کارهای بیشتری انجام دهید: این 10 نکته ساده را برای فهرست کارهای بهتر امتحان کنید

لیست کارهای شما چقدر موثر است؟ آیا به شما در برنامه ریزی روزتان کمک می کند؟ آیا شما را وادار می کند تا وظایف درست را اولویت بندی کنید؟ یا این فهرستی بی پایان از کارهایی است که به خاطر انجام ندادن آنها احساس گناه می کنید و اکنون هیچ یک از آنها را انجام نمی دهید؟ یک لیست خوب باید در خدمت شما باشد. شما نباید در رحم او باشید. 

بهترین لیست کارها هر روز شما را در مسیر درست قرار می دهد و به شما کمک می کند تا روی کارهایی که مهم ترین هستند تمرکز کنید. با استراتژی‌های مناسب، فهرست کارهایی که باید انجام دهید می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف بزرگ‌تر نیز کمک کند. در اینجا چیزی است که باید بدانید تا لیست کارهایتان برای شما کارساز باشد.

(عکس: ولدیمیر هریشچنکو در Unsplash)

1. برنامه (یا کاغذ) مناسب را انتخاب کنید

اولین گام برای تهیه لیست کارهای بهتر، تصمیم گیری در مورد نگهداری آن است. مهم است که عاشق برنامه یا نوت بوکی باشید که برای فهرست کارهایتان استفاده می کنید، در غیر این صورت ممکن است به آن پایبند نباشید.

توجه کنید که چگونه گفتم "نوت بوک؟" در حالی که قرار دادن لیست کارهای شما در یک برنامه مزایای زیادی دارد (و من آنها را در یک لحظه لیست می کنم)، کاغذ اشکالی ندارد! اگر کاغذ برای شما کار می کند، عالی است. به همین ترتیب، یک صفحه گسترده ساده یا سند پردازش کلمه نیز خوب است. از ابزاری که برای شما مناسب است استفاده کنید.

لیست کارهای دیجیتالی چندین مزیت نسبت به کاغذ دارد، با این حال، خوب است حداقل بدانید که آنها چیست، حتی اگر در نهایت از کاغذ استفاده کنید. برخی از مزایا عبارتند از:

• ویرایش آنها آسان است، به این معنی که می توانید اطلاعات را به سرعت به روز کنید،

• آنها یادآورهای داخلی دارند،

• از دست دادن آنها بسیار سخت است زیرا خود لیست معمولاً در فضای ابری ذخیره می شود.

• می توانید وظایف خود را بر اساس اولویت، تاریخ مقرر یا بر اساس حروف الفبا و

• شما می توانید وظایفی را به افراد دیگر اختصاص دهید و پس از تکمیل آنها از آنها مطلع شوید.

اگر شما هستند در بازار برای یک برنامه لیست کارها، کدام یک بهترین است؟ با آزمایش ده ها مورد از آنها، من تمایل به توصیه دارم Todoist, Asanaو چیزها بیشتر از دیگران است. اما بسیاری از گزینه های دیگر وجود دارد. OmniFocus برای افرادی مناسب است که جزئیات زیادی را به وظایف خود اضافه می کنند. Trello با افراد بصری صحبت می کند. Microsoft To Do با آفیس و ویندوز 10 به خوبی کار می کند. Google Tasks برای ادغام Google Workspace عالی است. اگر گیمیفیکیشن را دوست دارید، Habitica ممکن است توجه شما را جلب کند. و غیره.

2. بیش از یک لیست بسازید

شما نباید فقط یک لیست کار داشته باشید. شما باید چند لیست داشته باشید که دسته بندی های اصلی زندگی شما را پوشش دهد، مانند وظایف کاری، کارهای شخصی، و کارهای خانگی. داشتن بیش از یک لیست به تمرکز شما کمک می کند. وقتی سر کار هستید، نمی خواهید با لیست شخصی خود حواس تان پرت شود. وقتی در خانه هستید، نمی‌خواهید با فکر کردن در مورد مسئولیت‌های کاری‌تان فشار بیاورید.

درنگ نکن برای هر چیزی که فکر می کنید لیست تهیه کنید! موارد مفید باقی خواهند ماند. شما می توانید هر چیزی را که در نهایت برای شما مفید نیست حذف کنید. 

برخی از ایده های دیگر عبارتند از:

• خريد كردن،

• روزی (جایی که کارهای بی اهمیتی که ممکن است روزی انجام دهید را یادداشت می کنید)،

• آخر هفته (برای هر کاری که می خواهید در آخر هفته انجام دهید اما نمی خواهید در طول هفته حواس شما پرت شود)، و

• کارهای روزمره برای بچه ها

به یاد داشته باشید، می‌توانید هر زمان که بخواهید لیست‌های جدیدی اضافه کنید یا نام آن‌ها را تغییر دهید.

3. وظایف خود را به عنوان یادداشت کنید Soon همانطور که شما از آنها فکر می کنید

وقتی کار جدیدی به ذهنتان می رسد، آن را در اسرع وقت یادداشت کنید. اضافه کردن وظایف زمانی که به آنها فکر می کنید، مانع از تمرکز شما بر روی آنها می شود. پس از نوشتن، دیگر نیازی به یادآوری آن ندارید، بنابراین می توانید فکر را از مغز خود پاک کنید.

اگر برنامه کاری شما میانبر صفحه کلید برای افزودن یک کار جدید دارد، آن را یاد بگیرید. اگر برنامه شما میانبر تلفن همراه دارد، آن را تنظیم کنید.

برای کسانی که از کاغذ استفاده می کنند، در حین کار، کمی کاغذ قراضه در نزدیکی خود نگه دارید تا افکار مزاحم را سریع یادداشت کنید و سپس در صورت مناسب بودن، آنها را در فهرست کارهای رسمی خود کپی کنید.

اضافه کردن سررسید به وظایف در خود Asana لیست کارها به شما کمک می کند اولویت بندی کنید.

4. تعیین سررسید

هر زمان که یک کار دارای موعد مقرر است، آن را اضافه کنید. دیدن زمان موعد مقرر به شما کمک می کند اولویت بندی کنید.

هر کاری نیاز به سررسید سخت و سریع ندارد، اما گاهی اوقات به دو دلیل اضافه کردن یکی کمک می کند.

اول، بسیاری از کارها apps به شما اجازه می دهد سررسید امروز، فردا و بعداً در هفته را ببینید، صرف نظر از اینکه آنها در کدام لیست هستند. به این ترتیب، می توانید همه چیز را امروز ببینید و حس کنید که روز چگونه خواهد گذشت. همچنین اگر احساس می کنید که فقط به همه چیز در هفته آینده نگاه می کنید، ممکن است کمی وقت بگذارید و برخی از کارها را دوباره برنامه ریزی کنید.

دوم، با تعیین موعد مقرر برای وظایف خود، به طور موثر هفته خود را برنامه ریزی می کنید، که یک استراتژی عالی برای مدیریت زمان است.

5. فهرست کارهای روزانه خود را بازبینی کنید

هر روز را با نگاه کردن به لیست وظایف خود و ارزیابی منطقی بودن آن شروع کنید. سپس، آن را اصلاح کنید.

اگر کارهای زیادی برای روز برنامه ریزی کرده اید و می دانید که به همه آنها نخواهید رسید، خود را برای شکست آماده کرده اید.

6. خود را به 3 تا 5 کار روزانه محدود کنید

محدودیت کار روزانه شما چقدر است؟ بستگی به این دارد که چه نوع وظایفی را یادداشت می کنید و انجام آنها چقدر دشوار است. 

برای اکثر مردم، توصیه می کنم با محدود کردن خود به سه تا پنج کار در روز شروع کنند. ممکن است زیاد به نظر نرسد، اما اگر روی نوشتن سه کاری که باید امروز انجام دهید تمرکز کنید، ممکن است متوجه شوید که از قبل باید از پس آن برآیید.

چرا بیشتر یادداشت نمی کنید؟ اگر کارهای زیادی را یادداشت کردید و به همه آنها نرسیدید، باید آنها را به روز دیگری موکول کنید. این بدان معناست که لیست خود را دوباره اولویت بندی کرده و تغییر دهید، که کار غیرضروری است که باعث استرس می شود و می تواند خود را شکست دهد.

با داشتن تعداد کمی کار، به احتمال زیاد آنها را به پایان می رسانید. هر چه بیشتر تمام وظایف خود را به پایان برسانید، به طور کلی نسبت به لیست کارهای خود احساس بهتری خواهید داشت. این احساس مثبت می تواند شما را به سمت جلو سوق دهد.

سه تا پنج کار شما باید چیزهای مهمی باشند که شما باید انجام دادن. و بیش از دو مورد از آنها نباید کارهای روتین باشد، مانند مصرف داروهای روزانه. روی خودت تمرکز کن قصد برای روز. این چیزی است که شما باید بنویسید.

با گذشت زمان، تعداد کارهایی را که هر روز انجام می دهید (بهترین کارهایی که باید انجام دهید) پیگیری کنید apps آن را برای شما ردیابی کنید) و در صورتی که XNUMX تا XNUMX نباشد، متوجه تعداد مناسب وظایف خود خواهید شد.

Todoist تعداد کارهایی را که در هر روز و هفته انجام می دهید را ردیابی می کند و نموداری ایجاد می کند که پیشرفت شما را نشان می دهد.

7. وظایف را در لیست کارهای خود قرار دهید، نه اهداف

آنچه در لیست کارهایتان می نویسید اهمیت دارد. به جای اهداف و اهداف، وظایف را در لیست خود قرار دهید. برای انجام این کار، باید تفاوت بین آنها را بدانید.

اهداف دستاوردهای تصویر بزرگ یا نتایج دلخواه هستند. معمولاً تعیین کمیت آنها دشوار است. به عنوان مثال «به زبان هندی مسلط شوید». قرار دادن آن در لیست کارهایتان خیلی موثر نخواهد بود.

اهداف نشانگر راه رسیدن به هدف هستند. اشتباه گرفتن اینها با وظایف بسیار ساده تر است زیرا اهداف مشخص تر و قابل اندازه گیری هستند. یک مثال از یک هدف این است که " بتوانم به مدت سه دقیقه به زبان هندی درباره فیلم های مورد علاقه خود صحبت کنم."

پس وظایف چیست؟ وظایف، اقداماتی هستند که برای رسیدن به یک هدف انجام می دهید. یک هدف را بشکنید و وظایف خود را دارید. اغلب آنها رویدادهای مجردی هستند (اگرچه می توانند تکرار شوند). یک کار ممکن است "یادگیری سه فعل هندی جدید" یا "مطالعه زبان هندی به مدت 30 دقیقه" باشد.

وظایف - نه اهداف یا اهداف - آن چیزی است که در لیست کارهای روزانه قرار دارد.

8. اهداف و مقاصد را از هم جدا نگه دارید

در یک دنیای عالی، بسیاری از کارهایی که هر روز انجام می‌دهید، در پی یک هدف بزرگ‌تر هستند. شما باید بدانید که اهدافتان چیست، اما نیازی نیست که آنها را در لیست کارهای روزانه خود بنویسید.

در عوض، اهداف و مقاصد خود را در جای دیگری بنویسید. ممکن است هنوز هم باشد in برنامه یا نوت بوک لیست کارهای شما، اما نه در لیستی که هر روز به آن نگاه می کنید. مکان های دیگری که می توانید اهداف را یادداشت کنید، دفترچه یادداشت یا برنامه یادداشت برداری است.

هر از چند گاهی به اهداف خود مراجعه کنید. آنها را بررسی کنید و آنها را اصلاح کنید. فقط اجازه ندهید آنها شما را از کارهای خاصی که امروز باید انجام دهید منحرف کنند.

9. اغلب به فهرست کارهای خود نگاه کنید

لیست نگاه شده یک لیست استفاده شده است. یک لیست کارآمد شما را راهنمایی می کند سراسر روز خود را، به این معنی که شما باید اغلب به آن نگاه کنید. هر روز صبح به آن نگاه کنید تا از نظر ذهنی برای روز آینده آماده شوید. بعد از ناهار به آن نگاه کنید تا بدانید که باید در بقیه روز روی چه چیز دیگری تمرکز کنید. در پایان روز آن را تجدید نظر کنید تا کارهایی را که از دست داده اید دوباره برنامه ریزی کنید.

عادت کنید همه چیزهایی را که برای هفته آینده برنامه ریزی کرده اید از قبل بررسی کنید تا بتوانید زمان خود را بهتر برنامه ریزی کنید و تنظیمات را انجام دهید.

در طول روز، اگر احساس می کنید در کاری که انجام می دهید گم شده اید یا نیاز به استراحت از آن دارید، به لیست کارهای خود برای کارهای کوچک و آسان (یک کار کم نیاز که نیاز به تمرکز بالایی ندارد) نگاه کنید. می تواند در این بین مقابله کند.

هرچه بیشتر به لیست خود نگاه کنید، بیشتر به آن اعتماد خواهید کرد. هرچه بیشتر به آن اعتماد کنید، کمتر باید به یاد بیاورید که چه وظایفی را باید انجام دهید. هرچه کمتر به خاطر بسپارید، بیشتر ذهن خود را آزاد می‌کنید تا روی کار در دستتان تمرکز کند.

10. فهرست کارهای خود را قابل اسکن کنید

اگر مرتباً به فهرست کارهای خود نگاه کنید، به سرعت متوجه خواهید شد که دیدن آنچه در یک نگاه به آن نیاز دارید چقدر مفید است.

برای نوشتن وظایف خود از زبان فشرده یا کوتاه نویسی استفاده کنید. زیاد apps رتبه‌بندی‌ها، ستاره‌ها، برچسب‌ها و سایر جزئیات را در اولویت داشته باشید که می‌توانید برای برجسته کردن آنها به کارهای مهم اضافه کنید. اگر کمک می کند وظایف خود را کد رنگی کنید. نمادهایی را اعمال کنید که اطلاعات بیشتری در مورد کار به شما می دهد، مانند اینکه آیا این کار به تماس تلفنی نیاز دارد یا مربوط به مراقبت های بهداشتی است. مهم نیست که چقدر سریع به لیست کارهای خود نگاه می کنید، باید بتوانید اطلاعات زیادی در مورد کارهایی که باید انجام دهید به دست آورید.

آن جعبه ها را علامت بزنید

یک لیست عالی از کارهایی که باید انجام دهید در قلب بهره وری شخصی قرار دارد. پیدا کردن یک برنامه و فرآیند مدیریت کار که برای شما کار می کند بسیار خوشحال کننده است. بررسی موارد موجود در لیست به شما احساس موفقیت می دهد و یک عنصر کلیدی برای سازماندهی است. یک سیستم انجام کار قابل اعتماد زندگی را آسان تر و کمتر استرس زا می کند.