დაასრულეთ მეტი: სცადეთ ეს 10 მარტივი რჩევა უკეთესი საქმეების სიისთვის

რამდენად ეფექტურია თქვენი სამუშაოების სია? გეხმარებათ დღის დაგეგმვაში? გიბიძგებთ სწორი ამოცანების პრიორიტეტიზაციაში? ან არის ის დაუსრულებელი სია, რაც თავს დამნაშავედ გრძნობთ, რომ ჯერ არ გაგიკეთებიათ და ახლა არც ერთ მათგანს არ აპირებთ? კარგი საქმეების სია უნდა მოგემსახუროთ. თქვენ არ უნდა იყოთ მის წყალობაზე. 

სამუშაოების საუკეთესო სიები ყოველდღიურად გიბიძგებთ სწორი მიმართულებით და დაგეხმარებათ ფოკუსირება მოახდინოთ ყველაზე მნიშვნელოვან ამოცანებზე. სწორი სტრატეგიებით, საქმეების სია დაგეხმარებათ უფრო დიდი მიზნების მიღწევაშიც. აი, რა უნდა იცოდეთ, რომ თქვენი სამუშაოების სია თქვენთვის მუშაობს.

(ფოტო: ვოლოდიმირ ჰრიშჩენკო Unsplash-ზე)

1. აირჩიეთ სწორი აპლიკაცია (ან ქაღალდი)

პირველი ნაბიჯი უკეთესი სამუშაოების სიის შესაქმნელად არის გადაწყვეტა სად შეინახოთ იგი. მნიშვნელოვანია, რომ მოგეწონოთ აპი ან ნოუთბუქი, რომელსაც იყენებთ სამუშაოების სიისთვის, წინააღმდეგ შემთხვევაში შეიძლება არ დარჩეთ.

დააკვირდით, როგორ ვთქვი "რვეული?" მიუხედავად იმისა, რომ ბევრი სარგებელი მოაქვს თქვენი დავალებების სიის აპში მოთავსებას (და მე მათ ჩამოვთვლი მომენტში), ქაღალდში ცუდი არაფერია! თუ ქაღალდი მუშაობს თქვენთვის, შესანიშნავია. ანალოგიურად, მარტივი ცხრილი ან ტექსტის დამუშავების დოკუმენტი ასევე კარგია. გამოიყენეთ თქვენთვის შესაფერისი ინსტრუმენტი.

ციფრული სამუშაოების სიებს რამდენიმე უპირატესობა აქვს ქაღალდთან შედარებით და კარგია, სულ მცირე, იცოდეთ რა არის ისინი, მაშინაც კი, თუ საბოლოოდ იყენებთ ქაღალდს. ზოგიერთი უპირატესობაა:

• მათი რედაქტირება მარტივია, რაც ნიშნავს, რომ შეგიძლიათ სწრაფად განაახლოთ ინფორმაცია,

• მათ აქვთ ჩაშენებული შეხსენებები,

• მათი დაკარგვა ძალიან რთულია, რადგან თავად სია ჩვეულებრივ ინახება ღრუბელში,

• თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ თქვენი ამოცანები პრიორიტეტის, ვადის ან ანბანის მიხედვით და

• შეგიძლიათ სხვა ადამიანებს დაავალოთ დავალებები და მიიღოთ შეტყობინება, როდესაც ისინი დაასრულებენ.

თუ არიან დავალებების სიის აპის ბაზარზე რომელია საუკეთესო? ათობით მათგანის ტესტირების შემდეგ, მე გირჩევთ გირჩევთ Todoist, Asanaდა Things უფრო ხშირად ვიდრე სხვები. მაგრამ ბევრი სხვა ვარიანტია. OmniFocus კარგია მათთვის, ვინც უამრავ დეტალს ამატებს თავის ამოცანებს. Trello ესაუბრება ვიზუალურად ორიენტირებულ ადამიანებს. Microsoft To Do კარგად მუშაობს Office-თან და Windows 10-თან. Google Tasks შესანიშნავია Google Workspace-ის ინტეგრირებისთვის. Habitica-მ შესაძლოა თქვენი ყურადღება მიიპყროს, თუ მოგწონთ გემიფიკაცია. Და ასე შემდეგ.

2. გააკეთე ერთზე მეტი სია

თქვენ არ უნდა გქონდეთ მხოლოდ ერთი დავალებების სია. თქვენ უნდა გქონდეთ რამდენიმე სია, რომელიც მოიცავს თქვენი ცხოვრების ძირითად კატეგორიებს, როგორიცაა სამუშაო ამოცანები, პირადი საქმეები და საოჯახო საქმეები. ერთზე მეტი სიის არსებობა გეხმარებათ ფოკუსირებაში. როცა სამსახურში ხარ, არ გინდა, რომ შენი პირადი სიით შეგაწუხო. სახლში ყოფნისას არ გინდათ დაიტვირთოთ სამუშაო პასუხისმგებლობებზე ფიქრით.

არ შეიკავო თავი. გააკეთეთ სიები ყველაფრისთვის, რასაც ფიქრობთ! სასარგებლო პირობა დარჩება გარშემო. თქვენ შეგიძლიათ გაანადგუროთ ნებისმიერი, რომელიც არ გამოდგება თქვენთვის. 

რამდენიმე სხვა იდეაა:

• ვაჭრობა,

• ოდესმე (სადაც ჩამოწერთ უმნიშვნელო დავალებებს, რომლებიც შეიძლება ოდესმე შეასრულოთ),

• შაბათ-კვირას (ყველაფრისთვის, რისი გაკეთებაც გსურთ შაბათ-კვირას, მაგრამ არ გინდათ, რომ კვირაში ყურადღება გაგიფანტოთ) და

• სამუშაოები ბავშვებისთვის.

გახსოვდეთ, შეგიძლიათ დაამატოთ ახალი სიები ან გადაარქვათ სახელი ნებისმიერ დროს.

3. ჩამოწერეთ თქვენი ამოცანები როგორც Soon როგორც შენ ფიქრობ მათზე

როდესაც ახალი დავალება გაგიჩნდებათ, ჩაწერეთ რაც შეიძლება სწრაფად. დავალებების დამატება, როცა მათზე ფიქრობთ, ხელს გიშლით მათზე ფიქრში. მას შემდეგ რაც ჩაიწერება, აღარ დაგჭირდებათ მისი დამახსოვრება, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გაწმინდოთ აზრი თქვენი ტვინიდან.

თუ თქვენს სამუშაო აპს აქვს კლავიატურის მალსახმობი ახალი ამოცანის დასამატებლად, ისწავლეთ იგი. თუ თქვენს აპს აქვს მობილური ტელეფონის მალსახმობი, დააყენეთ იგი.

მათთვის, ვინც ქაღალდს იყენებს, შეინახეთ ცოტაოდენი ქაღალდი თქვენს მახლობლად, სანამ მუშაობთ, რათა სწრაფად ჩაიწეროთ ყურადღების გამფანტველი აზრები და შემდეგ დააკოპირეთ ისინი თქვენს ოფიციალურ სამუშაო სიაში, როცა ეს მოსახერხებელია.

დავალების ვადების დამატება თქვენს Asana სამუშაოების სია დაგეხმარებათ პრიორიტეტების განსაზღვრაში.

4. მიანიჭეთ ვადები

ნებისმიერ დროს, როდესაც დავალებას აქვს ვადა, დაამატეთ იგი. პრიორიტეტების განსაზღვრაში გეხმარებათ იმის დანახვა, თუ როდის დასრულდება ამოცანები.

ყველა დავალება არ საჭიროებს რთულ და სწრაფ ვადას, მაგრამ ზოგჯერ ის მაინც ეხმარება ერთის დამატებას ორი მიზეზის გამო.

პირველი, ყველაზე მეტი გასაკეთებელი apps ნება მოგცემთ ნახოთ, რა არის გადასახდელი დღეს, ხვალ და კვირის შემდეგ, მიუხედავად იმისა, თუ რომელ სიაში არიან ისინი. ამ გზით, თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ ყველაფერი, რაც დღეს არის გადასახდელი და გაიგოთ, როგორ ჩაივლის დღე. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გარკვეული დრო დაუთმოთ ზოგიერთი დავალების გადასაგეგმად, თუ თავს გადატვირთულად გრძნობთ, უბრალოდ უყურებთ ყველაფერს, რაც უნდა მოხდეს მომდევნო კვირაში.

მეორეც, დავალებების შესრულების ვადების მინიჭებით, თქვენ ეფექტურად გეგმავთ თქვენს კვირას, რაც დროის მართვის შესანიშნავი სტრატეგიაა.

5. ყოველდღიურად გადახედეთ თქვენს საქმეებს

დაიწყეთ ყოველი დღე იმით, რომ დააკვირდით თქვენს ამოცანების სიას და შეაფასეთ არის თუ არა ეს გონივრული. შემდეგ, გადახედეთ მას.

თუ თქვენ გაქვთ ძალიან ბევრი დავალება დაგეგმილი დღისთვის და იცით, რომ ყველა მათგანს ვერ მიაღწევთ, თქვენ თავს წარუმატებლობისთვის ემზადებით.

6. შემოიფარგლეთ 3–5 ამოცანებით ყოველდღიურად

რა არის თქვენი ყოველდღიური დავალების ლიმიტი? ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა სახის დავალებებს წერთ და რამდენად რთულია მათი შესრულება. 

ადამიანების უმრავლესობისთვის მე გირჩევთ დაიწყოთ საკუთარი თავის შეზღუდვა დღეში სამიდან ხუთამდე. შეიძლება ბევრი არ ჟღერდეს, მაგრამ თუ თქვენ ყურადღებას გაამახვილებთ სამი ყველაზე მნიშვნელოვანი რამის ჩამოწერაზე, რაც დღეს უნდა გააკეთოთ, შეიძლება აღმოაჩინოთ, რომ უკვე ბევრია გასაკეთებელი.

რატომ არ დაწერე მეტი? თუ ძალიან ბევრ დავალებას ჩაწერთ და ყველა მათგანს ვერ მიაღწევთ, მაშინ ისინი სხვა დღისთვის უნდა გადადოთ. ეს ნიშნავს თქვენი სიის ხელახლა პრიორიტეტიზაციას და შეცვლას, რაც არასაჭირო სამუშაოა, რომელიც იწვევს სტრესს და შეიძლება იგრძნოს საკუთარი თავის დამარცხება.

დავალებების მცირე რაოდენობის შესრულებით, თქვენ უფრო მეტად დაასრულებთ მათ. რაც უფრო მეტს დაასრულებთ ყველა თქვენს დავალებას, მით უკეთესად იგრძნობთ თავს საერთო საქმეების სიაში. ეს პოზიტიური გრძნობა დაგეხმარებათ წინსვლისკენ.

თქვენი სამიდან ხუთამდე დავალება უნდა იყოს თქვენთვის მნიშვნელოვანი უნდა კეთება. და არა უმეტეს ორი მათგანი უნდა იყოს რუტინული დავალება, როგორიცაა ყოველდღიური მედიკამენტების მიღება. ფოკუსირება თქვენს განზრახვა დღისთვის. სწორედ ეს უნდა დაწეროთ.

დროთა განმავლობაში თვალყური ადევნეთ დღეში რამდენ დავალებას ასრულებთ (საუკეთესო გასაკეთებელი apps თვალყური ადევნეთ მას) და გექნებათ იმის გაგება, თუ რამდენად სწორია დავალებების რაოდენობა თქვენთვის, იმ შემთხვევაში, თუ ეს არ არის სამიდან ხუთამდე.

Todoist აკონტროლებს რამდენ დავალებას ასრულებთ ყოველ დღე და კვირა და ქმნის დიაგრამას, რომელიც აჩვენებს თქვენს პროგრესს.

7. დავალებების სიაში ჩადეთ და არა მიზნები

რას წერთ სამუშაოების სიაში მნიშვნელოვანია. ჩადეთ ამოცანები თქვენს სიაში, ვიდრე მიზნები და მიზნები. ამისათვის თქვენ უნდა იცოდეთ განსხვავება მათ შორის.

მიზნები არის დიდი სურათის მიღწევები ან სასურველი შედეგები. მათი რაოდენობა, როგორც წესი, რთულია. მაგალითია „გახდი თავისუფლად ჰინდიში“. ამის თქვენს გასაკეთებელ სიაში ჩასმა არ იქნება ძალიან ეფექტური.

მიზნები არის მარკერები მიზნის მიღწევის გზაზე. ბევრად უფრო ადვილია მათი აღრევა ამოცანებთან, რადგან მიზნები უფრო კონკრეტული და რაოდენობრივია. მიზნის მაგალითია „შემეძლოს ჰინდიზე საუბარი ჩემს საყვარელ ფილმებზე სამი წუთის განმავლობაში“.

მაშ რა არის ამოცანები? ამოცანები არის მოქმედებები, რომლებსაც ახორციელებთ მიზნის მისაღწევად. დაანგრიეთ მიზანი და თქვენ გაქვთ თქვენი ამოცანები. ძალიან ხშირად ისინი ცალკეული მოვლენებია (თუმცა მათ შეუძლიათ გამეორება). დავალება შეიძლება იყოს „ისწავლე სამი ახალი ჰინდი ზმნა“ ან „ისწავლე ჰინდი 30 წუთის განმავლობაში“.

ამოცანები - და არა მიზნები ან ამოცანები - არის ის, რაც შედის ყოველდღიური სამუშაოების სიაში.

8. შეინახეთ მიზნები და ამოცანები ცალკე

სრულყოფილ სამყაროში, ბევრი დავალება, რომელსაც ყოველდღიურად ასრულებთ, უფრო დიდი მიზნისკენ იქნება მიმართული. თქვენ უნდა იცოდეთ რა არის თქვენი მიზნები, მაგრამ არ გჭირდებათ მათი ჩაწერა თქვენს ყოველდღიურ სიაში.

ამის ნაცვლად, დაწერეთ თქვენი მიზნები და ამოცანები სადმე სხვაგან. შეიძლება მაინც იყოს in თქვენი სამუშაოების სიის აპლიკაცია ან ნოუთბუქი, მაგრამ არა იმ სიაში, რომელსაც ყოველდღე უყურებთ. სხვა ადგილები, სადაც შეგიძლიათ ჩაწეროთ მიზნები, არის თქვენი დღიური ან ჩანაწერების აპი.

დროდადრო მიმართეთ თქვენს მიზნებს. შეამოწმეთ ისინი და გადახედეთ მათ. უბრალოდ არ მისცეთ მათ საშუალება, გადაგაგდოთ ყურადღება იმ კონკრეტული საქმისგან, რომელიც დღეს უნდა გააკეთოთ.

9. ხშირად შეხედეთ თქვენს საქმეებს

დათვალიერებული სია არის გამოყენებული სია. სამუშაოების ეფექტური სია დაგეხმარებათ მთელ თქვენი დღე, რაც იმას ნიშნავს, რომ მას ხშირად უნდა უყუროთ. შეხედეთ მას ყოველ დილით, რათა გონებრივად მოემზადოთ მომავალი დღისთვის. შეხედეთ მას ლანჩის შემდეგ, რათა იცოდეთ კიდევ რაზე უნდა გაამახვილოთ ყურადღება მთელი დღის განმავლობაში. გადახედეთ მას დღის ბოლოს, რათა ხელახლა დაგეგმოთ გამოტოვებული ამოცანები.

შექმენით ჩვევა წინასწარ გადახედოთ ყველაფერს, რაც დაგეგმეთ მომავალი კვირისთვის, რათა უკეთ დაგეგმოთ თქვენი დრო და შეიტანოთ კორექტირება.

დღის განმავლობაში, თუ თქვენ იწყებთ დაკარგვის გრძნობას იმაში, რასაც აკეთებთ ან გჭირდებათ დასვენება, შეხედეთ თქვენს საქმეების ჩამონათვალს რაიმე მცირე და მარტივად (ნაკლებად მოთხოვნადი დავალება, რომელიც არ საჭიროებს დიდ ფოკუსირებას). შეუძლია დაძლიოს ამასობაში.

რაც უფრო მეტად უყურებთ თქვენს სიას, მით უფრო ენდობით მას. რაც უფრო მეტად ენდობით მას, მით უფრო ნაკლებად უნდა გახსოვთ რა ამოცანები უნდა გააკეთოთ. რაც უფრო ნაკლები უნდა დაიმახსოვროთ, მით უფრო მეტად ათავისუფლებთ თქვენს გონებას დასახული დავალების ფოკუსირებისთვის.

10. გახადეთ თქვენი საქმეების სია სკანირებადი

თუ ხშირად გადახედავთ თქვენს სამუშაოთა სიას, სწრაფად მიხვდებით, რამდენად სასარგებლოა ერთი შეხედვით იმის დანახვა, რაც გჭირდებათ.

გამოიყენეთ მკაცრი ენა ან სტენოგრამა თქვენი ამოცანების დასაწერად. ბევრი apps გქონდეთ პრიორიტეტული რეიტინგები, ვარსკვლავები, ტეგები და სხვა დეტალები, რომლებიც შეგიძლიათ დაამატოთ მნიშვნელოვან ამოცანებს, რათა გამოირჩეოდნენ. ფერადი კოდირება თქვენი ამოცანები, თუ ეს დაგეხმარებათ. გამოიყენეთ ხატულები, რომლებიც მოგცემთ უფრო მეტ ინფორმაციას დავალების შესახებ, როგორიცაა ის მოითხოვს სატელეფონო ზარს თუ არის დაკავშირებული ჯანდაცვასთან. რაც არ უნდა სწრაფად გადახედოთ თქვენს სამუშაოთა სიას, თქვენ უნდა შეგეძლოთ მიიღოთ ბევრი ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რა უნდა გააკეთოთ.

შეამოწმეთ ეს ყუთები

სამუშაოების შესანიშნავი სია არის პირადი პროდუქტიულობის საფუძველი. სასიხარულოა ამოცანების მართვის აპისა და პროცესის პოვნა, რომელიც თქვენთვის მუშაობს. სიაში არსებული ნივთების შემოწმება გაძლევს მიღწევის განცდას და ორგანიზების მთავარი ელემენტია. სამუშაოების საიმედო სისტემა ცხოვრებას აადვილებს და ნაკლებ სტრესს ხდის.