Κάντε περισσότερα: Δοκιμάστε αυτές τις 10 απλές συμβουλές για καλύτερες λίστες υποχρεώσεων

Πόσο αποτελεσματική είναι η λίστα με τις υποχρεώσεις σας; Σε βοηθάει να προγραμματίσεις την ημέρα σου; Σας ωθεί να ιεραρχήσετε τις σωστές εργασίες; Ή μήπως είναι μια ατελείωτη λίστα με πράγματα που νιώθετε ένοχοι που δεν έχετε κάνει ακόμα και τώρα δεν πρόκειται να κάνετε τίποτα από αυτά; Μια καλή λίστα υποχρεώσεων πρέπει να σας εξυπηρετήσει. Δεν πρέπει να είστε στο έλεός του. 

Οι καλύτερες λίστες υποχρεώσεων σας οδηγούν στη σωστή κατεύθυνση κάθε μέρα και σας βοηθούν να εστιάσετε στις πιο σημαντικές εργασίες. Με τις σωστές στρατηγικές, μια λίστα υποχρεώσεων μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε και μεγαλύτερους στόχους. Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε για να κάνετε τη λίστα εργασιών σας να λειτουργεί για εσάς.

(Φωτογραφία: Volodymyr Hryshchenko στο Unsplash)

1. Επιλέξτε τη σωστή εφαρμογή (ή χαρτί)

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας καλύτερης λίστας υποχρεώσεων είναι να αποφασίσετε πού θα τη διατηρήσετε. Είναι σημαντικό να αγαπάτε την εφαρμογή ή το σημειωματάριο που χρησιμοποιείτε για τη λίστα εργασιών σας, διαφορετικά μπορεί να μην κολλήσετε σε αυτήν.

Προσέξτε πώς είπα "σημειωματάριο;" Αν και υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα από την τοποθέτηση της λίστας υποχρεώσεών σας σε μια εφαρμογή (και θα τα αναφέρω σε λίγο), δεν υπάρχει τίποτα κακό με το χαρτί! Εάν το χαρτί λειτουργεί για εσάς, θαυμάσιο. Ομοίως, ένα απλό υπολογιστικό φύλλο ή έγγραφο επεξεργασίας κειμένου είναι επίσης καλό. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο που σας ταιριάζει.

Ωστόσο, οι ψηφιακές λίστες υποχρεώσεων έχουν αρκετά πλεονεκτήματα σε σχέση με το χαρτί και είναι καλό να γνωρίζετε τουλάχιστον τι είναι, ακόμα κι αν καταλήξετε να χρησιμοποιείτε χαρτί. Μερικά πλεονεκτήματα είναι:

• Είναι εύκολο να τα επεξεργαστείτε, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να ενημερώσετε γρήγορα τις πληροφορίες,

• Έχουν ενσωματωμένες υπενθυμίσεις,

• Είναι πολύ δύσκολο να τα χάσεις γιατί η ίδια η λίστα συνήθως αποθηκεύεται στο cloud,

• Μπορείτε να ταξινομήσετε τις εργασίες σας κατά προτεραιότητα, ημερομηνία λήξης ή αλφαβητικά και

• Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άλλα άτομα και να ειδοποιηθείτε όταν τις ολοκληρώσουν.

Αν εσύ are στην αγορά μιας εφαρμογής λίστας υποχρεώσεων, ποια είναι η καλύτερη; Έχοντας δοκιμάσει δεκάδες από αυτά, τείνω να προτείνω Todoist, Asana, και τα πράγματα πιο συχνά από άλλα. Υπάρχουν όμως πολλές άλλες επιλογές. Το OmniFocus είναι καλό για άτομα που προσθέτουν πολλές λεπτομέρειες στις εργασίες τους. Το Trello μιλά σε οπτικά οδηγούμενους ανθρώπους. Το Microsoft To Do λειτουργεί καλά με το Office και τα Windows 10. Το Google Tasks είναι εξαιρετικό για την ενσωμάτωσή του στο Google Workspace. Η Habitica μπορεί να τραβήξει την προσοχή σας αν σας αρέσει το gamification. Και ούτω καθεξής.

2. Δημιουργήστε περισσότερες από μία λίστες

Δεν πρέπει να έχετε μόνο μία λίστα υποχρεώσεων. Θα πρέπει να έχετε μερικές λίστες που καλύπτουν τις κύριες κατηγορίες της ζωής σας, όπως Εργασιακές Εργασίες, Προσωπικές Υποχρεώσεις και Δουλειές του σπιτιού. Το να έχετε περισσότερες από μία λίστες σας βοηθά να εστιάσετε. Όταν είστε στη δουλειά, δεν θέλετε να σας αποσπά η προσωπική σας λίστα. Όταν είστε στο σπίτι, δεν θέλετε να επιβαρυνθείτε με το να σκέφτεστε τις επαγγελματικές σας υποχρεώσεις.

Μην κρατάτε πίσω. Φτιάξτε λίστες για όλα όσα σκέφτεστε! Τα χρήσιμα θα κολλήσουν. Μπορείτε να απορρίψετε οποιοδήποτε που τελικά δεν σας είναι χρήσιμο. 

Μερικές άλλες ιδέες είναι:

• αγορών,

• Κάποια μέρα (όπου σημειώνετε ασήμαντες εργασίες που μπορεί να κάνετε κάποια μέρα),

• Σαββατοκύριακο (για οτιδήποτε θέλετε να κάνετε το Σαββατοκύριακο αλλά δεν θέλετε να σας αποσπάται η προσοχή κατά τη διάρκεια της εβδομάδας) και

• Δουλειές για παιδιά.

Θυμηθείτε, μπορείτε να προσθέσετε νέες λίστες ή να τις μετονομάσετε ανά πάσα στιγμή.

3. Καταγράψτε τις εργασίες σας ως Soon όπως τους νομίζεις

Όταν εμφανίζεται μια νέα εργασία στο μυαλό σας, γράψτε την όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Η προσθήκη εργασιών όταν τις σκέφτεστε, σας εμποδίζει να εστιάσετε σε αυτές. Μόλις γραφτεί, δεν χρειάζεται να το θυμάστε πια, ώστε να μπορείτε να καθαρίσετε τη σκέψη από τον εγκέφαλό σας.

Εάν η εφαρμογή εκκρεμών εργασιών σας διαθέτει συντόμευση πληκτρολογίου για την προσθήκη μιας νέας εργασίας, μάθετε τη. Εάν η εφαρμογή σας έχει συντόμευση για κινητό τηλέφωνο, ρυθμίστε την.

Για όσους χρησιμοποιούν χαρτί, κρατήστε λίγο παλιό χαρτί κοντά σας ενώ εργάζεστε για να σημειώνετε γρήγορα σκέψεις που αποσπούν την προσοχή και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τις στις επίσημες λίστες υποχρεώσεων σας όταν είναι βολικό.

Προσθήκη ημερομηνιών λήξης σε εργασίες στο δικό σας Asana Η λίστα υποχρεώσεων σάς βοηθά να βάλετε προτεραιότητες.

4. Ορίστε ημερομηνίες λήξης

Κάθε φορά που μια εργασία έχει ημερομηνία λήξης, προσθέστε την. Βλέποντας πότε ολοκληρώνονται οι εργασίες σας βοηθά να βάλετε προτεραιότητες.

Δεν χρειάζεται κάθε εργασία μια δύσκολη και γρήγορη ημερομηνία λήξης, αλλά μερικές φορές βοηθάει να την προσθέσετε ούτως ή άλλως για δύο λόγους.

Πρώτον, οι περισσότερες υποχρεώσεις apps σας επιτρέπουν να δείτε τι οφείλεται σήμερα, αύριο και αργότερα μέσα στην εβδομάδα, ανεξάρτητα από τη λίστα που βρίσκονται. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε όλα τα ληξιπρόθεσμα σήμερα και να αποκτήσετε μια αίσθηση του πώς θα πάει η μέρα. Μπορεί επίσης να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να επαναπρογραμματίσετε ορισμένες εργασίες, εάν αισθάνεστε καταβεβλημένοι και κοιτάζετε όλα όσα πρέπει εντός της επόμενης εβδομάδας.

Δεύτερον, ορίζοντας ημερομηνίες λήξης στις εργασίες σας, σχεδιάζετε ουσιαστικά την εβδομάδα σας, η οποία είναι μια εξαιρετική στρατηγική διαχείρισης χρόνου.

5. Αναθεωρήστε τις λίστες υποχρεώσεων σας καθημερινά

Ξεκινήστε κάθε μέρα ρίχνοντας μια ματιά στη λίστα εργασιών σας και αξιολογώντας αν είναι λογικό. Στη συνέχεια, αναθεωρήστε το.

Εάν έχετε προγραμματίσει πάρα πολλές εργασίες για την ημέρα και ξέρετε ότι δεν θα τις καταφέρετε όλες, προετοιμάζεστε για αποτυχία.

6. Περιορίστε τον εαυτό σας σε 3–5 εργασίες καθημερινά

Ποιο είναι το ημερήσιο όριο εργασιών σας; Εξαρτάται από το τι είδους εργασίες θα γράψετε και πόσο δύσκολο είναι να ολοκληρώσετε. 

Για τους περισσότερους ανθρώπους, συνιστώ να ξεκινήσετε περιορίζοντας τον εαυτό σας σε τρεις έως πέντε εργασίες την ημέρα. Μπορεί να μην ακούγεται πολύ, αλλά αν εστιάσετε στο να γράψετε τα τρία πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνετε σήμερα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι ήδη πολλά να τα καταφέρετε.

Γιατί να μην γράψετε περισσότερα; Εάν γράψετε πάρα πολλές εργασίες και δεν τις καταφέρετε όλες, τότε πρέπει να τις αναβάλετε για άλλη μέρα. Αυτό σημαίνει να βάλετε ξανά προτεραιότητες και να αλλάξετε τη λίστα σας, η οποία είναι περιττή εργασία που προκαλεί άγχος και μπορεί να αισθανθείτε αυτοκαταστροφική.

Έχοντας έναν μικρό αριθμό εργασιών, είναι πιο πιθανό να τις ολοκληρώσετε. Όσο περισσότερο τελειώνετε όλες τις εργασίες σας, τόσο καλύτερα θα αισθάνεστε για τις λίστες υποχρεώσεων σας συνολικά. Αυτό το θετικό συναίσθημα μπορεί να σας τροφοδοτήσει να προχωρήσετε.

Οι τρεις έως πέντε εργασίες σας θα πρέπει να είναι σημαντικά πράγματα για εσάς πρέπει κάνω. Και όχι περισσότερες από δύο από αυτές θα πρέπει να είναι εργασίες ρουτίνας, όπως η καθημερινή λήψη φαρμάκων. Εστιάστε στο δικό σας πρόθεση για την ήμερα. Αυτό πρέπει να γράψετε.

Με την πάροδο του χρόνου, παρακολουθήστε πόσες εργασίες ελέγχετε κάθε μέρα (τα καλύτερα πράγματα που πρέπει να κάνετε apps παρακολουθήστε το για εσάς) και θα έχετε μια αίσθηση του σωστού αριθμού εργασιών για εσάς, σε περίπτωση που δεν είναι τρεις έως πέντε.

Todoist παρακολουθεί πόσες εργασίες ολοκληρώνετε κάθε μέρα και εβδομάδα και δημιουργεί ένα γράφημα που δείχνει την πρόοδό σας.

7. Βάλτε καθήκοντα στη λίστα υποχρεώσεων σας, όχι στόχους

Αυτό που γράφετε στη λίστα υποχρεώσεων σας έχει σημασία. Βάλτε εργασίες στις λίστες σας και όχι στόχους και στόχους. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ τους.

Οι στόχοι είναι επιτεύγματα μεγάλης εικόνας ή επιθυμητά αποτελέσματα. Συνήθως είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθούν. Ένα παράδειγμα είναι «να μιλάς άπταιστα στα Χίντι». Το να το βάλετε στη λίστα υποχρεώσεων σας δεν θα ήταν πολύ αποτελεσματικό.

Οι στόχοι είναι δείκτες στην πορεία προς την επίτευξη ενός στόχου. Είναι πολύ πιο εύκολο να τα συγχέουμε με τα καθήκοντα επειδή οι στόχοι είναι πιο συγκεκριμένοι και ποσοτικοποιήσιμοι. Ένα παράδειγμα στόχου είναι «να μπορώ να συνομιλώ στα Χίντι για τις αγαπημένες μου ταινίες για τρία λεπτά».

Τι είναι λοιπόν τα καθήκοντα; Οι εργασίες είναι οι ενέργειες που κάνετε για να επιτύχετε έναν στόχο. Καταρρίψτε έναν στόχο και έχετε τα καθήκοντά σας. Πολύ συχνά είναι μεμονωμένα γεγονότα (αν και μπορούν να επαναληφθούν). Μια εργασία μπορεί να είναι "να μάθετε τρία νέα ρήματα Χίντι" ή "να μελετήσετε τα Χίντι για 30 λεπτά".

Τα καθήκοντα - όχι οι στόχοι ή οι στόχοι - είναι αυτά που ανήκουν σε μια καθημερινή λίστα υποχρεώσεων.

8. Κρατήστε τους στόχους και τους στόχους χωριστά

Σε έναν τέλειο κόσμο, πολλές από τις εργασίες που κάνετε κάθε μέρα θα επιδιώκουν έναν μεγαλύτερο στόχο. Θα πρέπει να γνωρίζετε ποιοι είναι οι στόχοι σας, αλλά δεν χρειάζεται να τους γράφετε στην καθημερινή σας λίστα υποχρεώσεων.

Αντίθετα, γράψτε τους στόχους και τους στόχους σας κάπου αλλού. Μπορεί ακόμα να είναι in την εφαρμογή της λίστας υποχρεώσεων ή το σημειωματάριό σας, αλλά όχι στη λίστα που κοιτάτε κάθε μέρα. Άλλα μέρη που μπορείτε να γράψετε στόχους είναι το ημερολόγιο σας ή μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων.

Αναφέρεστε στους στόχους σας από καιρό σε καιρό. Ελέγξτε τα και αναθεωρήστε τα. Απλά μην τους αφήσετε να σας αποσπάσουν την προσοχή από τα συγκεκριμένα πράγματα που πρέπει να κάνετε σήμερα.

9. Κοιτάξτε συχνά τη λίστα εργασιών σας

Μια εξεταζόμενη λίστα είναι μια λίστα που χρησιμοποιείται. Μια αποτελεσματική λίστα υποχρεώσεων σας καθοδηγεί παντού την ημέρα σας, που σημαίνει ότι πρέπει να την κοιτάτε συχνά. Δείτε το κάθε πρωί για να προετοιμαστείτε διανοητικά για την επόμενη μέρα. Δείτε το μετά το μεσημεριανό γεύμα, ώστε να ξέρετε σε τι άλλο πρέπει να εστιάσετε για την υπόλοιπη ημέρα. Αναθεωρήστε το στο τέλος της ημέρας για να επαναπρογραμματίσετε εργασίες που χάσατε.

Κάντε τη συνήθεια να εξετάζετε όλα όσα έχετε προγραμματίσει για την επόμενη εβδομάδα εκ των προτέρων, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε καλύτερα τον χρόνο σας και να κάνετε προσαρμογές.

Κατά τη διάρκεια της ημέρας, εάν αρχίσετε να αισθάνεστε χαμένοι σε αυτό που κάνετε ή χρειάζεστε ένα διάλειμμα από αυτό, κοιτάξτε τη λίστα υποχρεώσεων σας για κάτι μικρό και εύκολο (μια λιγότερο απαιτητική εργασία που δεν απαιτεί υψηλή εστίαση) που μπορεί να αντιμετωπίσει στο μεταξύ.

Όσο περισσότερο κοιτάτε τη λίστα σας, τόσο περισσότερο θα την εμπιστεύεστε. Όσο περισσότερο το εμπιστεύεστε, τόσο λιγότερο πρέπει να θυμάστε ποιες εργασίες πρέπει να κάνετε. Όσο λιγότερα πρέπει να θυμάστε, τόσο περισσότερο απελευθερώνετε το μυαλό σας για να επικεντρωθεί στην εργασία που έχετε.

10. Κάντε τη λίστα εργασιών σας με δυνατότητα σάρωσης

Αν κοιτάτε συχνά τη λίστα υποχρεώσεων σας, θα συνειδητοποιήσετε γρήγορα πόσο χρήσιμο είναι να βλέπετε τι χρειάζεστε με μια ματιά.

Χρησιμοποιήστε αυστηρή γλώσσα ή στενογραφία για να γράψετε τις εργασίες σας. Πολλά apps έχετε αξιολογήσεις προτεραιότητας, αστέρια, ετικέτες και άλλες λεπτομέρειες που μπορείτε να προσθέσετε σε σημαντικές εργασίες για να τις κάνετε να ξεχωρίζουν. Κωδικοποιήστε χρωματικά τις εργασίες σας εάν αυτό σας βοηθά. Εφαρμόστε εικονίδια που σας δίνουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία, όπως εάν απαιτεί τηλεφωνική κλήση ή σχετίζεται με την υγειονομική περίθαλψη. Ανεξάρτητα από το πόσο γρήγορα κοιτάζετε τη λίστα υποχρεώσεων σας, θα πρέπει να είστε σε θέση να αποκομίσετε πολλές πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε.

Επιλέξτε αυτά τα πλαίσια

Μια εξαιρετική λίστα υποχρεώσεων βρίσκεται στο επίκεντρο της προσωπικής παραγωγικότητας. Είναι μεγάλη χαρά να βρίσκεις μια εφαρμογή και μια διαδικασία διαχείρισης εργασιών που σου ταιριάζει. Ο έλεγχος των αντικειμένων στη λίστα σας δίνει μια αίσθηση ολοκλήρωσης και αποτελεί βασικό στοιχείο για να οργανωθείτε. Ένα αξιόπιστο σύστημα υποχρεώσεων κάνει τη ζωή πιο εύκολη και λιγότερο αγχωτική.