Google tilføjer projektstyringsfunktioner til Docs, og de er ret seje

Hvis du nogensinde har skullet arbejde på et projekt, ved du, hvor vigtig styring af de tilknyttede opgaver kan være. Men nogle mennesker har ikke brug for et komplet projektstyringsværktøj. Selvfølgelig er Kanban-tavler fantastiske, og nogle sværger til Gantt-diagrammer, men i visse tilfælde er disse værktøjer bare for meget.

Hvis det lyder som dig, har Google en ny funktion i Docs, som helt sikkert vil behage. Denne nye funktion blev introduceret kort efter, at Google bragte People Chips-funktionen frem i lyset (som giver dig mulighed for nemt at kalde andre brugere op fra et Google-dokument). Soon efter den udgivelse begyndte Google at overlade det, så det ikke kun inkluderede muligheden for at tagge brugere, men også at linke filer, tilføje datoer og meget mere.

For nylig tog Google denne funktion til endnu højere højder ved at tilføje muligheden for at spore projektstatus. Med denne tilføjelse kan du tilføje projekter, vælge deres status, tilknytte filer og tilføje noter. Men der er mere. Du kan tilføje både en Product Roadmap og en Review Tracker, så du kan holde styr på, hvor et projekt står og spore status for anmeldelser for forskellige opgaver.

Kombiner disse to funktioner, og du har et ret solidt (omend grundlæggende) projektstyringsværktøj, der nemt kan integreres i et Google-dokument.

Lad mig vise dig, hvordan du bruger denne nye funktion, som fungerer på både den gratis og betalte version af Google Workspaces. 

Sådan tilføjer du en produktkøreplan til et Google-dokument

Den første ting, du skal gøre, er at tilføje en produktkøreplan til et Google-dokument. Denne funktion giver dig mulighed for at holde styr på status for dine forskellige projekter.

For at tilføje en produktkøreplan (du kan tilføje så mange, du vil), skal du åbne et Google Docs-dokument. Placer markøren, hvor du vil tilføje køreplanen, og skriv et @-tegn, som vil afsløre en rullemenu, hvor du kan vælge en af ​​mulighederne (Figur 1).

Vælg Product roadmap, og objektet vil blive tilføjet til dit dokument (Figur 2).

Du kan derefter skrive navnet på dine projekter og tilføje relaterede filer og noter. Du kan også ændre status for hvert projekt, efterhånden som de udvikler sig ved at klikke på status rullemenuen for hvert projekt (Figur 3).

Som standard er der tre foruddefinerede statusser. Hvis du har brug for at tilføje flere, skal du klikke på en status i et af dine projekter og derefter klikke på Tilføj/Rediger indstillinger. I det resulterende pop op-vindue (Figur 4), klik på Ny mulighed for at tilføje en ny status, eller du kan redigere en af ​​de foruddefinerede statusser.

Du kan også tilføje en anmeldelsessporing til dit dokument, som gør det nemt at spore anmeldelser af projektopgaver. Denne indstilling inkluderer kun felter for korrekturlæser, status og noter (Figur 5).

Du kan tilføje nye statusser til Review Tracker-objektet på samme måde, som du gjorde for Project Roadmap.

Og når du løber tør for rækker, skal du højreklikke på den nederste række og vælge Indsæt række nedenfor (Figur 6).

Disse nye funktioner ændrer ikke din verden, men de gør det bestemt muligt for dig at holde styr på, hvordan et projekt forløber uden at bruge et komplet projektstyringsværktøj, og alt sammen fra Google Docs.