Parimad ettevõtete pilvemälu ja failide jagamise pakkujad

Pilvesalvestus on palju enamat kui lihtsalt koht oma ettevõtte andmete väljalaadimiseks. Muidugi, see on veel üks draivitäht, mille abil kasutajad saavad faile jagada, kuid hallatava pilveteenuse taga on need platvormid mitmed muud võimalused, mida kohalik salvestusruum ei suuda. Räägime sellistest asjadest nagu elastsus, tekstisisene redigeerimine mitme kasutaja versiooniga ja tõhusam turvalisus. Enamik neist pakub ka rakenduste integreerimist ülejäänud pilveteenuste portfelliga, eriti teiste salvestus- ja ärivarundusteenuste pakkujatega.

Kui teie töötajad töötavad pandeemia tõttu endiselt kodus ja eriti kui see võib muutuda püsivaks, on pilvesalvestusressurss hübriidtöö veebipõhise koostööruumi loomisel põhikomponent. See aitab ka siis, kui liigute täistöölaua teenusena (DaaS) keskkonda. Ühte neist vajate mitte ainult andmete salvestamiseks ja korraldamiseks, vaid ka põhikoostöö, eriti andmekaitse ja üksikasjalike lubade haldamiseks. Integreerimine tähendab, et isegi kui põhitööd tehakse mõnes teises rakenduses, nagu Salesforce või Slack, kehtivad kõik need eelised endiselt.

Võite meie arvustusi usaldada

Alates 1982. aastast on PCMag testinud ja hinnanud tuhandeid tooteid, et aidata teil teha paremaid ostuotsuseid. (Lugege meie toimetuse ülesannet.)

Kahjuks võib sama laiaulatuslik võimalus tekitada ka raskusi. Paljud funktsioonid, mida müüjad pakuvad, et konkureerida ja eristuda, võib muuta vajalikuks vajaliku nullimise keeruliseks. Siiski on mõned peamised kaalutlused, mida kõik vajavad. Näiteks peab iga ettevõtte pilvesalvestuslahendus olema juurdepääsetav, jälgitav ja turvaline. See tähendab juurdepääsu kõikjale pilve kaudu, logi selle kohta, kes millele ja millal juurde pääses, ning teenust, mis kaitseb andmeid juurdepääsu juhtimise, varukoopiate ja krüptimisega.

IT-tasandil peavad administraatorid teadma, milline pilv nende andmeid majutab ja kus need andmekeskused asuvad. See võib olla hirmutav mitte ainult seetõttu, et mõned müüjad ei soovi seda teavet jagada, vaid ka seetõttu, et paljud lahendused tuginevad lisandväärtusega edasimüüjatele (VAR-id) oma pilvesalvestusressursside tootmiseks. See loob tagaotsa sodi, kus võib olla keeruline kindlaks teha, kus bitte salvestatakse. Allpool käsitleme kõiki neid probleeme üksikasjalikumalt.

Mida teeb äriklassi failijagamine?

Selle pidevalt kasvava funktsioonide loendi positiivne külg on see, et nutikad organisatsioonid võivad leida uusi ja loomingulisi viise oma salvestustaristu kasutamiseks. Pilvesalvestus tähendab, et saate teenust kohandada nii, et see toimiks kerge dokumendihaldussüsteemina või isegi töövoohaldurina, mis juhib teie andmete liikumist läbi kasutajaahela. Või võite keskenduda koostöö- ja failijagamisfunktsioonidele, et töötajad saaksid meeskonnaruumis samu faile redigeerida, kaitstes samal ajal oma tööd versioonide loomisega.

Selline kohandatavus on praegu olulisem kui kunagi varem. Vastavalt hiljutisele küsitlusele GlobalWorkPlaceAnalytics.comVähemalt 50 protsenti USA tööjõust on nüüd seadistatud kaugtööks. Keskkontori töömudelist eemalduvad töötajad võivad töö tegemise viisi drastiliselt muuta. Teie ettevõtte andmete salvestamine ja toomine peab kohanema ning ükski teine ​​salvestusmeetod ei suuda neid muudatusi nii hõlpsalt käsitleda kui pilveteenus.

Häda on selles, et tõhus kohandamine nõuab planeerimist, eriti kui see kohandamine puudutab olulisi töövooge. See, et salvestusruumi tarnijal on pikk funktsioonide loend, ei tähenda, et kasutaksite neid kõiki automaatselt ära. Teades, millised funktsioonid töötavad kõige paremini ja millises kombinatsioonis, saate teha ainult teie, teie IT-töötajad ja teie esiliini ärijuhid.

Keskenduge oma planeerimisalastele jõupingutustele alguses ainult peamistele töövoogudele ja alustage väikeselt. Pöörake tähelepanu põhilistele võimalustele, eriti usaldusväärsele juurdepääsetavusele, tõhusatele varukoopiatele, turvalisele salvestusruumile ning kasutajate ja rühmade haldamisele. Kui teate, kuidas soovite, et see kõik toimiks, samal ajal kui teie töötajad on nii laialt levinud, saate laieneda automatiseeritud töövoogudele, koostööle ja kolmandate osapoolte rakenduste integreerimisele. Mõnikord tuleks põhiliste rakenduste integreerimist kaaluda varem, näiteks kui teie ettevõte on teatud tootlikkuse platvormil standardiseerunud. (st Google'i poed valivad Google Drive'i, samas kui Microsoft 365 komplektid valivad tõenäoliselt OneDrive'i).

Lihtne "ühendatav" oma teise Apps

Kui teil pole selget integratsioonieesmärki, nagu Google Workspace, on hea uudis see, et pilv on muutnud erinevate tarnijate jaoks avatud standardite kaudu üksteisega suhtlemise lihtsamaks. Tänapäeval saate segada ja sobitada pilvesalvestuslahendusi paljude praeguste tootlikkuse ja dokumendihaldussüsteemide loendiga. Kui peate minema nii kaugele, et teha kohandatud kodeerimine, pakub enamik müüjaid REST API-sid, et saaksite nii andmetega kaubelda kui ka funktsioone erinevate rakendusteenuste vahel välja kutsuda. Kui vajate ainult paremat automatiseerimist, võivad sellised teenused nagu IFTTT või Zapier lubada kõigil ehitada coss-rakenduste automatiseerimist üsna madala õppimiskõveraga.

Pilveettevõtted näevad ka koostalitlusvõime väärtust, kuigi nad püüavad seda peamiselt käsitleda väärtuslike klientide kategooriates ja vertikaalides. Müüjatel, nagu Microsoft ja Salesforce, on näiteks tohutud partnerite ökosüsteemid, millel on suured sihitud teenusepakkumiste kataloogid. Partner kasutab ettevõtte põhitooteid, nagu Microsoft 365, ning loob selle toote ja ühe või mitme kolmanda osapoole pilveteenuse abil integratsioonid ja töövoofunktsioonid. Need lahendused on loodud teatud tüüpi ettevõtete või vertikaalide meelitamiseks.

Näiteks võib Vendor X luua suurlinna kinnisvarahaldusettevõtete jaoks täieliku üürihalduslahenduse. See lahendus võib kasutada Salesforce CRM-iga lingitud kinnisvaraloendite andmebaasi. See link sobiks kinnisvara potentsiaalsete üürnikega. Sealt saab see automaatselt sobitada üürniku tüübi ja kinnisvaratüübi õige rendimalliga, mis on salvestatud teises andmebaasis või lepingu- või dokumendihaldussüsteemis. Need rendilepingud täidetakse redigeeritavate PDF-dokumentidega, mis lülitatakse heakskiitmise töövoogu kas tagasi Salesforce'i raamistikus või mõnes muus tootlikkuse keskkonnas, nagu Google Workspace või Microsoft 365.

Muidugi, mida rohkem kolmanda osapoole teenuseid selline lahendus kasutab, seda kõrgem on kasutaja-kuu hind. Kuid asjaolu, et saate sellise kohandatud lahenduse kokku panna, kasutades lihtsalt pistikprogrammi pilvteenuse arhitektuuri, on atraktiivne, kuna see võimaldab teil teenusepakkujaid üsna lihtsalt sisse ja välja vahetada.

Nii et kui soovite pilvesalvestusteenust kasutada väga konkreetsel viisil, tehke kindlasti vajalik planeerimine, et mõista täpselt, milliseid kohandatud muudatusi ja töövooge vajate. Kuid kui see on tehtud, ärge arvake, et peate selle kõik ise ehitama. Selle asemel tutvuge esmalt nii oma peamiste rakenduste pakkujate kui ka salvestusteenuse pakutavate integratsiooni- ja lisandväärtuse rakenduste turgudega. Võib-olla on keegi juba teie jaoks ideaalse täieliku lahenduse loonud ning see on odavam ja lihtsam kui enda enda veeremine.

Salvestus ja jagamine

Uute lisaväärtust loovate funktsioonide trendi üheks põhjuseks on see, et salvestusmaht on pilves suures osas vaieldav probleem. Paljud ostjad hakkavad keskenduma peamiselt müüja mälumahule ja sellele, kui palju nad mitme dollari eest saavad. Seda tasub kindlasti veel kaaluda, kuid üldiselt on salvestusruum nüüd taskukohasem kui kunagi varem, kuna hinnad langevad aeglaselt. Mahtuvuse osas pakuvad enamik pilvesalvestuse pakkujaid rohkelt salvestusruumi ja eri tasanditel. Mitu terabaiti (TB) on tavaline ega erista enam teenuseid, eriti nüüd, kui mälumahu lisamine on lihtne ja odav.

Kui teil on kiire projekti jaoks ootamatult vaja 100 GB lisaruumi, muudab enamik pilvesalvestuse müüjaid selle mahu lisamise lihtsaks, klõpsates mõnel valikunupul. See mitte ainult ei anna teile uut ruumi, vaid suurendab vastavalt ka teie tellimustasu automaatselt. Veelgi parem, kui projekt on tehtud ja te seda 100 GB enam ei vaja, saate sama lihtsalt nii võimsust kui ka hinda uuesti alandada. Selline elastsus on pilvesalvestuse tarnija jaoks lihtne ja kohapealse ressursi jaoks peaaegu võimatu.

Muidugi võib kogu see vabadus jällegi asja keeruliseks teha, eriti suuremas seltskonnas. Kui salvestusmaht ja liitumismäärad hüppavad ümber, kuna erinevad osakonnajuhatajad muudavad pidevalt oma nõudeid, võib see pikaajalise eelarve korral hävitada. Seadistage kindlasti juhtelemendid selle kohta, kes saab võimsust reguleerida (teie IT-osakond peaks siin olema võtmetähtsusega), kuidas uutest võimsustest teatada, millised on minimaalsed turbe- ja loanõuded, milliseid varunduspoliitikaid tuleb rakendada ja kui sageli see võib juhtuda. toimuda teatud ajajaotuses (kvartali, aasta jne).

Vaadake neid üksikasju

Kõik see annab väga roosilise pildi, kui on vaja kujundada teie enda kohandatud ja laialt hajutatud salvestusteenus. Ja kuigi see on tõsi, varitseb detailides siiski mitu kuradit. Suur asi on täpselt teada saada, kus teie andmed asuvad. Mõnel pakkujal on oma andmekeskused, samas kui teised tellivad oma salvestusruumi teisele kolmanda osapoole pilvele, sageli Amazon Web Servicesile (AWS) või sarnasele Infrastructure-as-a-Service (IaaS) mängijale.

See on oluline punkt, mida kaaluda: kas sõlmite teenusetaseme lepingu (SLA) pilveteenuse pakkujaga, kes vastutab otseselt infrastruktuuri eest, või kuulub teenusepakkuja teisele poolele? Kui see on kolmas osapool, uurige kindlasti seda ettevõtet ja uurige selle tulemusi. Seejärel vaadake pakutavate teenuste taset. Kuigi kõigil suurematel mängijatel on teatud tasemel tööaja garantii, väärib märkimist, et asukoht on oluline tegur.

Mitu andmekeskust kolmandal osapoolel on? Kui paljud on kohalikud ja kui paljud potentsiaalselt täiesti erinevas asukohas? Kui olete USA ettevõte, pole mõtet osta salvestusressurssi, mille serverid asuvad ainult Euroopas. Lõpuks, kas teie andmed jaotatakse nende vahel suurema usaldusväärsuse huvides? Peaksite saama need vastused sihtmüüjalt hõlpsalt kindlaks teha, vaid ka määrata, kuhu soovite oma andmeid salvestada, et saaksite oma salvestusruumi optimeerida juurdepääsukiiruse ja liiasuse jaoks.

See, kuidas teie töötajad oma failidele juurde pääsevad, pole mitte ainult kriitilise tähtsusega, vaid see võib ka tarnijate lõikes väga erineda. Andmete jagamise funktsioon peaks hõlmama sünkroonimisklienti või muud tüüpi töölauapõhist tarkvara, mis asub igas arvutis või kliendis ja tagab pilves olevate andmete sünkroonimise kohalike koopiatega. Kuid mõnel müüjal võib olla muid juurdepääsupunkte. Näiteks pakuvad kõik pilvesalvestusettevõtted veebiklienti, kuid mõned võivad muuta selle ka peamiseks kliendiks. Võib-olla see töötab teie jaoks ja võib-olla mitte, kuid see on midagi, mida peate enne pühendumist testima.

Probleemiks on ka mobiilseadmed. Paljud neist äsja levitatud töötajatest üritavad kasutada tööks isiklikke seadmeid ja paljud neist on mobiilsed. Kas teie salvestusruumi müüjal on mobiilikliendid? Kui jah, siis peate välja selgitama, milliseid platvorme toetatakse, ja seejärel testima, kuidas need kliendid töötavad. Näiteks sünkroonimine peab mobiilseadmete ja lauaarvutite puhul toimima erinevalt, kuna seadme protsessor ja salvestusressursid on nii erinevad. Turvalisus ja kasutaja juurdepääs toimivad samuti erinevalt, eriti kui kasutaja mandaadid sisaldavad seadmetüüpe.

Veel üks asi, mida meeles pidada, on see, et te ei pääse alati oma andmetele juurde otse salvestusruumi tarnija kaudu. Näiteks saab Microsoft OneDrive for Business sünkroonida Microsoft Teamsi, selle meeskonna sõnumsideplatvormi ja meeskonnasaitidega, mis on osa populaarsest SharePoint Online koostööplatvormist. Nii et teie kasutajad võivad nendes failidega oma tööd teha apps ja seejärel näete neid automaatselt salvestatuna seotud pilvesalvestusteenusesse, antud juhul OneDrive'i.

Võrdluseks, Box (for Business) pakub täisfunktsionaalset veebiklienti koos pukseerimistoega. Jagatud andmeid saab salvestada üksikisikute loodud kaustadesse või meeskonna kaustadesse, mille on loonud ja juhivad meeskonna juhid või administraatorid, kuid see kõik toimub brauseriaknas. Selle teoks tegemine mõnes teises rakenduses nõuab rohkem tööd, välja arvatud juhul, kui Box integratsiooni teie eest eelkoostab.

Enamiku tõeliste töövoogude jaoks vajate mõnda meeskonnakaustade versiooni, nii et kuidas see töötab mitte ainult salvestusruumi tarnija liideses, vaid ka mis tahes seotud kolmanda osapoole apps tuleb enne ostmist hoolikalt läbi mõelda. Siinsete kasutajatega töötamine, et teha kindlaks, mis neile kõige rohkem meeldib ja kuidas nad täna tööd teevad, võib teie ostuotsuse tegemisel palju lihtsamaks muuta.

Peate kindlaks tegema, kuidas kasutaja- ja rühmakaustad töötavad, mitte ainult seda, kas lahendus seda funktsiooni toetab. Milliseid funktsioone toetatakse, kuidas neid juhitakse ja milline kolmas osapool apps need võivad mõjutada, on kõik olulised punktid. Mitmed lahendused lähevad üle kohustuse ja hõlmavad tihedat integratsiooni populaarsete kolmandate osapoolte platvormidega, nagu ülalmainitud Microsoft 365. Näiteks isegi Microsofti rivaal Google on loonud Google Drive Enterprise'i konnektori, mis sisaldab sujuvat koostööfunktsiooni Microsoft 365 kasutajad.

Otsige sügavat ja kihilist turvalisust

Võib-olla on turvalisus kõige olulisem salvestuskurat, millega peate maadlema. Andmete turvalisuse tagamine on tänapäeval suurem väljakutse kui kunagi varem. Funktsioonid, mida kunagi peeti täiustatud, on nüüd lihtsalt baasfunktsioonid. Näiteks ettevõtte tasemel identiteedihaldus on midagi, mida iga salvestusruumi tarnija peaks pakkuma. See tähendab mitte ainult üksikute kasutajate mandaatide võrdlemist failide ja kaustadega, millele neil on juurdepääs, vaid ka mitmefaktorilise autentimise ja ühekordse sisselogimise (SSO) funktsioonide lisamist.

Nagu eespool mainitud, tähendab turvaline salvestus andmete kaitsmist enama kui uudishimulike pilkude eest. Üleliigsed salvestuskihid tähendavad, et peaksite saama kaardistada, millised andmekeskused ei sisalda mitte ainult teie andmete esmast koopiat, vaid ka esimest varukoopiat. Nii et kui teil on Vendor X-iga 500 GB andmemahtu, peaksite saama töökoha lähedal asuvatesse andmekeskustesse paigutada failid, millele teie töötajad kõige rohkem juurde pääsevad. Seejärel peaks tarnija X võimaldama teil sünkroonida need failid koopiaga, mis asub teises andmekeskuses, mida veel see tarnija haldab, nii et kui teie esmane eksemplar peaks katki minema, oleks kohe saadaval teine ​​andmekoopia.

Tarnija X peaks samuti tegema regulaarselt mõlema saidi ja poe varukoopiaid et andmeid teises kohas. Lõpuks peaksite saama integratsiooni kolmanda osapoole pilvevarukoopia pakkujaga, et saaksite automaatselt teha veel ühe varukoopia iseseisvalt ja salvestada selle täiesti erineva müüja serveritesse või isegi teie enda kohapealsesse serverisse või võrku ühendatud. salvestusseade (NAS).

See võib tunduda liialdusena, kuid hallatava pilveteenuse ilu seisneb selles, et sellist mitmetasandilist arhitektuuri on kliendi seisukohast suhteliselt lihtne luua ja see on üsna automaatne, kui see on loodud. Niikaua kui te seda aeg-ajalt testite, võite olla kindel, et olenemata sellest, mis juhtub, on teie andmed turvalised ja juurdepääsetavad.

Krüpteerimine on veel üks aluspõhja turvafunktsioon. Kõik meie testitud müüjad toetasid seda erineval määral, kuid kui peaksite leidma müüjat, mis ei muuda otsimist. Krüpteerimine on kohustuslik ja vajate seda nii ajal, kui andmed liiguvad teie kasutajate ja pilve vahel, kui ka siis, kui need jõuavad nendesse pilveserveritesse ja peatuvad. Nii et nii "transiidis" kui ka "puhkuses". Nende võimaluste testimine tähendab kasutatavate krüpteerimisskeemide mõistmist ja nende mõju andmeotsingu jõudlusele.

Õnneks teevad pilvesalvestuse pakkujad kõvasti tööd, et tagada turvalisus nii teie bittide turvalisuse tagamiseks kui ka üksteisega konkureerimiseks. Nii palju, et enamik IT-spetsialiste usaldab pilveturvet sama palju või rohkem kui kohapealne (64 protsenti 2015. aasta uuringu järgi). Cloud Security Alliance). Loogika on üsna lihtne. Enamikul IT-spetsialistidel pole lihtsalt eelarvet pilveteenuste pakkujate pakutavate täiustatud turbevõimaluste uurimiseks, juurutamiseks ja haldamiseks, kuna see on nende põhitegevuse võti.

Olulised eeskirjade järgimise funktsioonid

Lisaks lihtsalt klientide andmete turvalisusele on veel üks pilveturvet märkimisväärselt tugevdav tegur vajadus järgida olulisi regulatiivseid standardeid, nagu ravikindlustuse kaasaskantavuse ja vastutuse seadus (HIPAA) ja ISO 27001. Livedrive for Business on siin mõnevõrra ainulaadne, sest see on keskendunud Euroopa klientidele, nii et see on üles ehitatud üldise andmekaitsemääruse (GDPR) ümber, mistõttu selle serverid asuvad EL-is ja Ühendkuningriigis.

Kui teil tekib huvi, uuris turu-uuringufirma mõningaid peamisi funktsioone, mida IT-ostjad äriklassi pilvesalvestuslahendusest otsisid. Statista ja teatatakse allpool.

Kuid sellel graafikul loetletud funktsioonid käsitlevad peamiselt IT igapäevaseid tegevusvajadusi. Regulatiivsed nõuded määravad üldjuhul kindlaks teie juriidilised töötajad, mistõttu neid ülalpool ei ole esindatud. Kuid need pole vähem olulised ja peate neid oma planeerimisel arvesse võtma. Pilvesalvestuse pakkujatel on tavaliselt vastavusprobleemide lahendamiseks sisseehitatud mitu funktsiooni.

Paljude eeskirjade ja isegi kõige rangemate turvapoliitikate jaoks on populaarne see, et igal failil ja kaustal on kontrolljälg. See näitab, millal see esmakordselt süsteemi salvestati, kuidas ja millal seda muudeti, kes on sellele juurde pääsenud ja milliseid toiminguid tehti, nagu kopeerimine, kustutamine või teisaldamine. See on ülimalt reguleeritud või turvateadlikumate vertikaalide jaoks ülimalt oluline. Missioonikriitiliste failide kaotamine vigade või üleastumise tõttu võib sageli maksta sadu tuhandeid või isegi miljoneid dollareid reparatsiooni või kaotatud kapitali.

Failide säilitamine on veel üks levinud seaduslik nõue. Peate kontrollima, kui kaua andmed süsteemis püsivad, kuidas need on juurdepääsetavad ja millal saab neid kustutada või kaarutadahived. Ja teie salvestusruumi pakkuja peaks muutma need funktsioonid hõlpsasti kasutatavaks. Tugevalt reguleeritud tööstusharudes võib õige teabe omamine sageli tähendada erinevust föderaal- või tööstusspetsiifiliste eeskirjade järgimise või mittevastavuse vahel.

Kõik see tähendab, et enne pilveteenuse ostmist peate oma IT-töötajate ja vastavuseksperdiga maha istuma, et täpselt aru saada, kus andmed ja apps peavad asuma ja milliseid funktsioone nad peavad toetama teie ettevõtte jaoks oluliste vastavuseeskirjade täitmiseks.

Üks samm korraga

Oma organisatsiooni jaoks pilvesalvestustoote valimine võib tunduda hirmuäratav ülesanne, kui arvestada esmalt kõiki sellega seotud muutujaid. Erinevatel ettevõtetel pole mitte ainult erinevad pilvesalvestuse ja failide jagamise nõuded, vaid nad nõuavad failide varundamiseks ja jagamiseks kindlat turvalisust. Tasakaalu leidmine kasutatavuse, turvalisuse ja kohandamise vahel peab lõpuks lähtuma ärinõuetest. Kuid nende nõuete mõistmine on tõsine ülesanne, mis nõuab reaalset tööd. see ei ole midagi, mida soovite kiire otsusega lahendada.

Kuigi mõned meie üle vaadatud müüjad muudavad teie andmete üleviimise lihtsamaks maha nende teenistusest ei ole kõik nii läbimõeldud. Kui olete registreerunud ja oma andmed teatud teenusesse teisaldanud, ei ole üldiselt tühine nende teisaldamine teise teenusesse, seega on hea mõte enne mõne teenusepakkujaga sidumist oma kodutöö põhjalikult ära teha.

Planeerimine on võti. Nii et istuge maha ärijuhtide, IT-juhtide ja võimalusel isegi pilveteenuse pakkuja esindajaga. See võtab veidi aega ja vaeva, kuid organisatsiooni praeguste ja tulevaste vajaduste jaoks vajalike funktsioonide kaardistamine muudab õige lahenduse leidmise palju lihtsamaks.

Kas teil on küsimusi selle kohta, kuidas oma väikeettevõtte jaoks pilvesalvestust kasutada? Ühine [meiliga kaitstud] LinkedIni arutelurühma ja saate küsida müüjatelt, PCMagi toimetajatelt ja teiesugustelt professionaalidelt.