Vil du bytte Microsoft Word til Google Docs? 8 enkle tips til at hjælpe dig i gang

Microsoft Word er måske den mest kendte tekstbehandler, men Googles cloud-baserede Docs formørker støt Redmonds ærværdige software blandt budgetbevidste internetbrugere. Ikke alene er det gratis, men Google Docs tilbyder problemfri delingsmuligheder og er tilgængelig på enhver computer eller mobilenhed med en internetforbindelse.

Googles succes fik Microsoft til at tilbyde internet-baserede versioner af sin Office-pakke samt en formindsket gratis version af Microsoft Word til internettet. Og selvom Google Docs ikke længere tilbyder ubegrænset lagerplads gratis, er 15 GB mange dokumenter. Hvis du har skiftet Word til Google Docs, så læs videre for et par skjulte tricks.

Opdag skabeloner

Ved du ikke, hvor du skal begynde? Tjek de inkluderede skabeloner. Få adgang til dem fra hovedsiden i Dokumenter ved at holde markøren over plus-ikonet nederst til højre og klikke på Vælg skabelon ikon, der vises. Eller klik Fil > Ny > Fra skabelon inde i et eksisterende dokument.

Skabeloner er kategoriseret efter formål og inkluderer formaterede prøver til projektforslag, nyhedsbreve, adskillige juridiske dokumenter, jobtilbudsbreve, CV'er, skolerapporter og mere. Andre kan gøres tilgængelige ved at installere specifikke tilføjelser.

Lås op offline redigering

Den ene komplikation med skybaserede tjenester er adgang, når du ikke har en internetforbindelse, men Google Docs understøtter offlineredigering. Gå til Filer > Gør tilgængelig offline, og den seneste version af dokumentet vil kunne ses og redigeres, når du ikke har forbindelse. Når en forbindelse genoprettes, synkroniseres alle ændringer automatisk. Gå tilbage til Filer > Gør tilgængelig offline at deaktivere det til enhver tid.

Se versionshistorik

Vi kan alle godt lide at holde styr på ændringer i et dokument, især hvis det er et, der bruges af flere personer. Du skal kunne gå tilbage i tiden, hvis nogen har slettet noget ved et uheld, eller du blot har ændret mening. Det er her Googles versionshistorik kommer ind.

I dit dokument skal du klikke på Sidste redigering var for X dage/timer siden link op øverst, åben Fil > Versionshistorik > Se versionshistorik, eller brug genvejen Ctrl+Alt+ Shift + H for at se en liste over loggede ændringer efter dato og klokkeslæt. Hvis der blev foretaget flere ændringer på samme dag eller i løbet af kort tid, grupperes disse versioner som underposter under én post.

For klarhedens skyld kan versioner gives specifikke navne. Klik på kontakten i øverste højre hjørne for at vise de versioner af dokumentet, du har navngivet.

Opret en indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse med sidetal

For lange dokumenter, der ville have gavn af en eller anden organisation, gå til Indsæt > Indholdsfortegnelse og vælg et af to formater (med sidenummer eller med blå links).

Docs vil lede efter tekst, der er stylet som en overskrift, og organisere den øverst på siden med links, der giver dig mulighed for at springe til den sektion. Hvordan stiler du som overskrift? Fremhæv din tekst, klik i boksen Typografier, og vælg Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 og så videre. (Eller gå til Format > Afsnitstypografier.)

Hvis du opretter overskrifter efter at have droppet indholdsfortegnelsen i dit dokument, skal du klikke på det cirkulære opdateringsikon ved siden af ​​din indholdsfortegnelse for at ændringerne træder i kraft. Du kan også se indholdsfortegnelsen på sidepanelet.

Google fra Docs

Google Docs gør det nemt at lave research fra ét vindue. Hvis du har brug for at finde en Google Drev-fil eller info fra nettet, skal du klikke på Prøv knappen (den, der ligner en boks med en diamant indeni) i nederste højre hjørne af dokumentet.

Dette åbner et nyt panel med en søgelinje, hvor du søger på nettet eller dine eksisterende dokumenter. Sidstnævnte er mærket Cloud Search på Workplace-virksomhedskonti og Drive på personlige konti. På Workplace skal du holde markøren over posten og klikke på plusikonet for at tilføje et link til dokumentet eller indsætte et billede. For at tilføje et citat fra en websøgning til dit dokument, skal du holde markøren over det og klikke på anførselstegn-ikonet.

Del et link

Klik på den blå for at dele et dokument Del knappen øverst til højre og indtast e-mail-adresserne på eventuelle modtagere. Klik på for at sende et direkte link til dokumentet Kopier link for at få fat i det delbare link, men kun dem, der er tilføjet til Del-listen, vil være i stand til at åbne det.

Skift tilladelser ved at klikke Del > Skift til alle med linket, som lader alle med URL'en se dokumentet, selvom du ikke specifikt har indtastet deres e-mailadresse. Angiv derefter, om disse personer er seere, kommentatorer eller redaktører. For at låse den senere skal du ændre den til begrænset.

Når alle beslutninger er truffet, klik Kopier link fra denne side for at få fat i det delbare link.

Tilføj nye skrifttyper

Google Docs understøtter over 30 skrifttyper i rullemenuen for skrifttyper, men der er flere, der gemmer sig i almindelighed. Klik ind i skrifttypemenuen og vælg Flere skrifttyper på toppen. Dette åbner en menu med andre skrifttyper, som skal føjes til Docs, før de kan bruges.

Klik på knappen Vis: Alle skrifttyper menuen og vælg Skærm for at få vist skrifttyperne. Klik på en skrifttype for at tilføje den til listen over aktive skrifttyper under Mine skrifttyper. Klik OK for at gemme de nye skrifttyper på din aktive liste.

Indsæt specialtegn

Der er et par måder at indtaste specialtegn i Google Docs. Åben Indsæt > Specialtegn for en database fuld af objekter, du kan indsætte, inklusive symboler, emoji, tegnsætning, tegn og accentmærker, der ikke nemt kan laves med et standardtastatur. Ved du hvad du har brug for, men ved ikke hvad det hedder? Tegn det, og Google Docs vil give dig resultaterne.

En nemmere måde at gøre dette på kan være gennem menuen Substitutioner, hvor du kan skrive én ting, og Google Docs viser noget andet. Gå til Værktøjer > Præferencer > Erstatninger og du kan tilføje tegn i Erstat-kolonnen, som vil blive erstattet af tegnet i kolonnen "Med", som når du skriver (c) for at skabe et ©-symbol.

Den eneste ulempe er, at skærmbilledet Substitutions ikke lader dig vælge et specialtegn direkte, men du kan i det mindste tilføje et til dokumentet og kopiere det over. For eksempel, hvis du nemt vil oprette en Ĉ, kan du oprette en substitution, hvor skrivning af "c^" bliver til det tegn, du har brug for.