Hvordan Ukraines MacPaw gjorde sin virksomhed klar til krig

Vira Tkachenko, CTO hos Ukraine softwareudvikler MacPaw, talte eksternt til Apple-administratorer ved Jamfs JNUC-begivenhed. Et eksempel fra den virkelige verden på en kvinde i en ledende stilling inden for teknologi, hun forklarede, hvordan hendes virksomhed planlagde forretningskontinuitet under krigen i Ukraine.

Det er en fremragende lektion i krisestyring og planlægning for enhver virksomhedsleder. Her er nogle af de indsigter, der blev delt under hendes session.

Gør det komplekse enkelt

Planlægning er kritisk, forklarede Tkachenko. MacPaw læste de samme rapporter, som de fleste af os også så før krigen og begyndte at planlægge før Ruslands invasion af Ukraine i februar. Disse planlægningsmøder skabte komplekse udfordringer, hvor løsningerne skulle være så enkle at udføre som muligt.

JNUCC

"Når nødsituationen sker, bliver folk meget følelsesladede," sagde Tkachenko. "Folk har svært ved at håndtere komplekse opgaver."

Med det i tankerne forsøgte virksomheden at skabe kriseresponser, der var nemme at udføre. 

Planlægningsprocessen er også nyttig for den øverste ledelse, sagde hun. I hendes eget tilfælde, selv om krisen var følelsesmæssigt udfordrende, hjalp mødet med og diskutere potentielle reaktioner hende med at opbygge stærkere modstandsdygtighed til at lede den reaktion, når krigen begyndte.

Lektionen er enkel: Hvis du planlægger en reaktion på en krise, der er alt for kompleks, efterlader du din virksomhed med en høj risiko for fiasko. I krigstid kan konsekvenserne af en sådan fejl være alvorlige for kunder, personale og virksomheden selv.

Vær realistisk

Tkachenko virkede rolig, da hun forklarede nogle af de ting, MacPaws kriseplanlæggere skulle overveje. Virksomheden med 500 personer er baseret i Kiev, Ukraine, og dens apps er installeret på omkring en femtedel af verdens Macs. De fleste medarbejdere bruger Mac'er, der administreres af Jamf, og jeg talte med nogle af dem før konfliktens udbrud. Tkachenko fortalte mig selv, hvor imponeret hun har været over ydeevnen af ​​Apple Silicon Macs.

Holdene vidste, at konsekvenserne af enhver manglende planlægning indebar enorme risici. I planlægningen fokuserede de på sikkerheden og stabiliteten af ​​tjenester og teammedlemmernes fysiske sikkerhed.

Nogle af de risici, de forventede, omfattede:

• Tab af internet- og kommunikationsinfrastruktur.
• Besættelse af kontorer af angribere, hvilket gør adgang umulig og data usikker.
• Cyberangreb mod virksomheden og dens tjenester.
• En stigning i hyppigheden af ​​phishing-angreb mod medarbejdere.
• Angreb på virksomheders sociale medier.
• Uautoriseret adgang (f.eks. ved hjælp af fangede eller mistede enheder).
• Hardwareforsyningskædeforstyrrelser, herunder afbrydelser i udstyrsforsyning og levering af logistik, herunder strøm og transport.
• Potentiel forstyrrelse på grund af sanktioner og virksomhedsstatus i krigszone.

Mange af disse risici blev styret ved at flytte infrastruktur til skyen, men virksomheden satte også en række reaktionsplaner på plads. 

Forvent det uventede

Det, der også er interessant ved, hvordan MacPaw forberedte sig på krisen, er, i hvilket omfang virksomheden forsøgte at designe en fleksibel kriserespons. (Det er også bemærkelsesværdigt, at virksomheden allerede havde Jamf som sin MDM-udbyder, og de fleste medarbejdere var vant til fjernarbejde under pandemien.)

I de første uger af krigen havde virksomheden udpeget et nødteam af eksperter, der havde til opgave at holde sine produkter og tjenester stabile. Disse teams skulle være meget vidende om det produkt/service, de passede, og skulle lokalisere sig til en mere sikker zone, enten i Ukraine eller i udlandet. Enhver bevægelse var planlagt før krigen, og personalet valgte at bruge en sikker, krypteret alternativ kommunikationskanal.

Andre trin omfattede oplagring af MacBooks for at imødekomme fremtidige behov og engrosflytningen af ​​kontorinfrastruktur til skyen – dette inkluderede et skridt til at adoptere virtuelle Mac minis fra Mac Stadium til brug ved opbygning og kompilering af applikationer og overtagelse af cloud-baseret VPN Pritunl.

Virksomheden eksperimenterede også med satellit-internetadgang, men fandt det dyrt og svært at konfigurere og oplevede lave forbindelseshastigheder og problemer med ventetid. Dette blev først virkelig forbedret, når Starlink kom ind i Ukraine, når krigen begyndte.

På trods af al planlægning advarede Tkachenko: "Du kan ikke forstå nødsituationen, før den sker." Virksomheden baserede sine planer på en forståelse af krig baseret på historiske konflikter, "Men i virkeligheden er det helt anderledes," sagde hun.

"Vi havde masser af sager, vi ikke havde regnet med, så man kan virkelig ikke planlægge alt."

Populær nu

De bedste spejlrefleks- og spejlløse kameraer til begyndere

Da krisen ramte

Tkachenko blev vækket af luftangrebssirener på tværs af Kiev klokken 5 om morgenen den dag, krigen begyndte. Virksomheden iværksatte sin nødplan, da teammedlemmer forsøgte at evakuere. Behovet for at beskytte sine teams motiverede MacPaw til at bygge en app, som andre virksomheder måske vil bruge, kaldet Together-appen; det er tilgængelig på GitHub.

Applikationen var designet som et indtjekningssystem for medarbejdere og var designet til at spørge dem, hvor de var, om de var sikre, og om de var i stand til at arbejde. Det sidste punkt er kritisk.

Når en krise rammer det er urimeligt at forvente, at dit personale arbejder, da de vil kæmpe med enorme følelsesmæssige udfordringer, da de bekymrer sig om deres egen og deres venners og kæres sikkerhed. Samtidig vil de gerne vide, at den virksomhed, de arbejder for, støtter dem.

Appen markerer også tilfælde, hvor medarbejdere med adgang til kritiske tjenester eller data er i fare, hvilket giver virksomheden en chance for at tilbagekalde en sådan adgang, et vigtigt skridt for at beskytte kunder og tjenester.

Virksomheden indrømmede at stå over for en række uventede udfordringer. For eksempel kan klargøring af computere i en krigszone være lidt nemmere med Jamf, men den logistiske opgave med at anskaffe og distribuere hardware bliver eksponentielt sværere. Det gælder også for personale, der er baseret uden for landet, da der så opstår udfordringer med at foretage indkøb eksternt.

Og mindst én Mac forsvandt fra en besat zone.

Man vænner sig til krig

I, hvad jeg ser som en tragisk indrømmelse, fortalte Tkachenko os, at du bliver "vant" til krig. Virksomheden forbliver i Kiev, og 70 % af dens ansatte forbliver i Ukraine. Nogle af dets personale tjener i de væbnede styrker i en eller anden kapacitet.

Hvilke lektioner har virksomheden lært? Den største take away synes at være behovet for ikke at forsømme planlægningen. Dette er ikke kun fordi en plan kan sættes i gang i krise, men også fordi processen med at skabe disse tegninger kan gøre ledelse mere modstandsdygtig, når først krisen indtræffer.

En anden er at tale med virksomheder, der har lignende erfaringer.

En tredje er at være forberedt på at gå ud af manuskriptet, for der kommer virkelig til at ske uventede ting.

"Forandringerne er hurtige," sagde hun. “Du skal være i stand til at træffe hurtige beslutninger og hurtigt tilpasse dig omstændighederne. Beredskabshold skal være robuste og i stand til at håndtere et enormt pres."

MacPaw fungerer stadig. Dets produkter og tjenester er forblevet sikre på trods af konflikten. Det er det endda lykkedes udgive store softwareopdateringer og bygge nye produkter. Udviklere i hele Ukraine er fortsat forbundet med den bredere verden af ​​teknologiindustrien.

"Det er muligt at operere under krig," sagde Tkachenko til JNUC-publikummet. "Håber vi ses næste år."

Følg mig venligst Twitter, eller slut mig til AppleHolic's bar og grill , Apple-diskussioner grupper på MeWe.