Több munkavégzés: Próbálja ki ezt a 10 egyszerű tippet a jobb teendők listájához

Mennyire hatékony a teendők listája? Segít a napod megtervezésében? Arra késztet, hogy a megfelelő feladatokat rangsorolja? Vagy ez egy véget nem érő listája azoknak a dolgoknak, amelyekért bűntudatot érzel, amiért még nem tetted meg, és most egyiket sem fogod megtenni? Egy jó teendőlista szolgálja Önt. Nem szabad kiszolgáltatnod. 

A legjobb teendők listái minden nap a helyes irányba indítanak el, és segítenek a legfontosabb feladatokra összpontosítani. A megfelelő stratégiák mellett a teendők listája nagyobb célok elérésében is segíthet. Íme, mit kell tudnod ahhoz, hogy a teendők listája jól működjön.

(Fotó: Volodimir Hriscsenko az Unsplash-en)

1. Válassza ki a megfelelő alkalmazást (vagy papírt)

A jobb tennivalók listája elkészítésének első lépése annak eldöntése, hogy hol tartsuk. Fontos, hogy szeresse a teendők listájához használt alkalmazást vagy jegyzetfüzetet, ellenkező esetben előfordulhat, hogy nem ragaszkodik hozzá.

Figyeld meg, hogyan mondtam: „jegyzetfüzet?” Bár számos előnnyel jár, ha a teendők listáját egy alkalmazásba helyezi (és mindjárt felsorolom is), a papírral nincs baj! Ha a papír működik az Ön számára, nagyszerű. Hasonlóképpen jó egy egyszerű táblázatkezelő vagy szövegszerkesztő dokumentum is. Használja az Önnek megfelelő eszközt.

A digitális teendőlistáknak azonban számos előnye van a papírral szemben, és jó, ha legalább tudod, hogy mik azok, még akkor is, ha papírt használsz. Néhány előny a következők:

• Könnyen szerkeszthetők, ami azt jelenti, hogy gyorsan frissítheti az információkat,

• Beépített emlékeztetőkkel rendelkeznek,

• Nagyon nehéz elveszíteni őket, mert magát a listát általában a felhőbe mentik,

• A feladatokat prioritás, határidő vagy ábécé szerint rendezheti, és

• Feladatokat rendelhet másokhoz, és értesítést kaphat, amikor elvégzik azokat.

ha te faliórái a teendőlista-alkalmazások piacán melyik a legjobb? Miután több tucat teszteltem közülük, inkább ajánlom Todoist, Asana, és a dolgok gyakrabban, mint mások. De sok más lehetőség is van. Az OmniFocus azoknak jó, akik sok részletet adnak a feladataikhoz. A Trello vizuálisan vezérelt emberekhez szól. A Microsoft To Do jól működik az Office és a Windows 10 rendszerrel. A Google Tasks kiválóan alkalmas a Google Workspace integrációjához. A Habitica felhívhatja a figyelmét, ha szereti a gamifikációt. Stb.

2. Készítsen egynél több listát

Nem kellene csak egyetlen tennivaló listája. Szüksége van néhány listára, amelyek lefedik élete főbb kategóriáit, mint például a munkafeladatok, a személyes teendők és a háztartási feladatok. Egynél több listája segít koncentrálni. Munka közben nem szeretné, hogy a személyes listája elvonja a figyelmét. Amikor otthon van, nem akarja, hogy megterhelje magát a munkahelyi feladataira gondolva.

Ne fogd vissza magad. Készíts listát mindenről, ami eszedbe jut! A hasznosak megmaradnak. Bármelyiket leselejtezheti, ami végül nem lesz hasznos az Ön számára. 

Néhány további ötlet:

• Vásárlás,

• Valamikor (ahova leírod azokat a nem fontos feladatokat, amelyeket egy nap elvégezhetsz),

• Hétvége (bármire, amit hétvégén szeretne csinálni, de nem akarja, hogy a hét közben elterelje a figyelmét), és

• Házimunkák gyerekeknek.

Ne feledje, hogy bármikor hozzáadhat új listákat, vagy átnevezheti őket.

3. Írja le feladatait mint Soon ahogy gondolsz Rájuk

Ha egy új feladat jut eszébe, írja le a lehető leggyorsabban. Ha a feladatokat akkor ad hozzá, amikor rájuk gondol, megakadályozza, hogy rájuk gondoljon. Ha egyszer le van írva, már nem kell emlékezned rá, így kitisztíthatod az agyadból a gondolatot.

Ha a teendők alkalmazásában van egy billentyűparancs új feladat hozzáadásához, tanulja meg azt. Ha az alkalmazásban van mobiltelefon parancsikon, állítsa be.

Azok számára, akik papírt használnak, tartsanak egy kis papírhulladékot a közelükben, miközben dolgoznak, hogy gyorsan feljegyezzék a zavaró gondolatokat, majd amikor szükséges, másolják be a hivatalos teendők listájába.

Esedékességi dátumok hozzáadása a feladatokhoz Asana a teendők listája segít a rangsorolásban.

4. Határidők hozzárendelése

Amikor egy feladatnak van esedékessége, adja hozzá. Ha látja, mikor esedékesek a feladatok, könnyebben meghatározhatja a fontossági sorrendet.

Nem minden feladathoz kell kemény és gyors határidő, de néha két okból mégis segít hozzáadni egyet.

Először is a legtöbb tennivaló apps megtekintheti, hogy mi esedékes ma, holnap és a hét későbbi részében, függetlenül attól, hogy melyik listán szerepelnek. Így mindent láthat, ami ma esedékes, és képet kaphat arról, hogyan fog telik a nap. Arra is szánhat egy kis időt, hogy átütemezzen néhány feladatot, ha túlterheltnek érzi magát, ha már csak a következő héten esedékes dolgokat nézi.

Másodszor, ha határidőket rendel a feladataihoz, hatékonyan tervezi meg a hetet, ami kiváló időgazdálkodási stratégia.

5. Naponta felülvizsgálja a teendők listáját

Kezdje minden napját azzal, hogy áttekinti a feladatlistáját, és felméri, hogy ésszerű-e. Ezután vizsgálja felül.

Ha túl sok feladatot ütemezett be a napra, és tudja, hogy nem fog mindegyikhez eljutni, akkor kudarcra készül.

6. Korlátozza magát napi 3-5 feladatra

Mennyi a napi feladatok határa? Ez attól függ, hogy milyen feladatokat ír le, és mennyire nehéz azokat elvégezni. 

A legtöbb ember számára azt javaslom, hogy kezdje azzal, hogy napi három-öt feladatra korlátozza magát. Lehet, hogy nem hangzik soknak, de ha arra koncentrálsz, hogy leírd a három legfontosabb dolgot, amit ma meg kell tenned, akkor rájöhetsz, hogy már sok mindent meg kell tenni.

Miért nem ír le többet? Ha túl sok feladatot ír le, és nem éri el mindet, akkor el kell halasztania egy másik napra. Ez azt jelenti, hogy újra kell rangsorolni és módosítani kell a listát, ami felesleges munka, stresszt okoz, és önpusztítónak érezheti magát.

Ha kevés feladata van, nagyobb valószínűséggel fejezi be azokat. Minél többet végez az összes feladattal, annál jobban érzi magát a teendők listájával kapcsolatban. Ez a pozitív érzés ösztönözheti a továbblépést.

A három-öt feladatodnak fontosnak kell lennie kell csináld. És közülük legfeljebb kettő lehet rutinfeladat, például napi gyógyszerszedés. Koncentrálj a sajátodra szándék a napra. Ezt kellene leírni.

Idővel nyomon követheti, hogy naponta hány feladatot jelöl ki (a legjobb teendő apps nyomon követni), és megtudhatja, hogy a megfelelő számú feladatot kell elvégeznie, ha nem háromtól ötig.

Todoist nyomon követi, hány feladatot végzett naponta és hetente, és diagramot hoz létre, amely mutatja az előrehaladást.

7. Tegye fel a feladatokat a tennivalók listájára, ne a célokat

Amit a teendők listájára írsz, az számít. Célok és célok helyett feladatokat írjon fel a listára. Ehhez ismernie kell a köztük lévő különbséget.

A célok átfogó eredmények vagy kívánt eredmények. Általában nehéz számszerűsíteni őket. Példa erre: „legyen folyékonyan beszéljen hindi nyelven”. Nem lenne túl hatékony, ha felveszi ezt a teendők listájára.

A célok a cél eléréséhez vezető út jelzői. Sokkal könnyebb összetéveszteni ezeket a feladatokkal, mert a célok konkrétabbak és számszerűsíthetők. Példa erre a célkitűzésre: „tudok három percig beszélgetni hindi nyelven a kedvenc filmjeimről”.

Tehát mik a feladatok? A feladatok azok a tevékenységek, amelyeket egy cél elérése érdekében teszel. Tűzz le egy célt, és megvannak a feladataid. Nagyon gyakran egyedi események (bár megismétlődhetnek). Egy feladat lehet „tanulj meg három új hindi igét” vagy „tanulj hindit 30 percig”.

A feladatok – nem a célok vagy célkitűzések – tartoznak a napi tennivalók listájához.

8. Tartsa külön a célokat és a célkitűzéseket

Egy tökéletes világban a nap mint nap elvégzett feladatok nagy része egy nagyobb cél elérése érdekében történik. Tudnod kell, hogy mik a céljaid, de nem kell ezeket felírnod ​​a napi tennivalóid közé.

Ehelyett írja meg céljait és célkitűzéseit valahol máshol. Még mindig lehet in a teendőlista alkalmazásában vagy jegyzetfüzetében, de nem azon a listán, amelyet minden nap megtekint. Más helyek, ahol felírhat célokat, a napló vagy egy jegyzetkészítő alkalmazás.

Időnként hivatkozzon a céljaira. Nézze meg őket, és vizsgálja felül őket. Csak ne hagyd, hogy elvonják a figyelmedet azokról a konkrét dolgokról, amelyeket ma meg kell tenned.

9. Nézze meg gyakran a Teendők listáját

A megtekintett lista egy használt lista. Hatékony teendők listája segít egész a napod, ami azt jelenti, hogy gyakran meg kell nézned. Nézze meg minden reggel, hogy lelkileg felkészüljön az előttünk álló napra. Nézze meg ebéd után, hogy tudja, mire kell még koncentrálnia a nap hátralévő részében. Tekintse át a nap végén, hogy átütemezze az elmulasztott feladatokat.

Legyen szokásod, hogy előre átnézel mindent, amit a következő hétre elterveztél, hogy jobban megtervezhesd az idődet és a változtatásokat.

Ha napközben elveszettnek érzi magát, amit csinál, vagy szüksége van egy kis szünetre, nézzen meg a teendők listáján valami apró és egyszerű feladatot (kevésbé megerőltető feladat, amely nem igényel nagy összpontosítást). addig is megbirkózhat.

Minél többször nézi a listát, annál jobban megbízik benne. Minél jobban megbízol benne, annál kevésbé kell emlékezned arra, hogy milyen feladatokat kell elvégezned. Minél kevésbé kell emlékezned, annál jobban felszabadítod az elméd, hogy az éppen aktuális feladatra összpontosíts.

10. Tegye szkennelhetővé a teendők listáját

Ha gyakran nézegeti a teendők listáját, hamar rájön, mennyire hasznos, ha egy pillantással látja, mire van szüksége.

Használjon szűkszavú nyelvezetet vagy gyorsírást a feladatok megírásához. Sok apps prioritási értékelésekkel, csillagokkal, címkékkel és egyéb részletekkel, amelyeket hozzáadhat a fontos feladatokhoz, hogy kiemelkedjenek. Ha ez segít, színkódolja a feladatait. Alkalmazzon olyan ikonokat, amelyek több információt adnak a feladatról, például arról, hogy telefonhívást igényel-e, vagy egészségügyi ellátással kapcsolatos. Nem számít, milyen gyorsan nézi meg a teendők listáját, sok információhoz kell jutnia arról, hogy mit kell tennie.

Jelölje be azokat a négyzeteket

A személyes produktivitás középpontjában egy nagyszerű teendőlista áll. Nagy öröm, hogy olyan feladatkezelő alkalmazást és folyamatot találhat, amelyik megfelel Önnek. A listán szereplő elemek kijelölése sikerélményt ad, és kulcsfontosságú eleme a rendszerezésnek. A megbízható feladatrendszer megkönnyíti és kevésbé stresszessé teszi az életet.