Η Google προσθέτει λειτουργίες διαχείρισης έργου στα Έγγραφα και είναι πολύ καλές

Εάν χρειάστηκε ποτέ να εργαστείτε σε ένα έργο, γνωρίζετε πόσο σημαντική μπορεί να είναι η διαχείριση των σχετικών εργασιών. Αλλά μερικοί άνθρωποι δεν χρειάζονται ένα πλήρες εργαλείο διαχείρισης έργου. Σίγουρα, οι πίνακες Kanban είναι υπέροχοι και μερικοί ορκίζονται στα γραφήματα Gantt, αλλά για ορισμένες περιπτώσεις, αυτά τα εργαλεία είναι πάρα πολλά.

Αν σας φαίνεται, η Google έχει μια νέα δυνατότητα στα Έγγραφα που σίγουρα θα σας αρέσει. Αυτή η νέα λειτουργία εισήχθη λίγο αφότου η Google έφερε στο φως τη λειτουργία People Chips (η οποία σας επιτρέπει να καλείτε εύκολα άλλους χρήστες μέσα από ένα Έγγραφο Google). Soon μετά από αυτήν την κυκλοφορία, η Google άρχισε να το υπερφορτώνει, ώστε όχι μόνο να περιλαμβάνει τη δυνατότητα προσθήκης ετικετών στους χρήστες αλλά και σύνδεσης αρχείων, προσθήκης ημερομηνιών και πολλά άλλα.

Πρόσφατα, η Google ανέβασε αυτήν τη δυνατότητα σε ακόμη υψηλότερα υψηλά, προσθέτοντας τη δυνατότητα παρακολούθησης της κατάστασης του έργου. Με αυτήν την προσθήκη, μπορείτε να προσθέσετε έργα, να επιλέξετε την κατάστασή τους, να συσχετίσετε αρχεία και να προσθέσετε σημειώσεις. Αλλά υπάρχουν περισσότερα. Μπορείτε να προσθέσετε και έναν Οδικό Χάρτη προϊόντος και έναν Παρακολούθηση κριτικών, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τη θέση ενός έργου και να παρακολουθείτε την κατάσταση των κριτικών για διάφορες εργασίες.

Συνδυάστε αυτές τις δύο δυνατότητες και έχετε ένα αρκετά σταθερό (αν και βασικό) εργαλείο διαχείρισης έργου που μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί σε ένα Έγγραφο Google.

Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη νέα δυνατότητα, η οποία λειτουργεί τόσο στη δωρεάν όσο και στην επί πληρωμή έκδοση του Google Workspace. 

Πώς να προσθέσετε έναν οδικό χάρτη προϊόντος σε ένα Έγγραφο Google

Το πρώτο πράγμα που πρόκειται να κάνετε είναι να προσθέσετε έναν οδικό χάρτη προϊόντος σε ένα Έγγραφο Google. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε την κατάσταση των διαφόρων έργων σας.

Για να προσθέσετε έναν Οδικό Χάρτη προϊόντος (μπορείτε να προσθέσετε όσα θέλετε), ανοίξτε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε τον οδικό χάρτη και πληκτρολογήστε έναν χαρακτήρα @, ο οποίος θα εμφανίσει ένα αναπτυσσόμενο μενού όπου μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις επιλογές (Εικόνα 1).

Επιλέξτε Χάρτη πορείας προϊόντος και το αντικείμενο θα προστεθεί στο έγγραφό σας (Εικόνα 2).

Στη συνέχεια, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα των έργων σας και να προσθέσετε σχετικά αρχεία και σημειώσεις. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την κατάσταση κάθε έργου καθώς εξελίσσεται κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κατάστασης για κάθε έργο (Εικόνα 3).

Από προεπιλογή, υπάρχουν τρεις προκαθορισμένες καταστάσεις. Εάν χρειάζεται να προσθέσετε περισσότερα, κάντε κλικ σε μια κατάσταση σε ένα από τα έργα σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη/Επεξεργασία Επιλογών. Στο αναδυόμενο παράθυρο που προκύπτει (Εικόνα 4), κάντε κλικ στην επιλογή Νέα για να προσθέσετε μια νέα κατάσταση ή μπορείτε να επεξεργαστείτε μία από τις προκαθορισμένες καταστάσεις.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης αναθεωρήσεων στο έγγραφό σας, το οποίο καθιστά εύκολη την παρακολούθηση κριτικών για εργασίες έργου. Αυτή η επιλογή περιλαμβάνει μόνο πεδία για Αναθεωρητής, Κατάσταση και Σημειώσεις (Εικόνα 5).

Μπορείτε να προσθέσετε νέες καταστάσεις στο αντικείμενο Παρακολούθησης αναθεώρησης με τον ίδιο τρόπο που κάνατε για τον Οδικό Χάρτη Έργου.

Και όταν τελειώσουν οι σειρές, κάντε δεξί κλικ στην κάτω σειρά και επιλέξτε Εισαγωγή σειράς παρακάτω (Εικόνα 6).

Αυτές οι νέες δυνατότητες δεν θα αλλάξουν τον κόσμο σας, αλλά σίγουρα σας δίνουν τη δυνατότητα να παρακολουθείτε πώς εξελίσσεται ένα έργο χωρίς να χρησιμοποιείτε ένα πλήρες εργαλείο διαχείρισης έργου και όλα αυτά μέσα από την ευκολία των Εγγράφων Google.