Layanan Cloud Backup Terbaik untuk Bisnis

Setahun terakhir telah terlihat perubahan yang cepat bagi para profesional TI yang bertanggung jawab atas pencadangan data. Alih-alih berada dalam kendali penuh atas sumber daya penyimpanan lokal, pencadangan telah menjadi operasi jarak jauh dengan konsol manajemen dan sumber daya penyimpanan target di cloud. Itu berarti tingkat baru perlindungan data menjadi penting untuk mendukung bisnis sehari-hari. Bahkan perusahaan yang masih membutuhkan pencadangan lokal dan lokal harus mengubah strategi mereka karena sebagian besar tenaga kerja–dan data mereka–sebagian besar telah meninggalkan gedung. Pencadangan cloud dulunya terutama untuk bisnis kecil yang membutuhkan layanan yang terkelola sepenuhnya; sekarang menjadi pertimbangan penting untuk bisnis dari semua ukuran.

Menurut Spiceworks' Tren Penyimpanan Data di Tahun 2020 dan Selanjutnya survei, yang meneliti dengan cermat keadaan data dan penyimpanan dalam bisnis, adopsi penyimpanan cloud akan meningkat tajam, dengan 39% perusahaan sudah menggunakan infrastruktur penyimpanan berbasis cloud dan tambahan 20% diproyeksikan untuk mengadopsi pada tahun 2022.

Anda Dapat Mempercayai Ulasan Kami

Sejak 1982, PCMag telah menguji dan menilai ribuan produk untuk membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih baik. (Baca misi editorial kami.)

(Catatan Editor: Perusahaan induk PCMag memiliki Spiceworks Ziff Davis.)

Sebagian besar dari itu mungkin karena norma kerja baru yang mengamanatkan tidak hanya kantor jarak jauh dan tim terdistribusi, tetapi juga pilihan kerja campuran bagi banyak karyawan. Melindungi data dalam skenario itu membutuhkan layanan pencadangan cloud yang efektif dan andal. Namun, survei Spiceworks menunjukkan bahwa banyak manajer masih kesulitan memercayai data mereka ke cloud karena keamanan masih menjadi penghalang besar untuk adopsi cloud. Kurang dari sepertiga perusahaan (31%) merasa nyaman menyimpan data di cloud seperti halnya mereka menyimpannya di tempat, yang tentu saja merupakan masalah bagi solusi kerja jarak jauh. Itu berarti investasi cadangan cloud awal Anda kemungkinan akan meningkat ketika Anda mempertimbangkan langkah-langkah keamanan tambahan, seperti pemindai malware pihak ketiga, perlindungan ransomware, dan jaringan pribadi virtual (VPN).

Penggabungan Cadangan Dapat Menghancurkan Pekerjaan

Ada cukup banyak konsolidasi di ruang cadangan cloud. Mozy Pro diakuisisi oleh Carbonite pada 2018 dan dihentikan. Carbonite sendiri bergabung dengan OpenText pada tahun 2019 dan mengubah penawarannya menjadi langganan rumah dan bisnis. CloudBerry Lab sekarang dijual sebagai MSP360. Bahkan pemenang Pilihan Editor, Arcserve, mengubah kemampuannya awal tahun ini ketika menyerap StorageCraft, akuisisi yang memungkinkan perusahaan mengubah banyak penawaran kelas bisnisnya.

Ada juga vendor baru yang terutama berfokus pada solusi all-in-one yang ditujukan untuk usaha kecil hingga menengah (UKM) yang ingin mencakup sebanyak mungkin perlindungan data dengan satu pembelian. Pemenang Pilihan Editor kami yang lain, Acronis, telah bergerak ke arah itu karena sekarang menggabungkan fitur pencadangan yang sangat baik dengan keamanan titik akhir dan kemampuan manajemen perangkat.

Selain itu, skenario kerja jarak jauh telah memastikan bahwa persaingan di ruang cadangan cloud tetap kuat. Banyak perusahaan seperti itu mengarahkan kampanye pemasaran mereka langsung ke pesaing tertentu. Misalnya, layanan Pencadangan Bisnis Backblaze membandingkan fitur dan harganya dengan CrashPlan Small Business dan Carbonite. Pemasaran ekstrem semacam itu berarti Anda dapat mempercayai informasi vendor bahkan lebih sedikit dibandingkan dengan jenis layanan lainnya. Hanya evaluasi menyeluruh dari platform yang akan memberi tahu Anda apakah itu tepat untuk Anda, dan itu paling baik dilakukan selama 30 hari, bukan 14 hari yang ditawarkan banyak vendor.

Keamanan data dan transfer cloud merupakan pertimbangan penting untuk pekerjaan jarak jauh, tetapi itu bukan satu-satunya pertimbangan. Itu dikonfirmasi melalui survei baru-baru ini dilakukan oleh firma riset pasar, statista. Ini menunjukkan bahwa selain keamanan, kinerja pencadangan, pemulihan tingkat file, dan dukungan teknis merupakan pertimbangan penting bagi sebagian besar pembeli TI.

Fitur Pencadangan dan Penyimpanan Cloud Paling Penting untuk Bisnis

Apa Sebenarnya Pencadangan Cloud Itu?

Layanan pencadangan cloud memberi pelanggan akses ke infrastruktur penyimpanan bersama yang ditentukan perangkat lunak. Itu pada dasarnya berarti penyimpanan yang dikelola sebagai sumber daya virtual. Menggunakan arsitektur virtual yang ditentukan perangkat lunak memungkinkan penyedia membuat kumpulan penyimpanan besar dan kemudian membaginya di antara pelanggan mereka. Mereka tidak hanya kemudian dapat mengelola seluruh sumber daya hingga tingkat byte, tetapi mereka juga dapat menggunakan arsitektur multi-penyewa untuk memastikan akun sepenuhnya terpisah, sehingga data satu pelanggan tidak "bertumbukan" dengan data pelanggan lainnya.

Misalkan penyedia cadangan Anda mengizinkan Anda memilih target penyimpanan pihak ketiga. Dalam hal ini, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar penyedia penyimpanan tersebut juga menjual infrastruktur sebagai layanan (IaaS), seperti Amazon Web Services (AWS). Namun, meskipun Anda dapat membuat server di awan ini dan menggunakannya sebagai target cadangan, sebagian besar memiliki layanan penyimpanan khusus yang terlihat seperti drive jaringan bagi pengguna dan perangkat lunak. Itu bagus dari sudut pandang fleksibilitas. Pastikan untuk memperhitungkan biaya layanan ini ke dalam ekspektasi harga cadangan Anda secara keseluruhan.

Alat manajemen yang disediakan vendor pencadangan cloud umumnya didasarkan pada ukuran dan permintaan pelanggan, perubahan kondisi bandwidth, persyaratan keamanan, dan, dalam beberapa kasus, bahkan persyaratan penyimpanan data variabel. Yang terakhir berarti bahwa vendor cloud akan secara otomatis menghapus versi file atau folder yang lebih lama dari waktu yang ditetapkan oleh administrator TI Anda, seperti versi apa pun yang lebih lama dari enam bulan, misalnya.

Penyedia cadangan cloud juga dapat membiarkan pelanggan menyimpan data yang sering digunakan di lokasi akses cepat. Ini bisa apa saja dari pusat data yang dimiliki oleh penyedia yang lebih dekat ke kantor pelanggan hingga sumber daya penyimpanan lokal di situs pelanggan yang dapat bertindak sebagai perantara untuk pencadangan. Seperti perangkat penyimpanan yang terpasang ke jaringan (NAS), sumber daya semacam itu dapat menyimpan file paling populer dan menyajikannya di jaringan lokal yang jauh lebih cepat daripada di internet.

Setiap tingkat penyimpanan tersebut diberi harga yang berbeda, dan alat pencadangan yang disediakan oleh vendor penyimpanan cloud dapat mengotomatiskan bagaimana data Anda berpindah di antara tingkat ini berdasarkan kebijakan yang dikendalikan oleh staf TI Anda. Ini mirip dengan strategi penyimpanan hierarkis yang lama, tetapi jauh lebih mudah dan terjadi sepenuhnya sebagai layanan terkelola. Yang perlu Anda lakukan hanyalah melalui proses penyiapan awal, dan Anda akan bisa mendapatkan data organisasi Anda dari perangkat apa pun yang mendukung internet. Tidak perlu server fisik atau virtual khusus, tape drive mahal dengan perangkat lunak cadangan yang dapat diandalkan (dan seringkali misterius), atau ruang gudang di luar lokasi tempat Anda menyimpan peti kaset penting.

Ikuti Aturan 3-2-1

Untuk usaha kecil hingga menengah (UKM), cloud memungkinkan administrator TI untuk melakukan beberapa pencadangan lebih efektif daripada dengan tape drive yang kikuk. Menyimpan banyak salinan data perusahaan yang penting bukanlah hal yang sulit, terutama jika lebih mudah dan biayanya lebih murah. Namun, Anda tetap harus mengikuti praktik terbaik dan salah satu yang paling populer adalah aturan 3-2-1.

Aturan 3-2-1 menyatakan bahwa Anda harus memiliki tiga salinan data Anda setiap saat, setidaknya Anda menyimpannya di cadangan dua berbagai jenis penyimpanan, dan setidaknya satu salinan data itu disimpan di luar kantor. Di masa lalu, kaset dan hard drive rumit yang disebutkan di atas membuat ini sulit atau, paling banter, membosankan. Layanan pencadangan cloud bisnis membuatnya lebih mudah karena menyediakan target terpisah dan di luar lokasi dengan harga yang jauh lebih rendah daripada, misalnya, menyewa ruang gudang untuk menyimpan banyak rak kaset lama. Pemain yang lebih mahir bahkan memungkinkan Anda memilih antara lokasi pusat data yang berbeda atau beberapa pusat data, yang berarti Anda dapat menerapkan arsitektur 3-2-1 hanya dengan menggunakan satu vendor.

Namun, tidak semua penawaran diciptakan sama. Ada serangkaian perangkat yang memusingkan yang perlu dicadangkan. Desktop, server, perangkat seluler, dan kotak NAS semuanya perlu dilindungi. Dukungan bervariasi, dan tidak ada model penetapan biaya tunggal yang membuat setiap bisnis mencapai titik harga yang tepat. Pekerjaan jarak jauh telah membuat ini semakin rumit jika perusahaan Anda mengizinkan pekerja untuk menggunakan perangkat pribadi atau NAS rumah dan hard disk eksternal. Setiap strategi pencadangan adalah unik.

Selain tingkat kinerja transfer yang berbeda, beberapa vendor, seperti Backblaze Backup for Business dan IDrive Team, menawarkan lebih banyak kemampuan fisik, seperti mengirimkan hard drive eksternal kepada pelanggan yang berisi semua data cadangan terbaru mereka. Anda kemudian dapat menyimpan data itu di tempat yang aman atau hanya menggunakannya untuk memulihkannya dari drive lokal yang jauh lebih cepat.

Akun Untuk Sistem Operasi Anda

Seperti yang disebutkan, pertimbangan utama untuk bisnis apa pun saat ini adalah berapa banyak dan jenis perangkat apa yang didukung oleh penyedia cadangan. Lagi pula, layanan pencadangan cloud yang luar biasa tidak banyak berguna jika tidak dapat melindungi semua data Anda di mana pun ia berada, dan itu berarti melihat lebih dari sekadar desktop dan server standar. Solusi tangguh harus mencakup Apple macOS dan Microsoft Windows 10 PC. Namun, itu juga harus dapat menangani Linux dan Microsoft Windows Server untuk melindungi aset back office Anda.

Lalu ada rawa mobilitas yang terus tumbuh dan berubah. Melindungi data yang disimpan di perangkat seluler dengan cepat menjadi keharusan untuk rencana pencadangan yang efektif, dan itu kemungkinan akan berlanjut bahkan setelah pekerja mulai kembali ke kantor. Penyedia Anda harus dapat menangani perangkat Apple iOS dan Google Android, terutama jika Anda menggunakan platform ini untuk lebih dari sekadar pengguna umum. Contoh utama adalah bisnis yang menggunakan ponsel atau tablet sebagai solusi titik penjualan (POS).

Infrastruktur virtual adalah target penting lainnya untuk pencadangan dan keamanan data. Dalam banyak kasus, ini akan jatuh ke dalam dua kategori, bahkan di tingkat SMB, di mana perusahaan memiliki server virtual yang berlokasi di tempat dan di layanan cloud publik. Komplikasi di sini adalah bahwa sementara itu semua infrastruktur virtual, awan versus lapisan virtual di tempat sering membutuhkan alat middleware untuk berbicara satu sama lain. Itu mungkin berarti klien cadangan yang berbeda juga. Anda harus memastikan bahwa penyedia pencadangan cloud Anda dapat mendukung persyaratan ini. Citrix Hypervisor, Microsoft Hyper-V, dan VMWare VSphere cenderung menjadi platform yang paling umum digunakan untuk virtualisasi lokal. Pada saat yang sama, Amazon Web Services, Google Cloud Platform, dan Microsoft Azure adalah sumber daya cloud yang paling umum. Menguji layanan pencadangan Anda di layanan apa pun yang digunakan perusahaan Anda harus menjadi bagian penting dari proses evaluasi Anda.

Konfigurasi dengan Hati-hati

Salah satu keluhan utama tentang pencadangan apps lama adalah bahwa mereka tidak praktis dan sulit digunakan. Sementara banyak penyedia layanan pencadangan cloud bisnis kami telah bekerja keras untuk mengubahnya, banyak solusi masih mengalami kesulitan. Kuncinya ada dua: Pertama, layanan harus melindungi pengguna (artinya populasi pekerja umum Anda) dari segala bentuk kerumitan. Klien pencadangan harus semudah mungkin digunakan dan menerapkannya ke perangkat klien adalah yang terbaik jika itu adalah proses otomatis yang dikendalikan TI. Kedua, kerumitan tidak hanya diperuntukkan bagi staf TI Anda. Juga harus ada alat pelatihan yang kuat dan dukungan teknis untuk melatih staf tersebut dengan benar. Mungkin memiliki terlalu banyak pilihan, jadi pastikan untuk mengevaluasi kompetisi apps hati-hati dan timbang kompleksitasnya terhadap kebutuhan organisasi Anda.

Sebagian besar solusi menawarkan target volume offline dan cloud. Ini bisa menjadi penting jika perusahaan Anda menggunakan alat perangkat lunak yang dihosting cloud atau disediakan sebagai layanan cloud terkelola. Misalnya, Anda dapat menjalankan server email Microsoft Exchange di tempat, dan server tersebut perlu dicadangkan. Tetapi Anda juga dapat menggunakan layanan email yang dihosting, seperti Intermedia Hosted Exchange, di mana penyedia layanan harus melakukan pencadangan internal mereka sendiri. Namun, meskipun demikian, staf TI Anda mungkin masih ingin mencadangkan data email yang dihosting di cloud penyedia tersebut sehingga Anda memiliki kontrol langsung. Itu sangat penting jika bisnis Anda tunduk pada ketentuan peraturan tertentu, seperti yang diberlakukan oleh HIPAA atau SOX.

Anda sedang mencari satu set lengkap alat manajemen sehari-hari untuk dasbor penyedia cadangan Anda. Tidak hanya untuk email, tetapi juga untuk daftar panjang alat produktivitas cloud yang sekarang digunakan banyak perusahaan. Dengan itu, kita berbicara tentang solusi suite seperti Google Workspace, Microsoft 365, atau Zoho Docs; tetapi kita juga berbicara tentang alat khusus yang kini juga telah dipindahkan ke model layanan cloud. Itu dapat mencakup semuanya, mulai dari pemasaran email hingga meja layanan pelanggan Anda. Jika Anda menggunakan ini atau sumber daya cloud lainnya yang menyimpan data penting, Anda perlu menguji bagaimana penyedia cadangan Anda terintegrasi dengan layanan ini.

Backup dan Pemulihan

Menguji proses pencadangan dan pemulihan juga perlu menyertakan komponen kinerja. Vendor cadangan menggunakan pendekatan dan fitur yang berbeda untuk memengaruhi proses ini. Metode yang populer disebut proses pencadangan tambahan. Ini populer karena setelah pencadangan pertama, yang merupakan proses panjang sejak mencadangkan seluruh beban data Anda ke cloud untuk pertama kalinya, semua pencadangan berikut hanya menyimpan perubahan pada file dan folder, bukan salinan lengkap. Itu menurunkan persyaratan bandwidth, yang mencegah jaringan Anda tersedak. Ini mungkin tidak penting untuk pekerja rumahan, tetapi ini praktis penting di kantor pusat, terutama jika Anda menggunakan pencadangan berkelanjutan atau hampir berkelanjutan.

Kontrol lain mungkin termasuk pembatasan bandwidth, di mana perangkat lunak cadangan dapat mengurangi atau mengatur jumlah bandwidth yang akan digunakan. Itu akan membuat kebutuhan bandwidth tetap rendah, tetapi secara langsung akan mempengaruhi kinerja. Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk menjalankan pencadangan melalui LAN virtual (VLAN) mereka sendiri atau menggunakan beberapa bentuk Kualitas Layanan (QoS). Ini akan mengelola bandwidth yang digunakan operasi pencadangan, jadi Anda tahu pencadangan itu sedang terjadi.

Terlepas dari metodenya, profesional TI sering kali menggambarkan pencadangan ke cloud seperti mengisi kolam renang dengan cangkir kertas. Sementara bandwidth yang tersedia dengan cepat mengejar tuntutan besar yang diciptakan oleh kumpulan data yang sangat besar, pencadangan awal biasanya yang terburuk, dan pencadangan tambahan berikutnya jauh lebih mudah dan lebih cepat. Beberapa vendor membuat proses penyemaian awal lebih mudah dengan terlebih dahulu mencadangkannya ke hard drive eksternal di situs pelanggan, yang akan jauh lebih cepat karena berada di jaringan lokal. Kemudian pelanggan mengirimkan snapshot awal itu ke vendor cadangan, yang kemudian menyebarkannya di jaringan lokal mereka. Pencadangan kemudian mulai terjadi melalui internet dan segera bertambah.

Mengembalikan kinerja juga penting. Jika terjadi bencana, pelanggan umumnya membutuhkan data mereka kembali cepat. Itu berarti menguji kinerja restorasi, tidak hanya selama evaluasi awal Anda tetapi secara teratur. Jika perlu berhari-hari untuk mengunduh data yang hilang dari cloud, itu dapat diterjemahkan langsung menjadi waktu dan uang yang hilang.

Beberapa vendor membiarkan Anda melakukan lindung nilai atas taruhan Anda dalam hal ini. Jika Anda khawatir internet mungkin tidak cukup cepat atau bahkan tidak tersedia setelah bencana. Vendor tersebut akan mengirimkan Anda hard drive eksternal dengan cadangan terbaru secara terjadwal, seperti sekali per kuartal atau lebih. Staf TI kemudian dapat menyimpan drive ini dengan aman dan kemudian menggunakannya jika pencadangan cloud tidak memungkinkan.

Keamanan dan Pelaporan

Hanya karena sebuah aplikasi dapat memasukkan data Anda ke cloud, bukan berarti aplikasi tersebut melakukannya dengan aman. Enkripsi adalah praktik standar industri, dan Anda bahkan tidak boleh mempertimbangkan produk apa pun yang tidak menganggapnya serius. Enkripsi Secure Socket Layer (SSL) adalah pilihan umum untuk semua transfer data, baik Anda mengirim atau menerima data. Ini secara dramatis meminimalkan risiko peretas dapat mencegat dan mencuri informasi. Namun, itu saja tidak cukup. Begitu sampai di tempat tujuan dan dianggap “diam”, data harus dienkripsi menggunakan bentuk paling ampuh yang tersedia. Dalam kebanyakan kasus, ini akan menjadi beberapa bentuk Standar Enkripsi Lanjutan (AES).

Selain itu, Anda mungkin harus memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, yang menjadi tugas yang menantang bagi departemen TI arus utama. Sekarang lebih penting dari sebelumnya bahwa tinjauan singkat tentang sistem yang sesuai tersedia untuk administrator cadangan. Ransomware adalah ancaman keamanan yang berkembang yang memengaruhi segala hal mulai dari bisnis kecil hingga layanan kota. Ancaman ini bersama dengan pekerja jarak jauh dan karyawan yang tidak puas dapat menghapus data pada saat itu juga. Sangat penting untuk memastikan bahwa Anda dapat membangun akuntabilitas dan memastikannya ditegakkan dan diuji secara teratur. Dasbor yang dirancang dengan baik dapat membantu membuat perbedaan itu.

Melaporkan status proses pencadangan dan data yang disimpan adalah keharusan lainnya. Terkadang laporan out-of-the-box mungkin tidak sesuai dengan harapan atau kebutuhan Anda, jadi vendor yang memungkinkan Anda mendesain laporan kustom adalah pilihan yang baik. Meskipun ini bukan kebutuhan mutlak, ini bisa menjadi kunci untuk mengikat aplikasi cadangan ke gudang data yang lebih besar, dan juga penting jika perusahaan Anda harus melacak metrik kepatuhan apa pun. Sekali lagi, menguji fungsionalitas pelaporan penyedia cadangan cloud Anda harus menjadi bagian dari proses evaluasi awal Anda.

Menyeimbangkan Pilihan Cadangan Anda

Dibutuhkan banyak pekerjaan rumah untuk memilih layanan pencadangan cloud terbaik organisasi Anda. Ini mengharuskan Anda untuk menyeimbangkan keandalan produk, betapa mudahnya dikonfigurasi, serta harga, keamanan, dan kegunaannya. Tim dan startup yang lebih kecil memiliki persyaratan yang berbeda dari perusahaan, dan kami sekarang melihat lebih banyak pilihan dari sebelumnya untuk kedua kubu.

Perpindahan ke pekerjaan jarak jauh dan hibrida tentu memperumit banyak hal, terlebih lagi perusahaan menyadari langkah-langkah ini akan menjadi permanen bagi banyak pekerja. Itu membuat pencadangan lebih kompleks, tidak hanya untuk menyimpan dokumen dan file penting, tetapi untuk mengamankannya saat transit dan saat istirahat dan di berbagai perangkat target yang lebih komprehensif.

Dengan vendor penyimpanan yang menawarkan pencadangan dan berbagai fitur berbagi file, menggabungkan sumber daya vendor Anda ke dalam kolaborasi lintas situs adalah pertimbangan lain yang memerlukan pengujian. Ini menjadi fitur baru yang populer yang digunakan vendor untuk membedakan diri mereka sendiri, tetapi kemampuannya dapat sangat bervariasi. Dan Anda juga perlu melihat bagaimana fitur tersebut dimainkan dengan alat kolaborasi lain yang mungkin Anda gunakan.

Sementara pemenang Pilihan Editor kami mewakili nilai keseluruhan terbaik untuk pelanggan bisnis terluas, saat Anda berbelanja untuk solusi Anda, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan profil risiko organisasi Anda. Pada akhirnya, layanan pencadangan cloud terbaik akan menjadi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, dan satu-satunya cara untuk memastikannya adalah dengan mengujinya secara langsung terhadap persyaratan tersebut. Dan tidak hanya sekali, tetapi dengan jadwal rutin yang seharusnya terjadi beberapa kali dalam setahun.

Ada pertanyaan tentang cara mendekati pencadangan cloud? Bergabunglah dengan [email dilindungi] grup diskusi di LinkedIn dan Anda dapat bertanya kepada vendor, profesional lain seperti Anda, dan editor PCMag.