Microsoft 365 Business Premium -katsaus

Microsoft 365 Business Premium on ominaisuuksiltaan rikkain sähköpostin isännöintipalveluntarjoaja, jonka olemme testaaneet, mikä on järkevää, kun otetaan huomioon, kuinka se on ollut olemassa niin pitkään. Palvelu tekee verkkotunnuksen ja sähköpostin määrittämisestä helppoa kaikenkokoisille yrityksille, ja siinä on paljon siirto- ja tuontityökaluja, jos tulet toiselta alustalta.

Mukana on Microsoft Office -paketin paikalliset ja verkkoversiot sekä pääsy Microsoftin edistyneempiin työkaluihin, kuten SharePointiin ja Intuneen laitehallintaan. Voit myös ostaa laajan valikoiman lisäpalveluita, kuten Microsoft 365 Business Voicen, ja nämä tarjoukset ovat saatavilla Microsoftilta tai sen suurelta kumppaniekosysteemiltä. Se voi olla kalliimpi, mutta pelkkä ominaisuusluettelonsa vuoksi se on ilmeinen Editors' Choice -voittaja.

Microsoft 365 Business Premium -hinnoittelu

Palvelu alkaa 20 dollarista käyttäjää kohden kuukaudessa. Se voi kasvaa nopeasti suuremmille organisaatioille, mutta kuten mainittiin, sen tietosanakirjallinen luettelo ominaisuuksista tekee rahasta kannattavan. Business Premiumissa on myös runsaat perusominaisuudet tähän hintaan, joihin kuuluu 50 Gt sähköpostin isännöintiä ja 1 Tt Microsoft OneDrive -pilvitallennustilaa verkkotunnuksen isännöinnin lisäksi. Tämä on erinomainen kokonaislista, vaikka toinen Editors' Choice -valintamme, Google Workspace Business Standard, johtaa pakettia valtavalla 2 Tt:n postilaatikon tallennustilalla.

Voit luottaa arvosteluihimme

Vuodesta 1982 lähtien PCMag on testannut ja arvioinut tuhansia tuotteita auttaakseen sinua tekemään parempia ostopäätöksiä. (Lue toimitustehtävämme.)

Houkuttelevampaa useimmille yrityksille, etenkin uudessa ja hajautetussa hybridityömallissa, on se, että saat Office 365 -tilauksen osana pakettia jokaiselle käyttäjälle, joka sisältää Microsoft Teamsin ja SharePoint Online -isännöinnin. Et saa ikuista on-prem-lisenssiversiota Officesta, jonka Microsoft äskettäin nimesi Toimisto LTSC.

Saat kuitenkin niputetun Intune-tilauksen, joka hoitaa laitehallinnan, joten voit pakottaa laitteistokäytäntöjä kodin BYOD-skenaarioihin, mitä mikään muu sähköpostipalvelukilpailija ei tällä hetkellä tarjoa.

Saat myös kaksi lisäturvaa. Ensimmäinen on Microsoft Azure Information Protection (AIP). Tämä on sisällön luokittelusovellus, jonka avulla voit merkitä asiakirjoihin eri luokituksia ja määrittää niille erilaisia ​​suojaustasoja ja käyttöoikeuksia näiden tunnisteiden perusteella. Toinen suojaustoimenpide on Microsoft Defender for 365. Se on Microsoft Defender Security -alustan 365-optimoitu versio, joka tarjoaa virus- ja haittaohjelmasuojauksen tiedoille ja päätepisteille. Microsoft ei ole tehnyt iskuja, ja voit kokeilla palvelua kuukauden ajan ilmaiseksi käymällä yrityksen verkkosivuilla. Rahalla Business Premium -taso on todennäköisesti suosituin ostos useimmille yrityksille.

Jos kaikki tämä on kuitenkin liian rikasta tai tarpeetonta sinulle, on olemassa halvempia vaihtoehtoja. Microsoft 365 Business Basic -versio maksaa vain 5 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa ja sisältää Microsoft Teamsin, mutta siirtää käyttäjät Officen verkko- ja mobiiliversioihin. apps ilman työpöytäversioita. Seuraavaksi halvin on Microsoft 365 Apps, joka maksaa 8.25 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, mutta sisältää vain Office Premiumin apps (työpöytä ja verkko) ja OneDrive-tallennustila. Yhteistyö Microsoft Teamsin ja SharePointin kanssa ei kuulu tähän tasoon.

Lopuksi Microsoft 365 Business Standard -tason pitäisi toimia monissa pienemmissä liikkeissä. Tämä alkaa 12.50 dollarista käyttäjää kohti kuukaudessa ja sisältää kaiken Premium-version paitsi Azure Information Protectionin, Defenderin ja Intunen. Vaikka hinnat on ilmoitettu käyttäjäkohtaisesti kuukaudessa, kaikki tasot edellyttävät vuosittaista sitoutumista.

Verrattuna toiseen Editors' Choice -voittajaamme, Google Workspace Business Standardiin, Microsoft 365 Business Premium on varmasti kalliimpi, varsinkin kun Google tarjoaa niin massiivisen postilaatikon tallennustilan vain 12 dollarilla käyttäjää kohden kuukaudessa Standard-tasolle. Kuitenkin Google niputettu apps eivät ole läheskään yhtä kattavat kuin Microsoftin, etenkään tietojen, käyttäjien ja laitehallinnan osalta. Se voi maksaa enemmän, mutta Microsoft 365 on silti tehokkaampi alusta.

Business Premiumin käyttöönotto

Kuten kaikissa sähköpostipalveluissa, käyttöönotto on usein vaikein osa. Microsoft on kuitenkin tehnyt hienoa työtä leikkaamalla perinteisesti hankalia osia, koska se käyttää ohjattua asennusprosessia. Se opastaa sinut läpi kaikki tärkeimmät vaiheet, kuten Officen lataamisen jokaiselle asiakkaalle, verkkotunnuksen nimen lisäämisen (mukaan lukien mahdollisuus siirtyä toisesta isännästä), Teamsin määrittämisen ja sitten tietojen katoamisen eston (DLP) ottaminen käyttöön, mikä suojaa kukaan, joka vuotaa arkaluontoisia tietojasi. Viimeisenä vaiheena voit määrittää suojauksen mobiilisovellusten käyttäjille ottamalla käyttöön tietojen salauksen ja pakottamalla esimerkiksi uudelleentodennuksen tietyn minuutin kuluttua.

Koska asentamasi Officen kopio on jo valmiiksi linkitetty tiliisi, asennuksessa ei ole paljon muuta kuin asennusohjelman suorittaminen ja harvoin kirjautumistietojesi antaminen. Pidin todella siitä, että voit tehdä tämän jopa viidelle laitteelle käyttäjää kohti. Nykymaailmassa ei ole harvinaista käyttää pöytätietokonetta, kannettavaa tietokonetta ja useita mobiililaitteita, joten ne kaikki kattavan lisenssin hankkiminen ei ole vain kätevää, vaan myös säästää rahaa.

Käyttäjien hallinta on myös yksinkertaista. Kun olet lisännyt käyttäjän, joudut maksamaan ylimääräisen käyttäjäkohtaisen kuukausimaksun, mutta muutakaan tekemistä ei ole muutamien perustietojen ja alkuperäisen salasanan asettamisen lisäksi.

Jos tarvitset ympäristösi tarkempaa hallintaa, kuten useimmat suuret yritykset tekevät, käytettävissä on kätevä hallintakeskus. Täällä voit hienosäätää asetuksia, kuten uhkien hallintaa, sähköpostinkulkusääntöjä, laitekäytäntöjä ja vastaavia IT-töitä. Toinen hieno asia on se, että Microsoft 365 Business Premiumissa on jo vakiomuotoiset parhaat käytännöt määritettynä tietoturvan ja käyttäjien hallinnan osalta. Tämä tarkoittaa, että useimmat pienet ja keskisuuret yritykset (pk-yritykset) voivat yksinkertaisesti perustaa ja lähteä tietäen, että palvelu kattaa heidän IT-perustarpeensa heti alusta alkaen.

Jos tarvitset lisää tai jotain muuta, voit aina muuttaa asioita hallintakeskuksessa. Vaikka tämä palvelun osa on ehdottomasti tarkoitettu IT-ammattilaisille, hallintakeskus on erittäin hyvin järjestetty. Löysin nopeasti etsimäni ja pääsin sopiviin hallintatyökaluihin.

Vaikka PCMag tarjoaa syvällisen perehdytyksen Microsoft 365:n Office-työkaluihin, sähköpostin isännöintiarvostelu ei olisi täydellinen ilman sähköposti- ja yhteistyötyökalujen tarkastelua. Nämä ovat tärkeämpiä kuin koskaan nyt, kun olemme kaikki siirtymässä kohti uutta hybridinormaalia.

Yhteistyössä Microsoft 365 Business Premiumissa on pohjimmiltaan Microsoft Office yhdistettynä Teamsiin, OneDriveen ja SharePointiin. Jos olet käyttänyt näitä apps erikseen, tulet rakastamaan heidän työskentelyään täällä. Mitä tulee sähköpostiohjelmaan, käyttökokemuksen ydin on tietysti Microsoft Outlook.

Useimmilla käyttäjillä on kokemusta Outlookista työpöydällä, mutta 365 Businessissa todella jännittäviä asioita tapahtuu verkkoasiakassovelluksessa. Tuore lisäys, Microsoft Editor, on Microsoftin vastaus Grammarlyyn. Se toimii kaikissa apps Office-ohjelmistossa, mutta vain web-puolella. On toinenkin kätevä ominaisuus, jonka avulla voit nopeasti lisätä keskusteluketjuun liittyviä tiedostoja ilman, että sinun tarvitsee mennä etsimään viestiketjua. Tällä hetkellä tämä toimii vain OneDrive-asiakirjoissa, mutta se on mukavaa, jos käytät verkkoasiakasta.

Jos meillä on vaivaa Microsoft 365:n kanssa, tässä se on: Verkkoasiakkaan pitäisi toimia kaikilla selaimilla, mutta Microsoft on todella keskittynyt vain Windowsiin ja macOS:ään. Jos yrität käyttää Microsoft 365 Office -verkkosovellusta Linux-selaimen kautta, kohtaat lähes varmasti yhteensopivuusongelmia. Kyllä apps ovat yleisesti käyttökelpoisia, mutta saat paljon sujuvamman kokemuksen kahdessa kaupallisessa käyttöjärjestelmässä. Toivottavasti tämä muuttuu nyt, kun Microsoft pyrkii integroimaan paremmin Linux Windowsin kanssa.

Vaikka otettaisiin huomioon vain kaupalliset käyttöjärjestelmät, macOS on edelleen huomattavasti Windowsin jäljessä Outlookin toiminnan suhteen. Organisaatio ja edistyneet ominaisuudet ovat ehdottomasti jäljessä, minkä ei todellakaan pitäisi enää olla. Microsoft on myös keskittynyt enemmän Office-verkkoversionsa kehittämiseen kuin vastaavien työpöytäversioiden kehittämiseen.

Esimerkiksi edellä mainitun Muokkaa-ominaisuuden lisäksi Redmond on tehnyt erittäin kätevän muutoksen kalenteriin. Jos olet joutunut ajoittamaan videoneuvottelun pandemian aikana, olet todennäköisesti joutunut tekemään sen tavallista suuremmalle määrälle ihmisiä, mikä tarkoittaa, että seulotaan pitkä lista aikatauluja, kunnes löydät avoimen paikan, joka sopii kaikille -tyypillisesti kaksi tai kolme kuukautta sen jälkeen, kun halusit pitää kokouksen. Outlook voi nyt tehdä tuon murskauksen puolestasi käyttämällä tekoälyä (AI) suosittelemaan aikoja, jotka toimivat parhaiten kaikkien saatavuuden perusteella. Jos joku ei pääse paikalle, on olemassa jäsennelty tapa ehdottaa vaihtoehtoisia aikoja. Se on hienoa, mutta se toimii vain Outlook-verkkoasiakasohjelmassa, ei työpöytäversiossa.

Integraatio Microsoft Teamsin kanssa on itsestään selvää, mutta silti tärkeää. Voit lisätä Teams-kokouksen mihin tahansa kokoustapahtumaan yhdellä painikkeella. On syytä huomata, että kutsutuilla ei tarvitse olla Teams-asiakasta osallistuakseen, vaikka se antaa parhaan kokemuksen.

SharePoint on toinen Microsoft 365 -komponentti, jota useimmat asiakkaat eivät todennäköisesti käytä liian vähän, koska sen käynnistäminen voi olla ylivoimaista. Mutta jos tarvitset keskitetyn sijainnin asiakirjojen järjestämiseen, suunnitteluun ja yhteiskäyttöön muutostenhallinnan ollessa käytössä, tämä on tapa tehdä se. Siinä on myös tehtävien ja työnkulun hallinta, joten voi olla hieman vaikeaa päättää, mistä aloittaa, ja saatat tarvita IT:n apua, mutta kun sinulla on suunnitelma SharePointin käyttöön, muut toiminnot kasvavat orgaanisesti.

Hallinto ja turvallisuus

Microsoft tekee hyvää työtä sekä tietoturvan että yksityisyyden suhteen. Kaksivaiheinen todennus on yleistä, ja sen alla on useita tietosuojaominaisuuksia. Hallintakeskuksessa voit määrittää DLP-käytännöt, jotka tarkastelevat tietoja ja luokittelevat automaattisesti sen, mitä ne tunnistavat. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka luokittelee tiedoston yksityiseksi aina, kun DLP-käytäntö löytää siitä sosiaaliturvatunnuksen. Voit myös määrittää toimintoja, kuten asiakirjan automaattisen salauksen tai käyttöoikeuksien ja käyttöoikeuksien rajoittamisen.

Sähköpostipuolella on Microsoft 365 Message Encryption ja Exchange Online -arkistointi. Edellinen lisää salauksen ja käyttöoikeudet sähköposteihisi, joten vain aiottu vastaanottaja voi tarkastella niitä. Se sisältyy Microsoft 365:een, mutta se toimii myös Gmailissa ja muissa sähköpostijärjestelmissä.

Exchange Online -arkistoinnin avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää sähköpostin arkistointi- ja säilytyskäytäntöjä. Voit määrittää tietyn ikäiset sähköpostit automaattisesti poistettaviksi tai tallennettaviksi turvallisesti pilveen, ja voit tehdä sen sisältökäytäntöjen perusteella. Esimerkiksi terveydenhuoltoorganisaatio voisi automaattisesti poistaa useimmat vanhemmat sähköpostit ja arkistoida turvallisesti vain ne, jotka se tarvitsi tulevan HIPAA-tarkastuksen läpäisemiseen. Vaikka mikään palvelu ei ole luodinkestävä tietoturvan suhteen, Microsoft taistelee hyvin.

Tämä kaikki tapahtuu hallintakeskuksessa, mutta tämä näkymä tarjoaa enemmän kuin vain turvallisuuden. Tulet tänne hallitsemaan laitteita ja lisäämään, poistamaan tai muokkaamaan käyttäjätunnuksia. Edessä on myös mukava kojelauta, jossa järjestelmä varoittaa sinua tiliisi liittyvistä ongelmista tai kiireellisistä tarpeista. Palveluseisokit, tietoturvaongelmat, käyttäjäongelmat, DLP-kyselyt – kaikki tulevat esille täällä sekä työkalut, joita tarvitset asioiden ratkaisemiseen. Lopuksi IT-järjestelmänvalvojat, jotka liikkuvat paljon, voivat myös päästä hallintakeskukseen Microsoft 365 -mobiilisovelluksen kautta, joka on saatavilla sekä iOS- että Android-laitteisiin. Sovellus tarjoaa välittömän näkyvyyden kaikkiin hälytyksiin, mutta tarvitset pääsyn koko verkkohallintasovellukseen monimutkaisempien ongelmien ratkaisemiseksi.

Jos säännösten noudattaminen on osa työtäsi, tiedä, että Microsoftilla on palvelinkeskuksia Yhdysvalloissa ja Pohjois-Euroopassa. Kaikille niistä on tehty SOC-auditointi ja ne ovat saavuttaneet SOC 1 Type2-, SOC 2- ja SOC 3 -vaatimustenmukaisuustason. Ja jos sinulla on HIPPA Business Associate -sopimus (BAA), palvelu kattaa HIPAA-sopimuksen myös sinulle.

Microsoft 365:n tukemista säännöksistä on paljon pidempi luettelo, mutta tärkeämmät uutiset keskittyvät Compliance Managerin ympärille. Tämä on työnkulkuun suuntautunut riskinarviointityökalu, jonka avulla voit hallita kaikkia tuettavasi sääntelyn yksityiskohtia. Kun olet määrittänyt sen, se sisältää esimerkiksi tietojen hallinnan ja säilyttämisen, suojauskäytännöt ja kirjausketjut.

Compliance Manager skannaa näitä parametreja jatkuvasti ja antaa sinulle yleisen Compliance Score -pisteen kojelaudassasi. Mahdolliset ongelmat näkyvät hälytyksinä, ja niihin voi perehtyä yksityiskohtaisen selityksen ja Compliance Managerin korjaussuosituksen saamiseksi. Tämän asentaminen on melkoista karhua, mutta kun saat sen käyttöön, se voi keventää IT-vaatimustenmukaisuuttasi huomattavasti.

Kolmannen osapuolen sovellusten integrointi

Microsoft voitti aiemmin tässä kategoriassa kädet alaspäin, mutta Google Workspace ja muut sähköpostin isännöintipelaajat ovat saavuttamassa nopeasti. Tällä hetkellä kuitenkin annamme Microsoftille etulyöntiaseman kumppanijärjestelmän ansiosta, joka ei ole vain valtava, vaan myös erittäin kypsä.

Toki löydät luettelosta tavalliset nimet, kuten Workspace, Slack, Trello ja Zapier, mutta siellä on kokonainen kirjasto muita apps ja integraatiot, joita voit käyttää tietyntyyppisiin tehtäviin, työkuormiin tai vertikaalisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Kirjasto on niin laaja suurelta osin siksi, että Microsoft on perinteisesti työstänyt kehitystyökalujaan kovasti ja antanut ne käytännössä ilmaiseksi kaikkien Windows-yhteensopivia ohjelmistoja rakentavien käyttöön. Tämä loi onnellisen kehittäjäpohjan, johon vielä nykyään vain harvat muut yritykset pystyvät vastaamaan.

Gold Standard

Kaiken kaikkiaan Microsoft 365 Business Premium on päihittävä valinta sähköpostipalveluiden luokassa. Googlen suurista edistysaskelista huolimatta Microsoftin tarjonnassa on edelleen huomattavasti parempia ominaisuuksia ja sen web-to-desktop-kokemus on vertaansa vailla. Sen työkalujen avulla voit tehdä kaiken sähköpostin hallinnasta tiimien väliseen yhteistyöhön viestien, asiakirjojen jakamisen sekä ääni- tai videoneuvottelujen avulla.

Microsoft 365 on edelleen johtava haastaja jopa sähköpostin ylläpidon näkökulmasta. Asennus, käyttäjien tuonti ja hallinta sekä tarkka tietoturvataso, katoamisen esto ja vaatimustenmukaisuuden hallinta ovat kaikki yhdistelmänä, jota et vain löydä muualta. Kyllä, se on kalliimpi kuin kilpailijansa, mutta saat todella sen, mistä maksat: poikkeuksellisen monipuolisen ja turvallisen kokonaisvaltaisen liiketoiminnan tuottavuusratkaisun, joka on helppo valita Editors' Choice -palkinnolle.