Google lisää Docsiin projektinhallintaominaisuuksia, ja ne ovat aika siistejä

Jos olet joskus joutunut työskentelemään projektin parissa, tiedät, kuinka tärkeää siihen liittyvien tehtävien hallinta voi olla. Mutta jotkut ihmiset eivät tarvitse täysimittaista projektinhallintatyökalua. Toki Kanban-levyt ovat mahtavia, ja jotkut vannovat Gantt-kaavioiden alle, mutta tietyissä tapauksissa nuo työkalut ovat aivan liikaa.

Jos se kuulostaa sinulta, Googlella on uusi ominaisuus Docsissa, joka varmasti miellyttää. Tämä uusi ominaisuus esiteltiin pian sen jälkeen, kun Google toi People Chips -ominaisuuden esille (jonka avulla voit helposti kutsua muita käyttäjiä Google-dokumentista). Soon tämän julkaisun jälkeen Google alkoi ladata sitä niin, että se sisälsi paitsi mahdollisuuden merkitä käyttäjiä, myös linkittää tiedostoja, lisätä päivämääriä ja paljon muuta.

Äskettäin Google nosti tämän ominaisuuden entistä korkeammalle tasolle lisäämällä mahdollisuuden seurata projektin tilaa. Tämän lisäyksen avulla voit lisätä projekteja, valita niiden tilan, liittää tiedostoja ja lisätä muistiinpanoja. Mutta on muutakin. Voit lisätä sekä tuotesuunnitelman että tarkistusseurannan, jotta voit seurata projektin tilannetta ja seurata eri tehtävien arvioiden tilaa.

Yhdistämällä nämä kaksi ominaisuutta saat melko vankan (vaikkakin perus) projektinhallintatyökalun, joka voidaan helposti upottaa Google-dokumenttiin.

Haluan näyttää sinulle, kuinka voit käyttää tätä uutta ominaisuutta, joka toimii sekä ilmaisessa että maksullisessa Google Workspaces -versiossa. 

Tuotesuunnitelman lisääminen Google-dokumenttiin

Ensimmäinen asia, jonka aiot tehdä, on lisätä tuotteen etenemissuunnitelma Google-dokumenttiin. Tämän ominaisuuden avulla voit seurata eri projektiesi tilaa.

Voit lisätä tuotesuunnitelman (voit lisätä niin monta kuin haluat) avaamalla Google Docs -asiakirjan. Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä tiekartan, ja kirjoita @-merkki, joka paljastaa pudotusvalikon, jossa voit valita minkä tahansa vaihtoehdoista (Kuva 1).

Valitse Tuotteen tiekartta, niin kohde lisätään asiakirjaasi (Kuva 2).

Tämän jälkeen voit kirjoittaa projektien nimet ja lisätä niihin liittyviä tiedostoja ja muistiinpanoja. Voit myös muuttaa kunkin projektin tilaa niiden kehittyessä napsauttamalla kunkin projektin tilapudotusvalikkoa (Kuva 3).

Oletuksena on kolme ennalta määritettyä tilaa. Jos haluat lisätä lisää, napsauta tilaa jossakin projektistasi ja napsauta sitten Lisää/muokkaa asetuksia. Avautuvassa ponnahdusikkunassa (Kuva 4), napsauta Uusi vaihtoehto lisätäksesi uuden tilan tai voit muokata jotakin ennalta määritetyistä tiloista.

Voit myös lisätä asiakirjaasi Review Trackerin, jonka avulla on helppo seurata projektitehtävien arvosteluja. Tämä vaihtoehto sisältää vain arvostelija-, tila- ja huomautuskentät (Kuva 5).

Voit lisätä uusia tiloja Review Tracker -objektiin samalla tavalla kuin teit Project Roadmapissa.

Ja kun rivit loppuvat, napsauta alariviä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää rivi alle (Kuva 6).

Nämä uudet ominaisuudet eivät muuta maailmaasi, mutta niiden avulla voit varmasti seurata projektin etenemistä ilman kattavaa projektinhallintatyökalua ja kaikki kätevästi Google-dokumenttien kautta.