Αλλάζετε το Microsoft Word με τα Έγγραφα Google; 8 απλές συμβουλές για να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε

Το Microsoft Word μπορεί να είναι ο πιο γνωστός επεξεργαστής κειμένου, αλλά τα Έγγραφα της Google που βασίζονται σε σύννεφο επισκιάζουν σταθερά το αξιοσέβαστο λογισμικό του Redmond μεταξύ των χρηστών του Διαδικτύου που γνωρίζουν τον προϋπολογισμό. Όχι μόνο είναι δωρεάν, αλλά τα Έγγραφα Google προσφέρουν απρόσκοπτες επιλογές κοινής χρήσης και είναι προσβάσιμα σε οποιονδήποτε υπολογιστή ή κινητή συσκευή με σύνδεση στον ιστό.

Η επιτυχία της Google ώθησε τη Microsoft να προσφέρει εκδόσεις της σουίτας του Office που βασίζονται στο Διαδίκτυο, καθώς και μια ανανεωμένη, δωρεάν έκδοση του Microsoft Word για τον Ιστό. Και ενώ τα Έγγραφα Google δεν προσφέρουν πλέον απεριόριστο χώρο αποθήκευσης δωρεάν, τα 15 GB είναι πολλά Έγγραφα. Εάν έχετε ανταλλάξει το Word με τα Έγγραφα Google, διαβάστε για μερικά κρυφά κόλπα.

Ανακαλύψτε Πρότυπα

Δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε; Ελέγξτε τα πρότυπα που περιλαμβάνονται. Πρόσβαση σε αυτά από το κύρια σελίδα Εγγράφων τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από το εικονίδιο συν κάτω δεξιά και κάνοντας κλικ στο Επιλέξτε πρότυπο εικονίδιο που εμφανίζεται. Ή κάντε κλικ Αρχείο > Νέο > Από πρότυπο μέσα σε ένα υπάρχον έγγραφο.

Τα πρότυπα κατηγοριοποιούνται ανά σκοπό και περιλαμβάνουν μορφοποιημένα δείγματα για προτάσεις έργων, ενημερωτικά δελτία, πολλά νομικά έγγραφα, επιστολές προσφοράς εργασίας, βιογραφικά, σχολικές εκθέσεις και άλλα. Άλλα μπορούν να γίνουν διαθέσιμα εγκαθιστώντας συγκεκριμένα πρόσθετα.

Ξεκλείδωμα επεξεργασίας εκτός σύνδεσης

Η μοναδική επιπλοκή με τις υπηρεσίες που βασίζονται σε σύννεφο είναι η πρόσβαση όταν δεν έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο, αλλά τα Έγγραφα Google υποστηρίζουν την επεξεργασία εκτός σύνδεσης. Παω σε Αρχείο > Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης, και η πιο πρόσφατη έκδοση του εγγράφου θα είναι ορατή και επεξεργάσιμη όταν δεν είστε συνδεδεμένοι. Όταν αποκατασταθεί μια σύνδεση, όλες οι αλλαγές θα συγχρονιστούν αυτόματα. Επιστρέψτε στο Αρχείο > Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης για να το απενεργοποιήσετε ανά πάσα στιγμή.

Προβολή ιστορικού εκδόσεων

Σε όλους μας αρέσει να παρακολουθούμε τις αλλαγές σε ένα έγγραφο, ειδικά αν αυτό χρησιμοποιείται από πολλά άτομα. Πρέπει να μπορείτε να γυρίσετε τον χρόνο πίσω εάν κάποιος διέγραψε κάτι κατά λάθος ή απλά αλλάξατε γνώμη. Εδώ μπαίνει το ιστορικό εκδόσεων της Google.

Στο Έγγραφό σας, κάντε κλικ στο Η τελευταία τροποποίηση έγινε X ημέρες/ώρες πριν σύνδεσμος επάνω, ανοίξτε Αρχείο > Ιστορικό εκδόσεων > Δείτε το ιστορικό εκδόσεωνή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl+Alt+ Shift + Η για να δείτε μια λίστα καταγεγραμμένων αλλαγών κατά ημερομηνία και ώρα. Εάν έγιναν πολλές αλλαγές την ίδια ημέρα ή σε σύντομο χρονικό διάστημα, αυτές οι εκδόσεις ομαδοποιούνται ως δευτερεύουσες καταχωρίσεις σε μία καταχώρηση.

Για λόγους σαφήνειας, μπορούν να δοθούν συγκεκριμένα ονόματα στις εκδόσεις. Κάντε κλικ στο διακόπτη στην επάνω δεξιά γωνία για να εμφανίσετε τις εκδόσεις του εγγράφου που έχετε ονομάσει.

Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων

Πίνακας περιεχομένων με αριθμούς σελίδων

Για μεγάλα έγγραφα που θα επωφεληθούν από κάποιον οργανισμό, μεταβείτε στο Εισαγωγή > Πίνακας περιεχομένων και επιλέξτε μία από τις δύο μορφές (με αριθμό σελίδας ή με μπλε συνδέσμους).

Τα Έγγραφα θα αναζητήσουν κείμενο που έχει στυλ επικεφαλίδας και θα το οργανώσουν στο επάνω μέρος της σελίδας, με συνδέσμους που σας επιτρέπουν να μεταβείτε σε αυτήν την ενότητα. Πώς το στυλ σας ως τίτλο; Επισημάνετε το κείμενό σας, κάντε κλικ στο πλαίσιο Στυλ και επιλέξτε Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2, Επικεφαλίδα 3 και ούτω καθεξής. (Ή πηγαίνετε στο Μορφή > Στυλ παραγράφου.)

Εάν δημιουργήσετε επικεφαλίδες αφού ρίξετε το πλαίσιο TOC στο Έγγραφό σας, κάντε κλικ στο κυκλικό εικονίδιο Ενημέρωση δίπλα στο TOC σας για να τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές. Μπορείτε επίσης να δείτε το TOC στο πλαϊνό πλαίσιο.

Google Από Έγγραφα

Τα Έγγραφα Google διευκολύνουν την έρευνα από ένα παράθυρο. Εάν πρέπει να βρείτε ένα αρχείο Google Drive ή πληροφορίες από τον ιστό, κάντε κλικ στο Δείτε περισσοτερα κουμπί (αυτό που μοιάζει με κουτί με ένα διαμάντι μέσα) στην κάτω δεξιά γωνία του εγγράφου.

Αυτό θα ανοίξει ένα νέο πλαίσιο με μια γραμμή αναζήτησης, όπου πραγματοποιείτε αναζήτηση στον ιστό ή στα υπάρχοντα έγγραφά σας. Το τελευταίο φέρει την ετικέτα Cloud Search σε επαγγελματικούς λογαριασμούς Workplace και Drive σε προσωπικούς λογαριασμούς. Στο Workplace, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την καταχώριση και κάντε κλικ στο εικονίδιο συν για να προσθέσετε έναν σύνδεσμο στο έγγραφο ή να εισαγάγετε μια εικόνα. Για να προσθέσετε μια αναφορά από μια αναζήτηση στον ιστό στο έγγραφό σας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω της και κάντε κλικ στο εικονίδιο του εισαγωγικού.

Κοινή χρήση συνδέσμου

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο μπλε Κοινοποίηση κουμπί επάνω δεξιά και εισαγάγετε τις διευθύνσεις email τυχόν παραληπτών. Για να στείλετε έναν άμεσο σύνδεσμο στο έγγραφο, κάντε κλικ Αντιγραφή συνδέσμου για να αρπάξετε τον σύνδεσμο με δυνατότητα κοινής χρήσης, αλλά μόνο όσοι έχουν προστεθεί στη λίστα Κοινή χρήση θα μπορούν να τον ανοίξουν.

Αλλάξτε τα δικαιώματα κάνοντας κλικ Κοινή χρήση > Αλλαγή σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο, το οποίο επιτρέπει σε οποιονδήποτε έχει τη διεύθυνση URL να δει το έγγραφο, ακόμα κι αν δεν έχετε εισαγάγει συγκεκριμένα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του. Στη συνέχεια, καθορίστε εάν αυτά τα άτομα είναι θεατές, σχολιαστές ή συντάκτες. Για να το κλειδώσετε αργότερα, αλλάξτε το σε Περιορισμένος.

Μόλις ληφθούν όλες οι αποφάσεις, κάντε κλικ Αντιγραφή συνδέσμου από αυτήν τη σελίδα για να πάρετε τον σύνδεσμο με δυνατότητα κοινής χρήσης.

Προσθήκη νέων γραμματοσειρών

Τα Έγγραφα Google υποστηρίζουν περισσότερες από 30 γραμματοσειρές στην αναπτυσσόμενη γραμμή εργαλείων γραμματοσειρών, αλλά υπάρχουν περισσότερες απόκρυψη σε κοινή θέα. Κάντε κλικ στο μενού γραμματοσειράς και επιλέξτε Περισσότερες γραμματοσειρές στην κορυφή. Αυτό θα ανοίξει ένα μενού με άλλες γραμματοσειρές που πρέπει να προστεθούν στα Έγγραφα για να μπορέσουν να χρησιμοποιηθούν.

Κάντε κλικ στο Εμφάνιση: Όλες οι γραμματοσειρές μενού και επιλέξτε Display για προεπισκόπηση των γραμματοσειρών. Κάντε κλικ σε μια γραμματοσειρά για να την προσθέσετε στη λίστα με τις ενεργές γραμματοσειρές κάτω Οι γραμματοσειρές μου. Κλίκ OK για να αποθηκεύσετε τις νέες γραμματοσειρές στην ενεργή λίστα σας.

Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων

Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να εισαγάγετε ειδικούς χαρακτήρες στα Έγγραφα Google. Ανοιξε Εισαγωγή > Ειδικοί χαρακτήρες για μια βάση δεδομένων γεμάτη αντικείμενα που μπορείτε να εισαγάγετε, συμπεριλαμβανομένων συμβόλων, emoji, σημείων στίξης, χαρακτήρων και σημαδιών τονισμού που δεν γίνονται εύκολα με ένα τυπικό πληκτρολόγιο. Ξέρετε τι χρειάζεστε αλλά δεν ξέρετε πώς λέγεται; Σχεδιάστε το και τα Έγγραφα Google θα σας δώσουν τα αποτελέσματα.

Ένας ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό μπορεί να είναι μέσω του μενού Αντικαταστάσεις, όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα πράγμα και τα Έγγραφα Google θα εμφανίσουν κάτι άλλο. Παω σε Εργαλεία > Προτιμήσεις > Αντικαταστάσεις και μπορείτε να προσθέσετε χαρακτήρες στη στήλη Αντικατάσταση που θα αντικατασταθούν από τον χαρακτήρα στη στήλη "Με", όπως όταν γράφετε (c) για να δημιουργήσετε ένα σύμβολο ©.

Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι η οθόνη Αντικαταστάσεις δεν σας επιτρέπει να επιλέξετε απευθείας έναν ειδικό χαρακτήρα, αλλά τουλάχιστον μπορείτε να προσθέσετε έναν στο έγγραφο και να τον αντιγράψετε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε εύκολα ένα Ĉ, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αντικατάσταση όπου η γραφή "c^" μετατρέπεται στον χαρακτήρα που χρειάζεστε.