Vaihdetaanko Microsoft Word Google-dokumentteihin? 8 yksinkertaista vihjettä, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun

Microsoft Word saattaa olla tunnetuin tekstinkäsittelyohjelma, mutta Googlen pilvipohjainen Docs syrjäyttää jatkuvasti Redmondin kunnioitetun ohjelmiston budjettitietoisten internetin käyttäjien keskuudessa. Sen lisäksi, että se ei ole ilmainen, Google Docs tarjoaa saumattomia jakamisvaihtoehtoja ja on käytettävissä millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella, jossa on verkkoyhteys.

Googlen menestys sai Microsoftin tarjoamaan Internet-pohjaisia ​​versioita Office-ohjelmistostaan ​​sekä supistetun, ilmaisen Microsoft Wordin verkkoversion. Ja vaikka Google-dokumentit ei enää tarjoa rajoittamatonta tallennustilaa ilmaiseksi, 15 Gt on paljon asiakirjoja. Jos olet vaihtanut Wordin Google-dokumentteihin, lue muutamia piilotettuja temppuja.

Tutustu malleihin

Etkö tiedä mistä aloittaa? Katso mukana tulevat mallit. Pääset niihin osoitteesta Docs-pääsivu siirtämällä hiiren osoitin pluskuvakkeen päälle oikeassa alakulmassa ja napsauttamalla Valitse malli kuvake, joka tulee näkyviin. Tai napsauta Tiedosto > Uusi > Mallista olemassa olevan asiakirjan sisällä.

Mallit luokitellaan tarkoituksen mukaan, ja ne sisältävät muotoiltuja näytteitä hanke-ehdotuksista, uutiskirjeistä, useista juridisista asiakirjoista, työtarjouskirjeistä, ansioluetteloista, kouluraporteista ja paljon muuta. Muut voidaan asettaa saataville asentamalla erityisiä lisäosia.

Avaa offline-muokkaus

Yksi pilvipohjaisten palveluiden ongelma on pääsy, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä, mutta Google Docs tukee offline-muokkausta. Mene Tiedosto > Ota käyttöön offline-tilassa, ja asiakirjan uusin versio on katseltavissa ja muokattavissa, kun et ole yhteydessä. Kun yhteys palautetaan, kaikki muutokset synkronoidaan automaattisesti. Palata takaisin Tiedosto > Ota käyttöön offline-tilassa poistaa sen käytöstä milloin tahansa.

Näytä versiohistoria

Haluamme kaikki pitää kirjaa dokumentissa tapahtuvista muutoksista, varsinkin jos asiakirjaa käyttävät useat ihmiset. Sinun on voitava palata ajassa taaksepäin, jos joku poisti jotain vahingossa tai olet vain muuttanut mieltäsi. Tässä tulee Googlen versiohistoria.

Napsauta asiakirjassasi Viimeisin muokkaus oli X päivää/tuntia sitten linkki ylös, auki Tiedosto > Versiohistoria > Katso versiohistoriatai käytä pikanäppäintä Ctrl+Alt+ Shift + H nähdäksesi luettelon kirjatuista muutoksista päivämäärän ja ajan mukaan. Jos useita muutoksia tehtiin samana päivänä tai lyhyessä ajassa, nämä versiot ryhmitellään alamerkintöiksi yhden merkinnän alle.

Selvyyden vuoksi versioille voidaan antaa erityisiä nimiä. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa kytkintä näyttääksesi nimeämäsi asiakirjan versiot.

Luo sisällysluettelo

Sisällysluettelo sivunumeroineen

Jos haluat pitkiä asiakirjoja, joista olisi hyötyä jollekin organisaatiolle, mene osoitteeseen Lisää > Sisällysluettelo ja valitse toinen kahdesta muodosta (sivunumerolla tai sinisillä linkeillä).

Docs etsii otsikoksi muotoiltua tekstiä ja järjestää sen sivun yläreunaan linkkien avulla, joiden avulla voit siirtyä kyseiseen osioon. Miten tyylittelet otsikkona? Korosta tekstisi, napsauta Tyylit-ruutua ja valitse Otsikko 1, Otsikko 2, Otsikko 3 ja niin edelleen. (Tai mene osoitteeseen Muoto > Kappaletyylit.)

Jos luot otsikoita pudotettuasi sisällysluetteloruudun asiakirjaan, napsauta sisällysluettelosi vieressä olevaa pyöreää päivityskuvaketta, jotta muutokset tulevat voimaan. Voit myös tarkastella sisällysluetteloa sivupaneelista.

Google Docsista

Google-dokumenttien avulla on helppoa tehdä tutkimusta yhdestä ikkunasta. Jos haluat löytää Google Drive -tiedoston tai tietoja verkosta, napsauta Tutkia -painiketta (se, joka näyttää laatikolta, jonka sisällä on timantti) asiakirjan oikeassa alakulmassa.

Tämä avaa uuden paneelin, jossa on hakupalkki, jossa voit tehdä hakuja verkosta tai olemassa olevista asiakirjoistasi. Jälkimmäinen on nimeltään Cloud Search Workplace-yritystileillä ja Drive henkilötileillä. Vie hiiri Workplacessa merkinnän päälle ja napsauta plus-kuvaketta lisätäksesi linkin asiakirjaan tai lisätäksesi kuvan. Jos haluat lisätä asiakirjaasi lainauksen verkkohausta, vie hiiri sen päälle ja napsauta lainausmerkkikuvaketta.

Jaa linkki

Jaa asiakirja napsauttamalla sinistä Jaa: -painiketta oikeassa yläkulmassa ja anna vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Lähetä suora linkki asiakirjaan napsauttamalla Kopioi linkki nappaamaan jaettava linkki, mutta vain Jaa-luetteloon lisätyt voivat avata sen.

Muuta käyttöoikeuksia napsauttamalla Jaa > Vaihda kenelle tahansa, jolla on linkki, jonka avulla kuka tahansa, jolla on URL-osoite, voi nähdä asiakirjan, vaikka et olisi antanut heidän sähköpostiosoitettaan. Määritä sitten, ovatko nämä ihmiset katsojia, kommentoijia vai muokkaajia. Jos haluat lukita sen myöhemmin, vaihda se muotoon rajoitettu.

Kun kaikki päätökset on tehty, napsauta Kopioi linkki tältä sivulta nappaaksesi jaettava linkki.

Lisää uusia fontteja

Google-dokumentit tukee yli 30 kirjasinta avattavassa kirjasimen työkalupalkissa, mutta enemmän on piilossa. Napsauta kirjasinvalikkoa ja valitse Lisää fontteja huipulla. Tämä avaa valikon muista kirjasimista, jotka on lisättävä Docsiin, ennen kuin niitä voidaan käyttää.

Valitse Näytä: Kaikki fontit valikkoon ja valitse näyttö fonttien esikatseluun. Napsauta kirjasinta lisätäksesi sen alla olevaan aktiivisten kirjasinten luetteloon Omat fontit. Klikkaus OK tallentaaksesi uudet fontit aktiiviseen luetteloosi.

Lisää erikoismerkit

On olemassa muutamia tapoja kirjoittaa erikoismerkkejä Google-dokumentteihin. Avata Lisää > Erikoismerkit tietokanta täynnä kohteita, joita voit lisätä, mukaan lukien symbolit, emojit, välimerkit, merkit ja aksenttimerkit, joita ei ole helppo tehdä tavallisella näppäimistöllä. Tiedätkö mitä tarvitset, mutta et tiedä mikä sen nimi on? Piirrä se ja Google Docs antaa sinulle tulokset.

Helpompi tapa tehdä tämä voi olla Korvaukset-valikon kautta, johon voit kirjoittaa yhden asian, ja Google Docs näyttää jotain muuta. Mene Työkalut > Asetukset > Korvaukset ja voit lisätä Korvaa-sarakkeeseen merkkejä, jotka korvataan "With"-sarakkeen merkillä, kuten kun kirjoitat (c) luodaksesi ©-symbolin.

Ainoa haittapuoli on, että Korvaukset-näytössä ei voi valita suoraan erikoismerkkiä, mutta ainakin voit lisätä sellaisen asiakirjaan ja kopioida sen. Jos esimerkiksi haluat luoda helposti Ĉ:n, voit luoda korvauksen, jossa kirjoittaminen "c^" muuttuu tarvitsemasi merkiksi.