Οι καλύτεροι πάροχοι επιχειρηματικού χώρου αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων

Η αποθήκευση στο cloud είναι πολύ περισσότερα από ένα απλό μέρος για την απόρριψη των δεδομένων της εταιρείας σας. Σίγουρα, είναι ένα άλλο γράμμα μονάδας δίσκου όπου οι χρήστες μπορούν να μοιράζονται αρχεία, αλλά με μια διαχειριζόμενη υπηρεσία cloud πίσω τους, αυτές οι πλατφόρμες προσφέρουν πολλές άλλες δυνατότητες που δεν μπορεί να προσφέρει η τοπική αποθήκευση. Μιλάμε για πράγματα όπως η ελαστική χωρητικότητα, η ενσωματωμένη επεξεργασία με εκδόσεις για πολλούς χρήστες και η μεγαλύτερη ασφάλεια. Τα περισσότερα από αυτά προσφέρουν επίσης ενσωμάτωση εφαρμογών με το υπόλοιπο χαρτοφυλάκιο υπηρεσιών cloud, ειδικά με άλλους παρόχους αποθήκευσης και επιχειρηματικών αντιγράφων ασφαλείας.

Εάν οι υπάλληλοί σας εξακολουθούν να εργάζονται από το σπίτι λόγω της πανδημίας, και ειδικά εάν αυτό μπορεί να γίνει μόνιμο, ένας πόρος αποθήκευσης cloud είναι ένα θεμέλιο στοιχείο κατά τη δημιουργία ενός υβριδικού χώρου διαδικτυακής συνεργασίας εργασίας. Βοηθά επίσης εάν μετακινείστε σε ένα περιβάλλον με πλήρη λειτουργία επιτραπέζιου υπολογιστή ως υπηρεσία (DaaS). Θα χρειαστείτε ένα από αυτά όχι μόνο για να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε τα δεδομένα σας, αλλά και για να χειριστείτε τη βασική συνεργασία, ειδικά την προστασία δεδομένων και τις αναλυτικές άδειες. Η ενσωμάτωση σημαίνει ότι ακόμα κι αν η κύρια εργασία γίνεται σε άλλη εφαρμογή, όπως το Salesforce ή το Slack, εξακολουθούν να ισχύουν όλα αυτά τα οφέλη.

Μπορείτε να εμπιστευτείτε τις κριτικές μας

Από το 1982, το PCMag έχει δοκιμάσει και αξιολογήσει χιλιάδες προϊόντα για να σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις αγοράς. (Διαβάστε την εκδοτική μας αποστολή.)

Δυστυχώς, το ίδιο εύρος δυνατοτήτων μπορεί επίσης να παρουσιάσει δυσκολίες. Ο τεράστιος αριθμός χαρακτηριστικών που προσφέρουν οι πωλητές για να ανταγωνίζονται και να διαφοροποιούνται μπορεί να δυσκολέψει τον μηδενισμό αυτού που χρειάζεστε. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα βασικά στοιχεία που χρειάζονται όλοι. Για παράδειγμα, οποιαδήποτε επιχειρηματική λύση αποθήκευσης cloud πρέπει να είναι προσβάσιμη, ανιχνεύσιμη και ασφαλής. Αυτό σημαίνει πρόσβαση οπουδήποτε μέσω του cloud, ένα αρχείο καταγραφής για το ποιος έχει πρόσβαση σε τι και πότε, και μια υπηρεσία που προστατεύει τα δεδομένα με έλεγχο πρόσβασης, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και κρυπτογράφηση.

Σε επίπεδο πληροφορικής, οι διαχειριστές πρέπει να γνωρίζουν ποιο cloud φιλοξενεί τα δεδομένα τους και πού βρίσκονται αυτά τα κέντρα δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι τρομακτικό όχι μόνο επειδή ορισμένοι προμηθευτές διστάζουν να μοιραστούν αυτές τις πληροφορίες, αλλά και επειδή πολλές λύσεις βασίζονται σε μεταπωλητές προστιθέμενης αξίας (VAR) για την παραγωγή των πόρων αποθήκευσης cloud τους. Αυτό δημιουργεί ένα πίσω μέρος όπου μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιοριστεί πού αποθηκεύονται τα bits. Θα συζητήσουμε όλα αυτά τα θέματα με περισσότερες λεπτομέρειες παρακάτω.

Τι κάνει η κοινή χρήση αρχείων Business-Grade;

Η θετική πλευρά αυτής της συνεχώς αυξανόμενης λίστας χαρακτηριστικών είναι ότι οι έξυπνοι οργανισμοί μπορούν να βρουν νέους και δημιουργικούς τρόπους χρήσης της υποδομής αποθήκευσης τους. Η αποθήκευση στο cloud σημαίνει ότι μπορείτε να τροποποιήσετε μια υπηρεσία ώστε να λειτουργεί ως ένα ελαφρύ σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή ακόμα και ως διαχειριστής ροής εργασιών που ελέγχει τον τρόπο ροής των δεδομένων σας μέσω μιας αλυσίδας χρηστών. Εναλλακτικά, μπορείτε να εστιάσετε στις δυνατότητες συνεργασίας και κοινής χρήσης αρχείων, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να επεξεργάζονται τα ίδια αρχεία σε έναν χώρο ομάδας προστατεύοντας παράλληλα την εργασία τους με την έκδοση εκδόσεων.

Αυτό το είδος προσαρμογής είναι πιο σημαντικό τώρα από ποτέ. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα του GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Τουλάχιστον 50 τοις εκατό του εργατικού δυναμικού των ΗΠΑ έχει πλέον ρυθμιστεί για απομακρυσμένη εργασία. Οι εργαζόμενοι που απομακρύνονται από ένα μοντέλο εργασίας κεντρικού γραφείου μπορούν να αλλάξουν δραστικά τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η εργασία. Η αποθήκευση και η ανάκτηση των δεδομένων της εταιρείας σας πρέπει να προσαρμοστεί και καμία άλλη μέθοδος αποθήκευσης δεν μπορεί να χειριστεί αυτές τις αλλαγές τόσο εύκολα όσο μια υπηρεσία cloud.

Το θέμα είναι ότι η αποτελεσματική προσαρμογή απαιτεί προγραμματισμό, ειδικά όταν αυτή η προσαρμογή αφορά σημαντικές ροές εργασίας. Ακριβώς επειδή ένας προμηθευτής αποθήκευσης έχει μια μακρά λίστα χαρακτηριστικών δεν σημαίνει ότι θα τα εκμεταλλευτείτε αυτόματα όλα. Γνωρίζοντας ποιες λειτουργίες θα λειτουργήσουν καλύτερα και σε ποιον συνδυασμό μπορείτε να κάνετε μόνο εσείς, το προσωπικό πληροφορικής σας και τα στελέχη της επιχείρησής σας πρώτης γραμμής.

Εστιάστε τις προσπάθειές σας στον προγραμματισμό μόνο σε βασικές ροές εργασίας στην αρχή και ξεκινήστε από μικρές. Δώστε προσοχή στις βασικές ικανότητες, ιδιαίτερα την αξιόπιστη προσβασιμότητα, τα αποτελεσματικά αντίγραφα ασφαλείας, την ασφαλή αποθήκευση και τη διαχείριση χρηστών και ομάδων. Αφού μάθετε πώς θέλετε να λειτουργούν όλα αυτά ενώ οι εργαζόμενοί σας είναι τόσο ευρέως διανεμημένοι, τότε μπορείτε να επεκταθείτε σε αυτοματοποιημένη ροή εργασιών, συνεργασία και ενσωματώσεις εφαρμογών τρίτων. Μερικές φορές οι βασικές ενσωματώσεις εφαρμογών θα πρέπει να εξετάζονται νωρίτερα, για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας έχει τυποποιηθεί σε μια συγκεκριμένη πλατφόρμα παραγωγικότητας. (δηλαδή, τα καταστήματα Google θα επιλέξουν το Google Drive, ενώ τα ρούχα του Microsoft 365 πιθανότατα θα επιλέξουν το OneDrive).

Εύκολη «Βύσμα» στον Άλλο σας Apps

Εάν δεν έχετε έναν προφανή στόχο ενσωμάτωσης όπως το Google Workspace, τα καλά νέα είναι ότι το cloud έχει διευκολύνει τους διαφορετικούς προμηθευτές να συνομιλούν μεταξύ τους μέσω ανοιχτών προτύπων. Αυτές τις μέρες μπορείτε να συνδυάσετε και να συνδυάσετε λύσεις αποθήκευσης cloud με μια μακρά λίστα με τρέχοντα συστήματα παραγωγικότητας και διαχείρισης εγγράφων. Εάν πρέπει να φτάσετε στο σημείο να κάνετε κάποια προσαρμοσμένη κωδικοποίηση, τότε οι περισσότεροι προμηθευτές προσφέρουν REST API, ώστε να μπορείτε να ανταλλάσσετε δεδομένα και να καλείτε λειτουργίες μεταξύ διαφορετικών υπηρεσιών εφαρμογών. Εάν το μόνο που χρειάζεστε είναι καλύτερος αυτοματισμός, τότε υπηρεσίες όπως το IFTTT ή το Zapier μπορούν να επιτρέψουν σε οποιονδήποτε να δημιουργήσει αυτοματισμό coss-app με μια αρκετά χαμηλή καμπύλη εκμάθησης.

Οι εταιρείες cloud βλέπουν επίσης την αξία της διαλειτουργικότητας, αν και προσπαθούν κυρίως να την αντιμετωπίσουν σε κατηγορίες πελατών και κλάδους υψηλής αξίας. Προμηθευτές όπως η Microsoft και η Salesforce, για παράδειγμα, έχουν τεράστια οικοσυστήματα συνεργατών με μεγάλους καταλόγους στοχευμένων προσφορών υπηρεσιών. Ένας συνεργάτης παίρνει τα βασικά προϊόντα της εταιρείας, όπως το Microsoft 365, και δημιουργεί ενσωματώσεις και λειτουργίες ροής εργασιών χρησιμοποιώντας αυτό το προϊόν και μία ή περισσότερες υπηρεσίες cloud τρίτων. Αυτές οι λύσεις έχουν κατασκευαστεί για να προσελκύουν συγκεκριμένα είδη επιχειρήσεων ή κλάδους.

Έτσι, για παράδειγμα, ο Προμηθευτής Χ μπορεί να δημιουργήσει μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης μίσθωσης για εταιρείες διαχείρισης ακινήτων μεγάλων πόλεων. Αυτή η λύση μπορεί να χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων με καταχωρίσεις ακινήτων που συνδέονται με ένα Salesforce CRM. Αυτός ο σύνδεσμος θα ταίριαζε ακίνητα με πιθανούς ενοικιαστές. Από εκεί, θα μπορούσε να αντιστοιχίσει αυτόματα έναν τύπο ενοικιαστή και έναν τύπο ακινήτου στο σωστό πρότυπο μίσθωσης που είναι αποθηκευμένο σε άλλη βάση δεδομένων ή σε ένα σύστημα διαχείρισης συμβολαίων ή εγγράφων. Αυτές οι μισθώσεις συμπληρώνονται χρησιμοποιώντας επεξεργάσιμα έγγραφα PDF που περιλαμβάνονται σε μια ροή εργασιών έγκρισης είτε στο πλαίσιο Salesforce είτε σε κάποιο άλλο περιβάλλον παραγωγικότητας, όπως το Google Workspace ή το Microsoft 365.

Φυσικά, όσο περισσότερες υπηρεσίες τρίτων χρησιμοποιεί μια λύση όπως αυτή, τόσο υψηλότερη είναι η τιμή ανά χρήστη ανά μήνα. Αλλά το γεγονός ότι μπορείτε να συνδυάσετε μια τέτοια προσαρμοσμένη λύση χρησιμοποιώντας απλώς μια plug-in αρχιτεκτονική υπηρεσίας cloud είναι ελκυστικό, καθώς σας επιτρέπει να ανταλλάσσετε προμηθευτές υπηρεσιών μέσα και έξω πολύ εύκολα.

Επομένως, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud με πολύ συγκεκριμένο τρόπο, κάντε σίγουρα τον απαραίτητο προγραμματισμό για να κατανοήσετε ακριβώς τι είδους προσαρμοσμένες τροποποιήσεις και ροές εργασίας θα χρειαστείτε. Αλλά μόλις γίνει αυτό, μην υποθέσετε ότι θα χρειαστεί να τα φτιάξετε μόνοι σας. Αντίθετα, πρώτα, ελέγξτε τις αγορές εφαρμογών ενσωμάτωσης και προστιθέμενης αξίας που είναι διαθέσιμες από τους βασικούς παρόχους εφαρμογών σας, καθώς και αυτές που προσφέρονται από την υπηρεσία αποθήκευσης. Κάποιος μπορεί να έχει ήδη δημιουργήσει την τέλεια λύση από άκρο σε άκρο για εσάς, και αυτό είναι φθηνότερο και ευκολότερο από το να φέρετε τη δική σας.

Αποθήκευση και κοινή χρήση

Ένας λόγος πίσω από την τάση σε νέες λειτουργίες προστιθέμενης αξίας είναι ότι η χωρητικότητα αποθήκευσης είναι σε μεγάλο βαθμό ένα αμφιλεγόμενο ζήτημα στο cloud. Πολλοί αγοραστές αρχίζουν να εστιάζουν κυρίως στη χωρητικότητα αποθήκευσης ενός πωλητή και στο πόσα θα πάρουν για πόσα δολάρια. Αυτό είναι σίγουρα κάτι που πρέπει να λάβετε υπόψη, αλλά συνολικά, ο αποθηκευτικός χώρος είναι πλέον πιο προσιτός από ποτέ, με τις τιμές να κινούνται αργά προς τα κάτω. Όσον αφορά τη χωρητικότητα, οι περισσότεροι πάροχοι αποθήκευσης cloud προσφέρουν γενναιόδωρο αποθηκευτικό χώρο και σε διάφορα επίπεδα. Τα πολλαπλά terabyte (TB) είναι συνηθισμένα και δεν αποτελούν πλέον μεγάλη διαφορά μεταξύ των υπηρεσιών, ειδικά τώρα που η προσθήκη χωρητικότητας αποθήκευσης είναι εύκολη και φθηνή.

Εάν ξαφνικά χρειάζεστε επιπλέον 100 GB χώρου για ένα γρήγορο έργο, οι περισσότεροι προμηθευτές αποθήκευσης cloud κάνουν την προσθήκη αυτής της χωρητικότητας απλά κάνοντας κλικ σε ορισμένα κουμπιά επιλογών. Αυτό όχι μόνο θα σας δώσει το νέο χώρο αλλά θα αυξήσει αυτόματα και τη χρέωση της συνδρομής σας ανάλογα. Ακόμα καλύτερα, μόλις ολοκληρωθεί το έργο και δεν χρειάζεστε πια αυτά τα 100 GB, μπορείτε να μειώσετε και τη χωρητικότητα και την τιμή ξανά το ίδιο εύκολα. Αυτό το είδος ελαστικής χωρητικότητας είναι εύκολο για έναν προμηθευτή αποθήκευσης cloud και σχεδόν αδύνατο για έναν πόρο εσωτερικής εγκατάστασης.

Φυσικά, όλη αυτή η ελευθερία μπορεί και πάλι να κάνει τα πράγματα περίπλοκα, ειδικά σε μια μεγαλύτερη εταιρεία. Εάν η χωρητικότητα αποθήκευσης και τα ποσοστά συνδρομής αυξάνονται επειδή διάφοροι διευθυντές τμημάτων αλλάζουν συνεχώς τις απαιτήσεις τους, αυτό μπορεί να προκαλέσει τον όλεθρο με έναν μακροπρόθεσμο προϋπολογισμό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει ελέγχους σχετικά με το ποιος μπορεί να προσαρμόσει τη χωρητικότητα (το τμήμα IT σας θα πρέπει να είναι το κλειδί εδώ), πώς πρέπει να αναφέρονται οι νέες δυνατότητες, ποιες είναι οι ελάχιστες απαιτήσεις ασφάλειας και αδειών, ποιες πολιτικές ασφαλείας πρέπει να εφαρμόζονται και πόσο συχνά μπορεί να συμβαίνουν σε ένα δεδομένο χρονικό διάστημα (τριμηνιαία, ετήσια, κ.λπ.).

Παρακολουθήστε αυτές τις λεπτομέρειες

Όλα αυτά δίνουν μια πολύ ρόδινη εικόνα όσον αφορά τον σχεδιασμό της δικής σας προσαρμοσμένης και υψηλής διανομής υπηρεσίας αποθήκευσης. Και ενώ αυτό είναι αλήθεια, υπάρχουν ακόμα αρκετοί διάβολοι που κρύβονται στις λεπτομέρειες. Ένα μεγάλο πράγμα είναι να μάθετε πού ακριβώς βρίσκονται τα δεδομένα σας. Ορισμένοι πάροχοι έχουν τα δικά τους κέντρα δεδομένων, ενώ άλλοι αναθέτουν την αποθήκευσή τους σε άλλο cloud τρίτων, συχνά στις Υπηρεσίες Ιστού της Amazon (AWS) ή σε παρόμοιο πρόγραμμα αναπαραγωγής Infrastructure-as-a-Service (IaaS).

Αυτό είναι ένα σημαντικό σημείο που πρέπει να λάβετε υπόψη: Υπογράφετε συμφωνία σε επίπεδο υπηρεσιών (SLA) με έναν πάροχο cloud που είναι άμεσα υπεύθυνος για την υποδομή ή ο πάροχος ανήκει σε άλλο μέρος; Εάν είναι τρίτο μέρος, φροντίστε να διερευνήσετε αυτήν την εταιρεία και να εξετάσετε το ιστορικό της. Στη συνέχεια, δείτε τα επίπεδα υπηρεσιών που προσφέρει. Ενώ όλοι οι μεγάλοι παίκτες έχουν κάποιο επίπεδο εγγύησης χρόνου λειτουργίας, αξίζει να σημειωθεί ότι η τοποθεσία είναι ένας σημαντικός παράγοντας.

Πόσα κέντρα δεδομένων έχει το τρίτο μέρος; Πόσα είναι τοπικά και πόσα είναι δυνητικά σε εντελώς διαφορετική τοποθεσία; Εάν είστε εταιρεία των ΗΠΑ, δεν έχει νόημα να αγοράσετε έναν πόρο αποθήκευσης που έχει διακομιστές που στεγάζονται μόνο στην Ευρώπη. Τέλος, τα δεδομένα σας διανέμονται μεταξύ τους για καλύτερη αξιοπιστία; Θα πρέπει να μπορείτε όχι μόνο να προσδιορίζετε εύκολα αυτές τις απαντήσεις από έναν προμηθευτή-στόχο, αλλά και να προσδιορίζετε πού θέλετε να αποθηκεύονται τα δεδομένα σας, ώστε να μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τον αποθηκευτικό χώρο σας για ταχύτητα πρόσβασης και πλεονασμό.

Ο τρόπος με τον οποίο οι υπάλληλοί σας θα έχουν πρόσβαση στα αρχεία τους δεν είναι μόνο σημαντικός, αλλά μπορεί επίσης να διαφέρει πολύ μεταξύ των προμηθευτών. Η λειτουργία κοινής χρήσης δεδομένων θα πρέπει να περιλαμβάνει έναν πελάτη συγχρονισμού ή κάποιο άλλο είδος λογισμικού που βασίζεται σε επιτραπέζιους υπολογιστές που βρίσκεται σε κάθε υπολογιστή ή πελάτη και διασφαλίζει ότι τα δεδομένα στο cloud συγχρονίζονται με τοπικά αντίγραφα. Αλλά ορισμένοι προμηθευτές μπορούν να έχουν άλλα σημεία πρόσβασης. Για παράδειγμα, όλες οι εταιρείες αποθήκευσης cloud θα προσφέρουν ένα πρόγραμμα-πελάτη ιστού, αλλά ορισμένες μπορεί να το κάνουν και τον κύριο πελάτη. Ίσως αυτό λειτουργεί για εσάς και ίσως όχι, αλλά είναι κάτι που πρέπει να δοκιμάσετε πριν δεσμευτείτε.

Οι φορητές συσκευές είναι επίσης ένα πρόβλημα. Πολλοί από αυτούς τους πρόσφατα διανεμημένους υπαλλήλους προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν προσωπικές συσκευές για την εργασία τους και πολλές από αυτές τις συσκευές είναι κινητές. Ο προμηθευτής αποθηκευτικού χώρου σας έχει πελάτες για κινητές συσκευές; Εάν ναι, πρέπει να μάθετε ποιες πλατφόρμες υποστηρίζονται και στη συνέχεια να δοκιμάσετε πώς λειτουργούν αυτοί οι πελάτες. Ο συγχρονισμός, για παράδειγμα, πρέπει να λειτουργεί διαφορετικά για φορητές συσκευές έναντι επιτραπέζιων υπολογιστών, καθώς οι πόροι CPU και αποθήκευσης της συσκευής είναι τόσο διαφορετικοί. Η ασφάλεια και η πρόσβαση χρήστη θα λειτουργούν επίσης διαφορετικά, ειδικά εάν τα διαπιστευτήρια χρήστη ενσωματώνουν τύπους συσκευών.

Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι δεν θα έχετε πάντα πρόσβαση στα δεδομένα σας απευθείας μέσω του προμηθευτή αποθήκευσης. Για παράδειγμα, το Microsoft OneDrive για επιχειρήσεις μπορεί να συγχρονιστεί με το Microsoft Teams, την πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων ομάδας, καθώς και με τους ιστότοπους της ομάδας που αποτελούν μέρος της δημοφιλής πλατφόρμας συνεργασίας SharePoint Online. Έτσι οι χρήστες σας μπορεί να κάνουν τη δουλειά τους σε αρχεία σε αυτά apps και μετά δείτε τα να αποθηκεύονται αυτόματα σε μια συσχετισμένη υπηρεσία αποθήκευσης cloud, σε αυτήν την περίπτωση, το OneDrive.

Συγκριτικά, το Box (για επιχειρήσεις) προσφέρει ένα πλήρως λειτουργικό πρόγραμμα-πελάτη ιστού με υποστήριξη μεταφοράς και απόθεσης. Τα κοινόχρηστα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν σε φακέλους που προέρχονται από άτομα ή σε φακέλους ομάδας που έχουν δημιουργηθεί και ελέγχονται από επικεφαλής ομάδων ή διαχειριστές, αλλά όλα συμβαίνουν σε ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Για να το πραγματοποιήσετε μέσα σε άλλη εφαρμογή θα χρειαστεί περισσότερη δουλειά, εκτός εάν το Box προκατασκευάσει την ενσωμάτωση για εσάς.

Για τις περισσότερες, οποιαδήποτε πραγματική ροή εργασίας, θα χρειαστείτε κάποια έκδοση φακέλων ομάδας, έτσι πώς λειτουργεί όχι μόνο στη διεπαφή του προμηθευτή αποθήκευσης αλλά και σε οποιοδήποτε σχετικό τρίτο μέρος apps πρέπει να εξεταστεί προσεκτικά πριν από την αγορά. Η συνεργασία με τους χρήστες εδώ για να προσδιορίσετε τι τους αρέσει περισσότερο και πώς ολοκληρώνουν τη δουλειά σήμερα μπορεί να συμβάλει σημαντικά στη διευκόλυνση της απόφασης αγοράς σας.

Ο τρόπος με τον οποίο λειτουργούν οι φάκελοι χρηστών και ομάδων είναι αυτό που πρέπει να προσδιορίσετε, όχι μόνο εάν η λύση υποστηρίζει αυτήν τη δυνατότητα. Ποιες δυνατότητες υποστηρίζονται, πώς ελέγχονται και ποιο τρίτο μέρος apps μπορούν να επηρεάσουν είναι όλα σημαντικά σημεία. Αρκετές λύσεις ξεπερνούν και πέρα ​​από την ανάγκη και ενσωματώνουν αυστηρή ενοποίηση με δημοφιλείς πλατφόρμες τρίτων, όπως το προαναφερθέν Microsoft 365. Για παράδειγμα, ακόμη και ο αντίπαλος της Microsoft, η Google, έχει δημιουργήσει μια εφαρμογή σύνδεσης Google Drive Enterprise για να ενσωματώσει τη λειτουργικότητα ομαλής συνεργασίας για Χρήστες του Microsoft 365.

Αναζητήστε Deep and Layered Security

Ίσως ο πιο σημαντικός διάβολος αποθήκευσης με τον οποίο θα χρειαστεί να παλέψετε είναι η ασφάλεια. Η διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων είναι μια μεγαλύτερη πρόκληση σήμερα από ό,τι ήταν ποτέ. Τα χαρακτηριστικά που κάποτε θεωρούνταν προηγμένα είναι πλέον απλώς βασικές δυνατότητες. Η διαχείριση εταιρικής ταυτότητας, για παράδειγμα, είναι κάτι που πρέπει να προσφέρει κάθε προμηθευτής αποθήκευσης. Αυτό σημαίνει όχι μόνο αντιστοίχιση των διαπιστευτηρίων ενός μεμονωμένου χρήστη με τα αρχεία και τους φακέλους στους οποίους επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση, αλλά και την προσθήκη χαρακτηριστικών ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων και ενιαίας σύνδεσης (SSO).

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ασφαλής αποθήκευση σημαίνει προστασία των δεδομένων από περισσότερα από αδιάκριτα βλέμματα. Τα πλεονάζοντα επίπεδα αποθήκευσης σημαίνουν ότι θα πρέπει να μπορείτε να χαρτογραφήσετε ποια κέντρα δεδομένων φιλοξενούν όχι μόνο το πρωτεύον αντίγραφο των δεδομένων σας, αλλά και το πρώτο επίπεδο αντιγράφων ασφαλείας. Επομένως, εάν έχετε 500 GB δεδομένων με τον Προμηθευτή X, τότε θα πρέπει να μπορείτε να στεγάζετε τα αρχεία στα οποία έχουν πρόσβαση οι υπάλληλοί σας περισσότερο σε κέντρα δεδομένων κοντά στο σημείο όπου εργάζονται. Στη συνέχεια, ο Προμηθευτής X θα πρέπει επίσης να σας επιτρέψει να συγχρονίσετε αυτά τα αρχεία με ένα αντίγραφο που βρίσκεται σε άλλο κέντρο δεδομένων, ένα που εξακολουθεί να λειτουργεί από αυτόν τον προμηθευτή, επομένως εάν η κύρια παρουσία σας διακοπεί, ένα άλλο αντίγραφο δεδομένων μπορεί να είναι άμεσα διαθέσιμο.

Ο προμηθευτής X θα πρέπει επίσης να πραγματοποιεί τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και των δύο τοποθεσιών και των καταστημάτων ότι δεδομένα σε διαφορετική τοποθεσία. Τέλος, θα πρέπει να μπορείτε να ενσωματωθείτε με έναν τρίτο πάροχο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας cloud, ώστε να μπορείτε να εκτελέσετε αυτόματα άλλο ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνοι σας και να το αποθηκεύσετε σε διακομιστές από έναν εντελώς διαφορετικό προμηθευτή ή ακόμη και τον δικό σας διακομιστή εσωτερικής εγκατάστασης ή συνδεδεμένο στο δίκτυο συσκευή αποθήκευσης (NAS).

Αυτό μπορεί να ακούγεται υπερβολικό, αλλά η ομορφιά μιας διαχειριζόμενης υπηρεσίας cloud είναι ότι αυτού του είδους η κλιμακωτή αρχιτεκτονική είναι σχετικά εύκολο να κατασκευαστεί από τη σκοπιά του πελάτη και αρκετά αυτόματη μόλις καθιερωθεί. Εφόσον το δοκιμάζετε κάθε τόσο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι ό,τι κι αν συμβεί, τα δεδομένα σας θα παραμείνουν ασφαλή και προσβάσιμα.

Η κρυπτογράφηση είναι ένα άλλο βασικό χαρακτηριστικό ασφαλείας. Όλοι οι δοκιμασμένοι προμηθευτές μας το υποστήριξαν σε διάφορους βαθμούς, αλλά αν συναντήσετε κάποιον που δεν συνεχίζει να ψάχνει. Η κρυπτογράφηση είναι απαραίτητη και τη χρειάζεστε τόσο όταν τα δεδομένα μετακινούνται μεταξύ των χρηστών σας και του cloud όσο και όταν φτάνουν σε αυτούς τους διακομιστές cloud και σταματούν να κινούνται. Άρα και «σε διέλευση» και «σε ηρεμία». Η δοκιμή αυτών των δυνατοτήτων σημαίνει κατανόηση των σχημάτων κρυπτογράφησης που χρησιμοποιούνται καθώς και του αντίκτυπού τους στην απόδοση ανάκτησης δεδομένων.

Ευτυχώς, οι πάροχοι αποθήκευσης cloud εργάζονται σκληρά για να ενισχύσουν την ασφάλεια τόσο για να διατηρήσουν τα κομμάτια σας ασφαλή όσο και για να ανταγωνίζονται ο ένας τον άλλον. Τόσο πολύ που οι περισσότεροι επαγγελματίες πληροφορικής εμπιστεύονται την ασφάλεια στο cloud όσο πολύ ή περισσότερο από ό,τι είναι διαθέσιμο στις εγκαταστάσεις (64 τοις εκατό σύμφωνα με έρευνα του 2015 από την Συμμαχία Ασφάλειας Cloud). Η λογική είναι αρκετά απλή. Οι περισσότεροι επαγγελματίες πληροφορικής απλά δεν έχουν τον προϋπολογισμό για έρευνα, ανάπτυξη και διαχείριση των προηγμένων δυνατοτήτων ασφάλειας που μπορούν να παρέχουν οι προμηθευτές υπηρεσιών cloud, επειδή είναι το κλειδί για την κύρια επιχείρησή τους.

Σημαντικά χαρακτηριστικά συμμόρφωσης με τους κανονισμούς

Εκτός από την απλή διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων πελατών, ένας άλλος παράγοντας που ενισχύει σημαντικά την ασφάλεια στο cloud είναι η ανάγκη συμμόρφωσης με σημαντικά ρυθμιστικά πρότυπα, όπως ο νόμος φορητότητας και λογοδοσίας ασφάλισης υγείας (HIPAA) και το ISO 27001. Το Livedrive for Business είναι κάπως μοναδικό εδώ, επειδή είναι επικεντρώνεται σε ευρωπαίους πελάτες, επομένως βασίζεται στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR), γι' αυτό και οι διακομιστές του βρίσκονται στην ΕΕ και στο Ηνωμένο Βασίλειο.

Σε περίπτωση που αναρωτιέστε, μερικές από τις κορυφαίες δυνατότητες που αναζητούσαν οι αγοραστές πληροφορικής σε μια λύση αποθήκευσης cloud business class ερευνήθηκαν από εταιρεία ερευνών αγοράς Statista και αναφέρεται παρακάτω.

Ωστόσο, τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται σε αυτό το γραφικό αφορούν κυρίως τις καθημερινές ανάγκες λειτουργίας από την πλευρά της πληροφορικής. Οι κανονιστικές απαιτήσεις καθορίζονται γενικά από το νομικό προσωπικό σας, γι' αυτό και δεν εκπροσωπούνται παραπάνω. Ωστόσο, δεν είναι λιγότερο σημαντικά και θα πρέπει να τα συμπεριλάβετε στον προγραμματισμό σας. Οι πάροχοι αποθήκευσης cloud συνήθως έχουν ενσωματωμένες πολλές λειτουργίες ειδικά για την αντιμετώπιση προβλημάτων συμμόρφωσης.

Ένα δημοφιλές για πολλούς κανονισμούς και ακόμη και τις πιο αυστηρές πολιτικές ασφαλείας είναι ότι κάθε αρχείο και φάκελος έχει μια διαδρομή ελέγχου. Αυτό θα δείξει πότε αποθηκεύτηκε για πρώτη φορά στο σύστημα, πώς και πότε τροποποιήθηκε, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό και τι είδους λειτουργίες πραγματοποιήθηκαν, όπως αντιγραφή, διαγραφή ή μετακίνηση. Αυτό είναι υψίστης σημασίας για τους κλάδους που ρυθμίζονται περισσότερο ή έχουν συνείδηση ​​της ασφάλειας. Η απώλεια κρίσιμων για την αποστολή αρχείων λόγω λαθών ή κακής συμπεριφοράς μπορεί συχνά να κοστίσει εκατοντάδες χιλιάδες ή και εκατομμύρια δολάρια σε αποζημιώσεις ή απώλεια κεφαλαίου.

Η διατήρηση αρχείων είναι μια άλλη κοινή νομική απαίτηση. Πρέπει να ελέγχετε πόσο καιρό ζουν τα δεδομένα στο σύστημα, πώς είναι προσβάσιμα και πότε μπορούν να διαγραφούν ή να τεμαχιστούνhiveρε. Και ο πάροχος αποθήκευσης θα πρέπει να κάνει αυτές τις λειτουργίες εύχρηστες. Σε αυστηρά ρυθμιζόμενες βιομηχανίες, η ύπαρξη των σωστών πληροφοριών μπορεί συχνά να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της συμμόρφωσης ή της μη συμμόρφωσης με ομοσπονδιακούς ή ειδικούς κανονισμούς του κλάδου.

Όλα αυτά σημαίνουν ότι προτού αγοράσετε οποιαδήποτε υπηρεσία cloud, πρέπει να συζητήσετε με το προσωπικό πληροφορικής και τον ειδικό συμμόρφωσης για να κατανοήσετε ακριβώς πού τα δεδομένα και apps πρέπει να εντοπιστούν και ποια χαρακτηριστικά πρέπει να υποστηρίζουν για να περάσουν τους κανονισμούς συμμόρφωσης που είναι σημαντικοί για την επιχείρησή σας.

Ενα βήμα τη φορά

Η επιλογή ενός προϊόντος αποθήκευσης cloud για τον οργανισμό σας μπορεί να φαίνεται σαν μια αποθαρρυντική εργασία όταν λάβετε υπόψη για πρώτη φορά όλες τις εμπλεκόμενες μεταβλητές. Όχι μόνο διαφορετικές επιχειρήσεις έχουν διαφορετικές απαιτήσεις αποθήκευσης στο cloud και κοινής χρήσης αρχείων, αλλά απαιτούν σταθερή ασφάλεια για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την κοινή χρήση αρχείων. Η επίτευξη ισορροπίας μεταξύ της χρηστικότητας, της ασφάλειας και της προσαρμογής πρέπει τελικά να καθοδηγείται από τις επιχειρηματικές απαιτήσεις. Αλλά το να κατανοήσουμε ακριβώς ποιες είναι αυτές οι απαιτήσεις είναι ένα σοβαρό έργο που απαιτεί πραγματική δουλειά. δεν είναι κάτι που θέλετε να αντιμετωπίσετε με μια άμεση απόφαση.

Ενώ ορισμένοι από τους προμηθευτές που εξετάσαμε διευκολύνουν τη μετεγκατάσταση των δεδομένων σας off της υπηρεσίας τους, δεν είναι όλοι τόσο στοχαστικοί. Αφού εγγραφείτε και μετακινήσετε τα δεδομένα σας σε μια συγκεκριμένη υπηρεσία, δεν είναι γενικά ασήμαντο να τη μετακινήσετε σε άλλη, επομένως είναι καλή ιδέα να κάνετε την εργασία σας προσεκτικά πριν δεσμευτείτε σε οποιονδήποτε πάροχο.

Ο προγραμματισμός είναι το κλειδί. Καθίστε, λοιπόν, με επικεφαλής επιχειρήσεων, διαχειριστές IT, ακόμη και με έναν εκπρόσωπο από τον πάροχο cloud, αν μπορείτε. Θα χρειαστεί λίγος χρόνος και προσπάθεια, αλλά το να κάνετε τον κόπο να χαρτογραφήσετε τις απαραίτητες δυνατότητες για τις τρέχουσες και μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού σας θα διευκολύνει πολύ την εύρεση της σωστής λύσης.

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο προσέγγισης του χώρου αποθήκευσης cloud για τη μικρή επιχείρησή σας; Γίνε μελος [προστασία μέσω email] ομάδα συζήτησης στο LinkedIn και μπορείτε να ρωτήσετε προμηθευτές, συντάκτες PCMag και επαγγελματίες όπως εσείς.