Najbolji pružatelji usluga poslovnog pohrane i dijeljenja datoteka u oblaku

Pohrana u oblaku puno je više od običnog mjesta za odlaganje podataka vaše tvrtke. Naravno, to je još jedno slovo pogona na kojem korisnici mogu dijeliti datoteke, ali s upravljanom uslugom u oblaku iza sebe, ove platforme nude nekoliko drugih mogućnosti koje lokalna pohrana ne može. Govorimo o stvarima kao što su elastični kapacitet, inline uređivanje s verzijama za više korisnika i bolja sigurnost. Većina njih također nudi integraciju aplikacija s ostatkom vašeg portfelja usluga u oblaku, posebno s drugim pružateljima usluga pohrane i poslovne sigurnosne kopije.

Ako vaši zaposlenici i dalje rade od kuće zbog pandemije, a posebno ako bi to moglo postati trajno, resurs za pohranu u oblaku temeljna je komponenta pri izgradnji hibridnog radnog prostora za online suradnju. Također pomaže ako prelazite na potpuno okruženje desktop-kao-usluga (DaaS). Trebat će vam jedan od njih ne samo za pohranu i organiziranje vaših podataka, već i za rukovanje osnovnom suradnjom, posebno zaštitom podataka i detaljnim dopuštenjima. Integracija znači da čak i ako se primarni posao obavlja u drugoj aplikaciji, kao što je Salesforce ili Slack, sve te pogodnosti i dalje vrijede.

Možete vjerovati našim recenzijama

Od 1982. PCMag je testirao i ocijenio tisuće proizvoda kako bi vam pomogao da donesete bolje odluke o kupnji. (Pročitajte našu urednički zadatak.)

Nažalost, ta ista širina sposobnosti također može predstavljati poteškoće. Veliki broj značajki koje dobavljači nude kako bi se natjecali i razlikovali može otežati usmjeravanje na ono što vam treba. Međutim, postoje neka ključna razmatranja koja su svima potrebna. Na primjer, svako poslovno rješenje za pohranu u oblaku mora biti dostupno, sljedljivo i sigurno. To znači pristup bilo gdje putem oblaka, zapisnik o tome tko je čemu pristupio i kada te uslugu koja štiti podatke kontrolom pristupa, sigurnosnim kopijama i enkripcijom.

Na IT razini, administratori moraju znati u kojem oblaku se nalaze njihovi podaci i gdje se ti podatkovni centri nalaze. To može biti zastrašujuće ne samo zato što neki dobavljači nerado dijele ove informacije, već i zato što se mnoga rješenja oslanjaju na preprodavače s dodanom vrijednošću (VAR) za proizvodnju svojih resursa za pohranu u oblaku. To stvara pozadinsku močvaru u kojoj može biti teško odrediti gdje se bitovi pohranjuju. U nastavku ćemo detaljnije raspravljati o svim tim pitanjima.

Što čini dijeljenje datoteka poslovnog ranga?

Pozitivna strana ovog stalno rastućeg popisa značajki je da pametne organizacije mogu pronaći nove i kreativne načine korištenja svoje infrastrukture za pohranu. Pohrana u oblaku znači da možete podesiti uslugu tako da djeluje kao lagani sustav za upravljanje dokumentima ili čak kao upravitelj tijeka rada koji kontrolira kako vaši podaci teku kroz lanac korisnika. Ili se možete usredotočiti na značajke suradnje i dijeljenja datoteka kako bi zaposlenici mogli uređivati ​​iste datoteke u timskom prostoru, a pritom štititi svoj rad s verzijama.

Ova vrsta prilagodljivosti sada je važnija nego ikad. Prema nedavnom istraživanju od strane GlobalWorkPlaceAnalytics.comBarem 50 posto američke radne snage sada je postavljen za rad na daljinu. Zaposlenici koji se udaljavaju od modela rada središnjeg ureda mogu drastično promijeniti način na koji se posao obavlja. Pohranjivanje i dohvaćanje podataka vaše tvrtke treba se prilagoditi i nijedna druga metoda pohrane ne može podnijeti te promjene tako jednostavno kao usluga u oblaku.

Problem je u tome što učinkovita prilagodba zahtijeva planiranje, posebno kada se prilagodba odnosi na važne tijekove rada. Samo zato što dobavljač pohrane ima dugačak popis značajki ne znači da ćete ih sve automatski iskoristiti. Znati koje značajke će najbolje funkcionirati iu kakvoj kombinaciji planirate samo vi, vaše IT osoblje i vaši glavni poslovni menadžeri.

Usredotočite svoje napore planiranja na samo ključne tijekove rada i počnite s malim. Obratite pozornost na osnovne sposobnosti, posebno na pouzdanu pristupačnost, učinkovite sigurnosne kopije, sigurnu pohranu i upravljanje korisnicima i grupama. Nakon što znate kako želite da sve to funkcionira dok su vaši radnici tako široko raspoređeni, tada se možete proširiti na automatizirani tijek rada, suradnju i integracije aplikacija trećih strana. Ponekad bi se osnovne integracije aplikacija trebale razmotriti ranije, na primjer, ako se vaša tvrtka standardizirala na određenoj platformi za produktivnost. (tj. Google shopovi će odabrati Google Drive, dok će Microsoft 365 outfits vjerojatno odabrati OneDrive).

Jednostavna "priključivost" na vaše drugo Apps

Ako nemate očiti cilj integracije kao što je Google Workspace, dobra vijest je da je oblak olakšao različitim dobavljačima da međusobno razgovaraju putem otvorenih standarda. Ovih dana možete miješati i uskladiti rješenja za pohranu u oblaku s dugim popisom trenutnih sustava za produktivnost i upravljanje dokumentima. Ako morate ići toliko daleko da napravite prilagođeno kodiranje, većina dobavljača nudi REST API-je tako da možete trgovati podacima i pozivati ​​funkcije između različitih usluga aplikacije. Ako je sve što trebate bolja automatizacija, tada usluge poput IFTTT-a ili Zapiera mogu svakome dopustiti da izgradi automatizaciju coss-aplikacija s prilično niskom krivuljom učenja.

Cloud tvrtke također vide vrijednost interoperabilnosti, iako je prvenstveno pokušavaju riješiti u visokovrijednim kategorijama kupaca i vertikalama. Dobavljači poput Microsofta i Salesforcea, na primjer, imaju ogromne partnerske ekosustave s velikim katalozima ciljanih ponuda usluga. Partner preuzima temeljne proizvode tvrtke, kao što je Microsoft 365, i gradi integracije i značajke tijeka rada koristeći taj proizvod i jednu ili više usluga u oblaku trećih strana. Ta su rješenja izgrađena kako bi privukla određene vrste poduzeća ili vertikala.

Tako bi, na primjer, Vendor X mogao izgraditi end-to-end rješenje za upravljanje najmom za tvrtke za upravljanje nekretninama u velikim gradovima. To rješenje može koristiti bazu podataka popisa nekretnina povezanih sa Salesforce CRM-om. Ta poveznica odgovara nekretninama potencijalnim iznajmljivačima. Odatle bi mogao automatski uskladiti tip iznajmljivača i vrstu nekretnine s pravim predloškom zakupa pohranjenom u drugoj bazi podataka ili sustavu za upravljanje ugovorima ili dokumentima. Ti se ugovori o najmu ispunjavaju pomoću PDF dokumenata koji se mogu uređivati ​​i koji se ubacuju u radni tijek odobrenja bilo natrag u Salesforce framework ili neko drugo produktivno okruženje, kao što je Google Workspace ili Microsoft 365.

Naravno, što više usluga trećih strana koristi takvo rješenje, to je viša cijena po korisniku po mjesecu. No činjenica da možete spojiti tako prilagođeno rješenje koristeći samo plug-in arhitekturu usluge u oblaku je privlačna jer vam omogućuje da vrlo lako mijenjate dobavljače usluga.

Dakle, ako želite koristiti uslugu pohrane u oblaku na vrlo poseban način, svakako napravite planiranje potrebno kako biste točno razumjeli koje će vam vrste prilagođenih podešavanja i tijekova rada trebati. Ali kada je to učinjeno, nemojte pretpostavljati da ćete sve to morati sami izgraditi. Umjesto toga, prvo provjerite tržišta aplikacija za integraciju i dodanu vrijednost dostupna od vaših ključnih davatelja aplikacija, kao i ona koja nudi usluga pohrane. Netko je možda već napravio savršeno end-to-end rješenje za vas, a to je jeftinije i lakše od izrade vlastitog.

Pohrana i dijeljenje

Jedan od razloga iza trenda novih značajki koje dodaju vrijednost je taj što je kapacitet pohrane uglavnom sporan problem u oblaku. Mnogi kupci počinju se fokusirati uglavnom na kapacitet skladišta dobavljača i koliko će dobiti za koliko dolara. To je svakako nešto što treba uzeti u obzir, ali općenito, prostor za pohranu sada je pristupačniji nego ikad s cijenama koje polako opadaju. Što se tiče kapaciteta, većina davatelja usluga za pohranu u oblaku nudi izdašnu količinu prostora za pohranu na različitim razinama. Više terabajta (TB) uobičajeno je i više nije velika razlika između usluga, pogotovo sada kada je dodavanje kapaciteta za pohranu jednostavno i jeftino.

Ako vam iznenada treba dodatnih 100 GB prostora za brzi projekt, većina dobavljača pohrane u oblaku čini dodavanje tog kapaciteta jednostavnim klikom na gumbe s opcijama. To ne samo da će vam dati novi prostor nego i automatski povećati vašu pretplatu u skladu s tim. Još bolje, nakon što je projekt gotov i više vam ne treba tih 100 GB, jednako lako možete ponovno smanjiti kapacitet i cijenu. Ova vrsta elastičnog kapaciteta je jednostavna za dobavljača pohrane u oblaku i gotovo nemoguća za lokalni resurs.

Naravno, sva ta sloboda opet može zakomplicirati, pogotovo u većem društvu. Ako kapacitet za pohranu i stope pretplate skaču jer različiti voditelji odjela stalno mijenjaju svoje zahtjeve, to može napraviti pustoš s dugoročnim proračunom. Obavezno postavite kontrole oko toga tko može prilagoditi kapacitet (vaš IT odjel bi ovdje trebao biti ključan), kako bi se novi kapaciteti trebali prijaviti, koji su minimalni zahtjevi za sigurnost i dopuštenja, koja pravila sigurnosnog kopiranja treba primijeniti i koliko često to može dogoditi u određenom vremenskom odsječku (tromjesečno, godišnje, itd.).

Pogledajte te pojedinosti

Sve ovo daje vrlo ružičastu sliku kada je u pitanju dizajniranje vaše vlastite prilagođene i visoko distribuirane usluge pohrane. I dok je to istina, u detaljima još uvijek vreba nekoliko vragova. Velika je stvar saznati gdje se točno nalaze vaši podaci. Neki davatelji usluga imaju svoje podatkovne centre, dok drugi predaju svoju pohranu na drugi oblak treće strane, često Amazon Web Services (AWS) ili sličan uređaj za infrastrukturu kao uslugu (IaaS).

To je važna točka koju treba uzeti u obzir: Potpisujete li ugovor o razini usluge (SLA) s davateljem usluga u oblaku koji je izravno odgovoran za infrastrukturu ili je davatelj odgovoran drugoj strani? Ako se radi o trećoj strani, svakako istražite tu tvrtku i proučite njezine rezultate. Zatim pogledajte razine usluge koje nudi. Iako svi glavni igrači imaju određenu razinu jamstva neprekidnog rada, vrijedi napomenuti da je lokacija važan čimbenik.

Koliko podatkovnih centara ima treća strana? Koliko je lokalnih, a koliko potencijalno na potpuno drugom području? Ako ste tvrtka iz SAD-a, nema smisla kupovati resurs za pohranu koji ima poslužitelje smještene samo u Europi. Konačno, distribuiraju li se vaši podaci među njima radi bolje pouzdanosti? Trebali biste moći ne samo lako odrediti te odgovore od ciljanog dobavljača, već i odrediti gdje želite pohraniti svoje podatke kako biste mogli optimizirati svoju pohranu za brzinu pristupa i redundantnost.

Način na koji će vaši zaposlenici pristupiti svojim datotekama nije samo kritičan, već se može uvelike razlikovati među dobavljačima. Funkcija dijeljenja podataka trebala bi uključivati ​​klijenta za sinkronizaciju ili neku drugu vrstu softvera temeljenog na stolnom računalu koji se nalazi na svakom računalu ili klijentu i osigurava da se podaci u oblaku sinkroniziraju s lokalnim replikama. Ali neki dobavljači mogu imati i druge točke pristupa. Na primjer, sve tvrtke za pohranu u oblaku ponudit će web-klijent, ali neke bi ga mogle učiniti i primarnim klijentom. Možda to radi za vas, a možda i ne, ali to je nešto što trebate testirati prije nego što počnete.

Problem su i mobilni uređaji. Mnogi od tih novoraspoređenih zaposlenika pokušavaju koristiti osobne uređaje za posao, a mnogi od tih uređaja su mobilni. Ima li vaš dobavljač pohrane mobilne klijente? Ako je tako, trebate saznati koje su platforme podržane, a zatim testirati kako ti klijenti rade. Sinkronizacija, na primjer, mora funkcionirati drugačije za mobilne uređaje u odnosu na stolna računala jer su CPU i resursi za pohranu toliko različiti. Sigurnost i korisnički pristup također će funkcionirati drugačije, posebno ako korisničke vjerodajnice uključuju vrste uređaja.

Još jedna stvar koju treba zapamtiti je da svojim podacima nećete uvijek pristupati izravno putem dobavljača pohrane. Na primjer, Microsoft OneDrive for Business može se sinkronizirati s Microsoft Teamsom, njegovom platformom za razmjenu timskih poruka, kao i timskim web-lokacijama koje su dio njegove popularne SharePoint Online platforme za suradnju. Tako bi vaši korisnici mogli raditi svoj posao na datotekama u njima apps a zatim ih vidjeti automatski spremljene u pridruženu uslugu pohrane u oblaku, u ovom slučaju, OneDrive.

Za usporedbu, Box (for Business) nudi potpuno funkcionalan web klijent s podrškom za povlačenje i ispuštanje. Zajednički podaci mogu se pohraniti u mape koje su kreirali pojedinci ili u mape tima koje su kreirali i kontrolirali voditelji tima ili administratori, ali sve se događa u prozoru preglednika. Ostvarivanje toga unutar druge aplikacije zahtijevat će više posla osim ako Box unaprijed ne izgradi integraciju umjesto vas.

Za većinu stvarnog tijeka rada trebat će vam neka verzija timskih mapa, pa kako to funkcionira ne samo u sučelju dobavljača pohrane, već i bilo koje povezane treće strane apps potrebno je pažljivo razmotriti prije kupnje. Rad s korisnicima ovdje kako bi se utvrdilo što im se najviše sviđa i kako danas obavljaju posao može uvelike olakšati vašu odluku o kupnji.

Kako funkcioniraju korisničke i grupne mape, morate odrediti, a ne samo podržava li rješenje tu značajku. Koje su značajke podržane, kako se njima upravlja i koje treće strane apps oni mogu utjecati su sve važne točke. Nekoliko rješenja nadmašuje i uključuje čvrstu integraciju s popularnim platformama trećih strana, kao što je prethodno spomenuti Microsoft 365. Na primjer, čak i Microsoftov rival, Google, izgradio je priključak za Google Drive Enterprise kako bi uključio glatku funkcionalnost suradnje za Korisnici Microsoft 365.

Potražite duboku i slojevitu sigurnost

Možda najvažniji vrag za pohranu s kojim ćete se morati boriti je sigurnost. Zaštita podataka danas je veći izazov nego ikad. Značajke koje su se nekada smatrale naprednim sada su jednostavno osnovne mogućnosti. Upravljanje identitetom na razini poduzeća, na primjer, nešto je što bi svaki dobavljač pohrane trebao ponuditi. To znači ne samo uparivanje vjerodajnica pojedinačnog korisnika s datotekama i mapama kojima je dopušten pristup, već i dodavanje značajki višefaktorske provjere autentičnosti i jedinstvene prijave (SSO).

Kao što je gore spomenuto, sigurna pohrana znači zaštitu podataka od više od znatiželjnih očiju. Redundantni slojevi za pohranu znače da biste trebali biti u mogućnosti mapirati koji podatkovni centri sadrže ne samo primarnu kopiju vaših podataka, već i prvu pričuvnu razinu. Dakle, ako imate 500 GB podataka s dobavljačem X, tada biste trebali moći smjestiti datoteke kojima vaši zaposlenici najviše pristupaju u podatkovnim centrima blizu mjesta gdje rade. Tada bi vam Dobavljač X također trebao omogućiti sinkronizaciju tih datoteka s kopijom koja se nalazi u drugom podatkovnom centru, onim kojim još uvijek upravlja taj dobavljač, tako da ako vaša primarna instanca nestane, druga kopija podataka može biti odmah dostupna.

Dobavljač X također bi trebao raditi redovite sigurnosne kopije i web-mjesta i trgovine jer je podatke na drugom mjestu. Konačno, trebali biste biti u mogućnosti dobiti integraciju s pružateljem sigurnosne kopije u oblaku treće strane kako biste sami mogli automatski izvesti još jednu sigurnosnu kopiju i pohraniti je na poslužitelje potpuno drugog dobavljača ili čak na vlastiti lokalni poslužitelj ili na mrežu. uređaj za pohranu podataka (NAS).

To može zvučati kao pretjerano, ali ljepota upravljane usluge u oblaku je u tome što je ovakvu slojevitu arhitekturu relativno lako izgraditi sa stajališta korisnika i prilično automatsku nakon što se uspostavi. Sve dok ga s vremena na vrijeme testirate, možete biti sigurni da će vaši podaci ostati sigurni i dostupni bez obzira na to što se dogodi.

Šifriranje je još jedna temeljna sigurnosna značajka. Svi naši testirani dobavljači to podržavaju u različitim stupnjevima, ali ako naiđete na onaj koji ne nastavlja samo tražiti. Enkripcija je neophodna i potrebna vam je i dok se podaci kreću između vaših korisnika i oblaka, kao i kada stignu do tih poslužitelja u oblaku i prestanu se kretati. Dakle, i "u tranzitu" i "u mirovanju". Testiranje ovih sposobnosti znači razumijevanje shema šifriranja koje se koriste kao i njihov utjecaj na izvedbu dohvaćanja podataka.

Srećom, pružatelji usluga pohrane u oblaku naporno rade kako bi osigurali sigurnost kako bi vaši dijelovi bili sigurni, tako i natjecali se jedni s drugima. Toliko da većina IT stručnjaka vjeruje u sigurnost oblaka jednako ili više od onoga što je dostupno on-premise (64 posto prema istraživanju iz 2015. Savez za sigurnost u oblaku). Logika je prilično jednostavna. Većina IT stručnjaka jednostavno nema proračun za istraživanje, implementaciju i upravljanje naprednim sigurnosnim mogućnostima koje dobavljači usluga u oblaku mogu pružiti jer je to ključ njihovog primarnog poslovanja.

Važne značajke usklađenosti s propisima

Osim jednostavnog očuvanja sigurnosti podataka o korisnicima, još jedan čimbenik koji je značajno pojačao sigurnost u oblaku je potreba za usklađenošću s važnim regulatornim standardima, kao što su Zakon o prenosivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA) i ISO 27001. Livedrive for Business ovdje je donekle jedinstven jer je fokusiran na europske kupce pa je izgrađen na temelju Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR), zbog čega se njegovi poslužitelji nalaze u EU-u i Velikoj Britaniji.

U slučaju da se pitate, neke od najboljih značajki koje su IT kupci tražili u rješenju za pohranu u oblaku poslovne klase ispitala je tvrtka za istraživanje tržišta Statista i izvještava se u nastavku.

No značajke navedene u toj grafiki prvenstveno se odnose na svakodnevne operativne potrebe IT-a. Regulatorne zahtjeve općenito određuje vaše pravno osoblje, zbog čega oni nisu gore predstavljeni. Međutim, oni nisu ništa manje važni i morat ćete ih uračunati u svoje planiranje. Pružatelji usluga pohrane u oblaku obično imaju nekoliko ugrađenih značajki posebno za rješavanje problema usklađenosti.

Popularno za nekoliko propisa, pa čak i za najstrože sigurnosne politike, jest da svaka datoteka i mapa imaju revizijski trag. To će pokazati kada je prvi put pohranjeno u sustav, kako i kada je izmijenjeno, tko mu je pristupilo i koje su vrste operacija izvedene, poput kopiranja, brisanja ili premještanja. To je najvažnije za strogo regulirane ili sigurnosno svjesne vertikale. Gubitak datoteka kritičnih za misiju zbog pogrešaka ili nedoličnog ponašanja često može koštati stotine tisuća ili čak milijune dolara odštete ili izgubljenog kapitala.

Zadržavanje datoteka još je jedan uobičajeni zakonski zahtjev. Morate kontrolirati koliko dugo podaci žive u sustavu, kako su im dostupni i kada se mogu izbrisati ili isključitihived. I vaš bi davatelj pohrane trebao učiniti ove značajke jednostavnim za korištenje. U strogo reguliranim industrijama, posjedovanje pravih informacija pri ruci često može značiti razliku između usklađenosti ili neusklađenosti s saveznim propisima ili propisima specifičnim za industriju.

Sve to znači da prije nego što kupite bilo koju uslugu u oblaku, trebate sjesti sa svojim IT osobljem i stručnjakom za usklađenost kako biste razumjeli gdje točno podaci i apps trebaju biti locirani i koje značajke trebaju podržavati kako bi donijeli propise o usklađenosti važnim za vaše poslovanje.

Korak po korak

Odabir proizvoda za pohranu u oblaku za vašu organizaciju može se činiti kao zastrašujući zadatak kada prvo razmotrite sve uključene varijable. Ne samo da različite tvrtke imaju različite zahtjeve za pohranu u oblaku i dijeljenje datoteka, one zahtijevaju solidnu sigurnost za sigurnosno kopiranje i dijeljenje datoteka. Uspostavljanje ravnoteže između upotrebljivosti, sigurnosti i prilagodbe u konačnici treba voditi poslovnim zahtjevima. Ali razumjeti koji su to točno zahtjevi ozbiljan je zadatak koji će zahtijevati pravi rad; to nije nešto što želite riješiti brzom odlukom.

Dok neki od dobavljača koje smo pregledali olakšavaju migraciju vaših podataka s njihove službe, nisu svi tako promišljeni. Nakon što ste se prijavili i premjestili svoje podatke na određenu uslugu, općenito nije trivijalno premjestiti ih na drugu, pa je dobra ideja da temeljito obavite domaću zadaću prije nego što se posvetite bilo kojem davatelju usluga.

Planiranje je ključ. Stoga sjednite s poslovnim voditeljima, IT menadžerima, pa čak i predstavnikom pružatelja usluga u oblaku ako možete. To će potrajati malo vremena i truda, ali trud oko mapiranja značajki potrebnih za trenutne i buduće potrebe vaše organizacije znatno će olakšati pronalaženje pravog rješenja.

Imate li pitanja o tome kako pristupiti pohrani u oblaku za svoju malu tvrtku? Pridruži se [e-pošta zaštićena] raspravnu grupu na LinkedInu i možete pitati dobavljače, PCMag urednike i profesionalce poput vas.