Atlikite daugiau: išbandykite šiuos 10 paprastų patarimų, kaip sudaryti geresnių darbų sąrašus

Kiek efektyvus yra jūsų darbų sąrašas? Ar tai padeda planuoti dieną? Ar tai skatina jus nustatyti teisingų užduočių prioritetus? O gal tai nesibaigiantis sąrašas dalykų, dėl kurių jautiesi kaltas, kad dar nepadarei, o dabar nė vieno iš jų nedarai? Jums turėtų pasitarnauti geras darbų sąrašas. Jūs neturėtumėte būti jo malonei. 

Geriausių darbų sąrašai kiekvieną dieną nukreipia jus teisinga linkme ir padeda sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis. Taikant tinkamas strategijas, darbų sąrašas gali padėti pasiekti ir didesnių tikslų. Štai ką reikia žinoti, kad darbų sąrašas patiktų jums.

(Nuotrauka: Volodymyras Hryščenka „Unsplash“)

1. Pasirinkite tinkamą programą (arba popierių)

Pirmasis žingsnis kuriant geresnį darbų sąrašą yra nuspręsti, kur jį laikyti. Svarbu, kad jums patiktų programa ar užrašų knygelė, kurią naudojate savo darbų sąraše, nes kitaip galite nesilaikyti jų.

Atkreipkite dėmesį, kaip aš pasakiau „užrašų knygelė? Nors darbų sąrašo įtraukimas į programėlę turi daug privalumų (nedelsdamas juos pateiksiu), popieriuje nėra nieko blogo! Jei popierius jums tinka, puiku. Taip pat tinka paprastas skaičiuoklės ar teksto apdorojimo dokumentas. Naudokite jums tinkamą įrankį.

Tačiau skaitmeniniai darbų sąrašai turi keletą pranašumų, palyginti su popieriniu, ir pravartu bent jau žinoti, kas tai yra, net jei galiausiai naudojate popierių. Kai kurie privalumai:

• Juos lengva redaguoti, o tai reiškia, kad galite greitai atnaujinti informaciją,

• Jie turi įmontuotus priminimus,

• Labai sunku juos prarasti, nes pats sąrašas paprastai išsaugomas debesyje,

• Galite rūšiuoti užduotis pagal prioritetą, terminą arba abėcėlės tvarka ir

• Galite priskirti užduotis kitiems žmonėms ir gauti pranešimą, kai jie jas atliks.

Jei tu yra kuri darbų sąrašo programėlė yra geriausia? Išbandęs dešimtis jų, esu linkęs rekomenduoti Todoist, Asana, ir Daiktai dažniau nei kiti. Tačiau yra daug kitų variantų. „OmniFocus“ tinka žmonėms, kurie savo užduotis prideda daug detalių. Trello kalba su vizualiais žmonėmis. „Microsoft To Do“ gerai veikia su „Office“ ir „Windows 10“. „Google Tasks“ puikiai tinka integruoti „Google Workspace“. „Habitica“ gali atkreipti jūsų dėmesį, jei mėgstate žaidimus. Ir taip toliau.

2. Sudarykite daugiau nei vieną sąrašą

Jūs neturėtumėte turėti tik vieno darbų sąrašo. Turėtumėte turėti kelis sąrašus, apimančius pagrindines jūsų gyvenimo kategorijas, tokias kaip darbo užduotys, asmeniniai darbai ir namų ruošos darbai. Turėdami daugiau nei vieną sąrašą, galite sutelkti dėmesį. Kai esate darbe, nenorite, kad jus blaškytų jūsų asmeninis sąrašas. Kai esate namuose, nenorite apsikrauti mintimis apie savo darbo pareigas.

Nesusilaikyk. Sudarykite sąrašus visko, apie ką galvojate! Naudingi išliks. Galite atsisakyti bet kokių, kurie jums nebus naudingi. 

Kai kurios kitos idėjos yra:

• Pirkiniai,

• Kada nors (kur užsirašote nesvarbias užduotis, kurias galbūt kada nors atliksite),

• Savaitgalis (viskam, ką norite veikti savaitgalį, bet nenorite blaškytis per savaitę) ir

• Darbai vaikams.

Atminkite, kad bet kuriuo metu galite pridėti naujų sąrašų arba juos pervardyti.

3. Užrašykite savo užduotis kaip Soon kaip tu galvoji apie juos

Kai į galvą šauna nauja užduotis, kuo greičiau ją užsirašykite. Pridėjus užduočių, kai apie jas galvojate, negalėsite prie jų galvoti. Kai tai užsirašote, jums nebereikia jos prisiminti, kad galėtumėte išvalyti mintį iš savo smegenų.

Jei jūsų užduočių programoje yra spartusis klavišas naujai užduočiai pridėti, išmokite jį. Jei jūsų programoje yra mobiliojo telefono nuoroda, nustatykite ją.

Tiems, kurie naudoja popierių, dirbdami laikykite šalia savęs šiek tiek popieriaus laužo, kad greitai užsirašytumėte blaškančias mintis ir, kai patogu, nukopijuokite jas į oficialius darbų sąrašus.

Pridėkite terminus prie savo užduočių Asana darbų sąrašas padeda nustatyti prioritetus.

4. Priskirkite terminą

Kiekvieną kartą, kai užduotis turi terminą, pridėkite ją. Matydami, kada reikia atlikti užduotis, galite nustatyti prioritetus.

Ne kiekvienai užduočiai reikalingas griežtas ir greitas terminas, tačiau kartais vis tiek padeda ją pridėti dėl dviejų priežasčių.

Pirma, daugiausiai darbų apps leiskite matyti, kas turi būti atlikta šiandien, rytoj ir vėliau per savaitę, neatsižvelgiant į tai, kuriame sąraše jie yra. Taip galite pamatyti viską, kas turi būti sumokėta šiandien, ir suprasti, kaip praeis diena. Taip pat galite skirti šiek tiek laiko, kad suplanuotumėte kai kurias užduotis, jei jaučiatės priblokšti vien žiūrėdami į viską, ką turite atlikti kitą savaitę.

Antra, priskirdami savo užduotims terminus, efektyviai planuojate savo savaitę, o tai yra puiki laiko valdymo strategija.

5. Kasdien peržiūrėkite savo darbų sąrašus

Kiekvieną dieną pradėkite peržvelgdami savo užduočių sąrašą ir įvertindami, ar tai pagrįsta. Tada pataisykite.

Jei tą dieną suplanavote per daug užduočių ir žinote, kad visų jų neatliksite, ruošiatės nesėkmei.

6. Apribokite save iki 3–5 užduočių per dieną

Koks yra jūsų dienos užduočių limitas? Tai priklauso nuo to, kokias užduotis užsirašote ir kaip sunku jas atlikti. 

Daugumai žmonių rekomenduoju pradėti nuo trijų iki penkių užduočių per dieną. Galbūt tai neatrodo daug, bet jei susitelksite į tris svarbiausius dalykus, kuriuos turite padaryti šiandien, galite pastebėti, kad tai jau daug ką reikia padaryti.

Kodėl neparašyti daugiau? Jei užsirašote per daug užduočių ir jų visų nepasieksite, turite jas atidėti kitai dienai. Tai reiškia, kad reikia iš naujo nustatyti prioritetus ir pakeisti sąrašą, o tai yra nereikalingas darbas, sukeliantis stresą ir galintis jaustis nugalėjęs.

Turėdami nedidelį užduočių skaičių, didesnė tikimybė, kad jas atliksite. Kuo daugiau atliksite visas užduotis, tuo geriau jausitės apie savo darbų sąrašus. Tas teigiamas jausmas gali paskatinti jus eiti į priekį.

Jūsų trys ar penkios užduotys turėtų būti jums svarbūs dalykai turi daryti. Ir ne daugiau kaip dvi iš jų turėtų būti įprastinės užduotys, pavyzdžiui, kasdienis vaistų vartojimas. Susikoncentruokite į savo tikslas dienai. Štai ką turėtumėte užsirašyti.

Laikui bėgant stebėkite, kiek užduočių kiekvieną dieną patikrinate (geriausia užduotis apps stebėkite tai už jus) ir suprasite, kiek jums reikia užduočių, jei tai ne nuo trijų iki penkių.

Todoist seka, kiek užduočių atliekate kiekvieną dieną ir savaitę, ir sukuria diagramą, rodančią jūsų pažangą.

7. Į savo darbų sąrašą įtraukite užduotis, o ne tikslus

Svarbu, ką rašote savo darbų sąraše. Į savo sąrašus įtraukite užduotis, o ne tikslus ir tikslus. Norėdami tai padaryti, turite žinoti skirtumą tarp jų.

Tikslai yra dideli pasiekimai arba norimi rezultatai. Paprastai juos sunku kiekybiškai įvertinti. Pavyzdys yra „tapti laisvai kalbėti hindi kalba“. Įtraukti tai į savo darbų sąrašą nebūtų labai efektyvu.

Tikslai yra žymekliai kelyje į tikslą. Daug lengviau jas supainioti su užduotimis, nes tikslai yra konkretesni ir kiekybiškesni. Tikslo pavyzdys yra „galėti tris minutes kalbėtis hindi kalba apie mano mėgstamiausius filmus“.

Taigi, kas yra užduotys? Užduotys yra veiksmai, kurių imatės siekdami tikslo. Išskirkite tikslą ir turėsite savo užduotis. Labai dažnai tai pavieniai įvykiai (nors gali pasikartoti). Užduotis gali būti „išmokti tris naujus hindi kalbos veiksmažodžius“ arba „30 minučių mokytis hindi kalbos“.

Užduotys – ne tikslai ar uždaviniai – yra tai, kas priklauso kasdieniniam darbų sąrašui.

8. Atskirkite tikslus ir uždavinius

Tobulame pasaulyje daugelis užduočių, kurias atliekate kiekvieną dieną, bus atliekamos siekiant didesnio tikslo. Turėtumėte žinoti, kokie yra jūsų tikslai, bet jums nereikia jų rašyti į savo kasdienių darbų sąrašą.

Vietoj to, užsirašykite savo tikslus ir uždavinius kur nors kitur. Tai vis tiek gali būti in užduočių sąrašo programa arba bloknotas, bet ne sąraše, kurį žiūrite kiekvieną dieną. Kitos vietos, kuriose galite užsirašyti tikslus, yra žurnalas arba užrašų programėlė.

Retkarčiais pasidomėkite savo tikslais. Patikrinkite juos ir pataisykite. Tiesiog neleiskite jiems atitraukti jūsų nuo konkrečių dalykų, kuriuos turite padaryti šiandien.

9. Dažnai peržiūrėkite savo darbų sąrašą

Peržiūrėtas sąrašas yra naudojamas sąrašas. Veiksmingas darbų sąrašas padės jums per savo dieną, o tai reiškia, kad reikia dažnai į ją žiūrėti. Pažvelkite į jį kiekvieną rytą, kad psichiškai pasiruoštumėte ateinančiai dienai. Pažvelkite į jį po pietų, kad žinotumėte, į ką dar turite sutelkti dėmesį likusią dienos dalį. Dienos pabaigoje peržiūrėkite jį, kad suplanuotumėte praleistas užduotis.

Įpraskite peržvelgti viską, ką suplanavote ateinančiai savaitei iš anksto, kad galėtumėte geriau planuoti savo laiką ir pakoreguoti.

Jei dienos metu pradedate jaustis pasimetę dėl to, ką darote, arba jums reikia nuo to pailsėti, pažiūrėkite į savo darbų sąrašą ką nors mažo ir lengvo (mažiau sudėtinga užduotis, kuri nereikalauja didelio susikaupimo). tuo tarpu gali susitvarkyti.

Kuo daugiau žiūrėsite į savo sąrašą, tuo labiau juo pasitikėsite. Kuo labiau juo pasitikite, tuo mažiau turėsite prisiminti, kokias užduotis turite atlikti. Kuo mažiau turėsite prisiminti, tuo labiau išlaisvinsite savo mintis, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį.

10. Padarykite savo darbų sąrašą nuskaitomu

Jei dažnai žiūrėsite į savo darbų sąrašą, greitai suprasite, kaip naudinga iš pirmo žvilgsnio pamatyti, ko jums reikia.

Rašydami užduotis naudokite griežtą kalbą arba stenogramą. Daugelis apps turėti prioritetinius įvertinimus, žvaigždutes, žymas ir kitą informaciją, kurią galite pridėti prie svarbių užduočių, kad jos išsiskirtų. Jei tai padeda, užkoduokite užduotis spalvomis. Taikykite piktogramas, kurios suteikia daugiau informacijos apie užduotį, pvz., ar reikia skambinti telefonu, ar ji susijusi su sveikatos priežiūra. Kad ir kaip greitai peržiūrėtumėte savo darbų sąrašą, turėtumėte turėti galimybę gauti daug informacijos apie tai, ką reikia padaryti.

Pažymėkite tuos langelius

Puikus darbų sąrašas yra asmeninio produktyvumo pagrindas. Labai smagu rasti jums tinkančią užduočių valdymo programą ir procesą. Sąrašo elementų pažymėjimas suteikia pasiekimo jausmą ir yra pagrindinis elementas norint susitvarkyti. Patikima užduočių sistema palengvina gyvenimą ir mažina stresą.