Bagaimana MacPaw Ukraina menyiapkan bisnisnya untuk perang

Vira Tkachenko, CTO di pengembang perangkat lunak Ukraina MacPaw, berbicara dari jarak jauh kepada admin Apple di acara JNUC Jamf. Sebagai contoh nyata dari seorang wanita dalam posisi kepemimpinan di bidang teknologi, dia menjelaskan bagaimana perusahaannya merencanakan kelangsungan bisnis selama perang di Ukraina.

Ini adalah pelajaran yang sangat baik dalam manajemen krisis dan perencanaan untuk setiap pemimpin bisnis. Berikut adalah beberapa wawasan yang dibagikan selama sesinya.

Jadikan yang rumit menjadi sederhana

Perencanaan sangat penting, Tkachenko menjelaskan. MacPaw membaca laporan yang sama, kebanyakan dari kita juga melihat sebelum perang dan mulai merencanakan sebelum invasi Rusia ke Ukraina pada bulan Februari. Pertemuan perencanaan tersebut menghasilkan tantangan yang kompleks, solusi yang harus dilakukan sesederhana mungkin.

JNUCC

“Ketika keadaan darurat terjadi, orang menjadi sangat emosional,” kata Tkachenko. "Orang-orang merasa sulit untuk menangani tugas-tugas kompleks."

Dengan pemikiran tersebut, perusahaan berusaha untuk menciptakan respon krisis yang mudah untuk dieksekusi. 

Proses perencanaan juga membantu manajemen senior, katanya. Dalam kasusnya sendiri, meskipun mempertimbangkan krisis secara emosional menantang, bertemu dan mendiskusikan tanggapan potensial membantunya membangun ketahanan yang lebih kuat untuk memimpin tanggapan itu begitu perang dimulai.

Pelajarannya sederhana: Jika Anda merencanakan respons terhadap krisis yang terlalu kompleks, Anda meninggalkan perusahaan Anda dengan risiko kegagalan yang tinggi. Selama masa perang, konsekuensi dari kegagalan semacam itu bisa parah bagi pelanggan, staf, dan perusahaan itu sendiri.

Bersikaplah realistis

Tkachenko tampak tenang saat menjelaskan beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh perencana krisis MacPaw. Perusahaan 500 orang ini berbasis di Kyiv, Ukraina, dan apps diinstal pada sekitar seperlima Mac di dunia. Sebagian besar karyawan menggunakan Mac yang dikelola oleh Jamf dan saya berbicara dengan beberapa dari mereka sebelum pecahnya konflik. Tkachenko sendiri memberi tahu saya betapa terkesannya dia dengan kinerja Apple Silicon Macs.

Tim tahu konsekuensi dari setiap kegagalan untuk merencanakan menimbulkan risiko besar. Dalam perencanaan, mereka berfokus pada keamanan dan stabilitas layanan dan keamanan fisik anggota tim.

Beberapa risiko yang mereka antisipasi antara lain:

• Hilangnya infrastruktur internet dan komunikasi.
• Pendudukan kantor oleh penjajah, membuat akses menjadi tidak mungkin dan data tidak aman.
• Serangan siber terhadap perusahaan dan layanannya.
• Peningkatan frekuensi serangan phishing terhadap karyawan.
• Serangan di media sosial perusahaan.
• Akses tidak sah (menggunakan perangkat yang diambil atau hilang, misalnya).
• Gangguan rantai pasokan perangkat keras, termasuk gangguan pasokan peralatan dan penyediaan logistik, termasuk listrik dan transportasi.
• Potensi gangguan akibat sanksi dan status perusahaan zona perang.

Banyak dari risiko ini dikelola dengan memindahkan infrastruktur ke cloud, tetapi perusahaan juga menerapkan berbagai rencana respons. 

Mengharapkan yang tak terduga

Yang juga menarik tentang bagaimana MacPaw bersiap menghadapi krisis adalah sejauh mana perusahaan mencoba merancang respons krisis yang fleksibel. (Perlu dicatat juga bahwa perusahaan telah memiliki Jamf sebagai penyedia MDM dan sebagian besar karyawan terbiasa bekerja jarak jauh selama pandemi.)

Selama minggu-minggu pertama perang, perusahaan telah menugaskan tim ahli darurat yang bertugas menjaga produk dan layanannya tetap stabil. Tim-tim tersebut harus memiliki pengetahuan yang tinggi tentang produk/layanan yang mereka jaga, dan harus ditempatkan di zona yang lebih aman, baik di Ukraina maupun di luar negeri. Setiap gerakan direncanakan sebelum perang dan staf mengadopsi penggunaan saluran komunikasi alternatif yang aman dan terenkripsi.

Langkah lain termasuk menimbun MacBook untuk memenuhi kebutuhan masa depan, dan pemindahan besar-besaran infrastruktur kantor ke cloud – ini termasuk langkah untuk mengadopsi Mac mini virtual dari Stadion Mac untuk digunakan dalam membangun dan mengkompilasi aplikasi dan adopsi VPN berbasis cloud Pritunl.

Perusahaan juga bereksperimen dengan akses internet satelit, tetapi merasa mahal dan sulit untuk diatur, dan melihat kecepatan koneksi dan masalah latensi yang rendah. Ini hanya benar-benar meningkat setelah Starlink memasuki Ukraina setelah perang dimulai.

Terlepas dari semua perencanaan, Tkachenko memperingatkan: "Anda tidak dapat memahami keadaan darurat sampai itu terjadi." Perusahaan mendasarkan rencananya pada pemahaman perang berdasarkan konflik sejarah, "Tetapi dalam kenyataannya itu benar-benar berbeda," katanya.

“Kami memiliki banyak kasus yang tidak kami antisipasi, jadi Anda benar-benar tidak dapat merencanakan semuanya.”

Populer sekarang

Kamera SLR dan Mirrorless Terbaik untuk Pemula

Saat krisis melanda

Tkachenko dibangunkan oleh sirene serangan udara di Kyiv pada pukul 5 pagi pada hari perang dimulai. Perusahaan memulai rencana daruratnya ketika anggota tim berusaha untuk mengungsi. Kebutuhan untuk melindungi timnya memotivasi MacPaw untuk membuat aplikasi yang mungkin ingin digunakan oleh perusahaan lain yang disebut aplikasi Bersama; ini tersedia di GitHub.

Aplikasi ini dirancang sebagai sistem check-in untuk karyawan dan dirancang untuk menanyakan keberadaan mereka, apakah mereka aman, dan apakah mereka dapat bekerja. Poin terakhir itu sangat penting.

Saat krisis melanda tidak masuk akal untuk mengharapkan staf Anda untuk bekerja karena mereka akan berjuang dengan tantangan emosional yang besar karena mereka khawatir tentang keselamatan mereka sendiri dan teman-teman dan orang yang mereka cintai. Pada saat yang sama, mereka akan ingin tahu perusahaan tempat mereka bekerja mendukung mereka.

Aplikasi ini juga menandai contoh di mana karyawan dengan akses ke layanan atau data penting berisiko, memberi perusahaan kesempatan untuk mencabut akses tersebut, langkah utama untuk melindungi pelanggan dan layanan.

Perusahaan mengaku menghadapi banyak tantangan tak terduga. Misalnya, penyediaan komputer di zona perang mungkin sedikit lebih mudah dengan Jamf, tetapi tugas logistik untuk memperoleh dan mendistribusikan perangkat keras menjadi lebih sulit secara eksponensial. Itu juga berlaku untuk staf yang berbasis di luar negeri, karena tantangan kemudian muncul dalam melakukan pembelian dari jarak jauh.

Dan setidaknya satu Mac hilang dari zona yang diduduki.

Anda terbiasa berperang

Dalam apa yang saya lihat sebagai pengakuan yang tragis, Tkachenko memberi tahu kami bahwa Anda menjadi "terbiasa" dengan perang. Perusahaan tetap di Kyiv dan 70% karyawannya tetap di Ukraina. Beberapa stafnya bertugas di angkatan bersenjata dalam kapasitas tertentu.

Pelajaran apa yang dipelajari perusahaan? Pengambilan terbesar tampaknya adalah kebutuhan untuk tidak mengabaikan perencanaan. Ini bukan hanya karena sebuah rencana dapat dijalankan dalam krisis, tetapi juga karena proses pembuatan cetak biru ini dapat membuat kepemimpinan lebih tangguh begitu krisis terjadi.

Yang kedua adalah berbicara dengan perusahaan yang memiliki pengalaman serupa.

Yang ketiga adalah bersiap untuk keluar dari naskah, karena hal-hal tak terduga benar-benar akan terjadi.

“Perubahan berlangsung cepat,” katanya. “Anda harus bisa membuat keputusan dengan cepat dan beradaptasi dengan keadaan dengan cepat. Tim darurat harus tangguh dan mampu menangani tekanan besar.”

MacPaw masih beroperasi. Produk dan layanannya tetap aman meskipun ada konflik. Ia bahkan berhasil mempublikasikan pembaruan perangkat lunak besar dan membangun produk baru. Pengembang di seluruh Ukraina tetap terhubung dengan dunia industri teknologi yang lebih luas.

“Dimungkinkan untuk beroperasi selama perang,” kata Tkachenko kepada hadirin JNUC. “Semoga bisa bertemu denganmu tahun depan.”

Silakan ikuti saya Twitter, atau bergabunglah dengan saya di Bar & panggangan AppleHolic dan Diskusi Apple grup di MeWe.