Tauschen Sie Microsoft Word gegen Google Docs aus? 8 einfache Tipps für den Einstieg

Microsoft Word ist vielleicht das bekannteste Textverarbeitungsprogramm, aber Googles cloudbasiertes Docs übertrifft bei preisbewussten Internetnutzern immer mehr die ehrwürdige Software von Redmond. Es ist nicht nur kostenlos, Google Docs bietet auch nahtlose Freigabeoptionen und ist auf jedem Computer oder Mobilgerät mit Internetverbindung zugänglich.

Der Erfolg von Google veranlasste Microsoft, internetbasierte Versionen seiner Office-Suite sowie eine abgespeckte, kostenlose Version von Microsoft Word für das Web anzubieten. Und während Google Docs nicht mehr unbegrenzten kostenlosen Speicherplatz bietet, sind 15 GB eine Menge Docs. Wenn Sie Word durch Google Docs ersetzt haben, lesen Sie weiter, um ein paar versteckte Tricks zu erfahren.

Entdecken Sie Vorlagen

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Schauen Sie sich die enthaltenen Vorlagen an. Greifen Sie über darauf zu Hauptseite „Dokumente“. indem Sie mit der Maus über das Plus-Symbol unten rechts fahren und auf klicken Vorlage wählen Symbol, das angezeigt wird. Oder klicken Sie Datei > Neu > Aus Vorlage in einem vorhandenen Dokument.

Vorlagen sind nach Zweck kategorisiert und enthalten formatierte Muster für Projektvorschläge, Newsletter, verschiedene Rechtsdokumente, Stellenangebotsschreiben, Lebensläufe, Schulberichte und mehr. Andere können durch die Installation spezifischer Add-ons verfügbar gemacht werden.

Schalten Sie die Offline-Bearbeitung frei

Die einzige Komplikation bei cloudbasierten Diensten ist der Zugriff, wenn Sie keine Internetverbindung haben, Google Docs unterstützt jedoch die Offline-Bearbeitung. Gehe zu Datei > Offline verfügbar machen, und die neueste Version des Dokuments kann angezeigt und bearbeitet werden, wenn keine Verbindung besteht. Wenn eine Verbindung wiederhergestellt wird, werden alle Änderungen automatisch synchronisiert. Geh zurück zu Datei > Offline verfügbar machen Sie können es jederzeit deaktivieren.

Versionsverlauf anzeigen

Wir alle behalten gerne den Überblick über Änderungen in einem Dokument, insbesondere wenn es von mehreren Personen verwendet wird. Sie müssen in der Lage sein, in die Vergangenheit zurückzukehren, wenn jemand versehentlich etwas gelöscht hat oder Sie einfach Ihre Meinung geändert haben. Hier kommt der Versionsverlauf von Google ins Spiel.

Klicken Sie in Ihrem Dokument auf Die letzte Bearbeitung erfolgte vor X Tagen/Stunden Link oben, öffnen Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf anzeigen, oder verwenden Sie die Verknüpfung Strg + Alt + Shift + H um eine Liste der protokollierten Änderungen nach Datum und Uhrzeit anzuzeigen. Wenn mehrere Änderungen am selben Tag oder in kurzer Zeit vorgenommen wurden, werden diese Versionen als Untereinträge unter einem Eintrag zusammengefasst.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit können Versionen mit spezifischen Namen versehen werden. Klicken Sie auf den Schalter in der oberen rechten Ecke, um die Versionen des Dokuments anzuzeigen, die Sie benannt haben.

Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen

Für längere Dokumente, die von etwas Organisation profitieren würden, gehen Sie zu Einfügen > Inhaltsverzeichnis und wählen Sie eines von zwei Formaten (mit Seitenzahl oder mit blauen Links).

Docs sucht nach Text, der als Überschrift gestaltet ist, und organisiert ihn oben auf der Seite mit Links, über die Sie zu diesem Abschnitt springen können. Wie stilisiert man eine Überschrift? Markieren Sie Ihren Text, klicken Sie in das Feld „Stile“ und wählen Sie „Überschrift 1“, „Überschrift 2“, „Überschrift 3“ usw. aus. (Oder gehen Sie zu Format > Absatzstile.)

Wenn Sie Überschriften erstellen, nachdem Sie das Inhaltsverzeichnisfeld in Ihr Dokument eingefügt haben, klicken Sie auf das kreisförmige Aktualisierungssymbol neben Ihrem Inhaltsverzeichnis, damit die Änderungen wirksam werden. Sie können das Inhaltsverzeichnis auch im Seitenbereich anzeigen.

Google aus Dokumenten

Google Docs erleichtert die Recherche in einem Fenster. Wenn Sie eine Google Drive-Datei oder Informationen aus dem Internet suchen müssen, klicken Sie auf Entdecken Klicken Sie auf die Schaltfläche (die wie ein Kästchen mit einer Raute darin aussieht) in der unteren rechten Ecke des Dokuments.

Dadurch wird ein neues Panel mit einer Suchleiste geöffnet, in der Sie das Web oder Ihre vorhandenen Dokumente durchsuchen können. Letzteres trägt die Bezeichnung Cloud Search auf Workplace-Geschäftskonten und Drive auf Privatkonten. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Workplace über den Eintrag und klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen Link zum Dokument hinzuzufügen oder ein Bild einzufügen. Um ein Zitat aus einer Websuche zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das Anführungszeichen-Symbol.

Teilen Sie einen Link

Um ein Dokument zu teilen, klicken Sie auf das blaue Symbol Teilen Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Empfänger ein. Um einen direkten Link zum Dokument zu senden, klicken Sie auf Link kopieren um den teilbaren Link abzurufen, aber nur diejenigen, die zur Freigabeliste hinzugefügt wurden, können ihn öffnen.

Ändern Sie die Berechtigungen, indem Sie auf klicken Teilen > Für jeden mit dem Link ändern, wodurch jeder mit der URL das Dokument sehen kann, auch wenn Sie seine E-Mail-Adresse nicht ausdrücklich eingegeben haben. Geben Sie dann an, ob es sich bei diesen Personen um Zuschauer, Kommentatoren oder Redakteure handelt. Um es später zu sperren, ändern Sie es in Beschränkt.

Sobald alle Entscheidungen getroffen sind, klicken Sie auf Link kopieren von dieser Seite aus, um den gemeinsam nutzbaren Link zu erhalten.

Neue Schriftarten hinzufügen

Google Docs unterstützt über 30 Schriftarten in der Schriftarten-Dropdown-Symbolleiste, aber es verbergen sich noch weitere, die offensichtlich nicht sichtbar sind. Klicken Sie in das Schriftartenmenü und wählen Sie aus Mehr Schriftarten oben. Dadurch wird ein Menü mit anderen Schriftarten geöffnet, die zu Docs hinzugefügt werden müssen, bevor sie verwendet werden können.

Klicken Sie auf die Anzeigen: Alle Schriftarten Menü und wählen Sie Display , um eine Vorschau der Schriftarten anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Schriftart, um sie zur Liste der aktiven Schriftarten hinzuzufügen Meine Schriftarten. Klicken Sie OK , um die neuen Schriftarten in Ihrer aktiven Liste zu speichern.

Sonderzeichen einfügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Sonderzeichen in Google Docs einzugeben. Offen Einfügen > Sonderzeichen für eine Datenbank voller Objekte, die Sie einfügen können, einschließlich Symbolen, Emojis, Satzzeichen, Zeichen und Akzentzeichen, die mit einer Standardtastatur nicht einfach zu erstellen sind. Sie wissen, was Sie brauchen, wissen aber nicht, wie es heißt? Zeichnen Sie es und Google Docs liefert Ihnen die Ergebnisse.

Eine einfachere Möglichkeit, dies zu tun, ist möglicherweise das Menü „Ersetzungen“, in dem Sie etwas eingeben können und Google Docs etwas anderes anzeigt. Gehe zu Extras > Einstellungen > Ersetzungen und Sie können Zeichen in die Spalte „Ersetzen“ einfügen, die durch das Zeichen in der Spalte „Mit“ ersetzt werden, wie wenn Sie (c) schreiben, um ein ©-Symbol zu erstellen.

Der einzige Nachteil besteht darin, dass Sie auf dem Ersetzungsbildschirm kein Sonderzeichen direkt auswählen können, aber Sie können zumindest eines zum Dokument hinzufügen und es kopieren. Wenn Sie beispielsweise einfach ein Ĉ erstellen möchten, können Sie eine Ersetzung erstellen, bei der das Schreiben von „c^“ in das benötigte Zeichen umgewandelt wird.