ned, som du måske gør en dag),

• Weekend (til alt hvad du vil lave i weekenden, men ikke ønsker at blive distraheret af i løbet af ugen), og

• gøremål for børn.

Husk, du kan tilføje nye lister eller omdøbe dem til enhver tid.

3. Skriv dine opgaver ned som Soon som du tænker på dem

Når en ny opgave dukker op i dit hoved, så skriv den ned så hurtigt som muligt. Tilføjelse af opgaver, når du tænker på dem, forhindrer dig i at dvæle ved dem. Når det først er skrevet ned, behøver du ikke huske det længere, så du kan rense tanken ud af din hjerne.

Hvis din opgave-app har en tastaturgenvej til at tilføje en ny opgave, skal du lære den. Hvis din app har en mobiltelefongenvej, skal du konfigurere den.

For dem, der bruger papir, skal du have en smule affaldspapir i nærheden af ​​dig, mens du arbejder på at notere distraherende tanker hurtigt ned og derefter kopiere dem til dine officielle huskelister, når det er praktisk.

Tilføjelse af forfaldsdatoer til opgaver i din Asana huskeliste hjælper dig med at prioritere.

4. Tildel forfaldsdatoer

Hver gang en opgave har en forfaldsdato, skal du tilføje den. At se, hvornår opgaver skal foregå, hjælper dig med at prioritere.

Ikke enhver opgave behøver en hård og hurtig forfaldsdato, men nogle gange hjælper det alligevel at tilføje en af ​​to grunde.

For det første det meste, der skal gøres apps lad dig se, hvad der skal betales i dag, i morgen og senere på ugen, uanset hvilken liste de er på. På denne måde kan du se alt, der skal betales i dag og få en fornemmelse af, hvordan dagen kommer til at forløbe. Du kan også bruge et øjeblik på at omlægge nogle opgaver, hvis du føler dig overvældet, bare ved at se på alt, der skal betales inden for den næste uge.

For det andet, ved at tildele forfaldsdatoer til dine opgaver, planlægger du effektivt din uge, hvilket er en fremragende tidsstyringsstrategi.

5. Revider din opgaveliste dagligt

Start hver dag med at kaste et blik over din opgaveliste og vurder, om det er rimeligt. Revider det derefter.

Hvis du har for mange opgaver planlagt for dagen, og du ved, at du ikke når dem alle, sætter du dig selv op til fiasko.

6. Begræns dig selv til 3-5 opgaver dagligt

Hvad er din daglige opgavegrænse? Det afhænger af, hvilken slags opgaver du skriver ned, og hvor svære de er at udføre. 

For de fleste anbefaler jeg at starte med at begrænse dig selv til tre til fem opgaver om dagen. Det lyder måske ikke af meget, men hvis du fokuserer på at skrive de tre vigtigste ting ned, du skal gøre i dag, vil du måske opdage, at der allerede er meget at komme igennem.

Hvorfor ikke skrive mere ned? Hvis du skriver for mange opgaver ned og ikke når dem alle, så må du udskyde dem til en anden dag. Det betyder omprioritering og ændring af din liste, hvilket er unødvendigt arbejde, der forårsager stress og kan føles selvdestruktivt.

Ved at have et lille antal opgaver er der større sandsynlighed for, at du afslutter dem. Jo mere du afslutter alle dine opgaver, jo bedre vil du føle dig overordnet set med dine to-do-lister. Den positive følelse kan give næring til dig fremadrettet.

Dine tre til fem opgaver bør være vigtige ting, som du skal gør. Og ikke mere end to af dem bør være rutineopgaver, som at tage daglig medicin. Fokuser på din Hensigten for dagen. Det er det du skal skrive ned.

Over tid kan du spore, hvor mange opgaver du afkrydser hver dag (den bedste opgave apps spor det for dig), og du vil få en fornemmelse af det rigtige antal opgaver for dig, hvis det ikke er tre til fem.

Todoist sporer, hvor mange opgaver du udfører hver dag og uge, og opretter et diagram, der viser dine fremskridt.

7. Sæt opgaver på din opgaveliste, ikke mål

Det er vigtigt, hvad du skriver på din huskeliste. Sæt opgaver på dine lister i stedet for mål og mål. For at gøre det skal du kende forskel på dem.

Mål er store præstationer eller ønskede resultater. De er normalt svære at kvantificere. Et eksempel er "bliv flydende i hindi." At sætte det på din huskeliste ville ikke være særlig effektivt.

Mål er markører på vej til at nå et mål. Det er meget nemmere at forveksle disse med opgaver, fordi målene er mere specifikke og kvantificerbare. Et eksempel på et mål er "at være i stand til at føre en samtale på hindi om mine yndlingsfilm i tre minutter."

Så hvad er opgaver? Opgaver er de handlinger, du tager for at nå et mål. Bryd et mål ned, og du har dine opgaver. Meget ofte er de enkelte begivenheder (selvom de kan gentages). En opgave kan være "lær tre nye hindiverber" eller "studer hindi i 30 minutter."

Opgaver – ikke mål eller målsætninger – er det, der hører til på en daglig huskeliste.

8. Hold mål og mål adskilt

I en perfekt verden vil mange af de opgaver, du får udført hver dag, være i jagten på et større mål. Du bør vide, hvad dine mål er, men du behøver ikke at skrive dem på din daglige huskeliste.

Skriv i stedet dine mål og mål et andet sted. Det kan det stadig være in din to-do liste-app eller notesbog, men ikke på den liste, du ser på hver dag. Andre steder, du kan skrive mål ned, er din dagbog eller en note-app.

Henvis til dine mål fra tid til anden. Tjek dem ind og revider dem. Bare lad dem ikke distrahere dig fra de specifikke ting, du skal gøre i dag.

9. Se ofte på din huskeliste

En set-at-liste er en brugt liste. En effektiv huskeliste guider dig hele din dag, hvilket betyder, at du skal kigge på den ofte. Se på det hver morgen for mentalt at forberede dig til den kommende dag. Se på det efter frokost, så du ved, hvad du ellers skal fokusere på resten af ​​dagen. Revider det sidst på dagen for at omplanlægge opgaver, du gik glip af.

Gør det til en vane at se over alt, hvad du har planlagt for den kommende uge på forhånd, så du bedre kan planlægge din tid og foretage justeringer.

I løbet af dagen, hvis du begynder at føle dig fortabt i det, du laver eller har brug for en pause fra det, så se på din huskeliste for noget lille og let (en mindre krævende opgave, der ikke kræver højt fokus), som du kan tage fat imens.

Jo mere du ser på din liste, jo mere vil du stole på den. Jo mere du stoler på det, jo mindre skal du huske, hvilke opgaver du skal udføre. Jo mindre du skal huske, jo mere frigør du dit sind til at fokusere på den aktuelle opgave.

10. Gør din opgaveliste scanbar

Hvis du ofte ser på din huskeliste, vil du hurtigt indse, hvor nyttigt det er at se, hvad du har brug for med et øjeblik.

Brug stramt sprog eller stenografi til at skrive dine opgaver. Mange apps har prioriterede vurderinger, stjerner, tags og andre detaljer, som du kan tilføje til vigtige opgaver for at få dem til at skille sig ud. Farvekode dine opgaver, hvis det hjælper. Anvend ikoner, der giver dig flere oplysninger om opgaven, såsom om den kræver et telefonopkald eller er relateret til sundhedsvæsenet. Uanset hvor hurtigt du ser på din huskeliste, bør du kunne høste en masse information om, hvad der skal gøres.

Marker disse kasser

En god huskeliste er kernen i personlig produktivitet. Det er sådan en fornøjelse at finde en opgavestyringsapp og -proces, der fungerer for dig. At afkrydse elementer på din liste giver dig en følelse af præstation og er et nøgleelement i at blive organiseret. Et pålideligt to-do-system gør livet både lettere og mindre stressende.