Selesaikan Lebih Banyak: Coba 10 Tip Sederhana Ini untuk Daftar Tugas yang Lebih Baik

Seberapa efektif daftar tugas Anda? Apakah itu membantu Anda merencanakan hari Anda? Apakah itu mendorong Anda untuk memprioritaskan tugas yang tepat? Atau apakah itu daftar hal-hal yang tidak pernah berakhir yang Anda rasa bersalah karena belum Anda lakukan dan sekarang Anda tidak akan melakukannya? Daftar tugas yang baik akan membantu Anda. Anda seharusnya tidak berada di bawah belas kasihannya. 

Daftar tugas terbaik mengarahkan Anda ke arah yang benar setiap hari dan membantu Anda fokus pada tugas-tugas yang paling penting. Dengan strategi yang tepat, daftar tugas dapat membantu Anda mencapai tujuan yang lebih besar juga. Inilah yang perlu Anda ketahui untuk membuat daftar tugas Anda bekerja untuk Anda.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko di Unsplash)

1. Pilih Aplikasi (atau Kertas) yang Tepat

Langkah pertama dalam membuat daftar tugas yang lebih baik adalah memutuskan di mana harus menyimpannya. Anda harus menyukai aplikasi atau buku catatan yang Anda gunakan untuk daftar tugas Anda, jika tidak, Anda mungkin tidak akan menggunakannya.

Perhatikan bagaimana saya mengatakan "notebook?" Meskipun ada banyak manfaat untuk memasukkan daftar tugas Anda ke dalam aplikasi (dan saya akan mencantumkannya sebentar lagi), tidak ada yang salah dengan kertas! Jika kertas cocok untuk Anda, bagus. Demikian juga, spreadsheet sederhana atau dokumen pengolah kata juga baik-baik saja. Gunakan alat yang tepat untuk Anda.

Namun, daftar tugas digital memiliki beberapa keunggulan dibandingkan kertas, dan ada baiknya setidaknya mengetahui apa itu, bahkan jika Anda akhirnya menggunakan kertas. Beberapa keuntungan adalah:

• Mereka mudah diedit, yang berarti Anda dapat memperbarui informasi dengan cepat,

• Mereka memiliki pengingat bawaan,

• Sangat sulit untuk menghilangkannya karena daftar itu sendiri biasanya disimpan di cloud,

• Anda dapat mengurutkan tugas Anda berdasarkan prioritas, tanggal jatuh tempo, atau menurut abjad, dan

• Anda dapat menetapkan tugas ke orang lain dan mendapatkan pemberitahuan saat mereka menyelesaikannya.

Jika kamu adalah di pasar untuk aplikasi daftar tugas, mana yang terbaik? Setelah menguji lusinan dari mereka, saya cenderung merekomendasikan Todoist, Asana, dan Hal-hal lebih sering daripada yang lain. Tapi ada banyak pilihan lain. OmniFocus bagus untuk orang yang menambahkan banyak detail ke tugas mereka. Trello berbicara kepada orang-orang yang didorong secara visual. Microsoft To Do bekerja dengan baik dengan Office dan Windows 10. Google Tasks sangat bagus untuk integrasi Google Workspace-nya. Habitica mungkin menarik perhatian Anda jika Anda menyukai gamification. Dan seterusnya.

2. Buat Lebih dari Satu Daftar

Anda seharusnya tidak hanya memiliki satu daftar tugas. Anda harus memiliki beberapa daftar yang mencakup kategori utama dalam hidup Anda, seperti Tugas Pekerjaan, Pekerjaan Pribadi, dan Pekerjaan Rumah Tangga. Memiliki lebih dari satu daftar membantu Anda fokus. Saat Anda sedang bekerja, Anda tidak ingin terganggu oleh daftar pribadi Anda. Ketika Anda di rumah, Anda tidak ingin terbebani memikirkan tanggung jawab pekerjaan Anda.

Jangan menahan. Buat daftar untuk semua yang Anda pikirkan! Yang berguna akan tetap ada. Anda dapat menghapus apa pun yang pada akhirnya tidak berguna bagi Anda. 

Beberapa ide lainnya adalah:

• Perbelanjaan,

• Suatu hari nanti (di mana Anda menuliskan tugas-tugas tidak penting yang mungkin Anda lakukan suatu hari nanti),

• Akhir pekan (untuk apa pun yang ingin Anda lakukan di akhir pekan tetapi tidak ingin terganggu selama seminggu), dan

• Tugas untuk Anak.

Ingat, Anda dapat menambahkan daftar baru atau mengganti namanya kapan saja.

3. Tuliskan Tugas Anda sebagai Soon seperti yang Anda pikirkan tentang mereka

Ketika tugas baru muncul di kepala Anda, tulislah secepat mungkin. Menambahkan tugas ketika Anda memikirkannya mencegah Anda memikirkannya. Setelah ditulis, Anda tidak perlu mengingatnya lagi, sehingga Anda dapat membersihkan pikiran itu dari otak Anda.

Jika aplikasi agenda Anda memiliki pintasan keyboard untuk menambahkan tugas baru, pelajarilah. Jika aplikasi Anda memiliki pintasan ponsel, aturlah.

Bagi mereka yang menggunakan kertas, simpanlah sedikit kertas bekas di dekat Anda saat Anda bekerja untuk mencatat pikiran-pikiran yang mengganggu dengan cepat dan kemudian menyalinnya ke dalam daftar tugas resmi Anda jika memungkinkan.

Menambahkan tenggat waktu untuk tugas di . Anda Asana daftar tugas membantu Anda memprioritaskan.

4. Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo

Setiap kali tugas memiliki tanggal jatuh tempo, tambahkan. Melihat kapan tugas jatuh tempo membantu Anda memprioritaskan.

Tidak setiap tugas membutuhkan tanggal jatuh tempo yang keras dan cepat, tetapi terkadang ada baiknya menambahkan satu tugas karena dua alasan.

Pertama, yang paling harus dilakukan apps membiarkan Anda melihat apa yang jatuh tempo hari ini, besok, dan nanti dalam seminggu, terlepas dari daftar mana mereka masuk. Dengan cara ini, Anda dapat melihat semuanya jatuh tempo hari ini dan mendapatkan gambaran tentang bagaimana hari itu akan berjalan. Anda mungkin juga meluangkan waktu untuk menjadwal ulang beberapa tugas jika Anda merasa kewalahan hanya dengan melihat semua yang harus diselesaikan dalam minggu depan.

Kedua, dengan menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas-tugas Anda, Anda secara efektif merencanakan minggu Anda, yang merupakan strategi manajemen waktu yang sangat baik.

5. Merevisi To-Do List Anda Setiap Hari

Mulailah setiap hari dengan melihat daftar tugas Anda dan menilai apakah itu masuk akal. Kemudian, revisilah.

Jika Anda memiliki terlalu banyak tugas yang dijadwalkan untuk hari itu dan Anda tahu Anda tidak akan menyelesaikan semuanya, Anda menyiapkan diri untuk kegagalan.

6. Batasi Diri Anda menjadi 3-5 Tugas Setiap Hari

Berapa batas tugas harian Anda? Itu tergantung pada jenis tugas apa yang Anda tulis dan seberapa sulitnya untuk diselesaikan. 

Bagi kebanyakan orang, saya sarankan untuk memulai dengan membatasi diri Anda pada tiga hingga lima tugas per hari. Mungkin kedengarannya tidak banyak, tetapi jika Anda fokus untuk menuliskan tiga hal terpenting yang perlu Anda lakukan hari ini, Anda mungkin merasa bahwa itu sudah banyak yang harus Anda lalui.

Mengapa tidak menulis lebih banyak? Jika Anda menulis terlalu banyak tugas dan tidak menyelesaikan semuanya, maka Anda harus menundanya ke hari lain. Itu berarti memprioritaskan ulang dan mengubah daftar Anda, yang merupakan pekerjaan tidak perlu yang menyebabkan stres dan dapat merasa merugikan diri sendiri.

Dengan memiliki sejumlah kecil tugas, Anda lebih mungkin untuk menyelesaikannya. Semakin banyak Anda menyelesaikan semua tugas Anda, semakin baik perasaan Anda tentang daftar tugas Anda secara keseluruhan. Perasaan positif itu dapat mendorong Anda untuk maju.

Tiga hingga lima tugas Anda harus menjadi hal penting yang Anda harus melakukan. Dan tidak lebih dari dua dari mereka harus menjadi tugas rutin, seperti minum obat setiap hari. Fokus pada Anda niat untuk hari itu. Itulah yang harus Anda tulis.

Seiring waktu, lacak berapa banyak tugas yang Anda periksa setiap hari (hal terbaik yang harus dilakukan apps lacak untuk Anda) dan Anda akan mengetahui jumlah tugas yang tepat untuk Anda, jika bukan tiga hingga lima.

Todoist melacak berapa banyak tugas yang Anda selesaikan setiap hari dan minggu, dan membuat bagan yang menunjukkan kemajuan Anda.

7. Letakkan Tugas di Daftar Tugas Anda, Bukan Tujuan

Apa yang Anda tulis di daftar tugas penting. Letakkan tugas di daftar Anda, bukan tujuan dan sasaran. Untuk melakukan itu, Anda perlu mengetahui perbedaan di antara mereka.

Tujuan adalah pencapaian gambaran besar atau hasil yang diinginkan. Mereka biasanya sulit untuk diukur. Contohnya adalah “menjadi fasih berbahasa Hindi.” Menempatkan itu di daftar tugas Anda tidak akan terlalu efektif.

Tujuan adalah penanda dalam perjalanan untuk mencapai tujuan. Jauh lebih mudah untuk membingungkan ini dengan tugas karena tujuannya lebih spesifik dan dapat diukur. Contoh tujuannya adalah "dapat mengadakan percakapan dalam bahasa Hindi tentang film favorit saya selama tiga menit."

Jadi apa tugas? Tugas adalah tindakan yang Anda ambil untuk mencapai suatu tujuan. Hancurkan tujuan dan Anda memiliki tugas Anda. Sangat sering mereka adalah peristiwa tunggal (meskipun mereka dapat mengulangi). Tugasnya mungkin "belajar tiga kata kerja bahasa Hindi baru" atau "belajar bahasa Hindi selama 30 menit".

Tugas—bukan sasaran atau sasaran—adalah apa yang termasuk dalam daftar tugas harian.

8. Pisahkan Tujuan dan Sasaran

Di dunia yang sempurna, banyak tugas yang Anda selesaikan setiap hari adalah untuk mengejar tujuan yang lebih besar. Anda harus tahu apa tujuan Anda, tetapi Anda tidak perlu menuliskannya di daftar tugas harian Anda.

Sebaliknya, tulis tujuan dan sasaran Anda di tempat lain. Mungkin masih in aplikasi daftar tugas atau buku catatan Anda, tetapi tidak pada daftar yang Anda lihat setiap hari. Tempat lain Anda dapat menuliskan tujuan adalah jurnal atau aplikasi pencatat.

Lihat tujuan Anda dari waktu ke waktu. Periksa mereka dan revisi mereka. Hanya saja, jangan biarkan mereka mengalihkan perhatian Anda dari hal-hal spesifik yang perlu Anda lakukan hari ini.

9. Sering-sering Lihat To-Do List Anda

Daftar yang dilihat adalah daftar yang digunakan. Daftar tugas yang efektif memandu Anda di seluruh hari Anda, yang berarti Anda harus sering melihatnya. Lihatlah setiap pagi untuk mempersiapkan mental untuk hari depan. Lihat setelah makan siang sehingga Anda tahu apa lagi yang perlu Anda fokuskan untuk sisa hari itu. Revisi di penghujung hari untuk menjadwal ulang tugas yang Anda lewatkan.

Biasakan untuk memeriksa semua yang telah Anda rencanakan untuk minggu depan sebelumnya sehingga Anda dapat merencanakan waktu dan membuat penyesuaian dengan lebih baik.

Pada siang hari, jika Anda mulai merasa tersesat dalam apa yang Anda lakukan atau perlu istirahat darinya, lihat daftar tugas Anda untuk sesuatu yang kecil dan mudah (tugas yang tidak terlalu menuntut yang tidak memerlukan fokus tinggi) yang Anda dapat mengatasi sementara itu.

Semakin Anda melihat daftar Anda, semakin Anda akan mempercayainya. Semakin Anda mempercayainya, semakin sedikit Anda harus mengingat tugas apa yang harus Anda lakukan. Semakin sedikit Anda harus mengingat, semakin Anda membebaskan pikiran Anda untuk fokus pada tugas yang ada.

10. Jadikan Daftar Tugas Anda Dapat Dipindai

Jika Anda sering melihat daftar tugas Anda, Anda akan segera menyadari betapa membantu melihat apa yang Anda butuhkan secara sekilas.

Gunakan bahasa yang ketat atau singkatan untuk menulis tugas Anda. Banyak apps memiliki peringkat prioritas, bintang, tag, dan detail lain yang dapat Anda tambahkan ke tugas penting untuk membuatnya menonjol. Beri kode warna pada tugas Anda jika itu membantu. Terapkan ikon yang memberi Anda lebih banyak informasi tentang tugas, seperti apakah itu memerlukan panggilan telepon atau terkait dengan perawatan kesehatan. Tidak peduli seberapa cepat Anda melihat daftar tugas Anda, Anda harus dapat menuai banyak informasi tentang apa yang perlu dilakukan.

Centang Kotak Itu

Daftar tugas yang bagus adalah inti dari produktivitas pribadi. Sangat menyenangkan menemukan aplikasi dan proses manajemen tugas yang sesuai untuk Anda. Mencentang item di daftar Anda memberi Anda perasaan pencapaian dan merupakan elemen kunci untuk menjadi teratur. Sistem tugas yang andal membuat hidup lebih mudah dan tidak membuat stres.