A Google projektkezelési funkciókat ad a Dokumentumokhoz, és ezek nagyon menők

Ha valaha is kellett dolgoznia egy projekten, tudja, milyen fontos lehet a kapcsolódó feladatok kezelése. De néhány embernek nincs szüksége teljes körű projektmenedzsment eszközre. Természetesen a Kanban táblák nagyszerűek, és néhányan a Gantt-diagramokra esküsznek, de bizonyos esetekben ezek az eszközök túl sokak.

Ha ez úgy hangzik, mint Ön, a Google egy új funkcióval rendelkezik a Dokumentumok szolgáltatásban, amely biztosan tetszeni fog. Ezt az új funkciót nem sokkal azután vezették be, hogy a Google bemutatta a People Chips funkciót (amely lehetővé teszi, hogy egyszerűen hívjon fel más felhasználókat a Google-dokumentumból). Soon a kiadás után a Google elkezdte feltölteni, így nemcsak a felhasználók címkézését, hanem a fájlok összekapcsolását, a dátumok hozzáadását és még sok más lehetőségét is magában foglalta.

Nemrég a Google még magasabbra emelte ezt a funkciót azáltal, hogy hozzáadta a projekt állapotának nyomon követését. Ezzel a kiegészítéssel projekteket adhat hozzá, kiválaszthatja állapotukat, fájlokat társíthat és jegyzeteket adhat hozzá. De van több is. Hozzáadhat egy termék ütemtervet és egy felülvizsgálati nyomkövetőt is, így nyomon követheti a projektek állását, és nyomon követheti a különböző feladatok felülvizsgálatának állapotát.

Kombinálja ezt a két funkciót, és egy elég szilárd (bár alapvető) projektmenedzsment eszközt kap, amely könnyen beágyazható egy Google-dokumentumba.

Hadd mutassam meg, hogyan kell használni ezt az új funkciót, amely a Google Workspaces ingyenes és fizetős verziójában is működik. 

Termék ütemtervének hozzáadása egy Google-dokumentumhoz

Az első dolog, amit tennie kell, az, hogy hozzáadja a termék ütemtervét a Google-dokumentumhoz. Ez a funkció lehetővé teszi a különböző projektek állapotának nyomon követését.

Termék ütemterv hozzáadásához (annyit hozzáadhat, amennyit csak akar), nyisson meg egy Google Dokumentumok dokumentumot. Vigye a kurzort oda, ahová az ütemtervet szeretné hozzáadni, és írjon be egy @ karaktert, amely felfed egy legördülő listát, ahol kiválaszthatja a lehetőségek közül (ábra 1).

Válassza a Termék ütemtervet, és az objektum hozzáadódik a dokumentumhoz (ábra 2).

Ezután beírhatja a projektek nevét, és hozzáadhat kapcsolódó fájlokat és megjegyzéseket. Ezenkívül módosíthatja az egyes projektek állapotát, ahogy azok fejlődnek, ha rákattint az egyes projektek állapota legördülő menüre (ábra 3).

Alapértelmezés szerint három előre meghatározott állapot létezik. Ha továbbiakat szeretne hozzáadni, kattintson egy állapotra az egyik projektben, majd kattintson a Beállítások hozzáadása/szerkesztése lehetőségre. A megjelenő felugró ablakban (ábra 4), kattintson az Új opcióra új állapot hozzáadásához, vagy szerkesztheti az előre meghatározott állapotok egyikét.

Hozzáadhat egy Review Trackert is a dokumentumhoz, amely megkönnyíti a projektfeladatok felülvizsgálatának nyomon követését. Ez az opció csak az Ellenőrző, Állapot és Megjegyzések mezőit tartalmazza (ábra 5).

A Review Tracker objektumhoz ugyanúgy hozzáadhat új állapotokat, ahogyan azt a Project Roadmap esetében tette.

Ha pedig elfogynak a sorok, kattintson jobb gombbal az alsó sorra, és válassza a Sor beszúrása alul lehetőséget (ábra 6).

Ezek az új funkciók nem változtatják meg a világot, de minden bizonnyal lehetővé teszik, hogy teljes körű projektmenedzsment eszköz használata nélkül nyomon követhesse a projekt menetét, és mindezt a Google Dokumentumok kényelméből.