Uradite više: isprobajte ovih 10 jednostavnih savjeta za bolje popise obaveza

Koliko je učinkovita vaša lista obaveza? Pomaže li vam u planiranju dana? Potiče li vas da odredite prioritete pravih zadataka? Ili je to beskrajni popis stvari za koje se osjećate krivim jer još niste učinili, a sada nećete učiniti nijednu od njih? Dobar popis obaveza trebao bi vam poslužiti. Ne biste trebali biti u njegovoj milosti. 

Popisi najboljih zadataka svaki vas dan pokreću u pravom smjeru i pomažu vam da se usredotočite na zadatke koji su najvažniji. S pravim strategijama, popis obaveza može vam pomoći da postignete i veće ciljeve. Evo što trebate znati da bi vaš popis obaveza radio za vas.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko na Unsplashu)

1. Odaberite pravu aplikaciju (ili papir)

Prvi korak u izradi boljeg popisa obaveza je odlučivanje gdje ćete ga držati. Važno je da volite aplikaciju ili bilježnicu koju koristite za svoj popis obaveza, inače se toga možda nećete držati.

Primijetite kako sam rekao "bilježnica?" Iako postoje mnoge prednosti stavljanja popisa obaveza u aplikaciju (i navest ću ih za trenutak), nema ništa loše u papiru! Ako vam papir odgovara, super. Isto tako, jednostavna proračunska tablica ili dokument za obradu teksta također su u redu. Koristite alat koji vam odgovara.

Digitalni popisi obveza imaju nekoliko prednosti u odnosu na papir, međutim, i dobro je barem znati što su, čak i ako na kraju koristite papir. Neke prednosti su:

• Lako ih je uređivati, što znači da možete brzo ažurirati informacije,

• Imaju ugrađene podsjetnike,

• Jako ih je teško izgubiti jer se sama lista obično sprema u oblak,

• Svoje zadatke možete sortirati po prioritetu, datumu dospijeća ili po abecedi i

• Možete dodijeliti zadatke drugim osobama i dobiti obavijest kada ih završe.

Ako ti ima na tržištu aplikacije za popis obaveza, koja je najbolja? Nakon što sam testirao desetke njih, sklon sam preporučiti Todoist, Asana, i Stvari češće od drugih. Ali postoje mnoge druge opcije. OmniFocus je dobar za ljude koji svojim zadacima dodaju puno detalja. Trello razgovara s vizualno vođenim ljudima. Microsoft To Do dobro funkcionira s Officeom i Windows 10. Google Tasks izvrsni su za integraciju Google Workspacea. Habitica bi vam mogla privući pažnju ako volite gamifikaciju. I tako dalje.

2. Napravite više od jednog popisa

Ne biste trebali imati samo jedan popis obaveza. Trebali biste imati nekoliko popisa koji pokrivaju glavne kategorije vašeg života, poput radnih zadataka, osobnih obaveza i kućanskih poslova. Imati više od jednog popisa pomaže vam da se usredotočite. Kada ste na poslu, ne želite da vas ometa vaš osobni popis. Kad ste kod kuće, ne želite se opterećivati ​​razmišljanjem o svojim radnim obavezama.

Nemojte se suzdržavati. Napravite liste za sve što vam padne na pamet! Korisni će se zadržati. Možete ukloniti sve što vam na kraju ne bude korisno. 

Neke druge ideje su:

• Kupovina,

• Jednog dana (gdje zapišete nevažne zadatke koje ćete jednog dana možda obaviti),

• Vikend (za sve što želite raditi vikendom, ali ne želite da vas ometa tijekom tjedna), i

• Domaći poslovi za djecu.

Zapamtite, možete dodati nove popise ili ih preimenovati u bilo kojem trenutku.

3. Zapišite svoje zadatke kao Soon kao što mislite o njima

Kad vam u glavi padne novi zadatak, zapišite ga što je prije moguće. Dodavanje zadataka kada pomislite na njih sprječava vas da se zadržavate na njima. Nakon što je zapisano, više je ne morate pamtiti, tako da možete pročistiti misao iz svog mozga.

Ako vaša aplikacija za obaveze ima tipkovnički prečac za dodavanje novog zadatka, naučite ga. Ako vaša aplikacija ima prečac za mobilni telefon, postavite ga.

Za one koji koriste papir, držite malo starog papira u blizini dok radite kako biste brzo zabilježili ometajuće misli, a zatim ih kopirajte na svoje službene popise zadataka kada je to prikladno.

Dodavanje rokova zadacima u vašem Asana popis obaveza pomaže vam da odredite prioritete.

4. Dodijelite datume dospijeća

Svaki put kada zadatak ima rok, dodajte ga. Uvid u dospijeće zadataka pomaže vam da odredite prioritete.

Nije za svaki zadatak potreban čvrst i brz rok, ali ponekad pomaže dodavanje jednog iz dva razloga.

Prvo, većina obaveza apps neka vidite što je dospjelo danas, sutra i kasnije u tjednu, bez obzira na kojoj su listi. Na ovaj način možete vidjeti sve što treba danas i dobiti predodžbu o tome kako će dan proći. Također biste mogli odvojiti trenutak za preraspodjelu nekih zadataka ako se osjećate preopterećeni samo gledanjem svega što treba za sljedeći tjedan.

Drugo, dodjeljujući rokove za svoje zadatke, učinkovito planirate svoj tjedan, što je izvrsna strategija upravljanja vremenom.

5. Svakodnevno revidirajte svoje popise obaveza

Započnite svaki dan bacajući oko na svoj popis zadataka i procjenjujući je li to razumno. Zatim ga revidirajte.

Ako imate previše zadataka zakazanih za taj dan i znate da ih nećete sve postići, pripremate se za neuspjeh.

6. Ograničite se na 3–5 zadataka dnevno

Koja je vaša dnevna granica zadataka? Ovisi o tome kakve zadatke zapisujete i koliko ih je teško izvršiti. 

Za većinu ljudi preporučam da započnete tako da se ograničite na tri do pet zadataka dnevno. Možda ne zvuči puno, ali ako se usredotočite na zapisivanje tri najvažnije stvari koje trebate učiniti danas, možda ćete otkriti da je to već puno toga za proći.

Zašto ne zapisati više? Ako zapišete previše zadataka i ne stignete do svih, onda ih morate odgoditi na neki drugi dan. To znači ponovno određivanje prioriteta i promjenu popisa, što je nepotreban posao koji uzrokuje stres i može se osjećati porazno.

Ako imate mali broj zadataka, veća je vjerojatnost da ćete ih završiti. Što više završite sve svoje zadatke, bolje ćete se osjećati u vezi sa svojim popisima obaveza općenito. Taj pozitivan osjećaj može vas potaknuti za dalje.

Vaša tri do pet zadataka bi vam trebali biti važni morate čini. I ne više od dva od njih ne bi trebala biti rutinska zadaća, poput svakodnevnog uzimanja lijekova. Usredotočite se na svoje namjera za dan. To bi trebao zapisati.

S vremenom pratite koliko zadataka svaki dan odjavite (najbolji zadatak apps pratite to umjesto vas) i dobit ćete osjećaj za pravi broj zadataka za vas, u slučaju da nije tri do pet.

Todoist prati koliko zadataka izvršite svaki dan i tjedan i stvara grafikon koji prikazuje vaš napredak.

7. Stavite zadatke na popis obaveza, a ne ciljeve

Važno je ono što napišete na svom popisu obaveza. Stavite zadatke na svoje popise, a ne ciljeve i ciljeve. Da biste to učinili, morate znati razliku između njih.

Ciljevi su velika postignuća ili željeni ishodi. Obično ih je teško kvantificirati. Primjer je "postati tečno govoriti hindski". Stavljanje toga na popis obaveza ne bi bilo baš učinkovito.

Ciljevi su markeri na putu do cilja. Mnogo ih je lakše pomiješati sa zadacima jer su ciljevi konkretniji i mjerljiviji. Primjer cilja je "moći voditi razgovor na hindskom o mojim omiljenim filmovima tri minute."

Dakle, što su zadaci? Zadaci su radnje koje poduzimate da biste postigli cilj. Razbijte cilj i imate svoje zadatke. Vrlo često su to pojedinačni događaji (iako se mogu ponoviti). Zadatak može biti “naučiti tri nova hindska glagola” ili “učiti hindski 30 minuta”.

Zadaci — a ne ciljevi ili zadaci — spadaju na dnevni popis obaveza.

8. Odvojite ciljeve i ciljeve

U savršenom svijetu, mnogi zadaci koje obavljate svaki dan bit će u potrazi za većim ciljem. Trebali biste znati koji su vaši ciljevi, ali ne morate ih zapisivati ​​na svoj dnevni popis obaveza.

Umjesto toga, napišite svoje ciljeve negdje drugdje. Možda još uvijek bude in svoju aplikaciju ili bilježnicu s popisom obaveza, ali ne i na popisu koji gledate svaki dan. Ostala mjesta na kojima možete zapisati ciljeve su vaš dnevnik ili aplikacija za bilježenje.

Povremeno se osvrnite na svoje ciljeve. Provjerite ih i pregledajte ih. Samo im nemojte dopustiti da vas odvrate od konkretnih stvari koje trebate učiniti danas.

9. Često gledajte svoj popis obaveza

Pregledani popis je korišteni popis. Učinkovit popis obaveza vodi vas kroz vaš dan, što znači da ga trebate često gledati. Gledajte to svako jutro kako biste se psihički pripremili za dan koji je pred vama. Pogledajte ga nakon ručka kako biste znali na što se još trebate usredotočiti do kraja dana. Revidirajte ga na kraju dana kako biste prerasporedili zadatke koje ste propustili.

Napravite naviku da unaprijed pregledavate sve što ste planirali za nadolazeći tjedan kako biste mogli bolje planirati svoje vrijeme i napraviti prilagodbe.

Tijekom dana, ako se počnete osjećati izgubljeno u onome što radite ili vam je potreban odmor od toga, pogledajte svoj popis obaveza za nešto malo i jednostavno (manje zahtjevan zadatak koji ne zahtijeva visoku usredotočenost) što ćete može se u međuvremenu pozabaviti.

Što više gledate svoj popis, više ćete mu vjerovati. Što mu više vjerujete, manje se morate sjećati koje zadatke morate obaviti. Što se manje morate sjećati, više ćete osloboditi svoj um da se usredotočite na zadatak.

10. Neka vaš popis obveza bude moguće skenirati

Ako često gledate svoj popis obaveza, brzo ćete shvatiti koliko je korisno na prvi pogled vidjeti što vam treba.

Za pisanje zadataka koristite strogi jezik ili stenografiju. Puno apps imaju prioritetne ocjene, zvjezdice, oznake i druge pojedinosti koje možete dodati važnim zadacima kako biste ih istaknuli. Označite svoje zadatke bojama ako to pomaže. Primijenite ikone koje vam daju više informacija o zadatku, na primjer, zahtijeva li telefonski poziv ili je povezan sa zdravstvenom skrbi. Bez obzira koliko brzo pogledate svoj popis obaveza, trebali biste moći prikupiti mnogo informacija o tome što trebate učiniti.

Označite te kutije

Sjajan popis obaveza u središtu je osobne produktivnosti. Prava je radost pronaći aplikaciju i proces za upravljanje zadacima koji vam odgovaraju. Označavanje stavki na popisu daje vam osjećaj postignuća i ključni je element organiziranja. Pouzdan sustav obaveza čini život lakšim i manje stresnim.