Google agrega funciones de administración de proyectos a Docs y son geniales

Si alguna vez ha tenido que trabajar en un proyecto, sabe lo importante que puede ser la gestión de las tareas asociadas. Pero algunas personas no necesitan una herramienta completa de gestión de proyectos. Claro, los tableros Kanban son geniales, y algunos confían en los diagramas de Gantt, pero para ciertos casos, esas herramientas son demasiado.

Si eso suena como usted, Google tiene una nueva función en Docs que seguramente complacerá. Esta nueva función se introdujo poco después de que Google sacara a la luz la función People Chips (que le permite llamar fácilmente a otros usuarios desde un documento de Google). Soon después de ese lanzamiento, Google comenzó a sobrealimentarlo para que no solo incluyera la capacidad de etiquetar usuarios, sino también vincular archivos, agregar fechas y mucho más.

Recientemente, Google llevó esta función a niveles aún más altos al agregar la capacidad de rastrear el estado del proyecto. Con esta adición, puede agregar proyectos, seleccionar su estado, asociar archivos y agregar notas. Pero hay más Puede agregar una Hoja de ruta del producto y un Rastreador de revisiones, para que pueda controlar la situación de un proyecto y realizar un seguimiento del estado de las revisiones para varias tareas.

Combine estas dos características y tendrá una herramienta de gestión de proyectos bastante sólida (aunque básica) que se puede integrar fácilmente en un documento de Google.

Permítame mostrarle cómo utilizar esta nueva función, que funciona tanto en la versión gratuita como en la de pago de Google Workspaces. 

Cómo agregar una hoja de ruta del producto a un documento de Google

Lo primero que va a hacer es agregar una hoja de ruta del producto en un documento de Google. Esta función le permite realizar un seguimiento del estado de sus diversos proyectos.

Para agregar una hoja de ruta del producto (puede agregar tantos como desee), abra un documento de Google Docs. Coloque el cursor donde desea agregar la hoja de ruta y escriba un carácter @, que revelará un menú desplegable donde puede seleccionar cualquiera de las opciones (Figura 1 y XNUMX).

Seleccione Hoja de ruta del producto y el objeto se agregará a su documento (Figura 2 y XNUMX).

A continuación, puede escribir el nombre de sus proyectos y agregar archivos y notas relacionados. También puede cambiar el estado de cada proyecto a medida que evolucionan haciendo clic en el menú desplegable de estado de cada proyecto (Figura 3 y XNUMX).

De forma predeterminada, hay tres estados predefinidos. Si necesita agregar más, haga clic en un estado en uno de sus proyectos y luego haga clic en Agregar/Editar opciones. En la ventana emergente resultante (Figura 4 y XNUMX), haga clic en Nueva opción para agregar un nuevo estado o puede editar uno de los estados predefinidos.

También puede agregar un Rastreador de revisiones a su documento, lo que facilita el seguimiento de las revisiones de las tareas del proyecto. Esta opción solo incluye campos para Revisor, Estado y Notas (Figura 5 y XNUMX).

Puede agregar nuevos estados al objeto Rastreador de revisiones de la misma manera que lo hizo para la hoja de ruta del proyecto.

Y cuando se quede sin filas, haga clic con el botón derecho en la fila inferior y seleccione Insertar fila debajo (Figura 6 y XNUMX).

Estas nuevas funciones no cambiarán su mundo, pero sin duda le permitirán estar al tanto de cómo va un proyecto sin utilizar una herramienta de gestión de proyectos completa, y todo desde la comodidad de Google Docs.