De bedste udbydere af forretningsopbevaring og fildeling

Cloud storage er meget mere end blot et sted at dumpe din virksomheds data. Sikker på, det er endnu et drevbogstav, hvor brugere kan dele filer, men med en administreret cloud-tjeneste bag sig tilbyder disse platforme adskillige andre muligheder, som lokal lagring ikke kan. Vi taler om ting som elastisk kapacitet, inline-redigering med flerbrugerversionering og bedre sikkerhed. De fleste af dem tilbyder også app-integration med resten af ​​din cloud-tjenesteportefølje, især med andre udbydere af lager- og sikkerhedskopiering.

Hvis dine medarbejdere stadig arbejder hjemmefra på grund af pandemien, og især hvis det kan blive permanent, er en cloud-lagringsressource en grundkomponent, når du bygger et hybridt arbejde online samarbejdsrum. Det hjælper også, hvis du flytter til et fuldt ud desktop-som-en-tjeneste (DaaS) miljø. Du skal bruge en af ​​dem, ikke bare for at gemme og organisere dine data, men også til at håndtere grundlæggende samarbejde, især databeskyttelse og detaljerede tilladelser. Integration betyder, at selvom det primære arbejde udføres i en anden app, såsom Salesforce eller Slack, gælder alle disse fordele stadig.

Du kan stole på vores anmeldelser

Siden 1982 har PCMag testet og bedømt tusindvis af produkter for at hjælpe dig med at træffe bedre købsbeslutninger. (Læs vores redaktionelle mission.)

Desværre kan den samme bredde af kapaciteter også give problemer. Det store antal funktioner, som leverandører tilbyder for at konkurrere og differentiere sig, kan gøre det svært at finde ud af, hvad du har brug for. Der er dog nogle vigtige overvejelser, som alle har brug for. For eksempel skal enhver virksomheds cloud-lagringsløsning være tilgængelig, sporbar og sikker. Det betyder adgang overalt via skyen, en log over, hvem der har adgang til hvad og hvornår, og en tjeneste, der beskytter data med adgangskontrol, sikkerhedskopier og kryptering.

På it-niveau skal administratorer vide, hvilken sky der rummer deres data, og hvor disse datacentre er placeret. Dette kan være skræmmende, ikke kun fordi nogle leverandører er tilbageholdende med at dele disse oplysninger, men også fordi mange løsninger er afhængige af værditilvækst forhandlere (VAR'er) til at produktisere deres cloud-lagerressourcer. Det skaber et backend-morads, hvor det kan være svært at afgøre, hvor bitsene bliver gemt. Vi vil diskutere alle disse spørgsmål mere detaljeret nedenfor.

Hvad gør fildeling i virksomhedsklasse?

Den positive side ved denne stadigt voksende liste over funktioner er, at smarte organisationer kan finde nye og kreative måder at bruge deres storage-infrastruktur på. Cloud storage betyder, at du kan tilpasse en tjeneste, så den fungerer som et letvægts dokumenthåndteringssystem eller endda en workflow-manager, der styrer, hvordan dine data flyder gennem en kæde af brugere. Eller du kan fokusere på samarbejds- og fildelingsfunktioner, så medarbejderne kan redigere de samme filer i et teamrum, mens de beskytter deres arbejde med versionering.

Denne form for tilpasning er vigtigere nu end nogensinde. Ifølge en nylig undersøgelse af GlobalWorkPlaceAnalytics.com, I det mindste 50 procent af den amerikanske arbejdsstyrke er nu sat op til fjernarbejde. Medarbejdere, der flytter væk fra en central kontorarbejdsmodel, kan drastisk ændre, hvordan arbejdet udføres. Lagring og hentning af din virksomheds data skal tilpasses, og ingen anden lagringsmetode kan håndtere disse ændringer så let som en cloud-tjeneste.

Ulempen er, at effektiv tilpasning kræver planlægning, især når denne tilpasning er omkring vigtige arbejdsgange. Bare fordi en lagerleverandør har en lang liste af funktioner, betyder det ikke, at du automatisk vil drage fordel af dem alle. At vide, hvilke funktioner der fungerer bedst, og i hvilken kombination er planlægning, som kun du, dine it-medarbejdere og dine virksomhedsledere i frontlinjen kan udføre.

Fokusér først din planlægningsindsats på vigtige arbejdsgange, og start i det små. Vær opmærksom på kerneegenskaber, især pålidelig tilgængelighed, effektive sikkerhedskopier, sikker opbevaring og bruger- og gruppeadministration. Når du ved, hvordan du ønsker, at alt det skal fungere, mens dine medarbejdere er så vidt udbredt, så kan du udvide til automatiseret workflow, samarbejde og tredjeparts app-integrationer. Nogle gange bør kerneapp-integrationer overvejes tidligere, for eksempel hvis din virksomhed har standardiseret på en bestemt produktivitetsplatform. (dvs. Google-butikker vil vælge Google Drive, mens Microsoft 365-outfits sandsynligvis vil vælge OneDrive).

Nem "tilslutning" til din anden Apps

Hvis du ikke har et oplagt integrationsmål som Google Workspace, er den gode nyhed, at skyen har gjort det nemmere for forskellige leverandører at tale med hinanden gennem åbne standarder. I disse dage kan du blande og matche cloud-lagringsløsninger med en lang række af aktuelle produktivitets- og dokumenthåndteringssystemer. Hvis du skal gå så langt som til at lave noget tilpasset kodning, så tilbyder de fleste leverandører REST API'er, så du både kan bytte data og kalde funktioner op mellem forskellige app-tjenester. Hvis alt hvad du behøver er bedre automatisering, så kan tjenester som IFTTT eller Zapier lade enhver bygge coss-app-automatisering med en forholdsvis lav indlæringskurve.

Cloud-virksomheder ser også værdien af ​​interoperabilitet, selvom de primært forsøger at adressere det i kundekategorier og vertikaler af høj værdi. Leverandører som Microsoft og Salesforce har for eksempel enorme partnerøkosystemer med store kataloger over målrettede servicetilbud. En partner tager virksomhedens kerneprodukter, såsom Microsoft 365, og bygger integrationer og workflow-funktioner ved hjælp af dette produkt og en eller flere tredjeparts cloud-tjenester. Disse løsninger er bygget til at tiltrække bestemte typer virksomheder eller vertikaler.

Så for eksempel kan leverandør X bygge en end-to-end-lejestyringsløsning til storby-ejendomsadministrationsvirksomheder. Denne løsning bruger muligvis en database med ejendomsfortegnelser, der er knyttet til en Salesforce CRM. Dette link ville matche ejendomme med potentielle lejere. Derfra kunne den automatisk matche en lejertype og en ejendomstype til den rigtige lejeskabelon, der er gemt i en anden database eller et kontrakt- eller dokumenthåndteringssystem. Disse leasingkontrakter udfyldes ved hjælp af redigerbare PDF-dokumenter, der falder ind i en godkendelsesworkflow enten tilbage i Salesforce-rammerne eller et andet produktivitetsmiljø, såsom Google Workspace eller Microsoft 365.

Selvfølgelig, jo flere tredjepartstjenester en løsning som den bruger, jo højere pris pr. bruger pr. måned. Men det faktum, at du kan sammensætte en sådan skræddersyet løsning ved hjælp af blot en plug-in-skytjenestearkitektur, er attraktivt, da det ret nemt lader dig bytte tjenesteleverandører ind og ud.

Så hvis du ønsker at bruge en cloud-lagringstjeneste på en meget speciel måde, skal du helt sikkert lave den nødvendige planlægning for at forstå præcis, hvilke slags tilpassede justeringer og arbejdsgange, du har brug for. Men når det er gjort, skal du ikke gå ud fra, at du bliver nødt til at bygge alt det selv. Tjek i stedet først de integrations- og værdiforøgende app-markedspladser, der er tilgængelige fra dine vigtigste app-udbydere, såvel som dem, der tilbydes af lagertjenesten. Nogen har måske allerede bygget den perfekte end-to-end-løsning til dig, og det er billigere og nemmere end at rulle din egen.

Opbevaring og deling

En grund bag tendensen i nye, værdiskabende funktioner er, at lagerkapacitet i høj grad er et omdiskuteret problem i skyen. Mange købere begynder hovedsageligt at fokusere på en leverandørs lagerkapacitet og hvor meget de får for hvor mange dollars. Det er bestemt stadig noget, man skal overveje, men samlet set er lagerplads nu mere overkommelig end nogensinde før, og priserne trender langsomt nedad. Med hensyn til kapacitet tilbyder de fleste cloud storage-udbydere en generøs mængde lagerplads og i forskellige niveauer. Flere terabyte (TB) er almindelige og ikke længere en stor forskel mellem tjenester, især nu hvor det er nemt og billigt at tilføje lagerkapacitet.

Hvis du pludselig har brug for 100 GB ekstra plads til et hurtigt projekt, gør de fleste leverandører af cloud-lager tilføjelse af denne kapacitet til et simpelt spørgsmål om at klikke på nogle valgknapper. Det vil ikke kun give dig den nye plads, men også automatisk hæve dit abonnementsgebyr tilsvarende. Endnu bedre, når først projektet er færdigt, og du ikke har brug for de 100 GB længere, kan du lige så nemt skrue både kapacitet og pris ned igen. Denne form for elastisk kapacitet er let for en cloud storage-leverandør og næsten umulig for en lokal ressource.

Selvfølgelig kan al denne frihed igen gøre tingene komplicerede, især i en større virksomhed. Hvis lagerkapacitet og abonnementspriser springer rundt, fordi forskellige afdelingsledere konstant ændrer deres krav, kan det ødelægge et langsigtet budget. Sørg for at opsætte kontroller omkring, hvem der skal justere kapaciteten (din it-afdeling skal være nøglen her), hvordan nye kapaciteter skal rapporteres, hvad de minimale sikkerheds- og tilladelseskrav er, hvilke backuppolitikker der skal anvendes, og hvor ofte dette kan ske i et givet tidsudsnit (kvartalsvis, årligt osv.).

Se disse detaljer

Alt dette tegner et meget rosenrødt billede, når det kommer til at designe din helt egen tilpassede og meget distribuerede opbevaringstjeneste. Og selvom det er sandt, er der stadig flere djævle, der lurer i detaljerne. En stor ting er at finde ud af præcis, hvor dine data er. Nogle udbydere har deres egne datacentre, mens andre outsourcer deres lager til en anden tredjepartssky, ofte Amazon Web Services (AWS) eller en lignende Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-afspiller.

Det er et vigtigt punkt at overveje: Underskriver du en serviceniveauaftale (SLA) med en cloud-udbyder, der er direkte ansvarlig for infrastrukturen, eller er udbyderen skyldig til en anden part? Hvis det er en tredjepart, skal du sørge for at undersøge det pågældende firma og undersøge dets track record. Se derefter på de serviceniveauer, den tilbyder. Selvom alle de store aktører har en vis grad af oppetidsgaranti, er det værd at bemærke, at placering er en vigtig faktor.

Hvor mange datacentre har tredjeparten? Hvor mange er lokale, og hvor mange er potentielt i en helt anden lokalitet? Hvis du er en amerikansk virksomhed, giver det ingen mening at købe en lagerressource, der kun har servere i Europa. Endelig, er dine data fordelt blandt dem for bedre pålidelighed? Du bør ikke kun være i stand til nemt at bestemme disse svar fra en målleverandør, men også udpege, hvor du vil have dine data gemt, så du kan optimere din lagring for adgangshastighed og redundans.

Hvordan dine medarbejdere får adgang til deres filer er ikke kun kritisk, det kan også variere meget mellem leverandører. Deling af datafunktionalitet bør involvere en synkroniseringsklient eller en anden form for desktop-baseret software, der findes på hver pc eller klient og sikrer, at data i skyen synkroniseres med lokale replikaer. Men nogle leverandører kan have andre adgangspunkter. For eksempel vil alle cloud-lagringsvirksomheder tilbyde en webklient, men nogle kan også gøre dette til den primære klient. Måske virker det for dig, og måske gør det ikke, men det er noget, du skal teste, før du forpligter dig.

Mobile enheder er også et problem. Mange af de nyligt distribuerede medarbejdere forsøger at bruge personlige enheder til arbejdet, og mange af disse enheder er mobile. Har din lagerleverandør mobile klienter? Hvis det er tilfældet, skal du finde ud af, hvilke platforme der understøttes og derefter teste, hvordan disse klienter fungerer. Synkronisering skal for eksempel fungere anderledes for mobil versus desktop, da enhedens CPU og lagerressourcer er så forskellige. Sikkerhed og brugeradgang vil også fungere anderledes, især hvis brugerlegitimationsoplysninger inkorporerer enhedstyper.

En anden ting at huske er, at du ikke altid får adgang til dine data direkte gennem lagerleverandøren. For eksempel kan Microsoft OneDrive for Business synkronisere med Microsoft Teams, dets teammeddelelsesplatform samt de teamwebsteder, der er en del af dets populære SharePoint Online-samarbejdsplatform. Så dine brugere udfører muligvis deres arbejde med filer i disse apps og derefter se dem automatisk gemt i en tilknyttet cloud-lagringstjeneste, i dette tilfælde OneDrive.

Til sammenligning tilbyder Box (for Business) en fuldt funktionel webklient med træk-og-slip-understøttelse. Delte data kan gemmes i mapper, der stammer fra enkeltpersoner eller i teammapper, der er oprettet og kontrolleret af teamledere eller administratorer, men det hele sker i et browservindue. At få det til at ske i en anden app vil kræve mere arbejde, medmindre Box forudbygger integrationen for dig.

For stort set alle rigtige arbejdsgange har du brug for en version af teammapper, så hvordan fungerer det ikke kun i lagerleverandørens grænseflade, men også i enhver tilknyttet tredjepart apps skal overvejes nøje inden køb. At arbejde med brugere her for at finde ud af, hvad de bedst kan lide, og hvordan de får arbejdet udført i dag, kan i høj grad gøre din købsbeslutning nemmere.

Hvordan bruger- og gruppemapper fungerer, er det, du skal afgøre, ikke kun om løsningen understøtter denne funktion. Hvilke funktioner understøttes, hvordan de styres, og hvilken tredjepart apps de kan påvirke er alle vigtige punkter. Adskillige løsninger går ud over pligten og inkorporerer tæt integration med populære tredjepartsplatforme, såsom den førnævnte Microsoft 365. For eksempel har selv Microsofts rival, Google, bygget en Google Drive Enterprise-connector for at inkorporere smidig samarbejdsfunktionalitet for Microsoft 365-brugere.

Se efter dyb og lagdelt sikkerhed

Den måske vigtigste opbevaringsdjævel, du bliver nødt til at kæmpe med, er sikkerhed. At holde data sikker er en større udfordring i dag, end det nogensinde har været. Funktioner, der engang blev betragtet som avancerede, er nu blot basisfunktioner. Identitetsstyring i virksomhedsgrad er for eksempel noget, enhver lagerleverandør bør tilbyde. Det betyder ikke kun at matche en individuel brugers legitimationsoplysninger med hvilke filer og mapper de har tilladelse til at få adgang til, men også tilføje multi-faktor godkendelse og single sign-on (SSO) funktioner.

Som nævnt ovenfor betyder sikker opbevaring at beskytte data mod mere end nysgerrige øjne. Redundante lagerlag betyder, at du burde være i stand til at kortlægge, hvilke datacentre der ikke kun rummer den primære kopi af dine data, men også det første sikkerhedskopieringsniveau. Så hvis du har 500 GB data med Vendor X, så burde du være i stand til at gemme de filer, dine medarbejdere har mest adgang til i datacentre tæt på, hvor de arbejder. Så bør leverandør X også give dig mulighed for at synkronisere disse filer med en kopi, der er placeret i et andet datacenter, et der stadig drives af den pågældende leverandør, så hvis din primære instans skulle gå ned, kan en anden datakopi være tilgængelig med det samme.

Leverandør X bør også udføre regelmæssige sikkerhedskopier af både websteder og butik at data et andet sted. Endelig bør du være i stand til at få integration med en tredjeparts cloud backup-udbyder, så du automatisk kan udføre endnu en backup på egen hånd og gemme den på servere fra en helt anden leverandør eller endda din egen lokale server eller netværkstilsluttet lagerenhed (NAS).

Det lyder måske som overkill, men det smukke ved en administreret cloud-tjeneste er, at denne form for lagdelt arkitektur er relativt nem at bygge fra kundens synspunkt og ret automatisk, når den først er etableret. Så længe du tester det en gang imellem, kan du være sikker på, at uanset hvad der sker, vil dine data forblive sikre og tilgængelige.

Kryptering er en anden grundlæggende sikkerhedsfunktion. Alle vores testede leverandører understøttede dette i varierende grad, men skulle du støde på en, der ikke bare bliver ved med at lede. Kryptering er et must-have, og du har brug for det, både mens data bevæger sig mellem dine brugere og skyen, såvel som når det kommer til disse cloud-servere og holder op med at bevæge sig. Så både "i transit" og "i hvile". At teste disse muligheder betyder at forstå de krypteringsskemaer, der bruges, samt deres indvirkning på datahentningsydelsen.

Heldigvis arbejder cloud storage-udbydere hårdt på at styrke sikkerheden både for at holde dine ting sikre såvel som at konkurrere med hinanden. Så meget, at de fleste it-professionelle stoler lige så meget eller mere på cloud-sikkerhed, end hvad der er tilgængeligt på stedet (64 procent ifølge en undersøgelse fra 2015 fra Cloud Security Alliance). Logikken er ret simpel. De fleste it-professionelle har simpelthen ikke budgettet til at undersøge, implementere og administrere de avancerede sikkerhedsfunktioner, som leverandører af cloud-tjenester kan levere, fordi det er nøglen til deres primære forretning.

Vigtige funktioner til overholdelse af lovgivning

Bortset fra blot at holde kundedata sikre, er en anden faktor, der har styrket cloud-sikkerheden væsentligt, behovet for at overholde vigtige regulatoriske standarder, såsom Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og ISO 27001. Livedrive for Business er noget enestående her, fordi det er fokuseret på europæiske kunder, så det er bygget op omkring den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), hvilket er grunden til, at dets servere er placeret i EU og Storbritannien.

Hvis du undrer dig, blev nogle af de vigtigste funktioner, som it-købere søgte i en cloud-lagringsløsning i forretningsklasse, undersøgt af markedsundersøgelsesfirmaet Statista og rapporteret nedenfor.

Men de funktioner, der er anført i den grafik, adresserer primært de daglige driftsbehov fra IT-siden. Lovmæssige krav bestemmes generelt af dit juridiske personale, hvorfor de ikke er repræsenteret ovenfor. Men de er ikke mindre vigtige, og du bliver nødt til at tage dem med i din planlægning. Cloud-lagringsudbydere har normalt flere funktioner indbygget specifikt til at løse overholdelsesproblemer.

En populær en for flere regler og selv de mest strenge sikkerhedspolitikker er, at hver fil og mappe har et revisionsspor. Dette vil vise, hvornår det først blev gemt på systemet, hvordan og hvornår det er blevet ændret, hvem der har fået adgang til det, og hvilke slags handlinger der blev udført, såsom kopiering, sletning eller flytning. Dette er altafgørende for de mere stærkt regulerede eller sikkerhedsbevidste vertikaler. At miste missionskritiske filer på grund af fejl eller forseelser kan ofte koste hundredtusindvis eller endda millioner af dollars i erstatning eller tabt kapital.

Filopbevaring er et andet almindeligt lovkrav. Du skal kontrollere, hvor længe data lever på systemet, hvordan det er tilgængeligt, og hvornår det kan slettes eller buehived. Og din lagerudbyder burde gøre disse funktioner nemme at bruge. I stærkt regulerede industrier kan det at have de rigtige oplysninger ved hånden ofte betyde forskellen mellem at være i eller ude af overholdelse af føderale eller branchespecifikke regler.

Alt dette betyder, at før du køber en cloud-tjeneste, skal du sætte dig ned med dit it-personale og din compliance-ekspert for at forstå præcis, hvor data og apps skal lokaliseres, og hvilke funktioner de skal understøtte for at overholde de overholdelsesbestemmelser, der er vigtige for din virksomhed.

Et trin ad gangen

At vælge et cloud storage-produkt til din organisation kan virke som en skræmmende opgave, når du først overvejer alle de involverede variabler. Forskellige virksomheder har ikke kun forskellige krav til cloud-lagring og fildeling, de kræver solid sikkerhed til sikkerhedskopiering og deling af filer. At finde en balance mellem brugervenlighed, sikkerhed og tilpasning skal i sidste ende være drevet af forretningskrav. Men at forstå præcis, hvad disse krav er, er en seriøs opgave, der vil kræve rigtigt arbejde; det er ikke noget, du vil tage fat på med en hurtig beslutning.

Mens nogle af de leverandører, vi har gennemgået, gør det nemmere at migrere dine data off af deres service er ikke alle af dem så betænksomme. Når du først har tilmeldt dig og flyttet dine data til en bestemt tjeneste, er det generelt ikke trivielt at flytte dem til en anden, så det er en god idé at gøre dit hjemmearbejde grundigt, før du forpligter dig til en udbyder.

Planlægning er nøglen. Så sæt dig ned med kundeemner, it-chefer og endda en repræsentant fra cloud-udbyderen, hvis du kan. Det vil tage noget tid og kræfter, men besværet med at kortlægge de funktioner, der er nødvendige for din organisations nuværende og fremtidige behov, vil gøre det meget nemmere at finde den rigtige løsning.

Har du spørgsmål om, hvordan du griber cloud storage til din lille virksomhed? Deltag i [e-mail beskyttet] diskussionsgruppe på LinkedIn, og du kan spørge leverandører, PCMag-redaktører og fagfolk som dig selv.