Machen Sie mehr: Probieren Sie diese 10 einfachen Tipps für bessere To-Do-Listen aus

Wie effektiv ist Ihre To-do-Liste? Hilft es dir, deinen Tag zu planen? Stupst es Sie an, die richtigen Aufgaben zu priorisieren? Oder ist es eine endlose Liste von Dingen, für die Sie sich schuldig fühlen, sie noch nicht getan zu haben, und jetzt werden Sie nichts davon tun? Eine gute To-Do-Liste sollte Ihnen dienen. Du solltest ihm nicht ausgeliefert sein. 

Die besten To-Do-Listen weisen Sie jeden Tag in die richtige Richtung und helfen Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Mit den richtigen Strategien kann Ihnen eine To-do-Liste dabei helfen, auch größere Ziele zu erreichen. Hier ist, was Sie wissen müssen, damit Ihre To-Do-Liste für Sie funktioniert.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko auf Unsplash)

1. Wählen Sie die richtige App (oder Papier)

Der erste Schritt zur Erstellung einer besseren To-do-Liste ist die Entscheidung, wo sie aufbewahrt werden soll. Es ist wichtig, dass Sie die App oder das Notizbuch lieben, das Sie für Ihre To-Do-Liste verwenden, sonst bleiben Sie möglicherweise nicht dabei.

Beachten Sie, wie ich „Notebook“ gesagt habe. Während es viele Vorteile hat, Ihre To-do-Liste in eine App zu packen (und ich werde sie gleich auflisten), ist Papier nichts falsch! Wenn Papier für Sie funktioniert, großartig. Ebenso ist auch eine einfache Tabellenkalkulation oder ein Textverarbeitungsdokument in Ordnung. Nutzen Sie das für Sie passende Tool.

Digitale To-Do-Listen haben jedoch mehrere Vorteile gegenüber Papier, und es ist gut, zumindest zu wissen, was sie sind, auch wenn Sie am Ende Papier verwenden. Einige Vorteile sind:

• Sie sind einfach zu bearbeiten, was bedeutet, dass Sie Informationen schnell aktualisieren können,

• Sie haben eingebaute Erinnerungen,

• Es ist sehr schwer, sie zu verlieren, da die Liste selbst normalerweise in der Cloud gespeichert wird.

• Sie können Ihre Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum oder alphabetisch sortieren und

• Sie können anderen Personen Aufgaben zuweisen und werden benachrichtigt, wenn sie diese erledigt haben.

Wenn Sie sind Auf dem Markt für eine To-do-Listen-App, welche ist die beste? Nachdem ich Dutzende von ihnen getestet habe, neige ich dazu, sie zu empfehlen Todoist, Asana, und Dinge häufiger als andere. Aber es gibt noch viele andere Möglichkeiten. OmniFocus eignet sich gut für Personen, die ihre Aufgaben mit vielen Details versehen. Trello spricht visuell motivierte Menschen an. Microsoft To Do funktioniert gut mit Office und Windows 10. Google Tasks ist großartig für seine Google Workspace-Integration. Habitica könnte Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen, wenn Sie Gamification mögen. Und so weiter.

2. Erstellen Sie mehr als eine Liste

Sie sollten nicht nur eine To-Do-Liste haben. Sie sollten ein paar Listen haben, die die Hauptkategorien Ihres Lebens abdecken, wie z. B. Arbeitsaufgaben, persönliche Aufgaben und Hausarbeiten. Wenn Sie mehr als eine Liste haben, können Sie sich besser konzentrieren. Wenn Sie bei der Arbeit sind, möchten Sie nicht von Ihrer persönlichen Liste abgelenkt werden. Wenn Sie zu Hause sind, möchten Sie nicht belastet werden, wenn Sie an Ihre beruflichen Pflichten denken.

Halte dich nicht zurück. Erstellen Sie Listen für alles, was Ihnen einfällt! Die Nützlichen werden bleiben. Sie können alle verwerfen, die für Sie nicht nützlich sind. 

Einige andere Ideen sind:

• Einkaufen,

• Eines Tages (wo Sie unwichtige Aufgaben aufschreiben, die Sie vielleicht eines Tages erledigen werden),

• Weekend (für alles, was Sie am Wochenende unternehmen möchten, aber unter der Woche nicht abgelenkt werden möchten) und

• Aufgaben für Kinder.

Denken Sie daran, dass Sie jederzeit neue Listen hinzufügen oder sie umbenennen können.

3. Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf als Soon wie Sie an sie denken

Wenn Ihnen eine neue Aufgabe in den Sinn kommt, schreiben Sie sie so schnell wie möglich auf. Das Hinzufügen von Aufgaben, wenn Sie an sie denken, verhindert, dass Sie sich mit ihnen beschäftigen. Sobald es aufgeschrieben ist, müssen Sie sich nicht mehr daran erinnern, sodass Sie den Gedanken aus Ihrem Gehirn löschen können.

Wenn Ihre To-Do-App über eine Tastenkombination zum Hinzufügen einer neuen Aufgabe verfügt, lernen Sie sie kennen. Wenn Ihre App über eine Mobiltelefonverknüpfung verfügt, richten Sie sie ein.

Für diejenigen, die Papier verwenden, halten Sie während der Arbeit ein Stück Papier in Ihrer Nähe, um ablenkende Gedanken schnell aufzuschreiben und sie dann in Ihre offiziellen To-do-Listen zu kopieren, wenn es Ihnen passt.

Hinzufügen von Fälligkeitsdaten zu Aufgaben in Ihrer Asana To-Do-Liste hilft Ihnen beim Priorisieren.

4. Weisen Sie Fälligkeitsdaten zu

Jedes Mal, wenn eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat, fügen Sie es hinzu. Zu sehen, wann Aufgaben fällig sind, hilft Ihnen beim Priorisieren.

Nicht jede Aufgabe braucht ein festes und schnelles Fälligkeitsdatum, aber manchmal hilft es aus zwei Gründen, trotzdem eines hinzuzufügen.

Zuerst die meisten Aufgaben apps können Sie sehen, was heute, morgen und später in der Woche fällig ist, unabhängig davon, auf welcher Liste sie sich befinden. Auf diese Weise können Sie alles sehen, was heute fällig ist, und bekommen ein Gefühl dafür, wie der Tag verlaufen wird. Sie können sich auch einen Moment Zeit nehmen, um einige Aufgaben neu zu planen, wenn Sie sich überfordert fühlen, wenn Sie sich nur alles ansehen, was in der nächsten Woche fällig ist.

Zweitens planen Sie effektiv Ihre Woche, indem Sie Ihren Aufgaben Fälligkeitstermine zuweisen, was eine ausgezeichnete Zeitmanagementstrategie ist.

5. Überarbeiten Sie Ihre To-Do-Listen täglich

Beginnen Sie jeden Tag damit, einen Blick auf Ihre Aufgabenliste zu werfen und zu beurteilen, ob es sinnvoll ist. Überarbeiten Sie es dann.

Wenn Sie zu viele Aufgaben für den Tag geplant haben und wissen, dass Sie sie nicht alle schaffen werden, bereiten Sie sich auf einen Misserfolg vor.

6. Beschränken Sie sich auf 3–5 Aufgaben täglich

Was ist Ihr tägliches Aufgabenlimit? Es hängt davon ab, welche Art von Aufgaben Sie aufschreiben und wie schwierig sie zu erledigen sind. 

Den meisten Menschen empfehle ich, sich zunächst auf drei bis fünf Aufgaben pro Tag zu beschränken. Es klingt vielleicht nicht nach viel, aber wenn Sie sich darauf konzentrieren, die drei wichtigsten Dinge aufzuschreiben, die Sie heute erledigen müssen, werden Sie vielleicht feststellen, dass das schon eine Menge zu bewältigen ist.

Warum nicht mehr aufschreiben? Wenn Sie zu viele Aufgaben aufschreiben und nicht alle erledigen, müssen Sie sie auf einen anderen Tag verschieben. Das bedeutet, dass Sie Ihre Liste neu priorisieren und ändern müssen, was unnötige Arbeit ist, die Stress verursacht und sich als selbstzerstörerisch anfühlen kann.

Wenn Sie eine kleine Anzahl von Aufgaben haben, ist es wahrscheinlicher, dass Sie sie erledigen. Je mehr Sie alle Ihre Aufgaben erledigen, desto besser fühlen Sie sich mit Ihren To-Do-Listen insgesamt. Dieses positive Gefühl kann Sie für die Zukunft antreiben.

Ihre drei bis fünf Aufgaben sollten wichtige Dinge sein, die Ihnen wichtig sind sollen tun. Und nicht mehr als zwei davon sollten Routineaufgaben sein, wie etwa die tägliche Einnahme von Medikamenten. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Absicht für den Tag. Das solltest du aufschreiben.

Verfolgen Sie im Laufe der Zeit, wie viele Aufgaben Sie jeden Tag abhaken (die beste To-Do apps verfolgen) und Sie bekommen ein Gefühl für die richtige Anzahl von Aufgaben für Sie, falls es nicht drei bis fünf sind.

Todoist verfolgt, wie viele Aufgaben Sie jeden Tag und jede Woche erledigen, und erstellt ein Diagramm, das Ihren Fortschritt zeigt.

7. Setzen Sie Aufgaben auf Ihre To-Do-Liste, nicht Ziele

Was Sie auf Ihre To-Do-Liste schreiben, ist wichtig. Setzen Sie Aufgaben auf Ihre Listen, anstatt Ziele und Zielvorgaben. Dazu müssen Sie den Unterschied zwischen ihnen kennen.

Ziele sind große Errungenschaften oder gewünschte Ergebnisse. Sie sind normalerweise schwer zu quantifizieren. Ein Beispiel ist „fließend Hindi sprechen“. Das auf Ihre To-do-Liste zu setzen, wäre nicht sehr effektiv.

Ziele sind Wegweiser auf dem Weg zum Ziel. Es ist viel einfacher, diese mit Aufgaben zu verwechseln, da Ziele spezifischer und quantifizierbarer sind. Ein Beispiel für ein Ziel ist „in der Lage zu sein, drei Minuten lang ein Gespräch auf Hindi über meine Lieblingsfilme zu führen.“

Was sind also Aufgaben? Aufgaben sind die Aktionen, die Sie ausführen, um ein Ziel zu erreichen. Brechen Sie ein Ziel herunter und Sie haben Ihre Aufgaben. Sehr oft handelt es sich um einzelne Ereignisse (obwohl sie sich wiederholen können). Eine Aufgabe könnte lauten „drei neue Hindi-Verben lernen“ oder „30 Minuten lang Hindi lernen“.

Aufgaben – nicht Ziele oder Zielsetzungen – gehören auf eine tägliche To-do-Liste.

8. Halten Sie Ziele und Zielsetzungen getrennt

In einer perfekten Welt werden viele der Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen, einem größeren Ziel dienen. Du solltest deine Ziele kennen, aber du musst sie nicht auf deine tägliche To-do-Liste schreiben.

Schreiben Sie Ihre Ziele stattdessen woanders hin. Es könnte immer noch sein in Ihre To-Do-Listen-App oder Ihr Notizbuch, aber nicht auf der Liste, die Sie jeden Tag ansehen. Andere Orte, an denen Sie Ziele aufschreiben können, sind Ihr Tagebuch oder eine Notizen-App.

Beziehen Sie sich von Zeit zu Zeit auf Ihre Ziele. Überprüfen Sie sie und überarbeiten Sie sie. Lassen Sie sich nur nicht von den konkreten Dingen ablenken, die Sie heute erledigen müssen.

9. Sehen Sie sich Ihre To-Do-Liste oft an

Eine angeschaute Liste ist eine benutzte Liste. Eine effektive To-Do-Liste leitet Sie während Ihren Tag, was bedeutet, dass Sie es oft anschauen müssen. Schauen Sie es sich jeden Morgen an, um sich mental auf den bevorstehenden Tag vorzubereiten. Sieh es dir nach dem Mittagessen an, damit du weißt, worauf du dich für den Rest des Tages konzentrieren musst. Überarbeiten Sie es am Ende des Tages, um Aufgaben, die Sie verpasst haben, neu zu planen.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles, was Sie für die kommende Woche geplant haben, im Voraus zu überprüfen, damit Sie Ihre Zeit besser planen und Anpassungen vornehmen können.

Wenn Sie sich tagsüber in Ihrer Arbeit verloren fühlen oder eine Pause brauchen, suchen Sie auf Ihrer To-do-Liste nach etwas Kleinem und Leichtem (einer weniger anspruchsvollen Aufgabe, die keine hohe Konzentration erfordert), die Sie tun in der Zwischenzeit angehen kann.

Je mehr Sie sich Ihre Liste ansehen, desto mehr werden Sie ihr vertrauen. Je mehr Sie ihm vertrauen, desto weniger müssen Sie sich daran erinnern, welche Aufgaben Sie erledigen müssen. Je weniger Sie sich merken müssen, desto mehr können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

10. Machen Sie Ihre To-Do-Liste scanbar

Wenn Sie Ihre To-Do-Liste oft anschauen, werden Sie schnell feststellen, wie hilfreich es ist, auf einen Blick zu sehen, was Sie brauchen.

Verwenden Sie eine strenge Sprache oder Kurzschrift, um Ihre Aufgaben zu schreiben. Viele apps verfügen über Prioritätsbewertungen, Sterne, Tags und andere Details, die Sie wichtigen Aufgaben hinzufügen können, um sie hervorzuheben. Kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben farblich, wenn das hilft. Wenden Sie Symbole an, die Ihnen mehr Informationen über die Aufgabe geben, z. B. ob ein Anruf erforderlich ist oder sich auf die Gesundheitsversorgung bezieht. Egal wie schnell Sie Ihre To-Do-Liste durchsehen, Sie sollten in der Lage sein, viele Informationen darüber zu erhalten, was erledigt werden muss.

Aktivieren Sie diese Kontrollkästchen

Eine großartige To-Do-Liste ist das Herzstück der persönlichen Produktivität. Es ist so eine Freude, eine Aufgabenverwaltungs-App und einen Prozess zu finden, der für Sie funktioniert. Das Abhaken von Punkten auf Ihrer Liste gibt Ihnen ein Gefühl der Erfüllung und ist ein Schlüsselelement, um sich zu organisieren. Ein zuverlässiges To-do-System macht das Leben einfacher und stressfreier.