Tehke rohkem: proovige neid 10 lihtsat näpunäidet paremate ülesannete loendite loomiseks

Kui tõhus on teie ülesannete nimekiri? Kas see aitab teil oma päeva planeerida? Kas see sunnib teid õigeid ülesandeid tähtsuse järjekorda seadma? Või on see lõputu nimekiri asjadest, mida tunnete süüdi, et pole veel teinud ja nüüd ei kavatse te ühtki neist teha? Hea ülesannete nimekiri peaks teid teenima. Te ei tohiks olla tema meelevallas. 

Parimad ülesannete nimekirjad suunavad teid iga päev õiges suunas ja aitavad teil keskenduda kõige olulisematele ülesannetele. Õigete strateegiate korral võib ülesannete nimekiri aidata teil saavutada ka suuremaid eesmärke. Siin on see, mida peate teadma, et ülesannete nimekiri teie heaks töötaks.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko saates Unsplash)

1. Valige õige rakendus (või paber)

Esimene samm parema ülesannete nimekirja koostamisel on otsustada, kus seda hoida. On oluline, et teile meeldiks rakendus või märkmik, mida oma ülesannete loendis kasutate, vastasel juhul ei pruugi te sellest kinni pidada.

Pange tähele, kuidas ma ütlesin "märkmik?" Kuigi ülesannete loendi rakendusse lisamisel on palju eeliseid (ja ma loetlen need kohe üles), pole paberil midagi halba! Kui paber sobib teile, on suurepärane. Samuti sobib hästi ka lihtne tabel- või tekstitöötlusdokument. Kasutage teile sobivat tööriista.

Digitaalsetel ülesannete nimekirjadel on aga paberi ees mitmeid eeliseid ja hea on vähemalt teada, mis need on, isegi kui kasutate paberit. Mõned eelised on järgmised:

• Neid on lihtne muuta, mis tähendab, et saate teavet kiiresti värskendada,

• Neil on sisseehitatud meeldetuletused,

• Neid on väga raske kaotada, sest loend ise salvestatakse tavaliselt pilve,

• Saate oma ülesandeid sortida prioriteedi, tähtpäeva või tähestiku järgi ja

• Saate määrata teistele inimestele ülesandeid ja saada märguandeid, kui nad need täidavad.

Kui sa See on milline ülesannete loendirakenduse turul on parim? Olles testinud neid kümneid, kipun soovitama Todoist, Asana, ja asju sagedamini kui teised. Kuid on palju muid võimalusi. OmniFocus on hea inimestele, kes lisavad oma ülesannetele palju detaile. Trello räägib visuaalselt juhitud inimestega. Microsoft To Do töötab hästi Office'i ja Windows 10-ga. Google Tasks sobib suurepäraselt oma Google Workspace'i integreerimiseks. Habitica võib teie tähelepanu juhtida, kui teile meeldib mängulisus. Ja nii edasi.

2. Koostage rohkem kui üks loend

Teil ei tohiks olla ainult ühte ülesannete nimekirja. Teil peaks olema mõned loendid, mis hõlmavad teie elu peamisi kategooriaid, nagu tööülesanded, isiklikud ülesanded ja majapidamistööd. Rohkem kui ühe loendi olemasolu aitab teil keskenduda. Kui olete tööl, ei taha te end segada oma isiklikust nimekirjast. Kodus olles ei taha sa oma töökohustustele mõeldes end koormata.

Ära hoia end tagasi. Tehke nimekirjad kõige kohta, mida arvate! Kasulikud jäävad alles. Võite ära visata kõik, mis teile lõpuks kasulikud pole. 

Mõned muud ideed on järgmised:

• Uudised

• Ühel päeval (kus kirjutate üles ebaolulised ülesanded, mida võiksite kunagi teha),

• Nädalavahetus (kõik, mida soovite nädalavahetusel teha, kuid ei taha, et teid nädala sees segataks) ja

• Majapidamistööd lastele.

Pidage meeles, et saate uusi loendeid igal ajal lisada või ümber nimetada.

3. Kirjutage oma ülesanded üles kui Soon nagu te neist mõtlete

Kui uus ülesanne pähe tuleb, kirjutage see võimalikult kiiresti üles. Ülesannete lisamine neile mõtlemise ajal takistab teil nendel pikemalt peatuda. Kui see on üles kirjutatud, ei pea te seda enam meeles pidama, nii et saate mõtte oma ajust puhastada.

Kui teie ülesannete rakendusel on uue ülesande lisamiseks kiirklahv, õppige seda. Kui teie rakendusel on mobiiltelefoni otsetee, seadistage see.

Neile, kes kasutavad paberit, hoidke töötamise ajal enda lähedal veidi vanapaberit, et segavad mõtted kiiresti üles märkida ja seejärel kopeerida need oma ametlikesse ülesannete nimekirja, kui see on mugav.

Tähtaegade lisamine teie ülesannetele Asana ülesannete nimekiri aitab teil prioriteete seada.

4. Määrake tähtpäevad

Iga kord, kui ülesandel on tähtaeg, lisage see. Ülesannete tähtaegade nägemine aitab teil prioriteete seada.

Mitte iga ülesanne ei vaja kindlat ja kiiret tähtaega, kuid mõnikord on abi selle lisamisest kahel põhjusel.

Esiteks, kõige rohkem teha apps võimaldab teil näha, mis tuleb täna, homme ja hiljem nädala jooksul, olenemata sellest, millises loendis need on. Nii näete kõike täna tähtaega ja saate aimu, kuidas päev läheb. Samuti võite võtta aega mõne ülesande ümberajatamiseks, kui tunnete end ülekoormatuna, kui vaatate kõike, mis järgmise nädala jooksul tuleb.

Teiseks, määrates oma ülesannetele tähtpäevad, planeerite tõhusalt oma nädalat, mis on suurepärane ajahaldusstrateegia.

5. Vaadake oma ülesannete loendid iga päev üle

Alustage iga päev oma ülesannete loendile silma heitmisega ja hinnake, kas see on mõistlik. Seejärel vaadake see üle.

Kui teil on päevaks planeeritud liiga palju ülesandeid ja teate, et te ei jõua nende kõigini, valmistate end ette ebaõnnestumiseks.

6. Piirake end 3–5 ülesandega päevas

Kui suur on teie igapäevaste ülesannete limiit? See sõltub sellest, milliseid ülesandeid te üles kirjutate ja kui raske on neid täita. 

Enamiku inimeste jaoks soovitan alustada sellega, et piirduge kolme kuni viie ülesandega päevas. See ei pruugi tunduda palju, kuid kui keskendute kolme kõige olulisema asja kirjapanemisele, mida peate täna tegema, võite avastada, et see on juba palju.

Miks mitte rohkem kirja panna? Kui kirjutate üles liiga palju ülesandeid ja ei jõua nendeni, peate need teisele päevale edasi lükkama. See tähendab oma nimekirja tähtsuse järjekorda seadmist ja muutmist, mis on tarbetu töö, mis põhjustab stressi ja võib tunda end hävitavalt.

Kui teil on vähe ülesandeid, saate need suurema tõenäosusega lõpule viia. Mida rohkem te kõik oma ülesanded lõpetate, seda paremini tunnete oma ülesannete loendit üldiselt. See positiivne tunne võib teid edasi arendada.

Teie kolm kuni viis ülesannet peaksid olema teie jaoks olulised asjad peab teha. Ja mitte rohkem kui kaks neist ei tohiks olla rutiinsed toimingud, näiteks igapäevane ravimite võtmine. Keskenduge omale kavatsus päevaks. See on see, mida peaksite kirja panema.

Aja jooksul jälgige, kui palju ülesandeid iga päev kontrollite (parim ülesanne apps jälgige seda teie eest) ja saate aru, milline on teie jaoks õige arv ülesandeid, juhul kui see pole kolm kuni viis.

Todoist jälgib, kui palju ülesandeid iga päev ja nädal täidate, ja loob diagrammi, mis näitab teie edusamme.

7. Pange oma ülesannete loendisse ülesanded, mitte eesmärgid

See, mida te oma ülesannete nimekirja kirjutate, on oluline. Pange eesmärkide ja eesmärkide asemel loendisse ülesanded. Selleks peate teadma nende erinevust.

Eesmärgid on suure pildi saavutused või soovitud tulemused. Neid on tavaliselt raske kvantifitseerida. Näiteks „hakka vabalt hindi keelt valdama”. Selle oma ülesannete nimekirja panemine poleks kuigi tõhus.

Eesmärgid on märgid teel eesmärgini jõudmiseni. Neid on palju lihtsam ülesannetega segi ajada, kuna eesmärgid on konkreetsemad ja mõõdetavad. Eesmärgi näide on "suuda pidada kolm minutit hindi keeles vestlust oma lemmikfilmide üle".

Mis on siis ülesanded? Ülesanded on tegevused, mida teete eesmärgi saavutamiseks. Lõhkuge eesmärk ja teil on oma ülesanded. Väga sageli on need üksikud sündmused (kuigi need võivad korduda). Ülesanne võib olla "õppige kolm uut hindi verbi" või "õppige hindi keelt 30 minutit".

Ülesanded – mitte eesmärgid või eesmärgid – kuuluvad igapäevasesse ülesannete nimekirja.

8. Hoidke eesmärgid ja eesmärgid lahus

Täiuslikus maailmas on paljud iga päev tehtavad ülesanded suurema eesmärgi saavutamiseks. Peaksite teadma, millised on teie eesmärgid, kuid te ei pea neid oma igapäevaste ülesannete nimekirja kirjutama.

Selle asemel kirjutage oma eesmärgid ja eesmärgid kuhugi mujale. Võib ikka olla in teie ülesannete loendi rakendus või märkmik, kuid mitte loendis, mida iga päev vaatate. Muud kohad, kus saate eesmärke üles kirjutada, on päevik või märkmete tegemise rakendus.

Viidake aeg-ajalt oma eesmärkidele. Kontrollige neid ja vaadake üle. Lihtsalt ärge laske neil häirida teid konkreetsetest asjadest, mida peate täna tegema.

9. Vaadake sageli oma ülesannete nimekirja

Vaadatud loend on kasutatud loend. Tõhus ülesannete nimekiri juhendab teid läbi kogu oma päeva, mis tähendab, et peate seda sageli vaatama. Vaadake seda igal hommikul, et eelseisvaks päevaks vaimselt valmistuda. Vaadake seda pärast lõunat, et saaksite teada, millele peate ülejäänud päeva keskenduma. Vaadake see päeva lõpus üle, et tegemata jäänud ülesanded ümber ajastada.

Tee endale harjumuseks kõik eelolevaks nädalaks planeeritud üle vaadata, et saaksid oma aega paremini planeerida ja sättida.

Kui hakkate päeva jooksul tundma, et olete oma tegemistes eksinud või vajate sellest puhkust, vaadake oma ülesannete nimekirjast midagi väikest ja lihtsat (vähem nõudlik ülesanne, mis ei nõua suurt keskendumist). saab vahepeal hakkama saada.

Mida rohkem oma nimekirja vaatate, seda rohkem usaldate seda. Mida rohkem te seda usaldate, seda vähem peate meeles pidama, milliseid ülesandeid peate tegema. Mida vähem peate meeles pidama, seda rohkem vabastate oma meeled, et keskenduda käsilolevale ülesandele.

10. Muutke oma ülesannete loend skannitavaks

Kui vaatate sageli oma ülesannete loendit, mõistate kiiresti, kui kasulik on lühidalt näha, mida vajate.

Kasutage oma ülesannete kirjutamiseks kitsast keelt või stenogrammi. Palju apps teil on prioriteetsed hinnangud, tärnid, sildid ja muud üksikasjad, mida saate lisada olulistele ülesannetele, et need silma paistaks. Kodeerige oma ülesanded värvidega, kui see aitab. Rakendage ikoone, mis annavad teile ülesande kohta rohkem teavet, näiteks kas see nõuab telefonikõnet või on seotud tervishoiuga. Ükskõik kui kiiresti te oma ülesannete nimekirja vaatate, peaksite saama palju teavet selle kohta, mida tuleb teha.

Märkige need kastid

Suurepärane ülesannete nimekiri on isikliku tootlikkuse keskmes. On rõõm leida ülesannete haldamise rakendus ja protsess, mis teile sobib. Loendis olevate üksuste märkimine annab teile saavutustunde ja on organiseerimise võtmeelement. Usaldusväärne ülesannete süsteem muudab elu nii lihtsamaks kui ka pingevabamaks.