Come l'ucraino MacPaw ha preparato la sua attività per la guerra

Vira Tkachenko, CTO presso lo sviluppatore di software ucraino MacPaw, ha parlato a distanza con gli amministratori Apple all'evento JNUC di Jamf. Un esempio reale di una donna in una posizione di leadership nella tecnologia, ha spiegato come la sua azienda ha pianificato la continuità aziendale durante la guerra in Ucraina.

È un'eccellente lezione di gestione e pianificazione delle crisi per qualsiasi leader aziendale. Ecco alcuni degli spunti condivisi durante la sua sessione.

Rendi semplice il complesso

La pianificazione è fondamentale, ha spiegato Tkachenko. MacPaw ha letto gli stessi rapporti che molti di noi vedevano anche prima della guerra e ha iniziato a pianificare prima dell'invasione russa dell'Ucraina a febbraio. Quelle riunioni di pianificazione hanno generato sfide complesse, le cui soluzioni dovevano essere il più semplici possibile da eseguire.

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"Quando si verifica l'emergenza, le persone diventano molto emotive", ha detto Tkachenko. "Le persone hanno difficoltà a gestire compiti complessi".

Con questo in mente, l'azienda ha tentato di creare risposte alle crisi facili da eseguire. 

Il processo di pianificazione è utile anche per l'alta dirigenza, ha affermato. Nel suo caso, pur considerando che la crisi era emotivamente impegnativa, incontrare e discutere le potenziali risposte l'ha aiutata a costruire una resilienza più forte per guidare quella risposta una volta iniziata la guerra.

La lezione è semplice: se pianifichi una risposta a una crisi eccessivamente complessa, lasci la tua azienda ad alto rischio di fallimento. Durante la guerra, le conseguenze di un simile fallimento potrebbero essere gravi per i clienti, il personale e l'azienda stessa.

Essere realistici

Tkachenko sembrava calma mentre spiegava alcune delle cose che i pianificatori di crisi di MacPaw dovevano considerare. La società di 500 persone ha sede a Kiev, in Ucraina, e nei suoi apps sono installati su circa un quinto dei Mac del mondo. La maggior parte dei dipendenti utilizza Mac gestiti da Jamf e ho parlato con alcuni di loro prima dello scoppio del conflitto. La stessa Tkachenko mi ha detto quanto sia rimasta colpita dalle prestazioni degli Apple Silicon Macs.

I team sapevano che le conseguenze di un eventuale mancato piano comportavano enormi rischi. Nella pianificazione, si sono concentrati sulla sicurezza e stabilità dei servizi e sulla sicurezza fisica dei membri del team.

Alcuni dei rischi che prevedevano includevano:

• Perdita di Internet e delle infrastrutture di comunicazione.
• Occupazione degli uffici da parte di invasori, rendendo impossibile l'accesso e non sicuro i dati.
• Attacchi informatici contro l'azienda e i suoi servizi.
• Un aumento della frequenza degli attacchi di phishing contro i dipendenti.
• Attacchi ai social media aziendali.
• Accesso non autorizzato (utilizzando ad esempio dispositivi catturati o smarriti).
• Interruzioni della catena di approvvigionamento dell'hardware, comprese le interruzioni nella fornitura di apparecchiature e nella fornitura della logistica, inclusi energia e trasporto.
• Potenziale interruzione a causa di sanzioni e stato di società in zona di guerra.

Molti di questi rischi sono stati gestiti spostando l'infrastruttura nel cloud, ma l'azienda ha anche messo in atto una serie di piani di risposta. 

Aspettare l'inaspettato

Ciò che è anche interessante di come MacPaw si è preparato alla crisi è la misura in cui l'azienda ha cercato di progettare una risposta flessibile alla crisi. (È anche da notare che l'azienda aveva già Jamf come provider MDM e la maggior parte dei dipendenti era abituata al lavoro a distanza durante la pandemia.)

Per le prime settimane di guerra, l'azienda aveva assegnato una squadra di emergenza di esperti incaricati di mantenere stabili i suoi prodotti e servizi. Quei team dovevano essere altamente informati sul prodotto/servizio di cui si occupavano e dovevano localizzarsi in una zona più sicura, in Ucraina o all'estero. Qualsiasi movimento era pianificato prima della guerra e il personale adottava l'uso di un canale di comunicazione alternativo sicuro e crittografato.

Altri passaggi includevano lo stoccaggio di MacBook per soddisfare le esigenze future e il trasferimento all'ingrosso dell'infrastruttura dell'ufficio nel cloud, incluso il passaggio all'adozione di Mac mini virtuali da Stadio Mac da utilizzare nella creazione e compilazione di applicazioni e nell'adozione di VPN basate su cloud Pritunl.

L'azienda ha anche sperimentato l'accesso a Internet via satellite, ma l'ha trovato costoso e difficile da configurare e ha riscontrato basse velocità di connessione e problemi di latenza. Questo è davvero migliorato solo quando Starlink è entrato in Ucraina una volta iniziata la guerra.

Nonostante tutta la pianificazione, Tkachenko ha avvertito: "Non puoi capire l'emergenza finché non accadrà". L'azienda ha basato i suoi piani su una comprensione della guerra basata su conflitti storici, "Ma in realtà è completamente diverso", ha detto.

"Avevamo molti casi che non avevamo previsto, quindi non puoi davvero pianificare tutto."

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Quando è arrivata la crisi

Tkachenko è stato svegliato dalle sirene dei raid aerei in tutta Kiev alle 5 del mattino il giorno in cui è iniziata la guerra. L'azienda ha avviato il suo piano di emergenza mentre i membri della squadra hanno tentato di evacuare. La necessità di proteggere i suoi team ha motivato MacPaw a creare un'app che altre aziende potrebbero voler utilizzare chiamata app Together; è disponibili su GitHub.

L'applicazione è stata progettata come sistema di check-in per i dipendenti ed è stata progettata per chiedere loro dove si trovavano, se erano al sicuro e se erano in grado di lavorare. Quest'ultimo punto è critico.

Quando arriva una crisi è irragionevole aspettarsi che il tuo personale lavori poiché dovrà affrontare enormi sfide emotive poiché si preoccupa della propria sicurezza e di quella dei propri amici e dei propri cari. Allo stesso tempo, vorranno sapere che l'azienda per cui lavorano li supporta.

L'app segnala anche i casi in cui i dipendenti con accesso a servizi o dati critici sono a rischio, offrendo all'azienda la possibilità di revocare tale accesso, una mossa chiave per proteggere clienti e servizi.

La società ha ammesso di aver affrontato una serie di sfide inaspettate. Ad esempio, fornire computer in una zona di guerra potrebbe essere un po' più semplice con Jamf, ma il compito logistico di acquisire e distribuire hardware diventa esponenzialmente più difficile. Questo vale anche per il personale con sede al di fuori della nazione, poiché poi emergono sfide nell'effettuare acquisti da remoto.

E almeno un Mac è scomparso da una zona occupata.

Ti abitui alla guerra

In quella che vedo come una tragica ammissione, Tkachenko ci ha detto che ti sei "abituato" alla guerra. L'azienda rimane a Kiev e il 70% dei suoi dipendenti rimane in Ucraina. Alcuni membri del suo personale prestano servizio nelle forze armate in qualche modo.

Quali lezioni ha imparato l'azienda? Il più grande take away sembra essere la necessità di non trascurare la pianificazione. Questo non è solo perché un piano può essere messo in moto in caso di crisi, ma anche perché il processo di creazione di questi progetti può rendere la leadership più resiliente una volta che si verifica la crisi.

Un secondo è parlare con aziende che hanno esperienze simili.

Un terzo è essere preparati ad andare fuori copione, perché accadranno davvero cose inaspettate.

"I cambiamenti sono rapidi", ha detto. “Devi essere in grado di prendere decisioni rapide e adattarti velocemente alle circostanze. Le squadre di emergenza devono essere resilienti e in grado di gestire un'enorme pressione".

MacPaw è ancora operativo. I suoi prodotti e servizi sono rimasti sicuri nonostante il conflitto. Ci è persino riuscito pubblicare grandi aggiornamenti software e costruire nuovi prodotti. Gli sviluppatori in tutta l'Ucraina sono rimasti in contatto con il mondo più ampio dell'industria tecnologica.

"È possibile operare durante la guerra", ha detto Tkachenko al pubblico del JNUC. "Spero di vederti l'anno prossimo."

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