Saa enemmän aikaan: Kokeile näitä 10 yksinkertaista vinkkiä parempien tehtäväluetteloiden luomiseen

Kuinka tehokas tehtävälistasi on? Auttaako se sinua päivän suunnittelussa? Saako se sinua priorisoimaan oikeat tehtävät? Vai onko se loputon luettelo asioista, joita tunnet syyllisyytesi siitä, ettet ole vielä tehnyt, ja nyt et aio tehdä mitään niistä? Hyvän tehtävälistan pitäisi palvella sinua. Sinun ei pitäisi olla sen armoilla. 

Parhaat tehtävälistat ohjaavat sinut oikeaan suuntaan joka päivä ja auttavat sinua keskittymään tärkeimpiin tehtäviin. Oikeilla strategioilla tehtävälista voi auttaa sinua saavuttamaan myös suurempia tavoitteita. Tässä on mitä sinun on tiedettävä, jotta tehtävälistasi toimii sinulle.

(Kuva: Volodymyr Hryshchenko Unsplashissa)

1. Valitse oikea sovellus (tai paperi)

Ensimmäinen askel paremman tehtäväluettelon laatimisessa on päättää, missä se säilytetään. On tärkeää, että rakastat tehtävälistassasi käyttämääsi sovellusta tai muistikirjaa, sillä muuten et ehkä pysy siinä.

Huomaa, kuinka sanoin "muistikirja?" Vaikka tehtäväluettelon lisääminen sovellukseen tarjoaa monia etuja (ja luettelen ne hetken kuluttua), paperissa ei ole mitään vikaa! Jos paperi toimii sinulle, hienoa. Samoin yksinkertainen laskentataulukko tai tekstinkäsittelydokumentti on hyvä myös. Käytä sinulle sopivaa työkalua.

Digitaalisilla tehtävälistoilla on kuitenkin useita etuja paperiin verrattuna, ja on hyvä ainakin tietää, mitä ne ovat, vaikka päätyisikin käyttämään paperia. Jotkut edut ovat:

• Niitä on helppo muokata, mikä tarkoittaa, että voit päivittää tiedot nopeasti,

• Niissä on sisäänrakennetut muistutukset,

• Niiden menettäminen on erittäin vaikeaa, koska itse luettelo tallennetaan yleensä pilveen,

• Voit lajitella tehtäväsi tärkeysjärjestyksen, eräpäivän tai aakkosjärjestyksessä ja

• Voit määrittää tehtäviä muille ihmisille ja saada ilmoituksen, kun he ovat suorittaneet ne.

Jos sinä olemme mikä on paras tehtävälistasovellus markkinoilla? Testattuani niitä kymmeniä, minulla on tapana suositella Todoist, Asana, ja asioita useammin kuin muut. Mutta on monia muitakin vaihtoehtoja. OmniFocus on hyvä ihmisille, jotka lisäävät paljon yksityiskohtia tehtäviinsä. Trello puhuu visuaalisille ihmisille. Microsoft To Do toimii hyvin Officen ja Windows 10:n kanssa. Google Tasks sopii erinomaisesti Google Workspace -integraatioon. Habitica saattaa kiinnittää huomiosi, jos pidät pelillistämisestä. Ja niin edelleen.

2. Tee useampi kuin yksi luettelo

Sinulla ei pitäisi olla vain yhtä tehtävälistaa. Sinulla pitäisi olla muutama luettelo, jotka kattavat elämäsi tärkeimmät kategoriat, kuten työtehtävät, henkilökohtaiset tehtävät ja kotityöt. Useampi kuin yksi luettelo auttaa sinua keskittymään. Kun olet töissä, et halua, että henkilökohtainen luettelosi häiritsee sinua. Kun olet kotona, et halua rasittaa ajatuksiasi työtehtävistäsi.

Älä pidättele. Tee listoja kaikesta mitä ajattelet! Hyödylliset jäävät kiinni. Voit poistaa kaikki, joista ei lopulta ole sinulle hyötyä. 

Jotkut muut ideat ovat:

• Ostokset,

• Jonain päivänä (johon kirjoitat muistiin merkityksettömiä tehtäviä, jotka saatat tehdä jonain päivänä),

• Viikonloppu (kaiken, mitä haluat tehdä viikonloppuna, mutta et halua häiritä sinua viikon aikana) ja

• Askareita lapsille.

Muista, että voit lisätä uusia luetteloita tai nimetä ne uudelleen milloin tahansa.

3. Kirjoita tehtäväsi muistiin muodossa Soon kuin ajattelet Heistä

Kun uusi tehtävä tulee mieleesi, kirjoita se ylös mahdollisimman nopeasti. Tehtävien lisääminen, kun ajattelet niitä, estää sinua pohtimasta niitä. Kun se on kirjoitettu muistiin, sinun ei tarvitse enää muistaa sitä, jotta voit puhdistaa ajatuksen aivoistasi.

Jos tehtäväsovelluksessasi on pikanäppäin uuden tehtävän lisäämistä varten, opi se. Jos sovelluksessasi on matkapuhelimen pikakuvake, määritä se.

Paperia käyttäville on hyvä pitää vähän paperia lähelläsi työskennellessäsi kirjoittaaksesi nopeasti muistiin häiritseviä ajatuksia ja kopioida ne sitten virallisiin tehtäväluetteloihisi, kun se sopii.

Määräpäivien lisääminen tehtäviisi Asana tehtävälista auttaa priorisoimaan.

4. Määritä eräpäivät

Lisää se aina, kun tehtävällä on eräpäivä. Tehtävien määräajan näkeminen auttaa priorisoimaan.

Kaikki tehtävät eivät tarvitse kovaa ja nopeaa eräpäivää, mutta joskus sen lisääminen auttaa joka tapauksessa kahdesta syystä.

Ensinnäkin eniten tekemistä apps voit nähdä, mitä erääntyy tänään, huomenna ja myöhemmin viikolla, riippumatta siitä, missä luettelossa ne ovat. Näin näet kaiken tänään erääntyvän ja saat käsityksen päivän kulusta. Voit myös varata hetken joidenkin tehtävien uudelleenjärjestämiseen, jos tunnet olosi musertuneeksi pelkästään katsoessasi kaikkea, mikä on suoritettava seuraavan viikon sisällä.

Toiseksi, määrittämällä tehtävillesi määräaikoja, suunnittelet tehokkaasti viikkosi, mikä on erinomainen ajanhallintastrategia.

5. Tarkista tehtäväluettelosi päivittäin

Aloita joka päivä katsomalla tehtäväluetteloasi ja arvioimalla, onko se järkevää. Tarkista se sitten.

Jos päivälle on ajoitettu liian monta tehtävää ja tiedät, ettet ehdi tekemään niitä kaikkia, valmistaudut epäonnistumiseen.

6. Rajoita itsesi 3–5 tehtävään päivittäin

Mikä on päivittäinen tehtävärajasi? Se riippuu siitä, millaisia ​​tehtäviä kirjoitat ja kuinka vaikeita ne ovat suorittaa. 

Useimmille ihmisille suosittelen aloittamista rajoittamalla itsesi kolmesta viiteen tehtävään päivässä. Se ei ehkä kuulosta paljolta, mutta jos keskityt kirjaamaan kolme tärkeintä asiaa, jotka sinun on tehtävä tänään, saatat huomata, että se on jo paljon selvitettävää.

Mikset kirjoittaisi lisää? Jos kirjoitat muistiin liian monta tehtävää etkä pääse niihin kaikkiin, sinun on siirrettävä ne toiselle päivälle. Tämä tarkoittaa luettelon priorisoimista ja muuttamista, mikä on tarpeetonta työtä, joka aiheuttaa stressiä ja voi tuntua itsetuhoiselta.

Kun sinulla on pieni määrä tehtäviä, suoritat ne todennäköisemmin. Mitä enemmän suoritat kaikki tehtäväsi, sitä paremmin tunnet tehtäväluettelosi yleisesti. Tämä positiivinen tunne voi ruokkia sinua eteenpäin.

Kolmesta viiteen tehtäväsi pitäisi olla sinulle tärkeitä asioita täytyy tehdä. Ja korkeintaan kaksi niistä saa olla rutiinitehtäviä, kuten päivittäistä lääkitystä. Keskity omaan aikomus tälle päivälle. Se sinun pitäisi kirjoittaa ylös.

Seuraa ajan mittaan, kuinka monta tehtävää kirjaat päivittäin (paras tehtävä apps seurata sitä puolestasi) ja saat käsityksen sinulle sopivasta tehtävien määrästä, jos se ei ole kolmesta viiteen.

Todoist seuraa, kuinka monta tehtävää olet suorittanut joka päivä ja viikko, ja luo kaavion edistymisestäsi.

7. Laita tehtävälistallesi tehtäviä, älä tavoitteita

Sillä mitä kirjoitat tehtävälistallesi, on merkitystä. Aseta tehtävät luetteloihisi tavoitteiden ja päämäärien sijaan. Tätä varten sinun on tiedettävä niiden välinen ero.

Tavoitteet ovat suuria saavutuksia tai toivottuja tuloksia. Niitä on yleensä vaikea mitata. Esimerkki on "tule sujuvasti hindiksi". Sen laittaminen tehtävälistallesi ei olisi kovin tehokasta.

Tavoitteet ovat merkkejä matkalla tavoitteen saavuttamiseen. On paljon helpompi sekoittaa nämä tehtäviin, koska tavoitteet ovat tarkempia ja mitattavissa. Esimerkki tavoitteesta on "pystyä keskustelemaan hindiksi suosikkielokuvistani kolme minuuttia".

Mitä ovat tehtävät? Tehtävät ovat toimia, joita teet tavoitteen saavuttamiseksi. Pura tavoite ja sinulla on tehtäväsi. Hyvin usein ne ovat yksittäisiä tapahtumia (vaikka ne voivat toistua). Tehtävä voi olla "opi kolme uutta hindiverbiä" tai "opiskele hindiä 30 minuuttia".

Tehtävät – eivät tavoitteet tai tavoitteet – kuuluvat päivittäiseen tehtävälistaan.

8. Pidä tavoitteet ja tavoitteet erillään

Täydellisessä maailmassa monet tehtävistä, joita saat joka päivä, ovat suuremman tavoitteen saavuttamista. Sinun pitäisi tietää, mitkä ovat tavoitteesi, mutta sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä päivittäiseen tehtävälistaan.

Sen sijaan kirjoita tavoitteesi ja tavoitteesi jonnekin muualle. Saattaa olla vieläkin in tehtävälistasovelluksesi tai muistikirjasi, mutta ei luettelossa, jota katsot joka päivä. Muita paikkoja, joihin voit kirjoittaa tavoitteita, ovat päiväkirjasi tai muistiinpanosovellus.

Viittaa tavoitteisiisi aika ajoin. Tarkista ne ja tarkista ne. Älä vain anna heidän häiritä sinua niistä asioista, jotka sinun on tehtävä tänään.

9. Katso tehtäväluetteloasi usein

Tarkasteltu luettelo on käytetty luettelo. Tehokas tehtävälista opastaa sinua kauttaaltaan päiväsi, mikä tarkoittaa, että sinun on katsottava sitä usein. Katso sitä joka aamu valmistautuaksesi henkisesti tulevaan päivään. Katso sitä lounaan jälkeen, jotta tiedät, mihin muuhun sinun on keskityttävä loppupäivänä. Tarkista se päivän päätteeksi ajoittaaksesi tekemättä jääneet tehtävät uudelleen.

Ota tapana käydä läpi kaikki, mitä olet suunnitellut tulevalle viikolle etukäteen, jotta voit paremmin suunnitella aikasi ja tehdä muutoksia.

Jos alat päivän aikana tuntea olevansa hukassa tekemässäsi tai tarvitset tauon siitä, katso tehtävälistastasi jotain pientä ja helppoa (vähemmän vaativa tehtävä, joka ei vaadi suurta keskittymistä). voi käsitellä sillä välin.

Mitä enemmän katsot luetteloasi, sitä enemmän luotat siihen. Mitä enemmän siihen luotat, sitä vähemmän sinun täytyy muistaa, mitä tehtäviä sinun on tehtävä. Mitä vähemmän sinun täytyy muistaa, sitä enemmän vapautat mielesi keskittymään käsillä olevaan tehtävään.

10. Tee tehtäväluettelostasi skannattava

Jos katsot tehtävälistaasi usein, huomaat nopeasti, kuinka hyödyllistä on nähdä tarvitsemasi yhdellä silmäyksellä.

Käytä tiukkaa kieltä tai lyhennettä tehtävien kirjoittamiseen. monet apps sisältää prioriteettiarvioita, tähtiä, tunnisteita ja muita yksityiskohtia, joita voit lisätä tärkeisiin tehtäviin saadaksesi ne erottumaan joukosta. Värikoodaa tehtäväsi, jos se auttaa. Käytä kuvakkeita, jotka antavat sinulle lisätietoja tehtävästä, kuten vaatiiko se puhelun vai liittyykö se terveydenhuoltoon. Riippumatta siitä, kuinka nopeasti katsot tehtäväluetteloasi, sinun pitäisi pystyä saamaan paljon tietoa siitä, mitä sinun on tehtävä.

Tarkista ne laatikot

Suuri tehtävälista on henkilökohtaisen tuottavuuden ytimessä. On ilo löytää sinulle sopiva tehtävänhallintasovellus ja -prosessi. Listallasi olevien kohteiden tarkistaminen antaa sinulle onnistumisen tunteen ja on avaintekijä järjestäytymisessä. Luotettava tehtäväjärjestelmä tekee elämästä helpompaa ja vähemmän stressaavaa.