Google aggiunge funzionalità di gestione dei progetti a Documenti e sono piuttosto interessanti

Se hai mai dovuto lavorare su un progetto, sai quanto può essere importante la gestione delle attività associate. Ma alcune persone non hanno bisogno di uno strumento completo di gestione dei progetti. Certo, le bacheche Kanban sono fantastiche e alcuni si affidano ai diagrammi di Gantt, ma in alcuni casi questi strumenti sono semplicemente troppo.

Se suona come te, Google ha una nuova funzionalità in Documenti che sicuramente piacerà. Questa nuova funzionalità è stata introdotta poco dopo che Google ha portato alla luce la funzione People Chips (che consente di chiamare facilmente altri utenti dall'interno di un documento Google). Soon dopo quel rilascio, Google ha iniziato a potenziarlo in modo che includesse non solo la possibilità di taggare gli utenti ma anche di collegare file, aggiungere date e molto altro.

Recentemente, Google ha portato questa funzionalità a livelli ancora più alti aggiungendo la possibilità di monitorare lo stato del progetto. Con questa aggiunta puoi aggiungere progetti, selezionarne lo stato, associare file e aggiungere note. Ma c'è di più. Puoi aggiungere sia una roadmap del prodotto che un tracker delle revisioni, in modo da poter tenere sotto controllo la posizione di un progetto e tenere traccia dello stato delle revisioni per varie attività.

Combina queste due funzionalità e avrai uno strumento di gestione dei progetti piuttosto solido (anche se di base) che può essere facilmente incorporato in un documento Google.

Lascia che ti mostri come utilizzare questa nuova funzionalità, che funziona sia sulla versione gratuita che su quella a pagamento di Google Workspaces. 

Come aggiungere una roadmap del prodotto a un documento Google

La prima cosa che farai è aggiungere una roadmap del prodotto in un documento Google. Questa funzione ti consente di tenere traccia dello stato dei tuoi vari progetti.

Per aggiungere una roadmap del prodotto (puoi aggiungerne quante ne desideri), apri un documento di Google Documenti. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri aggiungere la roadmap e digita un carattere @, che rivelerà un menu a discesa in cui puoi selezionare una qualsiasi delle opzioni (Figure 1 ).

Seleziona Roadmap del prodotto e l'oggetto verrà aggiunto al tuo documento (Figure 2 ).

Puoi quindi digitare il nome dei tuoi progetti e aggiungere file e note correlati. Puoi anche modificare lo stato di ciascun progetto man mano che si evolve facendo clic sul menu a discesa dello stato per ciascun progetto (Figure 3 ).

Per impostazione predefinita, sono disponibili tre stati predefiniti. Se devi aggiungerne altri, fai clic su uno stato in uno dei tuoi progetti e quindi su Aggiungi/Modifica opzioni. Nella finestra pop-up risultante (Figure 4 ), fare clic su Nuova opzione per aggiungere un nuovo stato oppure modificare uno degli stati predefiniti.

Puoi anche aggiungere un tracker revisioni al tuo documento, che semplifica il monitoraggio delle revisioni per le attività del progetto. Questa opzione include solo i campi per Revisore, Stato e Note (Figure 5 ).

Puoi aggiungere nuovi stati all'oggetto Review Tracker nello stesso modo in cui hai fatto per la Roadmap del progetto.

E quando esaurisci le righe, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga inferiore e seleziona Inserisci riga sotto (Figure 6 ).

Queste nuove funzionalità non cambieranno il tuo mondo, ma ti consentiranno sicuramente di tenere sotto controllo come sta andando un progetto senza utilizzare uno strumento di gestione dei progetti completo e tutto dalla comodità di Google Docs.